در سال های اخیر تقریبا تمام رویکردها و مدلهای مدیریت حوزه منابع انسانی به دنبال راهکارهایی جهت یکپارچه سازی منابع اطلاعاتی مورد نیاز برای جذب، گزینش، ارتقاء، آموزش، ارزیابی، طراحی نظام پرداخت، طراحی نظام جبران خدمت و … بوده اند.
یکی از مطرح ترین مدلهایی که توانسته کمک شایانی به یکپارچه سازی منابع اطلاعاتی مورد نیاز مدیریت منابع انسانی نماید، مدل شایستگی ها بوده.
یکی از اصلی ترین کاربردهای مدل شایستگی ها در آموزش منابع انسانی است.
تعيين نيازهاي آموزشي واقعي هر شغل كه دقيقا در راستاي اهداف عملكردي شغل و سازمان مربوطه باشد، يكي از مهم ترین دغدغه هاي مديران منابع انساني و آموزش شركتها و سازمانها است.
منطبق بر مدل شایستگی ها، مشخص ساختن اينكه گذراندن كدام دوره آموزشي براي متصدي يك شغل ضروري و يا مفيد است، مستلزم اين است كه بدانيم براي انجام وظايف شغل مربوطه، شاغل آن بايد داراي چه ويژگيها و شايستگي هايي باشد.
همچنين براي دانستن ويژگيها و شايستگي هاي لازم براي انجام وظايف يك شغل بايد شناسنامه استاندارد آن (شرح شغل و شرح وظايف) به دقت مورد تجزيه و تحليل قرار گيرد.
امّا در این فرآیند یک نقطه ابهام وجود دارد: چگونه میتوان از تجزیه و تحلیل شرح وظایف یک شغل، پی به شایستگی های مورد نیاز آن شغل برد؟
ابتدا به تعریف شایستگی میپردازیم.
تعریف شایستگی:
ازقابليت وشايستگي تعاريف مختلف و متفاوتي ارائه شده است : واژه های معادل انگلیسی eligibility – competency
– منزفيلد( 1999 ):يك ويژگي شخصي كه در عملكرد اثربخش يا برتر نتيجه ميدهد.
– رنكين ( 2002 ): مهارتها و رفتارهايي كه سازمانها ازكاركنان براي انجام دادن كارشان انتظار دارند.
– فيلپوت ( 2002 ): تركيبي از مهارتها، دانش و نگرشهاي مورد نياز براي انجام يك نقش به گونه اي اثر بخش
-دولتس اسكاچوان(1998): هر گونه دانش، مهارت يا ويژگي شخصي كه يك فرد را قادر ميسازد تا عملكرد موفقيت آميز به نمايش بگذارد.
همچنین دسته بندی های متنوعی برای شایستگی ها تا کنون مطرح شده که رایج ترین آنها شایستگی ها را به سه حیطه فردی، سازمانی و راهبردی تقسیم بندی میکند. البته برخی از این دسته بندی ها تا حدودی با هم متناظر هستند. در شکل زیر تناظر این دسته بندی ها آورده شده است:
حال این سوال مطرح میشود که، چطور میتوان به شایستگی های مورد نیاز هر شغل پی برد؟
هر شغل باید همانند هر انسان که دارای یک مدرک هویتی است، یک شناسنامه داشته باشد که حداکثر اطلاعات مورد نیاز ذینفعان (خود شاغل، مدیر واحد مربوطه، مدیران ارشد سازمان، ارزیاب ها و تحلیلگران) را در اختیارشان بگذارد. هرچقدر این اطلاعات کاملتر و دقیقتر باشد، تصمیماتی که در مورد شغل و شاغل آن اتخاذ میشود صحیح تر و عملی تر خواهد بود. اصلی ترین بخش شناسنامه هر شغل، شرح وظایف آن شغل است.
شرح وظایف در واقع شرح اقداماتی است که سازمان از شاغل انتظار دارد در ازای دریافت حقوق و مزایای مشخص، در مدت زمان کاری معین، آنها را به انجام برساند.
برای آنکه بتوان با مطالعه شرح وظایف هر شغل، به درستی به شایستگی های مورد نیاز آن پی برد، شرح وظایف باید به طرز صحیح و شفاف نوشته شده باشند. ساختار صحیح نگارش شرح وظیفه برای آشنایی بیشتر با تجزیه و تحلیل آن در زیر آورده شده است.
ساختار نگارش شرح وظیفه:
برای تجزیه و تحلیل شرح وظایف و استخراج شایستگی ها اول باید دانست که شرح وظیفه از چه اجزایی تشکیل شده.
جمله شرح وظیفه یک جمله مجهول است که از سه قسمت اصلی تشکیل شده : 1- فعل 2- مفعول 3- متمم (قید مکان، قید زمان، قید حالت یا ابزار انجام کار).
برای نمونه به مثال های زیر توجه نمایید:
تهیه و تنظیم (فعل) گزارشات عملکرد پرسنل (مفعول) کل سازمان (قید)
کنترل (فعل) عملکرد تجهیزات برقی (مفعول) پالایشگاه (قید)
تعمیر و سرویس (فعل) تجهیزات مکانیکی (مفعول) خط تولید 1 به صورت ماهیانه (قید)
باید توجه داشت که در هر جمله شرح وظیفه باید فقط از یک فعل، یا دو فعل مترادف استفاده کرد.
متاسفانه در بیشتر سازمانهای ایرانی، شرح وظایف به درستی نوشته نمیشود و این خود مانع بزرگی مقابل استاندارد سازی مشاغل و پیاده سازی نظام منابع انسانی مبتنی بر شایستگی هاست.
نحوه استخراج شایستگی از شرح وظایف:
برای استخراج شایستگی ها باید ابتدا همانطور که در جدول بالا نشان داده شده، جمله شرح وظیفه را به اجزای تشکیل دهنده آن تجزیه کرد، سپس هر کدام از اجزا را مورد تحلیل قرار داد.
مسلما از هر جمله شرح وظیفه میتوان حداقل یک شایستگی استخراج کرد. باید توجه داشت که هم از فعل، هم از مفعول و هم از متمم شرح وظیفه میتوان شایستگی استخراج کرد. اما لزوما هر سه قسمت شرح وظیفه حامل شایستگی نیستند و بسته به جمله شرح وظیفه ممکن است از یک، دو و یا هر سه قسمت آن شایستگی استخراج شود.
برای مثال فعل و متمم اولین شرح وظیفه مندرج در جدول نمیتواند حامل شایستگی مشخصی باشد، اما مفعول آن خود میتواند حامل دو شایستگی باشد: 1- گزارش نویسی 2- آشنایی با مدیریت عملکرد نیروی انسانی.
در عوض در شرح وظیفه ردیف دوم، هم فعل و هم مفعول و هم متمم آن حامل شایستگی است. چنانکه از فعل آن شایستگی به كارگيري اصول نظارت و كنترل، از مفعول آن شایستگی کاربری تجهیزات برقی پالایشگاه و از متمم آن شایستگی آشنایی با فرآیند کاری و تجهیزات مورد استفاده در پالایشگاه قابل استنباط است.
منابع:
افضل آبادی محمد حسين و همکاران، 1389، نيازسنجي موفق آموزشي با استفاده از مدل شايستگيهاي سازماني، دومين كنفرانس بين المللي مديران آموزشي
ديانتي، محمد و عرفاني، مريم، نقش شايستگيها در مديريت منابع انساني، ماهنامه تدبير شماره 207
عابدینی محسن، و همکاران، کتاب چارچوب شایستگی مدیران پروژه ، موسسه آموزش و تحقیقات صنایع دفاعی، 1386