انجام پروژه‌های هر شرکت (چه پروژه‌های کوچک و چه بزرگ) نیازمند منابع انسانی و غیرانسانی می باشد. ولی چگونه باید میزان منابع اختصاص یافته جهت انجام هریک از وظایف مربوط به یک پروژه را تعیین نماییم؟ تخصیص منابع، کار بسیار دشوار و حساسی بوده که می‌تواند منجر به موفقیت یا شکست پروژه گردد، بنابراین باید آن را به‌دقت و با رعایت اصول و نکات مهمی انجام بدهیم. در این مطلب ابتدا بیان می‌کنیم که تخصیص منابع چیست و سپس، راهنمایی‌ها و نکات لازم برای انجام درست آن را توضیح خواهیم داد.
در برنامه‌ریزی پروژه، تخصیص منابع کار دشواری است، حتی دشوارتر از مواجه شدن با تاریخ‌های سررسید اتمام کار، که از آن واهمه داریم. اگر منابع محدود ما به‌درستی توزیع نشود، این احتمال وجود دارد که انجام تک‌تک وظایفِ تحت پروژه‌ی اصلی به تعویق بیفتد یا حتی به‌طور کامل مختل شود. در مرحله‌ی اولیه‌ی مدیریت پروژه که راه را برای دستیابی به اهداف پروژه هموار می‌کند، تخصیص منابع باید در اولویت قرار گیرد و به‌درستی انجام شود.
ولی ابتدا اجازه بدهید به این مسئله بپردازیم که معنای دقیق تخصیص منابع چیست. تخصیص منابع، هنر و علمِ اختصاص دادن منابع موجود برای استفاده‌های گوناگون است. در مدیریت پروژه، تخصیص منابع به معنیِ توزیع کردن منابع موجود در شرکت (تجهیزات، نیروی کار، بودجه، امکانات و غیره)، به‌منظور انجام وظایفِ مرتبط با پروژه است. ولی در زمان تخصیص این منابع در شرکت، چقدر باید دقیق باشید؟ پاسخ این است که باید بسیار دقیق باشید! اما نگران نشوید، زیرا راهنمایی‌های ارائه شده در این مقاله به شما کمک می‌کند تا همه‌ی کارها را به‌درستی انجام دهید.
۱. دامنه‌ی پروژه را تعیین کنید
پروژه‌ی شما ممکن است در چند روز یا چند سال انجام شود. ولی در هر حال، ابتدا باید دامنه‌ی پروژه را تعیین کنید و سپس، به تخصیص منابع بپردازید. دامنه‌ی پروژه، نوع وظایف و میزان منایع مورد نیاز برای دستیابی به هدف پروژه را مشخص می‌کند. بنابراین رسیدن به تصویر روشنی در مورد دامنه‌ی پروژه، نخستین گام در جهت تخصیص منابع درست است.
۲. منابع مورد نیاز را شناسایی کنید
پس از تعیین دامنه‌ی پروژه، می‌توانید به درک معقولی از اهداف اصلی، وظایف، منابع، مهلت‌ها، موارد قابل تحویل و غیره برسید. اکنون که می‌دانید برای انجام هر وظیفه، به چه منابعی نیاز دارید، باید نگاه دقیق‌تری به موجودی منابع شرکت بیندازید. این کار به شما کمک می‌کند تا موارد زیر را شناسایی کنید:
در حال حاضر چه کسی برای بر عهده گرفتن پروژه، در دسترس است (حتما برای این کار از چارت سازمانی استفاده کنید؛ برای فهمیدن نحوه‌ی انجام این کار، مرحله‌ی بعدی را بررسی کنید).
آیا تجهیزات مورد نیاز (رایانه، ماشین‌آلات و غیره) را دارید یا باید آنها را خریداری کنید.
کدام مکان‌ها اشغال خواهد شد و کدام‌یک در دسترس خواهد بود.
فهرست کاملی از منابع انسانی و غیرانسانی به شما کمک می‌کند تا به مرحله‌ی بعدی بروید.
۳. منابع انسانی را ارزیابی کنید
برای انجام این کار، به چارت سازمانی نیاز دارید. چارت سازمانی، نموداری است که در آن عنوان و مسئولیت‌های کارکنان نشان داده شده است. البته می‌توانید جزئیات بیشتری را به این نمودار اضافه کنید. برای مثال می‌توانید جزئیاتی را در مورد پروژه‌هایی که هریک از کارکنان قبلا بر روی آن کار کرده یا در حال حاضر مشغول کار بر روی آن هستند، اضافه کنید.
استفاده از چنین چارتی در تخصیص منابع انسانی، بسیار ارزشمند است، زیرا با نگاه کردن به آن می‌توانید بفهمید که چه کسی برای برعهده گرفتن وظایف اصلی و فرعی پروژه مناسب است.
توجه: استفاده از چارت سازمانی دیجیتال که می‌توان با استفاده از ابزار آنلاینِ تولید چارت سازمانی ایجاد کرد، به شما کمک می‌کند تا به‌سرعت چارت خود را به‌روزرسانی کنید و اطلاعات جمع‌آوری شده در مورد هریک از کارکنان را در آن وارد کنید.
۴. مشخص کنید که کدام پروژه باید در اولویت قرار بگیرد
اگر شرکت شما از آن دسته شرکت‌هایی است که هر بار بر روی یک پروژه تمرکز می‌کند، شما باید فقط بر روی یک پروژه تمرکز کنید و این عالی است! ولی اگر شرکت شما چندین پروژه را با استفاده از چندین تیم و گروه و به‌طور هم‌زمان انجام می‌دهد، لازم است که پروژه‌ها را اولویت‌بندی کنید.
در بعضی از پروژه‌ها، زمان اهمیت زیادی دارد و بدون تردید این پروژه‌ها باید در اولویت قرار بگیرند. در مقابل، پروژه‌هایی نیز وجود دارد که می‌توان صبر کرد و آنها را در اولویت‌های بعدی قرار داد. بنابراین، در زمان تخصیص منابع برای چند پروژه، حتما باید منابع بیشتری را به پروژه‌هایی اختصاص بدهید که از اولویت بالایی برخوردارند تا بتوانید آنها را هرچه زودتر به اتمام برسانید.
نکته: باتجربه‌ترین کارکنان را برای انجام این پروژه‌ها تعیین کنید، زیرا آنها می‌توانند پروژه را سریع‌تر از سایر کارکنان، به اتمام برسانند.
البته توجه داشته باشید که نباید به پروژه‌هایی که از اولویت بالایی برخوردار نیستند، بی‌توجهی کنید. باید در زمان تخصیص منابع، تعادل را برقرار کنید تا هر روز، شاهد میزانی از پیشرفت در هر یک از پروژه‌ها باشید.
۵. طرحی برای تخصیص منابع تهیه کنید
طرح تخصیص منابع، باید شامل تمام اطلاعاتی باشد که در بالا به آن اشاره شده است؛ یعنی فهرستی از منابع (انسانی و غیرانسانی)، مدت زمانی که در آن هریک از منابع باید مورد استفاده قرار بگیرد و وظیفه یا وظایفی که از آن منابع، برای انجام آن استفاده می‌شود. حتما منابع انسانی و غیرانسانی را به‌صورت جداگانه فهرست کنید. هر یک از افراد، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و تاریخی را که باید در آن، انجام آن وظیفه را شروع کند و به پایان برساند، ذکر کنید. زیر هر یک از ابزار نیز، مشخصات آن، هدف از استفاده از آن و تاریخی که باید مورد استفاده قرار گیرد و تاریخ برگرداندن آن به موجودی را ذکر کنید. حتما باید طرح تخصیص منابع را بارها بررسی کنید تا از بروز هرگونه ریسک در حین انجام پروژه جلوگیری به‌عمل آورید.
نکته: به‌راحتی می‌توانید با استفاده از صفحه‌‌ی گسترده‌ی گوگل (Google Spreadsheet)، طرح تخصیص منابع را تنظیم کنید.
۶. برای شرایط اضطراری، آمادگی داشته باشید
مهم‌ترین منابع در هر پروژه، سرمایه انسانی آن است و افراد نیز ممکن است گاهی بیمار شوند، دچار استرس شوند، شرکت را ترک کنند یا اصلا ازدواج کنند! به‌همین ترتیب، ممکن است که تجهیزات موجود نیز محدود باشد یا در نیمه‌ی راه، خراب شوند و همه‌ی این مسائل می‌تواند در مسیر انجام پروژه، چالش بزرگی را به ما تحمیل کند. بنابراین، شما باید برای رویارویی و اداره کردن چنین شرایطی آمادگی کامل داشته باشید و این همان جایی است که «تسطیح منابع» به کمک شما می‌آید. تسطیح منابع، در اصل به تخصیص کارآمد منابع مربوط می‌شود، یعنی تخصیص منابع موجود به‌صورتی نباشد که منابع اختصاص داده شده، بیش از حد لازم یا کمتر از میزان مورد نیاز باشد.
همان‌طور که در بالا نیز اشاره شد، وقتی چند پروژه وجود دارد، باید پروژه‌هایی را در اولویت قرار بدهید که در آنها زمان،اهمیت بیشتری دارد. یعنی تمام منابع موجود را برای انجام این پروژه‌ها به‌کار بگیرید. با این کار می‌توانید پروژه‌هایی را که در درجه‌ی دومِ اهمیت قرار دارند، برای یک دوره‌ی زمانی (تا وقتی که منابع، دوباره در دسترس قرار بگیرند) تمدید کنید.
به این ترتیب، مثلا اگر یکی از اعضای تیم تصمیم بگیرد که در طول مرحله‌ی مهمی از پروژه‌ای که در اولویت قرار گرفته است، ازدواج کند، شخصی (که او نیز باید در همان حوزه‌ی کاری، تجربه داشته باشد) از پروژه‌ی دیگری که در اولویت قرار ندارد، جایگزین او می‌شود.
۷. تیم باید بداند که شما چه برنامه‌ای دارید
شما مدیر پروژه، رهبر تیم یا رئیس هستید و همه این را می‌دانند، ولی این به آن معنا نیست که می‌توانید تخصیص منابع را طبق میل و خوشایند خودتان انجام دهید (اگرچه آنها زیر دست شما کار می‌کنند و شما هم برای همین به آنها حقوق می‌دهید!). مسئله اینجاست که تخصیص منابع، باید به‌صورتی انجام شود که از منابع موجود در اختیار شما، به بهترین نحو استفاده شود.
وقتی فرد ماهری را برای انجام وظیفه‌ای انتخاب کردید، بنشینید و با او صحبت کنید. از او بپرسید که در حال حاضر بر روی چه چیزی کار می‌کند (حتی اگر خودتان این مسئله را می‌دانید). در مورد پروژه‌ی آینده‌ای که باید بر روی آن کار کند، با او صحبت کنید و بفهمید که برای به پایان رساندن آن، چقدر زمان نیاز دارد. همچنین باید از او بپرسید که به چه تجهیزاتی نیاز دارد و اطمینان یابید که این تجهیزات را در زمان مناسب، دریافت خواهد کرد.
وارد کردن اعضای تیم در طرح تخصیص منابع، راه خوبی برای اطمینان از این بابت است که در زمان اجرای پروژه، هیچ مشکلی پیش نمی‌آید. این کار به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی پروژه و تخصیص منابع را به شکل بهتری انجام دهید.
تخصیص منابع، کاری چالش‌برانگیز است و فرقی نمی‌کند که آن را برای کسب‌و‌کاری کوچک یا شرکتی بزرگ انجام دهید. به‌همین دلیل، برنامه ریزی مناسب اهمیت زیادی دارد. فراموش نکنید که از نظرات و اطلاعات اعضای تیم خود نیز در زمان تنظیم طرح تخصیص منابع استفاده کنید. طرحی جامع (که در صورت به‌دقت دنبال کردن نکات گفته شده در بالا، به آن دست خواهید یافت) به شما کمک می‌کند تا مانند رئیسی کاردان، با تمام چالش‌هایی که ممکن است به‌طور ناگهانی پیش آید، روبه‌رو شوید (یا از آنها جلوگیری کنید).
برگرفته از: smallbusinessbonfire.com