می‌توان گفت نرم‌افزار سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی که به‌اختصار به آن ERP گفته می‌شود، اصلا شبیه اسمش عمل نمی‌کند! یعنی چه؟ یعنی زمانی‌که درباره‌ی ERP صحبت می‌کنیم، برنامه‌ریزی را فراموش کنید (ERP خیلی به برنامه‌ریزی نمی‌پردازد)! منابع را هم فراموش کنید! این عبارت خیلی به‌درد‌بخور نمی باشد! ولی قسمت «سازمان» را خوب به‌خاطر بسپارید. این هدف اصلی ERP می باشد. تلاش ERP این است که تمام دپارتمان‌ها و عملیات سازمان را روی یک سیستم واحد ادغام نماید، آن هم طوری که تمام نیازهای خاص بخش‌های مختلف را رفع کند. در این مطلب، به توضیح اینکه ERP چیست و چه کاربردی دارد، پرداخته شده است.
سیستم ERP، سیستم‌های نرم‌افزاری بخش‌های مختلف سازمان مثل بخش مالی، نیروی انسانی و مدیریت انبار را باهم ادغام می‌کند و به برنامه‌ی نرم‌افزاری واحدی تبدیل می‌کند. طوری‌که تمام دپارتمان‌ها بتوانند از پایگاه داده‌ی مشترکی استفاده کنند و راحت‌تر اطلاعات را باهم به‌اشتراک بگذارند و ساده‌تر با یکدیگر همکاری کنند.
قطعا طراحی نرم‌افزاری که نیازهای تمام واحدها را از بخش مالی گرفته تا نیروی انسانی و مدیریت انبار برطرف کند، کار دشواری است. هرکدام از این بخش‌ها نرم‌افزار مخصوص‌به‌خود را دارند که باتوجه به نیازهای همان بخش طراحی شده است. اما اگر شرکت‌ها به‌درستی نرم‌افزار را راه‌اندازی کنند، این رویکرد یک‌پارچه می‌تواند نتیجه‌ی فوق العاده‌ای داشته باشد.
بگذارید با یک مثال موضوع را روشن‌تر کنیم. فرایند درخواست‌های اداری را در نظر بگیرید. عموما وقتی یک مشتری درخواستی اداری می‌دهد، آن درخواست از بخشی به بخش دیگر با کاغذبازی به یکدیگر محول و اکثرا اطلاعات درخواست بارها و بارها در هر دپارتمان وارد می‌شود. این مراحل فرساینده در درخواست تأخیر می‌اندازد و گاهی حتی باعث ازدست‌رفتن آن درخواست می‌شود. ورود چندین باره‌ی اطلاعات هر شخص در دپارتمان‌های مختلف، احتمال خطا را هم بالاتر می‌برد. اصولا هیچ‌کدام از بخش‌ها هم نمی‌دانند دقیقا چه مراحلی طی شده و فرایند تا آن لحظه به کجا رسیده است. چون برای مثال بخش مالی به سیستم بخش انبار دسترسی ندارد تا از جزئیات اطلاع یابد. «شما باید با واحد ایکس تماس بگیرید»! این همان جمله‌ی معروفی است که خیلی وقت‌ها می‌شنویم!
ERP چیست؟
ERP سیستم‌های کامپیوتری مستقل قدیمی را که در بخش‌های مختلف مثل بخش امور مالی، منابع انسانی، تولید و انبار وجود داشته از بین می‌برد و آنها را با یک برنامه‌ی نرم‌افزاری متحد جایگزین می‌کند. این سیستم یکتا، از ماژول‌هایی تشکیل شده که به‌طور تقریبی تمام سیستم‌های مستقل قدیمی را دربرمی‌گیرد.
بخش مالی، تولید و انبار همچنان سیستم‌های خود را دارند. بااین‌تفاوت که حالا این سیستم‌های مستقل به یکدیگر متصل هستند. پس کارمندان بخش مالی می‌توانند به نرم‌افزار بخش انبار دسترسی داشته باشند تا ببینند سفارشی خاص ارسال شده یا خیر. اکثر سیستم‌های ERP آن‌قدر انعطاف‌پذیر هستند که بدون نیاز به خریدن یک پکیج کامل، بتوان چند ماژول آن را نصب کرد. مثلا بعضی از شرکت‌ها فقط ماژول‌های مالی و نیروی انسانی را نصب می‌کنند.
ERP چگونه عملکرد کسب‌و‌کار را ارتقا می‌دهد؟
هدف اصلی ERP این است که روش دریافت سفارش از مشتری تا فرایند تبدیل آن به فاکتور و درآمد را ارتقا دهد و از این طریق ارزش ایجاد کند. اما اگر به هدف غایی آن توجه نشود، ممکن است با فرایند ساده‌ی سفارش‌گیری اشتباه گرفته شود. درواقع ERP نرم‌افزار خط‌مقدم فروش نیست. این نرم‌افزار برای مدیریت فرایند فروش طراحی نشده است (البته اکثر نمایندگان ERP، CRMهایی را طراحی می‌کنند که توانایی انجام فرایند فروش را هم به شرکت‌ها می‌دهد). ERP در واقع نقشه‌ی راهی برای خودکارسازی مراحل «پس از سفارش‌گیری» ارائه می‌دهد. مثلا وقتی بخش خدمات مشتری نام و نام‌خانوادگی مشتری را وارد کند، تمام اطلاعات لازم و مرتبط با آن مشتری دراختیار او قرار خواهد گرفت (اطلاعاتی مثل امتیاز مشتری، پیشینه‌ی خرید او، موجودی انبار شرکت و…).
همه‌ی دپارتمان‌های مختلف اطلاعات مشترکی را می‌بینند و می‌توانند این اطلاعات را ویرایش یا به‌روز‌رسانی کنند. وقتی یک بخش وظیفه‌ی خود را در زمینه‌ی سفارشی خاص انجام می‌دهد، فرایند به‌طورخودکار به بخش بعدی زنجیره منتقل می‌شود. برای اینکه بفهمید یک سفارش در چه مرحله‌ای است، کافی است وارد سیستم ERP شوید و سفارش مشتری را دنبال کنید. در این صورت انگار که هر سفارش موقع حرکت یک چراغ‌قوه در دست دارد و اعضای سازمان می‌توانند آن را به‌راحتی پیدا کنند. مشتریان در این شرایط می‌توانند سفارشات خود را سریع‌تر دریافت کنند و احتمال خطا هم پایین‌تر می‌آید.
ERP می‌توانند در زمینه‌های دیگری مانند گزارش‌های مالی یا مزایای نیروی انسانی هم استفاده شود، اما هنوز به آن مرحله نرسیده است.
روش سنتی سفارش‌گیری یا درخواست‌گیری، کارآمد نبود. اما ساده بود! بخش مالی کار خودش را می‌کرد، بخش انبار کار خودش را می‌کرد، هرجا هم که مشکلی پیش می‌آمد، هر بخش آن را گردن بخش دیگر می‌انداخت. اما دیگر بس است! با سیستم ERP، نمایندگان خدمات‌دهی به مشتریان، دیگر تعدادی تایپیست نیستند که اطلاعات مشتری را وارد کنند و دکمه‌ی اینتر را بزنند. آنها دیگر حرفه‌ای محسوب می‌شوند. این سیستم از مانده‌حساب مشتری گرفته تا موجودی انبار را نشان می‌دهد. با این نرم‌افزار در یک لحظه می‌توانیم ببینیم با مشتری خوش‌قولی طرف هستیم یا نه؟ آیا موجودی انبار به‌اندازه‌ی کافی هست؟ بدون ERP هیچ بخشی قادر به مشاهده‌ی کل‌نگرانه‌ی فرایند نبود. به این ترتیب است که نحوه‌ی انجام کار روی تجربه‌ی مشتری و کارآمدی شرکت اثر می‌گذارد.
فقط بخش خدمات مشتری نیست که با ورود ERP دستخوش تغییرات شده است. کارمندان بخش انبار که قبلا اطلاعات را فقط به ذهن می‌سپردند یا روی کاغذ برای خودشان یادداشت می‌کردند، حالا باید اطلاعات را در سیستم آنلاین وارد کنند. اگر این کار را نکنند، ممکن است کارمندان بخش ثبت سفارش در سیستم ببینند موجودی انبار کافی نیست و به اشتباه یک سفارش را لغو کنند.
پیش از معرفی ERP، پاسخ‌گویی، مسئولیت‌پذیری و ارتباطات هرگز در این سطح قابل عملیاتی‌شدن نبود. اما واقعیت این است که افراد دوست ندارند تغییر کنند و ERP از کارمندان تمام بخش‌های سازمان می‌خواهد روشی را که تا کنون با آن کار خود را انجام می‌دادند، عوض کنند. همین است که ارزش‌گذاری روی ERP را مشکل می‌کند. دررابطه با این نرم‌افزار، موردی که در اولویت اهمیت قرار دارد، پذیرابودن نیروها در اعمال تغییرات است.
اگر شرکتی واقعا در رویه‌ی تولید، بارگیری، سفارش‌گیری، ارسال و صورت‌حساب تغییر ایجاد کند، ارزش نرم‌افزار را خواهد دید. اما اگر بدون تغییر در عملکرد دپارتمان‌ها، فقط نرم‌افزار را نصب کند، ممکن است هیچ‌گونه ارزش‌افزوده‌ای حس نکند. در این شرایط حتی ممکن است این نرم‌افزار سرعت سازمان را هم پایین بیاورد. چون یک سیستم جدید و ناآشنا با سیستمی که قبلا همه بر آن مسلط بودند، جایگزین شده است.
۵ دلیلی که شرکت‌ها ERP را به‌کار می‌گیرند :
۱. برای ادغام اطلاعات مالی
اگر هیئت‌مدیره تصمیم بگیرد اطلاعات شرکت را واقعیت‌سنجی کند، ممکن است با اطلاعات متفاوتی روبه‌رو شود. بخش مالی اطلاعات درآمدی خودش را دارد، بخش فروش نسخه‌ی متفاوتی از اطلاعات ارائه می‌دهد و هر دپارتمان هم ممکن است هزینه‌های خود را به روش متفاوتی برآورد کرده باشد. ERP نسخه‌ی واحدی از واقعیت را ارائه می‌دهد که همه از آن استفاده می‌کنند و کسی نمی‌تواند آن را زیرسؤال ببرد.
۲. برای ادغام اطلاعات سفارشات مشتری
سیستم‌های ERP می‌توانند تبدیل به محیطی شوند که سفارش مشتری از لحظه‌ای که ثبت شد تا لحظه‌ای که کالا فرستاده شد و فاکتور مالی آن دریافت شد، در سیستم به‌طور برخط حرکت کند. با داشتن چنین اطلاعاتی در یک سیستم نرم‌افزاری واحد (به‌جای اطلاعات پراکنده در سیستم‌های متفاوت)، شرکت‌ها راحت‌تر می‌توانند سفارشات را دنبال کنند و در شعب مختلف با بخش تولید، انبار و ارسال ارتباط برقرار کنند.
۳. برای استانداردسازی و سرعت‌بخشیدن به فرایند تولید
شرکت‌های تولیدی (به‌خصوص آنهایی که به ادغام و خرید علاقه‌مند هستند) اصولا با این واقعیت مواجه می‌شوند که شرکت‌های مختلف، یک کار واحد را از راه‌های متفاوت انجام می‌دهند. سیستم‌های ERP متد استانداردی ارائه می‌دهد که بخشی از کارها را هم خودکارسازی می‌کند. استانداردسازی فرایند و ارائه‌ی سیستمی ادغام‌شده و واحد، در زمان صرفه‌جویی می‌کند و بهره‌وری را بالا می‌برد.
۴. برای کاهش موجودی انبار
ERP کمک می‌کند فرایند چرخه‌ی تولید نرم‌تر حرکت کند و فرایند داخل شرکت برای تکمیل سفارش را هم تسهیل می‌کند. به کمک این روش، حجم انبار مواد اولیه کاهش می‌یابد. کارمندان هم بهتر می‌توانند برنامه‌ریزی کنند که چگونه کالاها را ارسال کنند. البته برای داشتن زنجیره‌ی عرضه‌ی بهینه، به نرم‌افزارهای به‌خصوص نیاز است، اما ERP هم کمک می‌کند.
۵. برای استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی
ممکن است بخش منابع انسانی به‌خصوص در سازمان‌های بزرگ، متد ساده‌ای برای دنبال‌کردن زمان و بهره‌وری کارمندان دراختیار نداشته باشد. اما ERP می‌تواند این بخش را سامان دهد.