فرض کنید شغلی با میلیاردها تومان بودجه و هزاران کارمند دارید و کارتان اثر مهمی بر جامعه یا حتی کشور دارد. اینها بعضی از دلایلی می باشند که بسیاری از افراد به خاطرشان به دنبال شغلی در بخش دولتی هستند.
اما چالش‌های بزرگی هم وجود دارد که مدیران بخش دولتی باید با آنها مواجه شوند. برای مثال، بودجه‌ی کارکنان بخش دولتی، معمولا از پیش تعیین می‌شود و سازمان برای اعطای پاداش به عملکرد عالی کارکنانش انعطاف‌پذیری لازم را ندارد.
زمان زیادی لازم است تا برخی تغییرات ضروری به تأیید چندین هیئت و سلسله مراتب مدیریتی آنها، برسند.
همچنین شاید مجبور شوید به دسته‌ای از اهداف اجراییِ وابسته به تعهدات سیاسی دست یابید که با نیازهای واقعی مردمی که به آنها خدمت می‌کنید، در تضادند. (مثال شهرداری)
اگر در بخش دولتی کار می‌کنید و اگر به‌تازگی از بخش خصوصی به بخش دولتی آمده‌اید، چگونه بر این چالش‌های منحصربه‌فرد غلبه می‌کنید؟ در این مقاله، تفاوت‌های اصلی را بین مدیریت در بخش دولتی و مدیریت در بخش خصوصی، شناسایی کرده و به شما نشان می‌دهیم که برای موفقیت در عرصه‌ی دولتی، به چه مهارت‌هایی نیاز خواهید داشت.
درک محیط بخش دولتی
بخش دولتی دقیقا چیست؟ به‌طور خلاصه، این عبارت خدمات و امکاناتی را شامل می‌شود که دولت برای رفاه عموم مردم، به ایشان ارائه می‌دهد؛ مانند پارک‌های ملی، کارهای دولتی، دریافت مالیات، سازمان‌های ملی سلامت، آموزش، دفاع و دیگر پروژه‌ها و سازمان‌های دولتی.
برخلاف شرکت‌های خصوصی، هدف بخش دولتی کسب پول نیست. بلکه برطرف کردن نیازهای شهروندانی است که از طریق مالیات، هزینه‌ی این خدمات را می‌پردازند. این تفاوت مهم، اساس بسیاری از چالش‌های بخش دولتی است.
چالش‌های ویژه‌ی بخش دولتی
ماهیت بخش دولتی چالش‌های ویژه‌ای برای مدیران این بخش ایجاد می‌کند. اینها برخی از مسائل مهمی هستند که کارکنان بخش دولتی با آنها روبرو می‌شوند:
- ممکن است انگیزه دادن دشوار باشد. در بخش دولتی، میزان حقوق اغلب به مدت زمان خدمت فرد در سازمان بستگی دارد، نه عملکرد او. در برخی موارد، این مسئله باعث می‌شود تا بعضی از کارمندان در ساعات کاری، بدون توجه به اصل خدمت‌رسانی به مشتریان یا انجام درست کار، حداقل عملکرد ممکن را داشته باشند همچنین به این خاطر که سِمت‌ها در بخش دولتی نسبتا تضمین شده هستند (چون اخراج افراد سخت است)، کارکنان برای عملکرد بهتر انگیزه‌ی زیادی ندارند، چون اگر عملکرد نصفه و نیمه‌ای هم داشته باشند، نگران از دست دادن شغل‌شان نیستند.
- ممکن است سازمان‌ها در برابر تغییر مقاومت کنند. به خاطر اندازه‌ی بزرگ سازمان‌ها و لایه‌های بوروکراسی، پیاده‌سازی تغییرات در سازمان‌های دولتی حتی در مقیاس کوچک هم می‌تواند سال‌ها زمان ببرد. این پیشرفت کُند می‌تواند موجب سرخوردگی مدیران آینده‌نگر شود. همچنین به خاطر اینکه بسیاری از سازمان‌ها خیلی بزرگ هستند، تصمیمات اغلب باید مورد تأیید مدیران اجرایی یا هیئت‌های مختلف قرار بگیرند که این مسئله می‌تواند باعث کند شدن یا توقف پروژه‌ها شود.
- استخدام‌ها اغلب غیرمنعطف هستند. شرکت‌های بخش خصوصی معمولا چگونگی و زمان استخدام و اخراج را در کنترل خود دارند. برای مثال، اگر شرکت فرد فوق‌العاده‌ای را برای استخدام بیابد، می‌تواند شغل جدیدی برای او تعریف کند. اما در بخش دولتی، ایجاد سِمت جدید، ممکن است یک سال یا حتی بیشتر طول بکشد و از طرف دیگر ممکن است ماه‌ها طول بکشد تا فردی مناسب این پست جدید یافت شود. برخی مدیران با استخدام کارکنان موقت این مشکل را حل می‌کنند، اما این کار ممکن است مشکلات دیگری در رابطه با وفاداری به شرکت و افزایش حقوق ایجاد کند. واقعیتِ پایین بودن نرخ اخراج و استخدام هم ممکن است از عواملی باشد که باعث مقاومت گروهی در برابر تغییر می‌شود.
- بودجه‌ها خیلی قبل‌تر تعیین می‌شوند. در بخش دولتی، بودجه اغلب یک سال قبل تعیین می‌شود و معمولا بسیار محدود است، زیرا این بودجه از طریق درآمد مالیاتی تأمین می‌شود. تایید بودجه‌ی اضافی دشوار است و بسیاری از بخش‌ها با کمبود بودجه و نیروی انسانی روبرو می‌شوند. در ضمن برخلاف بخش خصوصی، هزینه‌کرد به درآمد ارتباطی ندارد. برای نمونه، اگر در بخش خصوصی، فروش شرکتی افزایش یابد، می‌تواند کارمندان بیشتری برای انبار استخدام کند تا تقاضای مشتریان بی‌جواب نماند، چون درآمد اضافه کفاف حقوق‌های بیشتری را خواهد داد. اما اگر در سازمان دولتی حجم کاری ناگهان افزایش یابد، احتمالا بودجه‌ی ثابت، اجازه‌ی استخدام کارمندان بیشتر را نخواهد داد.
- فرهنگ محل کار می‌تواند محدودکننده و بوروکراتیک باشد. فرهنگ بخش دولتی اغلب به شدت بوروکراتیک است و تأکید زیادی روی پیروی از قوانین دارد. این مسئله می‌تواند منجر به عدم انعطاف‌پذیری در هنگام مواجهه با شرایط غیرعادی شود.
-
مسائل اغلب اهمیت بیشتری دارند. مسائلی که بخش دولتی با آنها روبروست، مانند مراقبت‌های بهداشتی یا اصلاح آموزش و پرورش، اغلب بر میلیون‌ها نفر در سطح گسترده‌ای اثر می‌گذارد. این مسئله حجم کاری فراوانی ایجاد می‌کند و در نتیجه ممکن است این حس به وجود بیاید که برای انجام تمامی کارها، کارمند و وقت کافی وجود ندارد.
- مدیران اغلب با انتخابات تعیین می‌شوند. بخش دولتی مدیرانی دارد که یا با رأی‌گیری یا توسط فردی از مقامات بالا انتخاب و منصوب شده‌اند. این یعنی کسی که در رأس قرار دارد، لزوما باکفایت‌ترین یا مجرب‌ترین شخص برای این شغل نیست. نیمه‌ی پُر لیوان می‌گوید که این مسئله می‌تواند منجر به نوآوری‌های خلاقانه شود، چرا که شاید این شخص دیدگاه‌های جدید یا تجارب متفاوتی داشته باشد. اما نیمه‌ی خالی می‌گوید انتصاب سیاسی نامناسب ممکن است منجر به هدر رفت زمان و منابع و یا حتی بروز اشتباهات پرهزینه شود.
- مدیریت سهام‌داران مهم است. از هر مدیری در بخش دولتی انتظار می‌رود که در زمینه‌ی مدیریت سهام‌داران، مهارت‌های تخصصی داشته باشد. مدیران بخش دولتی برای انجام وظایف شغلی‌شان باید روابط مؤثری با طیف گسترده‌ای از سهام‌داران خارج از سازمان، از جمله عموم جامعه، رأی‌دهندگان، نمایندگان منتخب، گروه‌های فشار و اتحادیه‌ها ایجاد کنند. وقتی شخص جدیدی برای شغل مهمی انتخاب می‌شود، مدیر بخش دولتی باید با استفاده از مهارت‌ها و تجربیات مدیریت سهام‌داران، رابطه‌ی جدیدی با آنها ایجاد کند.
- اعتماد اهمیت زیادی دارد. بسیاری از مدیران بخش خصوصی به ندرت در مورد این مسئله فکر می‌کنند که آیا واقعا جامعه به محصولات و خدمات آنها اعتماد دارد یا خیر. اما در بخش دولتی، مدیر بد می‌تواند اعتماد عمومی به دولت را از طریق فساد، عدم صلاحیت یا پسرفت کاهش داده یا حتی از بین ببرد و این مسئله ممکن است پیامدهای ماندگاری برای جامعه داشته باشد.
مهارت‌های ضروری بخش دولتی
موفقیت در مدیریت بخش دولتی، به ترکیبی از صبر و اراده نیاز دارد. اگر از بخش خصوصی به بخش دولتی بروید، ممکن است حس سردرگمی کنید چرا که فرهنگ آنجا کاملا متفاوت است.
این مهارت‌ها به شما کمک می‌کنند تا به عنوان مدیر بخش دولتی نیز عملکرد خوبی داشته باشید:
- خلاقانه فکر کنید. اگر چه شاید نتوانید به خاطر محدودیت بودجه، به اعضای گروه‌تان قول افزایش حقوق بدهید، اما به روش‌هایی برای انگیزه دادن به کارمندان نیاز دارید. سازمان‌های دولتی معمولا قوانین سفت و سختی در مورد پاداش‌ها و مزایا دارند، بنابراین باید خلاق باشید. برای مثال، شاید برخی شرکت‌های خصوصی هدایایی به صورت کالا به گروه‌شان بدهند، اما این کار در بخش دولتی اغلب غیرقانونی است. مشخص است که نمی‌توانید برای سود بالا یا افزایش فروش پاداش بدهید، اما می‌توانید برای معیارهای دیگری هم‌چون نرخ خطای کمتر یا بهره‌وری بیشتر، پاداش تعیین کنید و ارزش اعضای گروه‌تان را هم شناسایی کنید. افرادی که در حوزه‌ی خدمات عمومی کار می‌کنند، احتمالا به رفاه عمومی اهمیت می‌دهند. سعی کنید پاداش‌ها را بر اساس طرز تفکر آنها ارائه دهید، نه اینکه صرفا به تصور خودتان از آنچه آنها دوست دارند اهمیت بدهید.
-
آماده‌ی مذاکره باشید. مدیران برای انجام کارها باید بتوانند با دیگران مذاکره و مصالحه کنند، زیرا سازمان‌های بخش دولتی اغلب لایه‌های زیادی از بوروکراسی دارند. اهداف مشخصی داشته باشید و برای رسیدن به اهداف مشترک، آماده‌ی تعامل با دیگران باشید. الهام‌بخشی و انگیزه دادن به دیگران را هم مَد نظر قرار دهید.
- شهامت تصمیم‌گیری داشته باشید. بسیاری از سازمان‌های دولتی پیشرفتی نمی‌کنند، چون نمی‌توانند تصمیم‌گیری کنند. ایده‌ها و برنامه‌ها اغلب به تأیید سطوح مختلف نیاز دارند و این امر ممکن است مدیران را دلسرد کند و باعث شود که اگر مجاز به اخذ تصمیم نیز باشند، از زیر بار مسئولیت تصمیم‌گیری شانه خالی کنند. البته این تصمیم نگرفتن فایده‌ای هم ندارد. مدیران دولتیِ موفق باید جرأت تصمیم‌گیری داشته باشند و درک کنند که پیشرفت ضروری است. بدون تصمیم و اقدام، هیچ امر معناداری انجام نخواهد شد.
- اطلاعات را به اشتراک بگذارید. سازمان‌های دولتی اغلب با یکدیگر مرتبط هستند؛ اگر هم نیستند، باید باشند. تصور کنید چقدر ناراحت‌کننده است که اداره‌ی پلیس، بیمارستان و مدرسه بفهمند که اگر با هم در ارتباط بودند، می‌توانستند از وقوع جرمی علیه یک کودک جلوگیری کنند. آماده‌ی به اشتراک‌گذاری منابع و اطلاعات (در محدوده‌ی قانونی خود) باشید.
- صبر داشته باشید. ممکن است بوروکراسی‌ها در بخش دولتی بسیار گسترده باشند و اگر امید دارید که کاری انجام بدهید، باید در محدوده‌ی این سیستم کار کنید. این مسئله نباید شما را از ایجاد تغییرات منصرف کند، اما اگر همیشه دوست دارید بر امور کنترل داشته باشید، پس کار در بخش دولتی به درد شما نمی‌خورد.
درس‌هایی از بخش دولتی
مدیران
بخش خصوصی می‌توانند چندین درس از بخش دولتی بیاموزند:
- روی ارزش‌ها تمرکز کنید. کارمندان بخش دولتی اغلب احساس می‌کنند که بخشی از دایره‌ای بزرگتر از آنچه درونش کار می‌کنند هستند و این مسئله موجب ترویج فرهنگ ارزشی بسیار قوی در سازمان می‌شود. شما برای ایجاد چنین فرهنگی در شرکت‌تان، چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ شاید بتوانید با شناخت ارزش‌های اعضای گروه‌تان شروع کنید و سپس، پاداش‌ها را بر اساس این ارزش‌ها تعیین کنید.
- کارمندان‌تان را برای مدت بیشتری حفظ کنید. به مدت زمانی که بسیاری از کارمندان دولتی شغل‌شان را حفظ می‌کنند توجه کنید. پیش‌تر گفتیم که پرداخت‌های بخش دولتی اغلب بر اساس تعداد سال‌های کاری شخص هستند، بنابراین بیشتر افراد مایلند تا بیشتر در سازمانی که در آن شاغلند بمانند. در نتیجه آنها می‌توانند تجربیات و دانش خود را به اعضای جدیدتر منتقل کنند. به عنوان مدیر بخش خصوصی، چگونه می‌توانید برای کارمندان خود الهام‌بخش و انگیزه‌بخش باشید تا مدت طولانی‌تری در شرکت‌تان بمانند؟
-
به دنبال هدف خوبی باشید. شاید شرکت شما محصول یا خدمتی می‌فروشد، اما اگر این محصول یا خدمت به نوعی به افراد کمک نکند، اصلا وجود نخواهد داشت. ابتدا بر مشتریان خود تمرکز کنید. برای راحت‌تر کردن زندگی‌شان، چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ چه کاری می‌توانید انجام دهید تا تجربه‌ی بهتری با شرکت شما داشته باشند؟ حتی سازمان‌های انتفاعی هم قدرت بهبود زندگی دیگران را دارند.