آیا تیم کاری‌تان به طور منظم بر دانش کاری‌اش می‌افزاید؟ آیا نظامی برای اشتراک تجربیات و رویه‌های تازه دارید؟ اگر این‌طور نیست بهتر است برای تقویت همکاری در اعضای تیم به سراغ «ویکی» بروید.
ویکی چیست؟
«ویکی» (Wiki) در زبان مردم هاوایی به معنی «سریع» است. ویکی نرم‌افزاری کاربردی برای مدیریت محتواست که به مجموعه‌ای از افراد امکان افزودن، ویرایش، ساختاربندی و حذف محتوای ذخیره شده در پایگاه اصلی را می‌دهد. بزرگ‌ترین و موفق‌ترین نمونه‌ی ویکی، دانش‌نامه‌ی آنلاین ویکی پدیا است که تمامی محتوای آن توسط افرادی که خودشان داوطلب شدند ایجاد، نگهداری و ویرایش می‌شود. هر کسی می‌تواند به ویکی‌پدیا مطلب اضافه کند و در صورت ثبت نام، امکان ویرایش محتوای دیگران را داشته باشد؛ در عین حال دیگران هم امکان ویرایش مطالب شما را خواهند داشت.
ویکی‌پدیا به اندازه‌ای موفق بوده است که در زمان نوشتن این مقاله، به عنوان پنجمین سایت پرطرفدار دنیا شناخته می‌شود. در ماه بیش از ۵۳۰ میلیون خواننده و بیش از ۳۰ میلیون مقاله به ۲۸۷ زبان گوناگون دارد.
چه وقت از ویکی استفاده کنیم
نخستین ویکی توسط برنامه‌نویسی به نام «هاوارد وارد کانینگام» (Howard G. Ward Cunningham) در سال ۱۹۹۵ ایجاد شد. هدف او خلق فضایی برای به اشتراک گذاشتن کدهای برنامه‌نویسی توسط توسعه‌دهندگان نرم‌افزار بود. در واقع ویکی به گروهی از افراد امکان همکاری برای خلق محتوا حول موضوع یا هدفی خاص را می‌دهد.
ویکی بهترین ابزار برای رسیدن به یک «دید کلی» برآمده از دیدگاه‌های مختلف یا دستیابی به اطلاعاتی است که در حال تغییرند یا هنوز بر سر آنها توافقی ایجاد نشده است. ویکی با امکان اشتراک نوشته‌ها، ایده‌ها و منابع، کار بر روی پروژه‌ها را برای تیم‌های کاری (به ویژه تیم‌های مجازی) ساده می‌کند. می‌توان از ویکی برای اشتراک یادداشت‌ها یا تبادل افکار درباره‌ی یک ملاقات یا یک جلسه‌ی آموزشی استفاده کرد. در هنگام کار روی سندی مشترک که توسط چندین نویسنده تهیه می‌شود، ویکی امکان دسترسی به آخرین نسخه‌ی ویرایش‌شده را فراهم می‌کند.
اما باید در استفاده از ویکی دقت کنید. ویکی برای دسترسی به مکالمات یا اطلاعات قطعی که نیازی به ویرایش ندارند مانند گزارش رویه‌های اجراشده، مناسب نیست. اگر به دنبال راهی برای مدیریت دانش برای گردآوری اطلاعات مهم از مثلا کارشناسان بازنشسته هستید، وبلاگ یا سایت‌های استاتیک مناسب‌تر هستند.
نکته:
برای مدیریت دانش ابزارهایی مانند ایمیل، وبلاگ و پایگاه‌های داده وجود دارند که هرکدام مزیت‌ها و معایب مشخصی دارند و شما با توجه به نیازتان آنها را انتخاب می‌کنید.
فراموش نکنید که این ابزار تنها برای دانش آشکار (دانشی که در دسترس است و به سادگی توضیح داده می‌شود) کاربرد دارد. در کار، موضوعات انتزاعیِ بسیاری وجود دارند که به سادگی در قالب واژه‌ها بیان نمی‌شوند به همین دلیل روش‌هایی مانند یادگیری از طریق مشاهده و هدایت مربی روش‌های سودمندی هستند.
ایجاد یک ویکی برای تیم‌تان
با پیگیری گام‌های زیر می‌توانید برای تیم‌تان «ویکی» بسازید.
گام اول: نیازتان را مشخص کنید
نخست مطمئن شوید که ویکی بهترین ابزار برای تأمین نیازتان است. با دقت اسناد، پروژه و هدف کلی‌تان را بررسی کنید و پرسش‌های زیر را در نظر بگیرید:
آیا افراد متعددی در این پروژه درگیر هستند؟
آیا به اشتراک گذاشتن این اطلاعات به نفع سازمان یا تیم کاری است؟
آیا ممکن است در آینده نیاز به اشتراک‌گذاری این اطلاعات داشته باشید؟
آیا موضوع و محتوای مورد نظر ایستا و بدون تغییر است یا در حال تغییر و بهبود؟
اگر تبیین هدف‌تان از استفاده از ویکی و مزیت‌هایی که برای‌تان دارد به آسانی امکان‌پذیر نیست، شاید گزینه‌ی مناسبی را انتخاب نکرده‌اید و بهتر است به ابزارهای دیگری فکر کنید.
گام دوم: ریسک را تحلیل کنید
قبل از اینکه پیش‌تر بروید برای اطمینان از اینکه اطلاعاتی که در ویکی به اشتراک گذاشته‌اید از امنیت برخوردارند، تحلیل ریسک انجام دهید. برنامه‌های نرم‌افزاری مختلف از سطح امنیت متفاوتی برخوردارند. گزینه‌های مختلف را با دقت بررسی کنید و در مورد پلت‌فرم مورد استفاده‌تان از بخش آی‌تی شرکت مشاوره بگیرید.
گام سوم: ویکی را راه‌اندازی کنید
گزینه‌های گوناگونی برای راه‌اندازی ویکی موجود است. خدمات‌دهندگان رایگان میزبانی ویکی مانند Wikia و MediaWiki امکان راه‌اندازی ویکی را فراهم می‌کنند. خدمات‌دهندگانی مانند Central Desktop و Same Page در مقابل میزبانی، ارائه‌ی نرم‌افزارها و قالب‌های مختلف و ابزارهایی که برای راه‌اندازی نیاز دارید، هزینه دریافت می‌کنند. این خدمات‌دهندگان همچنین در صورت تمایل برای استقرار و نگهداری ویکی با شرکت‌تان همکاری خواهند کرد.
در انتخاب بین گزینه‌های رایگان و غیر رایگان به نیازهایتان، تعداد افراد درگیر، زمانی که صرف نگهداری ویکی می‌کنید و سطح امنیت موردنیاز فکر کنید. برای مقایسه‌ی گزینه‌ها و یافتن ویکی‌ای که متناسب با نیازهایتان باشد، می‌توانید از سایت WikiMatrix کمک بگیرید.
برای میزبانی ویکی روی اینترانت شرکت یا سازمان می‌توانید بسته‌های نرم‌افزاریِ ویکی را به کار بگیرید. برخی از این بسته‌های نرم‌افزاری مانند TikiWiki رایگان هستند و برخی دیگر مانند Twiki تنها برای بارگذاری اولیه، هزینه دریافت می‌کنند.
پس از راه‌اندازی، تعداد محدودی از کاربران را برای تست کارایی و خوانایی آن دعوت کنید. از آنها بازخورد بگیرید و در صورت نیاز بر مبنای آنها اقدام به تغییر کنید. آزمون کاراییِ ویکی پیش از آغاز به کار، تضمینی برای موفقیت آن خواهد بود.
گام چهارم: از اعضای فعال برای جلب نظر باقی اعضا استفاده کنید
کسانی که با ویکی آشنا هستند معمولا مشتاقانه در آن فعالیت می‌کنند اما تازه‌کارها اغلب از ویرایش محتوای دیگران و کدهایی که باید برای ویرایش استفاده کنند، دل خوشی ندارند. اگر اعضای تیم تمایلی به فعالیت در آن نداشته باشند، ویکی اثرگذاری‌اش را از دست می‌دهد. بنابراین بهتر است راهی برای ترغیب و تشویق اعضا به شرکت در ویکی پیدا کنید.
از تحلیل ذی‌نفعان برای شناسایی کسانی که بیشترین نقش را ایفا می‌کنند استفاده کنید. سعی کنید نخست نظر این افراد را جلب کنید؛ کاربران تأثیرگذارِ آغازین به الگویی برای باقی اعضای گروه تبدیل می‌شوند. درباره‌ی ویکی و مزیت‌های آن صحبت کنید. تأکید کنید که ویکی سابقه‌ی ویرایش همه‌ی اعضا را نگهداری می‌کند و در نتیجه کار هیچ یک آنها حذف یا فراموش نمی‌شود. اعضا را تشویق کنید آستین‌ها را بالا بزنند و فعالیت‌شان را آغاز کنند.
گام پنجم: به آموزش توجه کنید
در مقابل برخی از اعضای تیم که به خوبی از طرز کار ویکی آگاه‌اند و مشکلی در کار با آن ندارند، شاید برخی اعضای دیگر برای استفاده‌ی آسان از ویکی نیاز به آموزش داشته باشند.
اغلب آموزش حین کار برای کار با ویکی مناسب است. نشانه‌ها و علامت‌های پرکاربرد در ویرایش را گردآوری کنید و در اختیار اعضا قرار بدهید. اعضا را به خاطر نوشتن و ویرایش محتوا در ویکی تشویق و بر هدف کار با ویکی و مزیت‌های آن تأکید کنید.
گام ششم: ویکی را به‌روز نگه دارید
ویکی سندی پویا و در حال تغییر است پس نیاز به نظارت و مراقبت دارد. با تقویت حس مالکیت نسبت به ویکی، اعضا را ترغیب کنید که آن را همیشه به‌روز نگه دارند. شاید بد نباشد از افزونه‌های نرم‌افزاری که به اعضا برای اضافه و ویرایش کردن محتوا پاداش می‌دهند، استفاده کنید. همچنین می‌توانید خودتان روشی برای تشویق و پاداش اعضای فعال در نظر بگیرید.
یکی از اعضا را به عنوان نگهبان یا محافظ ویکی تعیین کنید. یک نگهبان خوب اطلاعات نامربوط را حذف می‌کند، به اعضا در افزودن اطلاعات در مکان‌های درست کمک می‌کند و از بروز مشکل بین اعضایی که محتوای مشترکی را ویرایش کرده‌اند جلوگیری می‌نماید.
ممکن است برخی از اعضا با تکیه بر ابزارهای مأنوس‌تر (مانند ایمیل) خود را از ویکی کنار بکشند، این مسئله از اثرگذاری ویکی می‌کاهد زیرا اطلاعات کمتری توسط اعضا به اشتراک گذاشته می‌شود. با یادآوری پیوسته‌ی استفاده از ویکی برای اشتراک‌گذاری اطلاعات به اعضا برای تغییر عادت‌های افراد تلاش کنید. اکنون می‌توانید به تماشای ویکی‌ِ سازمان‌تان و شکوفایی‌اش بنشینید.