دکتر «ماگدالنا بتلز» (Magdalena Battles) سه فرزند خردسال دارد؛ یک پسر شش ساله و دو پسر دوقلوی شیطان که به تازگی چهار ساله شده‌اند. او نویسنده‌ی پرکاری است و مدام برای کارهای عام‌المنفعه هم داوطلب می‌گردد. دوستان «ماگدالنا» معمولا در مواجهه با او می‌پرسند: «چطور این همه کار می‌کنی؟» یا «چطور این همه کار را باهم انجام می‌دهی؟»
برنامه‌ی کاری «ماگدالنا» حسابی پر است، با این حال استرسی ندارد و بیش از حد هم کار نمی‌کند. او خودش معتقد است همه‌ی این کارها را با استفاده از مهارت مدیریت زمان انجام می‌دهد. البته این مهارت را یک شبه به دست نیاورده است. خودش می‌گوید: مدت‌ها طول کشیده، مطالعه کرده و نسبت به استفاده درست از زمان آگاهی یافته تا بالاخره توانسته راه سازمان‌یافته‌تر، عملی‌تر و آسان‌تری برای مدیریت زمان بیابد.
دکتر «ماگدالنا بتلز» در این مقاله توصیه‌هایی را مطرح می‌کند تا والدین پرمشغله بتوانند با استفاده از آنها استفاده‌ی بهینه‌تری از زمان خود داشته باشند و متعاقب آن، وقت بیشتری را با خانواده‌ی خود بگذرانند.
۱. سلسله مراتب اهمیت کارهایتان را بدانید
چه چیزی در زندگی برایتان مهم‌تر است؟ اولویت‌تان چیست؟ باید تصمیم بگیرید مهم‌ترین چیز در زندگی‌تان چیست؟ تعیین کنید چه چیزی در زندگی برایتان ارزش زیادی دارد تا بتوانید تعهدات خود را در زندگی در قبال خود و خانواده‌تان درجه‌بندی کنید. وقتی فرصتی برای ثبت‌نام در فلان فعالیت والدین در مدرسه بچه‌ها، فعالیتی گروهی یا دیگر کارهای داوطلبانه ایجاد می‌شود، ابتدا باید ببینید آیا این فعالیت با ارزش‌ها و اولویت‌های شما مطابقت دارد یا خیر؟ همین‌طور باید ارزیابی کنید آیا این فعالیت، شما را از فعالیت‌های دیگری که با ارزش‌ها، تعهدات و اولویت‌هایتان منطبق هستند، دور خواهد کرد یا خیر؟
وقتی به فعالیتی جواب «بله» می‌دهید، درواقع به فعالیت دیگری «نه» می‌گویید، چون نمی‌توانید همه‌ی کارها را باهم انجام دهید. اگر به حضور در فلان باشگاه «بله» می‌گویید، ممکن است به شام خانوادگی در همان شب «نه» بگویید. ابتدا ببینید اولویت‌تان چیست. اگر اولویت شما این است که شام را همیشه با خانواده میل کنید، پس شاید رفتن به باشگاه با ارزش‌هایتان هماهنگ نباشد. ابتدا باید ببینید چه چیزی در زندگی‌تان اولویت و ارزش بالاتری دارد؛ سپس وقتی با فرصت‌هایی مواجه می‌شوید که زمان‌گیر هستند، که غالبا این‌طور هستند، بهتر می‌توانید تصمیم بگیرید که چه فعالیتی را می‌خواهید انجام دهید و کدام یک را نمی‌پذیرید.
وقتی در زندگی‌تان ارزش‌های تعریف‌شده دارید، نه گفتن به فعالیت‌هایی که ارزش خاصی ندارند، راحت‌تر می‌شود. تعهد شما در زندگی حفظ این ارزش‌هاست و انجام این کار باعث می‌شود پدر و مادر بهتر و شادتری در بلندمدت باشید. اگر به هر فرصتی که در زندگی پیش می‌آید جواب بله بدهید، بیش‌ازحد پرمشغله می‌شوید و به همه‌ی کارهای خود نمی‌رسید و نتیجه آن می‌شود که شما تبدیل به پدر یا مادری می‌شوید که بیش از اندازه گرفتار است و به همین خاطر به‌راحتی آشفته می‌شود، چون کارهای زیادی باید انجام دهد.
۲. برای بچه‌ها بیش از اندازه کار نتراشید
بسیاری از بچه‌ها درگیر حجم انبوهی از فعالیت‌های فوق‌برنامه هستند. اگر برای خانواده ارزش قائل هستید و می‌خواهید فرزندان‌تان پیوند خانوادگی قوی با یکدیگر داشته باشند، دیگر نمی‌توانید چنین برنامه‌هایی را پیش بگیرید؛ چون وقتی هر کدام از اعضای خانواده هر روز هفته برنامه‌ی جداگانه‌ای دارند، درکنارهم بودن، چالش‌برانگیز خواهد شد. هر روز هفته برای خودتان برنامه نگذارید. اگر این کار را بکنید، زمان‌ِ بودن در کنار خانواده، صرف شام خانوادگی دور یک میز و آن زمانی را که هر کسی دوست دارد با خودش تنها باشد، از دست خواهید داد.
حداقل چند روزِ هفته را بدون فعالیت از پیش تعیین‌شده بگذارید. در خانه دور هم جمع شوید و وقت‌تان را با هم بگذرانید. نه در اتاق‌های جداگانه، بلکه با همدیگر کارهایی انجام دهید؛ مثل آماده‌کردن یک وعده‌ی غذایی، برنامه‌ریزی برای تعطیلات آخر هفته، بازی‌های فکری، شام‌خوردن دور یک میز یا فقط گپ‌وگفت درباره‌ی زندگی. با برنامه‌های بیش از حد، حضورداشتن در کنار خانواده را از دست ندهید.
اگر این دوره‌ی زندگی را هر روز برای بردن بچه‌ها از کلاسی به کلاسی دیگر در ماشین می‌گذارنید، پس احتمالا ابتدا باید ببینید کدام کلاس‌ها ضروری و کدام یک غیرضروری هستند. آیا قرار است دختر کوچولوی شما در آینده ژیمناستیک‌کار شود؟ احتمالا نه، بنابراین می‌توانید برای مدتی کلاس ژیمناستیک او را لغو کنید. نیازی نیست هم‌زمان به کلاس‌های ورزشی، موسیقی، کاراته یا … برود. این مسئله فشار زیادی به بچه‌ها و همین‌طور به ما به‌عنوان والدین وارد می‌کند. ما نیاز به زمانی برای خودمان داریم و آنها هم همین‌طور. اینکه فعالیت‌های مختلفی برای بچه‌ها در نظر بگیریم، خیلی خوب است، اما لازم نیست همه‌ی آنها در طول یک فصل یا یک برهه از زندگی انجام شوند. فعالیت‌ها را پراکنده کنید تا فرزندتان از فعالیت زیاد از پا در نیاید. هر فعالیتی که آنها را درگیر می‌کند، برای شما هم تعهد است، زیرا شما پدر و مادر هستید. برای سلامتی خودتان هم که شده، در فعالیت‌های فوق‌برنامه زیاده‌روی نکنید.
بله، همه‌ی ما می‌خواهیم بچه‌هایمان موفق شوند، اما ایجاد رابطه‌ی بین اعضای درجه یک خانواده که برای یک عمر است چطور؟ هر قدر زمان بیشتری را صرف با هم‌بودن در خانه کنید، به دور از آن کلاس‌های فوق‌برنامه، زمان بیشتری را برای همراه خانواده‌بودن اختصاص داده‌اید. اگر می‌خواهید بچه‌هایتان در بزرگسالی تعطیلات را کنار شما بگذرانند، باید بدانید که این روابط اهمیت زیادی دارند. مشغول نگه‌داشتن آنها در بیرون از خانه، مانع ایجاد این پیوند خانوادگی می‌شود.
من وقتم را با فرزندانم می‌گذرانم تا به آنها آموزش دهم که انسان‌های شایسته‌ای باشند. این موضوع در فهرست من در اولویت قرار دارد که به مراتب بالاتر از تبدیل‌شدن به بازیکن بزرگ فوتبال یا نوازنده‌ی پیانو است. آیا آرزوهای دیگری برای آنها ندارم؟ البته که دارم، اما ما فرصت اندکی در زندگی برای گذراندن با فرزندان‌مان داریم. آنها بزرگ می‌شوند و زندگی مستقلی را شروع می‌کنند. من می‌خواهم فرزندانم بتوانند وارد جامعه شوند، افراد خوب، شایسته و مهربانی باشند، افرادی که بتوانند تأثیر مثبتی بر جهان پیرامون‌شان بگذارند.
من برنامه‌ریزی بیش‌ازحدی برای بچه‌هایم نمی‌کنم تا فرصت درکنارهم بودن را داشته باشیم؛ تا بتوانم درست را از غلط، خوب را از بد، راه را از بی‌راه و درس‌هایی از زندگی را به آنها آموزش بدهم که طبق سیستم ارزشی جامعه‌ی ما از همه مهم‌تر هستند. اگر می‌خواهید ارزش‌های خودتان را به فرزندان‌تان هم منتقل کنید، بهتر است با آنها وقت بگذرانید تا این موضوع اتفاق بیفتد. برای اینکه تأثیر مثبتی بر شکل‌گیری شخصیت بچه‌ها داشته باشید، باید تمرین و تکرار کنید و از همه مهم‌تر، وقت بگذارید.
۳. خانه را منظم نگه دارید
لازم نیست خانه‌تان خیلی خیلی تمیز و مرتب باشد. هیچکس برای این کارها وقت ندارد. اما اگر خانه را منظم نگه دارید، می‌بینید که کارها سریع‌تر و روان‌تر پیش می‌روند. اگر همیشه روزی ۱۰ دقیقه دنبال چیزی در خانه می‌گردید، پس حتما به اندازه‌ی کافی منظم نیستید.
شما و خانواده‌تان باید سیستم‌هایی را به کار بگیرید که به همه کمک کنند تا جای وسایل‌شان را بدانند. در این صورت، موقع بیرون‌رفتن از خانه می‌توانند به راحتی آنها را بردارند. کاپشن‌ها و کوله‌پشتی‌ها باید همیشه در یک مکان آویزان شوند. به فرزندان‌تان یاد بدهید از زمانی که وارد خانه می‌شوند، مسئولیت قراردادن وسایل‌شان درجای خود بر عهده‌ی آنهاست. اگر از قوانین سرپیچی کردند، باید عواقبی وجود داشته باشد. یکی از تنبیه‌های آسان و مؤثر، گرفتن زمان استفاده از فناوری مورد علاقه‌شان است. برای بچه‌های من، این یعنی آنها حق استفاده از تبلت در آن روز را نخواهند داشت.
کیف‌های پول، کیف‌های دستی و کلیدها باید جای مشخصی در خانه داشته باشند. اگر وسایل‌تان یک روز روی مبل، روز دیگر روی پیشخوان آشپزخانه و روز بعد روی تخت‌خواب پخش باشند، خیلی راحت گم می‌شوند. این‌طوری هر روز دقایق مدیدی به دنبال وسایل مورد نیازتان می‌گردید. اگر وسایل را همیشه یک جا قرار دهید، به جای اینکه وقت خود را صرف پیداکردن آنها کنید، فرصتی هم به دست آورده‌اید. اعصاب‌تان هم خرد نخواهد شد. وقتی مدام به دنبال یافتن وسیله‌ای هستید و وقت‌تان هم تنگ است، خسته و ناراحت می‌شوید. در نهایت دیر می‌کنید که باعث می‌شود کل روز حالت‌تان گرفته باشد. پدر و مادر بی‌اعصابی نباشید!
برنامه‌ای برای قراردادن هر وسیله در جای مناسب هنگام ورود هر یک از افراد خانواده در نظر بگیرید. هر کسی که وارد خانه می‌شود، وسیله‌ای در دست دارد، این وسایل چه هستند؟ کوله‌پشتی، کیسه‌ی پوشک، کیف، کت، دسته‌کلید، کیف‌دستی و کفش یا غیره. به همه‌ی چیزهایی فکر کنید که هر روز به خانه آورده شده و یا از آن خارج می‌شوند. سپس مکانی برای گذاشتن آنها انتخاب کنید. ممکن است لازم باشد فضای سازمان‌یافته‌ای در داخل خانه ایجاد کنید تا هر بعدازظهر در آنجا تخلیه و صبح روز بعد بارگیری شوند. من اتاق لباسشویی را برای این کار در نظر گرفته‌ام. از جعبه برای کفش بچه‌ها و از آویزهای لباس برای کوله‌پشتی و کاپشن‌ها استفاده می‌کنیم. علم پرتاب موشک نیست، اما اگر در خانه نظم برقرار باشد، زندگی بسیار راحت‌تر خواهد شد.
باقی جاهای خانه هم باید منظم بمانند. هر وسیله‌ای در منزل باید در جای خودش قرار بگیرد. برای مثال، جای چراغ قوه، شمع یا کبریت کجاست؟ آیا وقتی برق می‌رود، می‌توانید آنها را به‌راحتی پیدا کنید، یا باید کشوها را بگردید؟ اگر جای مشخصی برای این وسایل دارید، برای مثال، در صندوقی در انباری که برچسب هم خورده است، در صورت نیاز می‌توانید سریع و راحت آن را پیدا کنید. وقتی از وسیله‌ای استفاده کردید، آن را سر جای خودش برگردانید.
مرتب نگه‌داشتن خانه مهارتی عالی برای آموزش به فرزندان است. این موضوع تمرین می‌خواهد، اما تسلیم نشوید و جا نزنید چون از نظر روحی سالم‌تر خواهید بود و چیزی را که لازم دارید هم به راحتی پیدا می‌کنید. به‌خاطر گم‌شدن وسایل‌تان در کشو یا کابینت خانه مجبور نمی‌شوید دوباره همان وسیله را بخرید. این‌طوری در بلندمدت می‌توانید پس‌انداز هم بکنید.
۴. به‌دنبال فوق‌العاده‌بودن نباشید
خیلی از والدین فشار زیادی روی خودشان و فرزندان‌شان می‌آورند تا طبق استاندارد مشخصی زندگی کنند. استاندارد داشتن عالی است، اما اگر هدف‌تان فوق‌العاده‌بودن است، به نظر من باید رهایش کنید. تلاش برای فوق‌العاده‌بودن، زمان و انرژی بیش از حدی می‌طلبد. گاهی اوقات خوب انجام‌دادن کاری، همه‌ی آن چیزی است که نیاز دارید. اصلا بیشتر اوقات شما تنها کسی هستید که متوجه اختلاف بین خوب و فوق‌العاده می‌شوید.
۵. بعضی مسئولیت‌ها را محول کنید
یکی از بزرگترین اتلاف وقت‌ها در خانه، این است که شما به عنوان پدر یا مادر، سعی دارید همه‌ی کارها را به تنهایی انجام دهید. اما باید کارها را به سایرین هم محول کنید. می‌توان کارها را از سنین کودکی به بچه‌ها محول کرد. اگر آنها می‌توانند راه بروند و حرف بزنند، پس انسان‌های توانایی هستند. مرتب‌کردن تخت‌خواب، جمع‌وجورکردن اسباب‌بازی‌ها، تمیزکردن ظرف‌ها، بیرون‌بردن آشغال‌ها، جاروکردن اتاق و گردگیری، بعضی از وظایفی هستند که کودکان هم می‌توانند به خوبی از پس‌شان برایند. به فرزندان خود بها بدهید. آنها می‌توانند اپ‌های موبایل شما را بالا و پایین کنند، پس چرا فکر می‌کنید نمی‌توانند اسباب‌بازی‌های خودشان را جمع کنند؟
مشخص کنید که از هر عضو خانواده چه انتظاراتی دارید. برای فرزندتان‌تان یک نمودار وظایف تهیه کنید. وقتی بدون آنکه مدام بالای سر بچه‌ها باشید و تک‌تک چیزها را به آنها گوشزد کنید، خودشان کارهای روزمره را انجام دهند، زندگی برای شما هم آسان‌تر می‌شود. شاید در ابتدا اینکه شروع به انجام کارهای خودشان کنند و به آنها یاد بدهید که چگونه هر کاری را درست انجام دهند، زمان‌بر باشد، اما با تمرین کافی، به‌زودی می‌توانند به تنهایی از پس کارهای روزمره برایند. پول تو جیبی یا یک سیستم پاداش هم می‌تواند به شکل‌گرفتن این روند کمک کند. وقتی بچه‌ها بدانند چه انتظاری از آنها می‌رود و پاداش یا تنبیهی برای انجام‌دادن یا ندادن کارها هم وجود دارد، برنامه را به درستی پیش خواهند گرفت.
به ازای هر کاری که قبلا شما انجام می‌دادید، ولی اکنون شخص دیگری در خانواده به‌عهده گرفته، زمان بیشتری برای کارهای دیگر پیدا می‌کنید. به‌دست‌آوردن زمان هدیه‌ای است که شما به خودتان می‌دهید. وقتی نقش و مسئولیت‌هایی در خانه به فرزندتان‌تان می‌دهید، درواقع کاری می‌کنید که آنها هم انسان‌های بهتر و خودکفاتری شوند. کارهای روزمره را به آنها محول کنید و کمی انعطاف به برنامه‌ی خودتان بدهید تا بتوانید به کارهای دیگرتان برسید.
اگر می‌توانید از پس مخارج کمک‌گرفتن در بعضی کارها، مثل مراقبت از بچه‌ها یا تمیزکردن خانه برایید، درواقع کارها را محول کرده‌اید. کمک‌گرفتن نشانه‌ی ضعف نیست، بلکه باعث می‌شود توازنی ایجاد کنید تا کارهای خانه را بهتر و هماهنگ‌تر پیش ببرید. ببینید چگونه می‌توانید از پولی که دارید برای محول‌کردن کارها بهتر استفاده کنید تا در نهایت زمان و انرژی خودتان را طوری به کار بگیرید که با نیازهایتان هماهنگی داشته باشند.
۶. برای کارهای روزمره‌ها اولویت قائل شوید
کارهای روزمره نیروی حیاتیِ خانه‌داری هستند. اگر برنامه‌ی روزمره‌ای داشته باشید که همیشگی و ثابت باشد، متوجه خواهید شد که کارهای خانه راحت‌تر و سریع‌تر پیش می‌روند. وقتی برنامه‌ی مشخصی برای کارهای خانه در نظر می‌گیرید، سعی کنید به آن وفادار بمانید. این کار به شما کمک می‌کند کارهای خانه را با مدیریت زمان پیش ببرید.
بچه‌ها ساعت درونی دارند. وقتی شما در اجرای برنامه روزمره ثابت‌قدم می‌مانید، آنها هم می‌توانند با آن سازگاری کنند و راحت‌تر کنار بیایند. زمان خواب شبانه باید مشخص باشد. روزهای مدرسه هم باید برنامه صبحگاهی ثابتی داشته باشند، از زمان بیدارشدن تا بیرون‌رفتن از درب خانه. اگر هر روز صبح را با عجله باید آغاز کنید، پس بهتر است شب‌ها همگی زودتر به رختخواب بروید و صبح هم زودتر بلند شوید تا بالاخره زمان مناسبی را که برای انجام همه‌ی کارها سرموقع و با حوصله نیاز است، پیدا کنید.
۷. طوری کار کنید که انگار اضطراری وجود دارد
این یکی از بهترین راه‌ها برای انجام کارها در خانه است. من کارهایم را آهسته آهسته انجام نمی‌دهم. وقتی تصمیم می‌گیرم کاری را بکنم، طوری انجام می‌دهم که انگار دیروز باید انجام می‌شده است.
من معمولا ضرب‌العجلی برای خودم تعیین می‌کنم. برای مثال، سر شب که می‌خواهم فلان اتاق خانه را تمیز کنم، دقیقا یک ساعت به خودم زمان می‌دهم. از مهم‌ترین کارها شروع می‌کنم و در آن یک ساعت بیشترین کار ممکن را انجام می‌دهم. اگر ضرب‌العجلی در نظر نگیرم، یک‌دفعه چشم باز می‌کنم و خودم را در حال مرور آلبوم‌های عکس و تغییر دکوراسیون و کارهایی می‌بینم که انجام‌شان خیلی بیشتر از یک ساعت زمان می‌خواهد. هدف فقط تمیزکردن اتاق بوده است. پس اگر روی هدفم متمرکز بمانم و در آن یک ساعت سریع کار کنم، این کار را می‌توان طی یک ساعت به اتمام رساند. اگر مدام استراحت کنم و یا حواسم از کاری که انجام می‌دهم پرت شود، در آن یک ساعت کاری از پیش نخواهد رفت.
تعیین ضرب‌العجل و همین‌طور هدفم از کاری که در آن ضرب‌العجل باید انجام شود، باعث می‌شود با اضطرار کار کنم تا کار مربوطه به شکل مؤثری انجام شود.
۸. غذاهای لذیذ داستان متفاوتی دارند
من و همسرم قبل از آنکه فرزندی داشته باشیم، شام را باهم و سرخوشانه درست می‌کردیم و غذا هم عالی بود. دستورپخت‌های مختلفی را که می‌خواستیم، امتحان می‌کردیم. برای خرید مواد اولیه خاص وقت می‌گذاشتیم و هر وعده شام را خاص و لذت‌بخش می‌کردیم. حالا که پای بچه‌ها به زندگی باز شده، همه چیز تغییر کرده است. بیشتر بچه‌ها چندان خوراک‌شناس نیستند، پس اصلا چرا وقت و انرژی و پول را هدر بدهیم! وعده‌های غذایی ما سریع و مطابق ذائقه‌ی بچه‌هاست.
بیشتر شب‌ها همه خانواده دور میز می‌نشینیم و وعده‌های ساده‌تری می‌خوریم. سالادهای آماده می‌خریم و غذاهای کنسروی و آماده که کافی است آنها را در فر گذاشت و پخت. مسئله این نیست که ما از آماده‌سازی هر شب یک شام درجه یک برای خانوده لذت نمی‌بریم، بلکه متوجه شدیم این اولویت نیست، زیرا تلاشی که در این راه می‌شود به هدر می‌رود و ما هم از اینکه بچه‌ها برای این تلاش ارزشی قائل نیستند، سرخورده می‌شویم. تلاش کمتر، یعنی سرخوردگی کمتر، آن هم وقتی خیلی از بچه‌ها به‌جای خوردن شام، خودشان را با یک کاسه غلات جلوی تلویزیون سیر می‌کنند.
آماده‌سازی وعده‌های ساده‌ای که با ذائقه‌ی بچه سازگارتر هستند، به این معنا نیست که شما کیفیت و تازگی غذا را فدای چیزهای دیگر می‌کنید. اصلا امروزه گزینه‌های زیادی برای دسترسی به وعده‌های آماده وجود دارند که با مواد اولیه‌ی تازه هم درست شده‌اند و می‌توانید با سفارش آنها در کمتر از نیم ساعت یک وعده‌ی غذایی تازه و مقوی و مطابق ذائقه‌ی بچه‌ها مهیا کنید.
۹. نسبت به اتلاف وقت صادق باشید
وقتی در اتاق انتظار مطب دکتر نشسته‌اید و منتظر هستید نوبت‌تان برسد، چه کار می‌کنید؟ آیا از این مجله‌های زرد می‌خوانید یا کاری با خودتان برده‌اید که انجام دهید؟ اگر کاری با خودتان برده‌اید، پس شما برنده هستید! می‌توانید از آن زمان انتظار، برای مثال برای پاسخ به ایمیل‌ها یا به‌روزرسانی فهرست کارهایی که باید انجام دهید، استفاده کنید.
یاد بگیرید که از زمان انتظار بیشترین استفاده را ببرید. آن زمانی که پشت درب مدرسه منتظر زنگ پایان کلاس و آمدن فرزندتان هستید، هم از آن زمان‌های انتظاری است که والدین هر روز دارند. برنامه‌ی خوبی برای استفاده از آن زمان داشته باشید تا تلف نشود و شب که به رختخواب می‌روید، تازه یادتان نیاید که باید به چند ایمیل پاسخ می‌دادید و می‌توانستید این کار را آن زمان که منتظر بودید انجام دهید!
چقدر از وقت خودتان را صرف بالا و پایین‌کردن شبکه‌های اجتماعی می‌کنید؟ با خودتان درباره‌ی مقدار زمانی که صرف گشت‌وگذار در وب یا شبکه‌های اجتماعی می‌کنید، صادق باشید. ما معمولا محدودیت‌هایی برای بچه‌ها در رابطه با استفاده از فناوری در نظر می‌گیریم، پس چرا همین کار را برای خودمان نکنیم تا بتوانیم در طول روز استفاده بهتری از وقت‌مان داشته باشیم؟
۱۰. تقویم و فهرست کارهایی را که باید انجام شود، داشته باشید
همیشه فهرستی از کارهایی که باید انجام شوند در کیف یا جیب خود داشته باشید. در اندازه‌ای باشد که وقتی چیزی یادتان افتاد که باید انجام دهید، بتوانید به آن فهرست اضافه کنید. معمولا کارهایی در زندگی هستند که انجام نمی‌شوند، صرفا به خاطر آنکه فراموش می‌شوند، زندگی پر از سراسیمگیِ فعالیت‌های روزمره می‌کنند. ما فقط می‌توانیم روی آنچه پیش‌رو داریم تمرکز کنیم. اگر یک فهرست داشته باشید، می‌توانید تمرکز خود را روی انجام کار در وقت مناسب دیگری تغییر دهید و هیچ کاری را فراموش نکنید.
اما سریع هم آن را ننویسید. اگر کاری است که به زمان قابل توجهی نیاز دارد (حتی یک یا دو ساعت)، برنامه‌ریزی کنید که چه وقت می‌توانید آن را انجام دهید و در تقویم‌تان آن زمان را به انجام آن کار اختصاص دهید. اینکه امید داشته باشید زمان مناسب انجام آن کار به شکل جادویی ظاهر خواهد شد، برنامه‌ریزی خوبی نیست، چرا که اصلا امیدواری استراتژی نیست. آن را در فهرست کارهایی که باید انجام دهید بنویسید و بعد زمان مناسب برای انجام‌آن را در تقویم‌تان مشخص کنید.
همیشه یک تقویم همراه داشته باشید. خیلی‌ها برای پیگیری برنامه‌ها از موبایل‌شان استفاده می‌کنند. من شخصا یک تقویم کاغذی را ترجیح می‌دهم. این‌طوری می‌توانم کل ماه را در یک نگاه ببینم. وقتی برای پیگیری فعالیت‌هایتان از ذهن خود استفاده می‌کنید، زمان و انرژی زیادی می‌طلبد. مدام باید به خاطر داشته باشید چه برنامه‌ای برای امروز یا هفته‌ی آینده دارید. باید مدام به خودتان یادآوری کنید فلان کار را دارید تا مبادا کارهای مهم فراموش شوند. پیشنهاد می‌کنم با استفاده از یک تقویم، ذهن خود را برای چیزهای دیگر خالی کنید. همه‌ی آدم‌ها به تقویم نیاز دارند، حتی آن مادرهای خانه‌دار. پیگیری وقت دکتر، روزهای تولد و انجام فعالیت‌های خانه چیزهای مهمی هستند. اصلا اهمیت یا ارزش نقش خود را با عدم استفاده از یک تقویم دست کم نگیرید!