شنبه صبح است. شما پشت میز نشسته‌اید و همان حسِ همیشگی را دارید. از شروع هفته و روزهای کاری پیش رو نترسیده‌اید، بلکه از تعداد زیاد ایمیل‌های دریافتی وحشت کرده‌اید! با ما همراه باشید تا مدیریت ایمیل های دریافتی را به شما آموزش دهیم.
فرض کنید مسئول یک تیم بزرگ هستید و هر روز، حداقل ۵۰ ایمیل دریافت می‌کنید. خواندن و جواب دادن به تمام این ایمیل‌ها، وقت زیادی را می‌گیرد و باید ساعات زیادی را پشت میز بنشینید تا به این کار روزمره رسیدگی کنید. پس، مسلم است که از پروژه‌ها عقب می‌مانید و مجبور می‌شوید تا دیروقت کار کنید تا به کارهای عقب‌افتاده برسید.
ایمیل، چنانچه از آن به درستی استفاده شود ابزار ارتباطی بسیار مفیدی است. اما ما از حجم زیاد ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنیم و پاسخ‌هایی که باید به آنها بدهیم، به ستوه می‌آییم.
با وجود این، راه‌هایی برای مدیریت ایمیل‌ها وجود دارد که به شما کمک می‌کند کارایی‌تان را بالا ببرید. در این مقاله، استراتژی‌هایی را برای انجام این کار معرفی می‌کنیم تا از پس مدیریت مؤثر ایمیل‌ها برآیید.
توجه:
به خاطر داشته باشید که این استراتژی‌ها ممکن است برای همه کارایی نداشته باشند. بنابراین هنگام فکر کردن درباره‌ی مدیریت ایمیل‌ها، خودتان قضاوت کنید کدام استراتژی بیشترین کارایی را برای شما دارد.
بررسی ایمیل‌ها
برای اینکه بتوانید حجم صندوق دریافت ایمیل را در سطح قابل‌کنترلی نگه دارید، به طور منظم در طول روز، ایمیل‌های خود را بررسی کنید.
با وجود این، وقفه و حواس‌پرتی‌های مداوم ناشی از چند وظیفه ای بودن می‌تواند بهره وری شما را تا حد زیادی پایین بیاورد و توانایی شما را برای ورود به وضعیت «تچان» هنگام کار روی پروژه‌های باارزش، محدود کند.
یک استراتژی که می‌توانید از آن استفاده کنید این است که در زمان‌های خاصی از روز که خودتان تعیین می‌کنید، صندوق دریافت ایمیل‌ها را بررسی کنید. برای مثال، می‌توانید اول صبح، قبل از ناهار یا آخر روز را به این کار اختصاص بدهید.
همچنین می‌توانید از امکانات نرم‌افزارهای ایمیل استفاده کنید تا پیام‌ها را در زمان‌های خاصی «دریافت» کنید تا دیگر با دریافت بی‌موقع آنها حین انجام کارهای دیگر، دچار حواس پرتی نشوید. اگر امکان استفاده از این نرم‌افزارها را ندارید، حداقل هشدارهای صوتی و تصویری (مبنی بر دریافت ایمیل) را غیرفعال کنید.
می‌توانید پس از یک دوره‌ی طولانی کار متمرکز، یا زمانی از روز که انرژی و خلاقیت شما در پایین‌ترین سطح قرار دارد، به خواندن ایمیل‌ها و پاسخ دادن به آنها بپردازید. مقاله‌ی ما با عنوان «کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟» به شما کمک می‌کند تا تشخیص بدهید چه ساعتی از روز کمترین انرژی را دارید تا بتوانید برنامه‌ی زمانی‌تان را به درستی مدیریت کنید.
اگر نگران واکنش همکاران، رئیس یا مشتریان‌تان هستید که مبادا به‌خاطر تأخیر در جواب گرفتن از شما، ناراحت یا سردرگم شوند، به آنها توضیح دهید که زمان‌های خاصی از روزتان به بررسی ایمیل‌ها اختصاص دارد و در صورتی که خواسته‌ی آنها فوری است، می‌توانند با شما تماس بگیرند یا از پیام‌رسان‌های فوری (Instant Messaging) استفاده کنند.
نکته:
روشن است که در برخی از مشاغل، مجبورید به طور منظم صندوق دریافت ایمیل‌ها را بررسی کنید؛ به‌ویژه اگر در شغل شما از ایمیل به عنوان ابزار اصلی ارتباط استفاده می‌شود. در این مورد هم بر اساس تشخیص خودتان و شرایطی که دارید از این استراتژی‌ها استفاده کنید.
خواندن ایمیل
اگر بدون استفاده‌ی هوشمندانه از زمان بخواهید ایمیل‌هایتان را بخوانید، وقت زیادی را برای انجام این کار به هدر خواهید داد.
اگر خواندن ایمیل و جواب دادن به آن، کمتر از دو دقیقه وقت شما را می‌گیرد، ابتدا سعی کنید از «قانون دو دقیقه» استفاده کنید. (مفهومی که توسط دیوید آلن، نویسنده‌ی کتاب «Getting Things Done» ایجاد شد) یعنی همان موقع به ایمیل پاسخ دهید، حتی اگر از اولویت بالایی هم برخوردار نیست. ایده‌ای که در پسِ این کار وجود دارد این است که اگر رسیدگی به ایمیلی کمتر از دو دقیقه وقت شما را می‌گیرد، بهتر است به‌جای اینکه ایمیل را بخوانید و جواب دادن به آن را به بعد موکول کنید، بلافاصله پس از خواندن، به ایمیل جواب بدهید.
برای ایمیل‌هایی که خواندن و جواب دادن به آنها بیش از دو دقیقه زمان می‌برد، در تقویم‌تان تاریخ مشخص کنید یا آنها را به فهرست انجام کارهای پیش رو اضافه کنید تا در زمان مناسب به آنها رسیدگی کنید. اغلب برنامه‌های ایمیل گزینه‌هایی دارند که با استفاده از آنها می‌توانید ایمیل‌هایی را که نیازمند پاسخ یا رسیدگی هستند، با علائمی نظیر ستاره، نشانه‌دار و متمایز کنید؛ بنابراین هر زمان که توانستید، از این ابزار دم‌دستی استفاده کنید.
نکته:
بسیاری از ما ایمیل‌هایی را از سوی شرکت یا اعضای تیم دریافت می‌کنیم که صرفا جنبه‌ی اطلاع‌رسانی دارند. اگر نام شما در بخش CC (و در نه در بخش To) درج شده است، این احتمال وجود دارد که ایمیل جنبه‌ی اطلاع‌رسانی داشته باشد. این نوع ایمیل‌ها را در پوشه‌ی جداگانه‌ای قرار دهید تا بعدا آنها را بخوانید.
مرتب کردن ایمیل‌ها
می‌توانید تصور کنید صندوق دریافت ایمیل شما خالی است؟ این تصور غیرقابل‌باور است! شاید داشتن یک صندوق دریافت ایمیل خالی، غیرممکن به نظر برسد؛ اما خلوت نگه‌داشتن صندوق دریافت ایمیل، غیرممکن نیست و باعث می‌شود هم نظم پیدا کنیم و هم استرس مان برطرف شود.
برای شروع مدیریت ایمیل‌هایتان، یک سیستم بایگانی ساده ایجاد کنید. از طبقه‌بندی‌های جامع استفاده کنید، با عناوینی نظیر: فهرست اقدامات، فهرست انتظار، مرجع، آرشیو. اگر بتوانید کارهایتان را مطابق این دسته‌بندی‌ها جلو ببرید، به‌ویژه در مورد «فهرست اقدامات» و «فهرست انتظار»، آنگاه این فهرست‌ها به‌صورت غیررسمی، شبیه یک «فهرست کارهای پیش رو» می‌شوند.
اگر چهار پوشه برای نیازهای شما کم است، می‌توانید به تعداد پوشه‌ها اضافه کنید یا از سیستم پیچیده‌تری کمک بگیرید. برای مثال، می‌توانید برای هر پروژه‌ای که روی آن کار می‌کنید، یک پوشه درست کنید یا برای هر یک از مشتریان یا نمایندگان فروش، مجموعه‌ای از پوشه‌ها را ایجاد کنید.
مزیت مرتب کردن ایمیل‌ها به‌وسیله‌ی ایجاد این پوشه‌ها این است که پیدا کردن ایمیل‌های گذشته آسان‌تر می‌شود. به‌جای اینکه کل سیستم را جست‌وجو کنید، می‌توانید به سراغ پوشه‌ی مخصوص آن ایمیل بروید.
استفاده از تنظیمات
اغلب برنامه‌های ایمیل، از قبیل Outlook و Gmail به شما امکان می‌دهند تنظیمات را طوری انجام بدهید که ایمیل‌ها به محض دریافت به صورت خودکار در یک پوشه‌ی خاص قرار بگیرند.
برای مثال، ممکن است هر روز ایمیل‌هایی دریافت کنید که صرفا جهت اطلاع‌رسانی درباره‌ی میزان فروش محصولات یا خدمات شرکت شما باشند. شما می‌خواهید این ایمیل‌ها را دریافت کنید، چون می‌خواهید در جریان امور باشید، اما نمی‌خواهید این دسته از ایمیل‌ها، صندوق دریافت ایمیل شما را نا کنند.
اینجا جایی است که می‌توانید در برنامه‌ی ایمیل خود تنظیمات را طوری انجام بدهید که طبق آن، ایمیل‌هایی با عنوان «آمار فروش» به محض دریافت، مثلا در پوشه‌ی «فروش شرکت» قرار گیرند. یعنی لازم نیست شما به صورت دستی این جابه‌جایی را انجام بدهید. با استفاده از امکانات این برنامه‌ها، تمامی ایمیل‌ها با موضوع «آمار فروش» در یک پوشه قرار می‌گیرند.
ایمیل‌های غیرضروری
اگر به‌طور مرتب از منابعی مثل خبرنامه‌ها، وبلاگ‌ها و مقالات، ایمیل‌هایی دریافت می‌کنید، می‌توانید آنها را به آدرس ایمیل دیگری، فوروارد کنید یا تنظیمات را طوری انتخاب کنید که این دسته از ایمیل‌ها به یک پوشه‌ی خاص منتقل شوند.
این استراتژی‌ها باعث می‌شوند صندوق دریافت ایمیل شما خلوت شود و ایمیل‌ها در پوشه‌های خاص خودشان قرار بگیرند تا در فرصت مناسب خوانده شوند.
نکته:
نوشتن ایمیل‌های تاثیرگذار برای رئیس، همکاران و مشتریان شما، اهمیت زیادی دارد. این توانایی نه تنها از استرس و ناامیدی آنها کم می‌کند، بلکه اگر محتوای ایمیل‌ِ پاسخ، کوتاه و مربوط به موضوع هم باشد، جلوی اتلاف وقت شما و آنها را خواهد گرفت.
ترویج عادات خوب تیمی
یکی از بهترین کارها برای محدود کردن دامنه‌ی رسیدگی به ایمیل‌ها، ترغیب افراد به کمتر فرستادن ایمیل است.
برای مثال، اگر بعضی از اعضای تیم، به طور مرتب برای شما ایمیل‌های طولانی می‌فرستند، این موضوع کسالت‌بار را با آنها در میان بگذارید. به آرامی اما با جدیت به آنها بگویید که به‌خاطر کمبود وقت، بهتر است ایمیل‌هایی که می‌فرستند بیشتر از یک یا دو پاراگراف نباشد. بهتر است هر ایمیلی که محتوایش بیش از دو پاراگراف است را با یک تماس تلفنی جایگزین کرد. از سوی دیگر، همکاران شما به‌جای فرستادن این ایمیل‌های طولانی می‌توانند به دفتر کار شما سر بزنند و به‌صورت حضوری با شما صحبت کنند.
گذشته از اینها، استراتژی‌های ایمیلی و ارتباطی خوب را در سازمان‌تان ترویج کنید. افراد را به استفاده از استراتژی‌های تأکیدشده در این مقاله، تشویق کنید.