فرض کنید که مسئول یک شرکت کوچک کارآفرین شده‌اید. اگرچه سازمان هنوز در مرحله‌ی طفولیت است اما پتانسیل بسیار زیادی دارد. شما می‌خواهید مطمئن شوید که این شرکت پتانسیلش را درک و رشد خود را محقق می‌کند. اما متوجه هستید که کارهای بسیار زیادی باید انجام دهید تا این شرکت را به یک کسب‌وکار قوی، موفق و بالغ تبدیل نمایید.
چگونه سازمان را در طول این فرآیند رهبری خواهید کرد؟
اگر شرکت‌های نوآور در مراحل اصلی توسعه بخواهند تا رشد بیشتری داشته باشند، نیاز دارند که کارهای مشخصی انجام بدهند و وارد یک نظام رسمی بشوند.
اینجاست که مدلی مانند هرم توسعه‌ی سازمانی به کار می‌آید. این مدل یک نقشه‌ی راه ترسیم می‌کند که شرکت‌های جوان و در حال رشد می‌توانند برای مدیریت کردن فعالیت‌های لازم برای رشد و توسعه، از آن استفاده کنند. رهبران می‌توانند با استفاده از این هرم اطمینان حاصل کنند که به مسائل کلیدی اشاره کرده‌اند و قادر خواهند بود تا از مشکلاتی جدی که گاهی اوقات پیش می‌آیند جلو‌گیری کنند.
در این مقاله به هرم توسعه‌ی سازمانی نگاهی می‌اندازیم و به این می‌اندیشیم که چگونه می‌توانیم هر گام از این هرم را به درستی محقق کنیم.
درباره‌ی مدل
اریک فلیم‌هلتز (Eric Flamholtz) و یوان رندل (Yvonne Randle) پس از دو دهه تحقیق و تجربه‌ی مشاوره در سیستم‌های مدیریتی، هرم توسعه‌ی سازمانی را ایجاد کردند و در کتاب‌شان «Growing Pains» که در سال ۲۰۰۰ چاپ شد، منتشر کردند.
این هرم، هفت گام یا اقدام کلیدی را برای توسعه معرفی می‌کند که نویسندگان معتقدند باید به شکلی موفقیت‌آمیز تکمیل شوند تا سازمان به یک کسب‌وکار بالغ و موفق تبدیل شود.
این هفت گام، ترتیبی را نشان می‌دهند که با توجه به آن باید هرم را بسازید و از پایه و اساس آن شروع می‌شوند:
1- تعریف مفهوم کسب‌وکار.
2- تشخیص و تعریف یک بازار.
3- توسعه‌ی محصولات و خدمات.
4- تأمین منابع.
5- توسعه‌ی سیستم‌های اجرایی.
6- توسعه‌ی سیستم‌های مدیریتی.
7- مدیریت فرهنگ سازمان
اگر رهبران گام‌های درون هرم را درک کنند می‌توانند به شرکت‌شان کمک کنند تا به شکلی سالم و با نرخی ثابت رشد کند. آنها همچنین می‌توانند اطمینان حاصل کنند که هیچ اقدام مهمی را از قلم نینداخته‌اند.
پیاده‌سازی هفت گام
بیایید به هر گام هرم با جزئیات بیشتری نگاه کنیم و بررسی کنیم که چگونه می‌توانید هر کدام را به کار ببرید.
۱. تعریف مفهوم کسب‌وکار
به عقیده‌ی فلیم‌هلتز و رندل شرکت‌ها باید با تعریف مفهوم کسب‌وکارشان که دلیل حضور آنها در این کسب‌وکار است، شروع کنند. مفهوم کسب‌وکار شما تعریف می‌کند که سازمانتان می‌خواهد چه کاری انجام دهد و همچنین روشن می‌کند که برای چه وجود دارد.
پیاده‌سازی
اگر یک سازمان جدید تأسیس کرده‌اید یا سازمانی را که از قبل وجود داشته است رهبری می‌کنید، ضروری است که مفهوم روشنی از کسب‌وکار و یک استراتژی که به خوبی به آن فکر شده است، داشته باشید. این موارد معمولا درون طرح کسب و کار شرکت بیان می‌شوند و به تیم‌تان موارد مهم و اهدافی را که باید در آنها تمرکز کنند، نشان می‌دهند.
اگر هنوز بیانیه‌ی مأموریت و چشم‌انداز را برای سازمانتان تهیه نکرده‌اید، سریع‌تر آنها را ایجاد کنید. بیانیه‌ی مأموریت شما به شکلی ساده و قابل فهم، تعریف می‌کند که سازمان شما می‌خواهد چه کاری انجام دهد و اهداف آن چیست؛ از طرفی بیانیه‌ی چشم‌انداز شما، ارزشها و اهداف سازمانتان را تعریف می‌کند.
مهم است که درباره‌ی این موضوعات به طور مرتب با افرادتان صحبت کنید، در نتیجه همه‌ی افراد سازمانتان می‌توانند از آنچه که می‌خواهید به دست آورید و اهداف سازمان، دید روشنی داشته باشند.
۲. تشخیص و تعریف یک بازار
سازمان شما نمی‌تواند تمامی نیازهای افراد مختلف را برطرف کند. شما نیاز دارید که بازار هدف‌تان را تعریف و فکر کنید که چگونه می‌توانید نیازهای این بازار را تأمین کنید. همچنین نیاز به خلق یک استراتژی دارید که تعیین کند سازمان شما چگونه می‌خواهد تأمین‌کننده‌های رقیب را شکست بدهد.
پیاده‌سازی
با فکر کردن به افرادی که می‌خواهید محصول شما را خریداری کنند شروع کنید. احتمال دارد کدام گروهها تمایل و نیاز بیشتری به محصولات و خدمات شما داشته باشند و برای آن پول خرج کنند؟ افراد این گروهها چه سنی دارند؟ کجا زندگی می‌کنند؟ اگر سازمان شما تا پیش از این گروه‌های در دسترس را مورد هدف قرار نداده است، مقاله‌ی ما با عنوان بخش‌بندی بازار پرسش‌های بسیار خوبی مطرح می‌کند که به شما کمک می‌کنند تا بازارهای هدف‌تان را مشخص کنید.
برای مثال یکی از محصولات ما ممکن است مناسب مردان مسن باشد، در حالی که یکی دیگر ممکن است برای تأمین نیازهای زنان جوان‌تر مناسب باشد. شما می‌توانید محصولات مختلفی را برای گروه‌های مختلف توسعه دهید و به شیوه‌های مختلفی که به نیازهای مشخص‌شان اشاره می‌کند، برای آنها بازار‌یابی کنید.
با مشخص کردن بخش‌های بازار هدف، نیاز دارید بفهمید که چگونه باید در این بخش‌ها رقابت کنید. مقاله‌ی ما با عنوان پنج نیروی رقابتی پورتر به شما کمک می‌کند تا بفهمید که در هر بخش چه کسی قدرت را در اختیار دارد و مقاله‌ی ماتریس SWOT به شما کمک می‌کنند تا به این فکر کنید که چگونه می‌توانید به شکلی مؤثرتر رقابت کنید.
۳. توسعه‌ی محصولات و خدمات
گام سوم توسعه‌ی محصولات و خدمات معنادار و مفید است، به این ترتیب می‌توانید نیازهای بخش‌های بازار هدف‌تان را تأمین کنید.
اگر سازمان شما پیش از این تأسیس شده است، در این صورت باید محصولات و خدمات‌تان موجود باشند. اما آیا مطمئن هستید که این محصولات و خدمات به طور کامل نیازها و خواستههای مشتریان هر بخش را تأمین می‌کنند؟ یا محصولات بیش از حد کلی هستند و با خواستههای گروه‌های مختلف به خوبی هماهنگ نمی‌شوند؟
پیاده‌سازی
محصولات و خدمات شما باید برای تعداد زیادی از افراد در هر بخش مطلوب باشند و نیاز مهمی را برآورده سازند. نخست با افراد بسیاری از هر بخش صحبت کنید تا به طور کامل بفهمید که چگونه فکر می‌کنند و چه چیزی می‌خواهند.
از گروه‌های متمرکز، نظرسنجی‌ها و مصاحبه‌های محرمانه برای جمع‌آوری داده‌های مورد نیاز استفاده کنید. همچنین محصولات‌تان را به کمک این افراد بیازمایید و ببینید که چگونه به آنها واکنش نشان می‌دهند.
مطمئن شوید که محصولات و خدمات‌تان نیازهای بازار هدف‌تان را تأمین می‌کنند. برای این کار پیاده‌سازی نوآوری‌های موفقیت‌آمیز ضروری است. برای این منظور، تشخیص نواحی مختلف درون سازمان که می‌توانید برای نوآوری بر آنها تمرکز کنید، می‌تواند برای بهبود محصولات و خدمات فعلی‌تان، با توجه به چیزی که مشتریان بیشتر می‌پسندند، به شما کمک کند.
۴. تأمین منابع
در این گام شما منابع مورد نیاز سازمان را برای رشد، تشخیص می‌دهید و تأمین می‌کنید. این منابع ممکن است شامل ماشین‌آلات، سرمایه‌ی درگردش، موجودی انبار، فضای خرده‌فروشی یا دیگر منابع ضروری کسب‌وکار باشند. این مورد همچنین شامل به خدمت گرفتن افراد مناسب برای سازمان نیز می‌شود.
زمانی که منابع‌تان را ارزیابی می‌کنید، آنهایی را که اکنون مورد نیاز هستند و آنهایی را که ممکن است در آینده به کار بیایند، در نظر بگیرید. به این ترتیب می‌توانید مطمئن شوید که تصمیم درستی می‌گیرید و به شکلی مؤثر خرید می‌کنید.
پیاده‌سازی
برای مشخص کردن منابع مالی مورد نیاز، مثلا جریان نقدی ۲۴ ماه آینده را پیش‌بینی کنید تا کمبود مالی احتمالی را تشخیص دهید. همچنین برای تشخیص پول مورد نیاز برای هر پروژه از تکنیک‌های مناسبی برای ارزیابی پروژه استفاده کنید.
به کمک تجزیه و تحلیل منابع مشخص کنید که کدام منابع اهمیت بیشتری برای شما دارند و مطمئن شوید که به آنها دسترسی کافی دارید. سپس بر روی زنجیره‌ی تأمین تمرکز کنید و اطمینان حاصل کنید که زنجیره‌ی تأمین‌تان ناب و استوار است و در ریسک‌های منطقی و قابل پیش‌بینی، دوام می‌آورد.
جایی که نیاز دارید تعداد کارمندان را به سرعت افزایش دهید، مدیر متخصصی را به خدمت بگیرید که فرآیند‌های استخدام مناسبی را ایجاد کند و به درستی آنها را هدایت کند. باید تأکیدتان روی جذب کاندیدا‌های عالی باشد، افرادی که فقط تا اندازه‌ای خوب باشند در نهایت باعثث ناامیدی می‌شوند. فعالیت‌هایی را که کلیدی و اصلی نیستند، برون‌سپاری کنید و در مواردی که نیاز به افراد متخصص دارید اما نمی‌خواهید افرادی را به صورت تمام وقت استخدام کنید، از پیمان‌کارها و افراد کارمزد استفاده کنید.
۵. توسعه‌ی سیستم‌های اجرایی
بسیاری از سازمان‌ها که رشد سریعی دارند، از اهمیتِ داشتن یک سیستم اجرایی استوار غفلت می‌کنند. در این سازمان‌ها سیستم‌هایی وجود دارند که از فعالیت‌های روزانه مانند حسابداری، صدور صورت‌حساب، جریان کار، مدیریت موجودی و پشتیبانی، تدارکات حمل و نقل، استخدام، آموزش، مدیریت ارتباط با مشتری، تولید و تبلیغات، مراقبت می‌کنند (سیستمی که به آن نیاز دارید طبیعتا به صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید بستگی دارد).
بدون وجود زیرساخت‌های مناسب، ممکن است که سازمان‌ها خیلی زود دچار آشوب و درهم‌ریختگی شوند. همچنین سازمان‌ها باید سیستم‌هایی را که در ابتدا نصب شده بودند، با گذر زمان تقویت کنند و تغییر دهند تا بتوانند افزایش تقاضا را مدیریت کنند. در یک کسب‌وکار در حال رشد، افراد و سیستم‌ها ممکن است به سرعت در هم شکسته شوند، یعنی بخش‌های کلیدی کسب‌وکار شما تا زمانی که توسط شما ترمیم نشوند، آسیب دیده باقی می‌مانند، که همین امر گاها نتایج زیان‌باری به همراه دارد.
پیاده‌سازی
نمودارهای مسیر شنا (Swim Lane) به شما نشان می‌دهد که چگونه فرآیندها را ترسیم کنید، به این ترتیب می‌توانید ناکارآمدی‌ها را تشخیص دهید و مطمئن شوید که سیستم‌های مناسبی را به کار گرفته‌اید.
همچنین افراد تحت فشار و تنگناها را در سازمانتان پیدا کنید، اینها معمولا نشانه‌هایی برای ناموفق بودن فرآیندها هستند و نیاز به توجه دارند. همچنین می‌توانید از ابزارهایی مانند مهندسی مجدد فرآیندها برای تغییر دادن یا حتی خلق فرآیند‌های جدید استفاده کنید.
۶. توسعه‌ی سیستم‌های مدیریتی
سیستم‌های مدیریت سازمان شما تعیین می‌کنند که تیم رهبری چگونه سازمانتان را مدیریت می‌کند. در اینجا چهار بخش کلیدی وجود دارد:
سیستم برنامه‌ریزی: این مورد شامل برنامه‌ریزی عملیاتی، زمان‌بندی، بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی اقتضائی می‌شود.
ساختار سازمانی: این مورد سلسله مراتب سازمانتان را مشخص می‌کند.
سیستم توسعه‌ی مدیریت: این مورد مشخص می‌کند که سازمان شما چگونه مدیران را پرورش می‌دهد.
سیستم‌های کنترل یا مدیریت عملکرد: این مورد شامل سیستم‌هایی برای سنجش کارایی و انگیزه‌ی کارمندان می‌شود. همچنین شامل سازوکارهای کنترل رسمی مانند حسابداری مسئولیت می‌شود.
بسیاری از سازمان‌های جدید فاقد چنین سیستم‌های مدیریتی هستند. اما برای اینکه با پیشرفت سازمانتان کنترل امور را در دست داشته باشید، توسعه‌ی چنین سیستم‌هایی اهمیت دارد و باید آنها را به خوبی در سازمانتان حفظ کنید.
پیاده‌سازی
چارت سازمانی‌تان را به اشتراک بگذارید تا همه بتوانند ببینند که مدیریت سازمان شما ساختاریافته است.
سپس برای اطمینان از اینکه همه‌ی بخش‌های کسب‌وکارتان به شکلی اثربخش در کنار هم کار می‌کنند از چارچوب ۷s مکنزی استفاده کنید. (همچنین می‌توانید از پیکربندی سازمانی مینتزبرگ برای فهم ساختار سازمان، تجزیه و تحلیل مناسب بودن ساختار و اطمینان ازز اینکه ساختار با استراتژی کلی شما هماهنگ است، استفاده کنید.)
سپس بررسی کنید که سازمان شما چگونه به موضوعات آموزشی می‌پردازد. آیا افراد شما توانایی‌ها و منابع مورد نیاز برای پیشرفت و بهبود را در اختیار دارند؟ آیا فرآیندی برای پرداختن به این نیازها وجود دارد؟ (اگر مطمئن نیستید که اعضای تیم‌تان در چه وضعیتی قرار دارند یک برنامه‌ی ارزیابی نیازهای آموزشی برگزار کنید تا فهم بهتری از نیازهای آنها به دست آورید.)
در نهایت مطمئن شوید که به طور مرتب به افرادتان بازخورد می‌دهید تا بدانند که آیا برای انجام کارهایشان در مسیر درستی قرار گرفته‌اند یا نه؛ همچنین مشخص شود که در چه بخش‌هایی می‌توانند پیشرفت کنند. این بازخورد می‌تواند مانند یک ارزیابی عملکرد، رسمی یا همچون یک صحبت کوتاه یا مکالمه‌ی ایمیلی غیر رسمی باشد.
۷. مدیریت فرهنگ بنگاه
اگر قرار باشد درباره‌ی شخصیت سازمانتان بنویسید، چه چیزی خواهید نوشت؟ سازمان شما چه ارزشها، باورها و رفتاری را از افرادش انتظار دارد؟
فرهنگ شما باید با استراتژی سازمان هماهنگ باشد و در آن مشارکت کند. به طور ایده‌آل فرهنگ سازمان شما باید الهام‌بخش تیم‌تان باشد و به آنها انرژی بدهد. به این دلیل است که مدیریت فرهنگ، آخرین وظیفه‌ی شما برای توسعه‌ی سازمانی است.
پیاده‌سازی
ابتدا فرهنگ کنونی سازمان را با استفاده از چارچوب ارزش‌های رقابتی مشخص کنید. این ابزار به شما کمک می‌کند که فرهنگ‌تان را تعریف کنید و اثربخشی آن را بهبود بخشید.
همچنین می‌توانید از مدل فرهنگی دیل (Deal) و کندی (Kennedy) برای فهم فرهنگ سازمان استفاده کنید و ببینید کدام یک از چهار نوع فرهنگ با سازمان شما سازگار است. سعی کنید فرهنگ سازمانتان را با استراتژی کلی آن هماهنگ کنید.
با رشد سازمانتان ممکن است متوجه شوید که برخی از افراد در برابر تغییر مقاومت می‌کنند. مقاله‌ی ما درباره‌ی مدیریت تغییر به شما نشان می‌دهد که چگونه می‌توانید با غلبه بر این موانع، همه با هم رشدی همه‌جانبه را تجربه کنید.