عواملی که بر بهره وری در سازمان تأثیر می‌گذارند، بسیار می باشند. در طول سال‌ها، توانمندسازی کارکنان حس مالکیتی را درون سازمان‌ها ایجاد نموده است. کارکنان توانمندسازی‌شده، شادتر و فعال‌تر از بیشتر کارکنان دیگری می باشند که در شرکت حضور دارند. آنها از تغییرات ایجادشده در شرکت‌شان استقبال می‌کنند. البته این توانمندسازی کارکنان چند عیب هم دارد. در این مطلب، ابتدا توانمندسازی کارکنان را تعریف می‌کنیم و بعد هم به بیان مزایا و معایب آن می‌پردازیم. هر آنچه می‌خواهید در این‌باره بفهمید، اینجا عنوان گردیده است. پس با ما همراه باشید.
تعریف توانمندسازی کارکنان
توانمندسازی کارکنان به آنها مسئولیت و اختیاری می‌دهد تا بتوانند در زمینه‌ی وظایف مشخصی در سازمان تصمیم گیری کنند. این تصمیم‌ها در سطوح پایینِ سازمان گرفته می‌شوند؛ جایی که کارمندان به شیوه‌ی منحصربه‌فردی به مسائل نگاه می‌کنند و مشکلاتی را که سازمان مربوط از نقطه‌ای به بعد با آنها روبه‌روست، ندارند.
مزایای توانمندسازی کارکنان
برخی مزایای توانمندسازی کارکنان به این شرح هستند:
۱. افزایش بازدهی و کاهش هزینه‌ها
یک‌بار متخصص بنیادی آموزشی گفت که وقتی پای افزایش بازدهی و کاهش هزینه‌ها به‌میان می‌آید، کارکنان معمولا ایده‌های فوق‌العاده‌ای دارند، اما شرکت‌ها باید بدانند که چگونه به دنبال آن ایده‌ها بروند و درعین‌حال به کارمندان‌شان هم توجه کنند. این امر اغلب کارمندی را می‌طلبد که از قلمروی خود خارج شود و مزایای وجود کارکنان توانمند را نشان دهد. کارمندانی که نسبت به اطلاعات خود مطمئن هستند و آن را ارزشمند می‌دانند، گوش می‌کنند، برای آن اقدام می‌کنند و به‌احتمال زیاد ایده‌هایشان را به‌اشتراک می‌گذارند. این فرایند هم کارفرما و هم کارمند را بهره‌مند می‌کند.
۲. برخورداری از خدمات بهتر
متخصص وبلا‌گ‌نویس دیگری، یک‌بار عنوان کرد که کارکنان توانمند آنهایی هستند که می‌توانند خدمات استثنائی ارائه کنند. او در این حوزه دارای تجربه هم هست و فکر می‌کند که کارکنان توانمند، قدرتِ گرفتن چنین تصمیماتی را بدون کمک‌گرفتن از مافوق دارند. آنها این حق را دارند که اصلا کار دیگری بکنند؛ قوانین را دور بزنند و بهترین کار از نظر خودشان را برای مشتریان انجام دهند. شرکت‌هایی که به کارکنان‌شان آزادیِ گرفتن چنان تصمیماتی را می‌دهند، در آینده‌ی نزدیک به کسب‌وکارهای موفق‌تری تبدیل خواهند شد.
۳. استقبال از تغییرات
کارکنان توانمند همیشه قادر به تغییر و به‌چالش‌کشیدنِ شرایط موجودی هستند که برای شرکت‌هایی که به‌سرعت در حال تغییرند و سکان‌شان در دست محیط و فناوری است، واقعا مهم محسوب می‌شوند. شرکت‌ها و کارمندانی که نسبت به زیرسؤال‌بردنِ شرایط فعلی خود حس راحتی ندارند، به‌احتمال زیاد راکد خواهند ماند، چراکه سایر شرکت‌ها به‌سرعت از کنارشان عبور خواهند کرد. با ایجاد محیطی که کارمندان احساس کنند به‌راحتی می‌توانند در آن سؤال کنند، پیشنهاد بدهند و ایده‌های جدید را به‌چالش بکشند، می‌توان از چنان مشکلی اجتناب و به کارفرما و کارمندان کمک کرد.
۴. بهبود کیفیت کار
وقتی کارمندانِ خود را توانمند می‌کنید، باعث می‌شوید آنها احساس کنند که در این سازمان حضور یافته‌اند و به رشد آن کمک می‌کنند. در ضمن می‌خواهند بدانند در چه مسیری کمک می‌کنند و اینکه آیا موفقیتِ سازمان شان درحال رشد هست یا نه. به‌این‌ترتیب انعطاف‌پذیری و آزادی عمل برای کمک به ایجاد تغییر محیط کاری به این کارمندان داده می‌شود. آنها احساس توانمندی می‌کنند و کار بسیار باکیفیتی ارائه می‌دهند. علاوه‌براین، کارمندان در کارشان اختیار عمل را هم در دست می‌گیرند و مسئول انجام کاری خوب و مناسب هم می‌شوند. در نتیجه، این سازمان با ارائه‌ی خدمات و محصولاتی با کیفیت بالا، خودش هم از مزایای داشتن چنان کارمندانی بهره‌مند می‌شود.
۵. همکاری
وقتی کارمندان به‌عنوان اجزای مهمی در سازمان مورد توجه قرار می‌گیرند و توانمند می‌شوند، اعتماد به نفس زیاد و توانایی‌هایی به‌دست می‌آورند که به نوبه‌ی خود سازمان را تحت‌تأثیر قرار می‌دهند. وقتی پای تغییر یا ارائه‌ی ایده‌های جدید به‌میان می‌آید، بسیار راحت‌تر با این قضایا کنار می‌آیند و رفتار صادقانه و شفافی خواهند داشت. رفتار آنها کار گروهی را هم تقویت می‌کند. همچنین در حمایت از اهداف گسترده‌تر شرکت حضور مؤثرتری خواهند داشت. همکاری به سازمان این اجازه را می‌دهد تا خیلی بیشتر از آنچه افراد به‌تنهایی قادر به دست‌یابی‌اند، موفق شوند.
۶. تقویت ارتباطات
وقتی تغییرات مهمی در سازمان به‌وجود می‌آیند، هیچ کارمندی دوست ندارد، آخرین نفری باشد که خبرها را می‌شنود. مدیران برای مقابله با آن چنین حسی، باید به ویژگی‌های مدیریتی خود توجه کنند، در برقراری ارتباط با کارمندان بهتر عمل کنند و وقتی پای محیط کار و محول‌نمودنِ وظایف به‌میان می‌آید، کارمندان خود را مطلع نگه دارند. مدیریت باید حس کنترل بهتری بر تصمیمات استراتژیک و مالی به کارمندان بدهد. وقتی این فرهنگ در سازمانی ریشه بدواند، کارمندان راحت‌تر عمل می‌کنند، ایده‌هایشان را با مدیریت درمیان می‌گذارند و موجب بهبود اخلاق محیط کار می‌شوند. در مقابل، کارمندان هم باید نسبت به هرگونه بازخوردی از سوی مدیران‌شان پذیرا باشند.
۷. کاهش تغییر و تبدیل نیروی کار
در طول سال‌ها مشخص شده که آدم‌ها به‌خاطر مدیران، شرکت‌ها را ترک می‌کنند، نه به‌خاطر خود آن شرکت. دلیلی که پشت این قضیه است، مدیرانی هستند که روی فرایند و نتایجش تأکید و تمرکزِ زیادی دارند. این ویژگی بیشتر جلوی توانمندی را می‌گیرد. وقتی پای ترسیدن از انجام حرکت بزرگی پیش می‌آید، کارمندان نباید حس کنند، دست‌شان بسته است. هر قدر کارمندان نسبت به اقدامات‌شان حس بهتری داشته باشند و حضورشان همراه با تأثیر مثبت باشد، نزدیکی به کارفرمایشان را بیشتر حس می‌کنند. این امر از مدیریت آغاز و به صدا و چهره‌ی سازمان تبدیل می‌شود. وقتی پای گرفتن تصمیمات و دادن وظایف مهم به‌میان می‌آید، هر قدر مدیری آزادتر باشد، کمتر روی استراتژی و عملیاتی تمرکز می‌کند که باید در برنامه ریزی کسب‌وکار عمل کند.
۸. مشتری‌ها بسیار خوشحال‌تر هستند
وقتی قدرت زیادی به مشتریان داده شود، آنها احساس شادی و رضایت فراوانی نسبت به جایگاه‌شان خواهند داشت. مشتاق‌تر می‌شوند و احساس بهتری دارند. وقتی پیشرفت‌های مالی از توانمندسازی کارکنان نشأت می‌گیرند، این امر به موضوع مهمی تبدیل می‌شود. همیشه مشتریان صرف‌نظر از خود شرکت، با کارمندانی که رفتاری باملاحظه و دوستانه دارند، ارتباط برقرار می‌کنند! کارکنان توانمند هم رویکرد بسیار شخصی‌تری نسبت به مشتریان در پیش می‌گیرند و روی راه های خلاقانه و بهتری برای حل مسئله هایی تمرکز می‌کنند که به‌ظاهر ارتباط خیلی کمتری با سیاست شرکت دارند. شرکت هم به‌نوبه‌ی خود توجه بیشتر، پیشرفت مداوم و وفاداری را احساس خواهد کرد.
انعطاف‌پذیری
در نهایت می‌خواهیم درباره‌ی انعطاف‌پذیری صحبت کنیم. شیوه‌ی واکنش کارمندان به چنان تغییراتی بهترین و مهم‌ترین شیوه برای حفظ روحیه است. وقتی به کارمندان اجازه می‌دهید تصمیمات مهمی بگیرند، این امر روی شرکت تأثیر می‌گذارد و بعید است این تغییرات دستورالعمل‌های ناخوشایندی به‌نظر برسند. اگر فرهنگِ کارمندی و وفاداری ایجاد شده باشد، حتی وقتی تغییرات بزرگتری پذیرفته می‌شوند هم کارکنان باید مدیریت را در همه‌ی سطوح احساس کنند.
سایر نکته‌ها
کسب‌وکارهایی وجود دارند که بازدهی کافی را در کار خود و همچنین عملکرد کلی یافته‌اند و باور دارند که کارمندان در دست‌یابی به هدف سازمانی در آینده‌ای نزدیک کمک‌شان می‌کنند. فعالیت‌های مرتبط با توانمندسازی کارکنان تأثیر مثبت و خوبی بر کیفیت کار، رضایت کارکنان، هزینه‌ها و بهره‌وری هم می‌گذارد. سازمانی که انعطاف و آزادی لازم را به کارکنان می‌دهد، کیفیت کاریِ بسیار بالاتری هم از کارکنانش می‌گیرد. کارکنان در هر سازمانی روی میزان اشتغال و سطح رضایتمندی متمرکز هستند و اغلب نسبت به عملکرد رضایت کامل هم دارند.
معایب توانمندسازی کارکنان
اینها هم عیب‌هایی هستند که توانمندسازی کارکنان با خود به‌همراه می‌آورد:
۱. سوء‌استفاده از قدرت
خیلی از کارکنان توانمند، وقتی قدرت تصمیم‌گیری به شیوه‌ی خودشان را به‌دست می‌آورند، به سمت سوء‌استفاده از این قدرت می‌روند. البته احتمال فراوانی هم هست که این کارکنان از توانمندسازی برای دست‌یابی به اهداف شخصی خودشان به شیوه‌ی بهتر و بیشتری استفاده کنند. شاید نسبت به تصمیماتی که در راستای بهره وری بیشتر گرفته می‌شوند هم احساس مسئولیت کمتری کنند. برای مثال، شاید بخواهند وقت خودشان را روی چیزهایی صرف کنند که ربط مستقیمی به کار ندارند، مثل استراحت و جلسه با دیگران.
۲. اختلاف‌های بین‌فردی
با توانمندی کارکنان، روابط بین فردی هم پیچیده‌تر می‌شوند. این روابط می‌توانند بین کارکنان و مدیران هم اختلاف و سوء‌تفاهم ایجاد کنند. در هر سازمان و فرهنگی که به آن تعلق داریم، وقتی مدیران با پذیرش فرهنگ توانمندسازی کارکنان دست‌وپنجه نرم می‌کنند، سلسله‌مراتب سفت و سختی داریم. این اختلاف‌ها ممکن است منجر به شرایطی شوند که کارکنان و همین‌طور مدیریت نمی‌توانند روابط کاری مناسبی در آن داشته باشند. حتی وقتی توانمندسازی می‌تواند کارکنانی مطیع‌تر و رضایت شغلی بیشتری را برای شما به‌ارمغان بیاورد، باز هم ممکن است مدیران در این فرایند بی‌بهره بمانند.
۳. هزینه‌های اضافیِ آموزش
در توانمندسازی کارکنان ممکن است علاوه بر قاطعیت، مهارت‌های مدیریتی و همین‌طور روابط گروهی، نیاز به برنامه‌ی آموزشی مناسبی برای آموزش کارکنان هم داشته باشید. اگر چه آموزش مفید است، اما شاید هزینه‌های اضافی و زمان بیشتری برای انجام این کار نیاز باشد. البته داشتنِ برنامه‌ی آموزشی تضمین می‌کند که فرآیند توانمندسازی کارکنان نتایج مثبتی برایتان به ارمغان خواهد آورد.
۴. دانش و درک ضعیف
برخورداری از امکانِ تصمیم‌گیری می‌تواند فوق‌العاده باشد، اما چند نکته‌ی منفی هم دارد. کارکنان دانش کافی در مورد تصمیمات مختلف در سطوح متفاوت را ندارند؛ این امر می‌تواند موفقیت شرکت را تحت‌الشعاع قرار داده و چه بسا اختلافات درونی بیشتری هم به‌بار بیاورد. داشتن دانش اندک می‌تواند ناشی از عدم آموزش کافی یا حتی به خاطر این باشد که یک کارمند صلاحیت لازم برای انجام وظیفه‌ی خاصی را ندارد. برای مثال، مدیر گروه فروش احساس می‌کند باید در بخش فناوری اطلاعات هم مشارکت داشته باشد. بنابراین هم‌زمان با اقدام در گروه فروش، تصمیمات ضعیفی هم در بخش فناوری اطلاعات می‌گیرد. این مدیر گروه مطمئنا با کارکنان بخش فناوری اطلاعات اختلاف هم پیدا خواهد کرد.
۵. تکبر
وقتی به کارمندان قدرت داده می‌شود، سطح اعتمادبه‌نفس‌شان بسیار افزایش پیدا می‌کند. اگر چه اعتمادبه‌نفس داشتن خیلی خوب است، اما بخش بد ماجرا آنجاست که اعتمادبه‌نفس بیش‌ازحد هم چیز خوبی نیست. در این حالت اعتمادبه‌نفس آن‌قدر بالا است که شخص مورد نظر خط قرمز را رد می‌کند و به سمت تکبر پیش می‌رود. برخورد با آدم‌های متکبر بسیار دشوار است. در جهت درستی حرکت نمی‌کنند و باعث می‌شود در آینده نافرمان شوند. وقتی با چنان محیطی کار می‌کنید، ممکن است عوارض آن دامن همه‌ی کارکنان را بگیرد و همگی نسبت به سطح بهره‌وری و شغل‌شان ناراضی بشوند.
۶. خطرات امنیتی و محرمانگی
یکی از نتایج اینکه کارمندان توانمند می‌شوند، این است که در نهایت اطلاعاتی را به‌اشتراک می‌گذارند که قرار نیست کسی از آنها خبر داشته باشد. این تبادل ایده‌ها و اطلاعات باعث می‌شود کارمندان احساس اهمیت و ارزشمندی بکنند. اطلاعات زیادی وجود دارند که آزادانه با سایرین به‌اشتراک گذاشته می‌شوند. وقتی پای امنیت و محرمانگی به‌میان می‌آید، خطر زیادی متوجه شرکت بوده و به همه‌ی طرف‌هایی که معمولا هیچ‌گونه دسترسی به آن نوع اطلاعات ندارند نشت می‌کند.
حالا که جوانب مثبت و منفی توانمندسازی کارکنان را می‌دانید، امیدواریم بتوانید تغییرات مدنظرتان را در محیط کار ایجاد کنید. همیشه به‌خاطر داشته باشید که هر مفهوم و سیستمی هم مزایا و هم معایب خودش را دارد. ایجاد تعادل کامل برعهده‌ی شماست.
حال که با مزایا و معایب توانمندسازی کارکنان آشنا شدید، پیشنهاد می‌کنیم اصول توانمندسازی منابع انسانی را که یکی از باارزش‌ترین منابع سازمان محسوب می‌شوند، یاد بگیرید.