مدیریت عملکرد در سازمان، سبب می گردد تا دستیابی به اهداف، به شکلی مؤثر و همیشگی امکان‌پذیر شود و عملکرد کارکنان و کل سازمان، بهبود یابد و بهره‌وری و کارایی سازمان افزایش یابد. جهت مدیریت عملکرد به شکلی مؤثر، انجام ۵ مرحله ضروری می باشد و در اینجا می خواهیم مروری کلی بر این موضوع داشته باشیم.
مدیریت عملکرد، فرایندی اصولی است که هر سازمان توسط آن، کارکنان خود را (به صورت فردی یا عضوی از گروه) به منظورِ انجام مأموریت‌ها و دستیابی به اهداف سازمان، در بهبود اثربخشی سازمانی درگیر می‌کند.
مدیریت عملکرد کارکنان، شامل موارد زیر می‌شود:
برنامه‌ریزی وظایف و تعیین انتظارات
نظارت مستمر بر عملکرد
توسعه و گسترش عملکرد
رتبه‌بندی دوره‌ای عملکرد
پاداش دادن به عملکرد خوب
۱. برنامه‌ریزی
در سازمان کارامد، کارها باید از پیش برنامه‌ریزی شود. حتما می‌پرسید که چگونه برنامه‌ریزی کنیم؟ برنامه‌ریزی یعنی تعیین انتظارات عملکردی و اهداف، تا گروه‌ها و افراد بتوانند برای دستیابی به اهداف سازمانی، به تلاش‌هایشان جهت بدهند. درگیر کردن کارکنان در فرایند برنامه‌ریزی، به آنها کمک می‌کند تا اهداف سازمان، آنچه باید انجام شود، دلیل انجام آن و اینکه آن کار باید چقدر خوب انجام شود را درک کنند.
الزامات برنامه‌ریزیِ عملکرد کارکنان، شاملِ ایجادِ عناصر و استانداردهای برنامه‌های ارزیابی عملکرد آنهاست. عناصر و استانداردهای عملکرد، باید قابل سنجش، قابل فهم، قابل اثبات، منصفانه و دست‌یافتنی باشند. از طریق عناصر کلیدی و مهم، می‌توان کارکنان را برای کارها یا مسئولیت‌های واگذار شده به آنها پاسخگو دانست.
برنامه‌های عملکرد کارکنان باید انعطاف‌پذیر باشد، به صورتی که بتوان این برنامه‌ها را بسته به اهداف برنامه و الزامات کاری متغیر، تغییر داد. در صورت استفاده‌ی مؤثر، این برنامه‌ها به جای آنکه به کاغذبازی اداری و اسنادی مبدل شوند که در کشویی بایگانی می‌شوند و فقط در زمان رتبه‌بندی سوابق، به آنها رجوع می‌شود، اسناد کاریِ مفیدی خواهند بود که اغلب مورد بحث و تبادل نظر قرار می‌گیرند.
۲. نظارت
در سازمان کارامد، وظایف و پروژه‌ها همیشه، تحت نظارت قرار می‌گیرد. نظارت درست، به معنی سنجش مستمر عملکرد و ارائه‌ی بازخوردهای مداوم به کارکنان و گروه‌های کاری، در مورد پیشرفت آنها در جهتِ رسیدن به اهداف‌شان است.
روند نظارت بر عملکرد، شامل بررسی پیشرفت کارکنان، به صورتی است که عملکرد آنها با اصول و استانداردهای آنها مقایسه شود. با نظارت مستمر، می‌توانیم بررسی کنیم که کارکنان، تا چه حد به استانداردهای از پیش تعیین شده پایبند هستند و چقدر می‌توانیم استانداردهای غیرواقعی و مشکل‌ساز را تغییر بدهیم. با نظارت مستمر، عملکرد غیرقابل‌قبول در هر زمانی در طول دوره‌ی ارزیابی، قابل شناسایی است و می‌توانیم رسیدگی‌های لازم برای اصلاح چنین عملکردی را انجام بدهیم و دیگر لازم نیست که تا پایان دوره و هنگام جمع‌بندی نهایی رتبه‌بندی‌ها منتظر بمانیم.
۳. توسعه
در سازمان کارامد، به نیازهای توسعه‌ای کارکنان توجه می‌شود و این نیازها ارزیابی می‌شوند. در اینجا توسعه به معنیِ افزایش ظرفیتِ عملکردی است. این توسعه از طریق آموزشِ کارکنان، تعیین وظایفی برای آنها که موجب شکل‌گیریِ مهارت‌های جدید یا بر عهده گرفتنِ مسئولیت‌های سنگین‌تر می‌شود، بهبود فرایندهای کاری یا سایر روش‌ها محقق می‌شود. فراهم کردن فرصت‌های آموزش و رشد، موجب می‌شود تا کارکنان تشویق شوند که عملکرد بهتری داشته باشند و مهارت‌ها و قابلیت‌های مرتبط با شغل خود را تقویت کنند. از این طریق می‌توانیم به کارکنان کمک کنیم تا خود را با تغییرات ایجاد شده در محیط کاری (مانند ورود فناوری‌های جدید) همگام کنند.
با انجامِ فرایندهای مدیریت عملکرد، فرصتی عالی برای شناسایی نیازهای توسعه‌ای خواهیم داشت. در طول برنامه‌ریزی و نظارت بر کار، کاستی‌های موجود در عملکرد، آشکار می‌شود و می‌توان این کاستی‌ها را برطرف کرد. از این طریق، حوزه‌هایی که می‌توان عملکرد را در آنها بهبود داد، مشخص می‌شوند و می‌توان اقدامات لازم را برای کمک به پیشرفت هر چه بیشترِ کارکنان، انجام داد.
۴. رتبه‌بندی
سازمان‌ها باید هر چند وقت یکبار، خلاصه‌ای از عملکرد کارکنان تهیه کنند. با این کار می‌توان عملکرد هر فرد را در طول زمان بررسی کرد و عملکرد همه‌ی کارکنان را با یکدیگر مقایسه نمود. سازمان‌ها باید بدانند که کدام‌یک از کارکنان، بهترین عملکرد را دارند.
رتبه‌بندی، در چارچوب الزامات ارزیابی عملکرد رسمی، به معنیِ ارزیابی عملکرد کارکنان یا گروه، بر اساس اصول و استانداردهای موجود در برنامه‌ی عملکرد کارکنان و رتبه‌بندی نهایی است. این رتبه‌بندی، بر اساس فرایند موجود در برنامه‌ی ارزیابی سازمان، تعیین می‌شود و بر اساس کارهای انجام شده در طول کل دوره‌ی ارزیابی، انجام می‌شود. همچنین این رتبه‌بندی، با سایر اقدامات گوناگون مربوط به کارکنان، مانند افزایش حقوق بر اساس رتبه‌‌‌ی کسب شده در ارزیابی‌ها و تعیینِ امتیازات ویژه برای کارمندانی که عملکرد مناسب‌تری دارند، ارتباط دارد.
نکته:
درست است که عملکرد گروه می‌تواند بر رتبه‌بندی هر کارمند تأثیر بگذارد، ولی در نهایت این رتبه‌‌ها، فقط به هر «فرد» اختصاص داده می‌شود، نه به «گروه».
۵. پاداش دادن
در سازمان کارامد، باید از پاداش‌ها به شکل درستی استفاده شود. پاداش دادن به معنیِ به رسمیت شناختن کارکنان (به صورت انفرادی و به عنوان اعضای یک گروه) برای عملکردی که داشته‌اند و قدردانی کردن از نقش آنها در انجامِ مأموریت سازمان است. طبق اصلی اساسی در مدیریت مؤثر، تمام رفتارها توسط پیامدهای آنها کنترل می‌شوند. این پیامدها می‌توانند رسمی و غیررسمی یا مثبت و منفی باشند.
از عملکرد خوب باید قدردانی شود، بدون آنکه منتظر باشیم تا برای دریافت پاداش‌های رسمی، درخواستی مطرح شود. پذیرفتن و قدرشناسی، باید بخشی طبیعی و همیشگی از تجربه‌های هرروزه باشد. بسیاری از کارهایی که برای پاداش دادن به عملکرد خوب انجام می‌شوند (مانند تشکر کردن)، نیازی به اختیار قانونی خاصی ندارند. با این حال در قوانین، روش‌های گوناگون رسمی‌تری برای پاداش دادن مشخص شده است؛ روش‌هایی مانند پرداخت پول نقد، مرخصی دادن و موارد فراوان غیرپولی دیگر. در سازمان‌ها معمولا برای انواع دستاوردهای مثبت به دست آمده توسط کارکنان (شامل پیشنهادها یا دستاوردهای گروهی) پاداش متناسب با آن در نظر گرفته می‌شود.
مدیریت عملکرد مؤثر
مدیران و کارکنان در سازمان‌های کارامد، به طور طبیعی مدیریت عملکرد درست را در تمام زندگی خود انجام می‌دهند و تمام فرایندهای مهم تشکیل‌دهنده را به خوبی اجرا می‌کنند. در این سازمان‌ها، اهداف از پیش تعیین می‌شوند و کارها به صورت روتین و معمول، برنامه‌ریزی می‌شود. پیشرفت به دست آمده در جهتِ دستیابی به اهداف، سنجیده می‌شود و کارکنان، بازخورد دریافت می‌کنند. در این سازمان‌ها استانداردهای بالایی تعیین می‌شود ولی در عین حال، مهارت‌های لازم برای رسیدن به آن استانداردها نیز پرورش داده می‌شود. برای قدردانی از رفتارها و پیامدهایی که منتهی به انجام وظایف و مأموریت‌ها می‌شوند، از پاداش‌های رسمی و غیررسمی استفاده می‌شود. در این سازمان‌ها، تمام ۵ فرایند تشکیل‌دهنده، با همکاری و پشتیبانی یکدیگر، منتهی به مدیریت عملکرد مؤثر و طبیعی می‌شوند.
برگرفته از: opm.gov