مدیریت مالی یک سازمان، امری حیاتی و مهم می باشد. یک مدیر خوب مالی میتواند با هوشمندی و درایت به پیشرفت و اوج گرفتن یک مجموعه و سازمان کمک نماید و در حالت مقابل میتواند سبب افول یک سازمان باشد. اگر برای شما هم جالب می باشد درباره وظایف مدیر مالی بدانید یا سازمانی دارید که قرار است برایش مدیر مالی استخدام نمایید و یا حتی در جستجوی شغل موردعلاقه خودتان هستید؛ این مقاله برای شماست.
اهمیت نقش مدیر مالی در سازمان
احتمالا میدانید که هر سازمان بخشهای مختلفی دارد و هر بخش زیر نظر یک مدیر اداره میشود. دپارتمان مالی یکی از بخشهای جداییناپذیر سازمانهاست و مدیر مالی نقشی کلیدی در آن ایفا میکند. میتوان گفت وظایف مدیر مالی شبیه به وظایف یک خزانهدار است که مضاف بر آن، مسئولیتهای تحلیلی هم دارد و این مسئولیتها شامل پشتیبانی از تیم مدیریت در تصمیمهای عملیاتی سازمان میشود.
مدیر مالی باید سرمایه را به شیوهای مدیریت کند که بازده سرمایهگذاری حداکثر و ریسک حداقل شود. همچنین اطمینان حاصل شود که ساختار کنترلی مناسبی بر انتقال و سرمایهگذاری سرمایهها وجود دارد.
به علاوه، مدیر مالی به تحلیل مالی در حوزههایی مثل برآورد کردن، بودجهبندی، مشارکت در تحلیل کاهش هزینهها و بازبینی نحوهی عملکرد عملیاتی میپردازد. سِمت شغلی مدیر مالی از سمت تحلیلگر مالی بالاتر است.
در ادامه برایتان در قالب یک مثال وظایف مدیر مالی را بیشتر و شفافتر توضیح دادهایم.
وظایف مدیر مالی
۱. تأمین بودجه برای یک شرکت جدید
بودجهی اولیهی کسبوکارهای جدید معمولا با قرضگرفتن تأمین میشود. بیایید فرض کنیم که شما قرار است شرکتی راهاندازی کنید و از اتاق خوابگاهتان ادارهاش کنید. ایدهی اولیهی راهاندازی این کسبوکار زمانی به ذهنتان رسید که داشتید در انبوهی از رختچرکهایتان بهدنبال لباس نسبتا تمیزتری میگشتید تا مجبور نباشید آن را درون ماشین لباسشویی بیندازید. با خود فکر کردید: «خیلی عالی میشد اگر یک سیستم ساده خدمات لباسشویی در خوابگاه بود که میآمد و لباسهای کثیفم را میگرفت و آنها را شستهشده و تا کرده به من برمیگرداند.» از آنجاکه مثل اغلب آدمها، در زندگی دانشجوییتان آه در بساط نداشتید، برای راهاندازی کسبوکاری پولساز بهشدت انگیزهمند بودید. بنابراین خدمات خشکشویی ظاهرا گزینهی مناسبی به نظر میرسید.
۲. برنامهریزی مالی
چون نمیخواستید کسبوکارتان آنقدر کوچک باشد که زیر ذرهبین همکلاسیها و مشتریان احتمالیتان قرار بگیرد، میدانستید که باید برای شروع کار بودجهای تأمین کنید. خب بودجهی موردنیاز شما چقدر است؟ مدیر مالی برای پاسخ به این سؤال، یک برنامهریزی مالی انجام میدهد – این برنامه سندی است که دو کارکرد دارد:
محاسبهی میزان سرمایه یا بودجهای که یک شرکت برای دورهای مشخص نیاز دارد؛
شرح جزئیات استراتژی جذب سرمایه.
۳. تخمین فروش و هزینهها
کارتان را با تخمین فروش (در این مورد، درآمد حاصل از شستن لباسها) برای اولین سال عملیات خود شروع میکنید. این مهمترین تخمینی است که میزنید. مدیر مالی بدون یک تخمین فروش واقعبینانه، نمیتواند به درستی نیازهای تجهیزاتی و سایر هزینهها را محاسبه کند. برای پیشبینی فروش این مثال، باید دو رقم را تخمین بزنید:
حجم لباسی که از پس شستن آن برمیآیید؛
هزینهای که برای هر بارِ لباسشویی میگیرید. (بار: به معنای میزان مشخصی از لباس است. شما میتوانید مقدار لباسی را که در یک ماشین لباسشویی جا میگیرد بهعنوان مرجع محاسبات در نظر بگیرید.)
شما به شکل زیر محاسبه را انجام میدهید:
تخمین میزنید که ۵ درصد از ده هزار دانشجوی خوابگاه از این خدمات استفاده خواهند کرد. این ۵۰۰ دانشجو در هر هفته از ۳۵ هفتهای که در خوابگاه هستند، یک بار بزرگ لباسشویی دارند. بنابراین، شما ۱۷۵۰۰ بار را خواهید شست (۵۰۰*۳۵ = ۱۷۵۰۰ بار). قیمت هر بار را ۵۰ هزارتومان در نظر میگیرید. در نگاه اول، شاید قیمت بالا به نظر برسد، اما وقتی به این فکر میکنید که باید لباسها را تحویل بگیرید، بشویید، خشک کنید، تا کنید و این بار بزرگ را برگردانید، قیمت ظاهرا منطقی است.
قسمت مهم قضیه زمانی است که هزینههایتان را تخمین میزنید – ازجمله حقوق (برای چند دانشجویی که کار میکنند)، اجاره، تأسیسات، استهلاک تجهیزات و یک وانت، تدارکات، نگهداری و تعمیر، بیمه و تبلیغات – و میفهمید که هر بار هزینهاش ۴۵ هزارتومان میشود و به ازای هر بار، ۵ هزارتومان سود میماند و در سال اول برای شما ۸۷ میلیون و پانصد هزارتومان به همراه دارد (که این عدد ارزش وقت شما را دارد، اما برای پولدارشدنتان کافی نیست).
برای اینکه شروع به کار کنید، چه چیزهایی باید بخرید؟ با استفاده از تخمین فروشتان، تعیین کردهاید که به موارد زیر نیاز دارید:
۵ ماشین لباسشویی و ۵ خشککن؛
وانتی برای تحویل لباسها (فعلا وانت دستدوم کار راهانداز است)؛
فهرستی از شویندههای لباسشویی و سایر لوازم مثل سبدهای لباسشویی؛
فضای اجارهای در یک ساختمان نزدیک (که نیاز به کمی کار دارد تا برای یک خشکشویی آماده شود).
و نیاز به پول نقد دارید – پول نقد برای مدتی که کسبوکار راه بیفتد و برای اینکه هزینههایتان را پرداخت کنید. سرانجام، بهتر است مقدار پول بیشتری برای روز مبادا در نظر بگیرید – چیزهایی که انتظارشان را ندارید، مثل اینکه آب دستگاهی سرریز شود و به کف زمین آسیب برساند. وظیفهی بعدیتان این است که بفهمید از کجا میتوانید این هزینهی اولیه را تأمین کنید. در بخش بعد چند گزینه معرفی میشود.
۴. تأمین بودجه
شکل زیر نتایج تحقیقی را خلاصه میکند که در آن از صاحبان کسبوکارهای کوچک و متوسط پرسیده شد که آنها معمولا بودجهی خود را از کجا تأمین میکنند. برای سادهسازی موضوع، با این اصل کار میکنیم که کسبوکارهای تازه عموما با ترکیبی از موارد زیر بودجهی خود را تأمین میکنند:
داراییهای شخصی مالکان؛
قرض از خانواده و دوستان؛
وامهای بانکی؛
پیدا کردن سرمایهگذار.
بهخاطر داشته باشید که یک کسبوکار در طول دورهی شروعش، نیاز به مقدار زیادی پول نقد دارد: این کسبوکار نهتنها متحمل هزینههای اساسی شروع میشود، بلکه حتی شاید زیانهای عملیاتی را هم تجربه کند.
داراییهای شخصی
این مورد مهمترین منبع تأمین بودجهی مالکان هر کسبوکار جدیدی است. با توجه به اینکه مالکانی با سرمایهگذاریهای قابل توجه سختتر کار میکنند تا شرکت خود را به موفقیت برسانند، قرضدهندگان از مالکان انتظار دارند مقدار قابل توجهی پول برای شروع تهیه کنند. حالا این پول از کجا میآيد؟ معمولا از طریق پساندازهای شخصی یا فروش داراییهای شخصی.
قرض گرفتن از خانواده و دوستان
برای بسیاری از کارآفرینها، گزینهی بعدی خانواده و دوستان هستند. اگر ایدهای با ظرفیت تجاری شدن دارید، شاید بتوانید اعضای خانواده و دوستانتان را متقاعد کنید که یا در آن سرمایهگذاری کنند (به عنوان شریک) یا به شما مقداری پول قرض بدهند. یادتان باشد که خانواده و دوستان مانند هر طلبکار دیگری هستند: آنها توقع دارند پولشان برگردد و انتظار سود هم دارند. حتی وقتی از اعضای خانواده یا دوستانتان پول قرض میگیرید، باید یک قرارداد وام رسمی تهیه کنید که در آن ذکر شده باشد چه زمانی پول را برمیگردانید و میزان سود را مشخص کنید.
وامهای بانکی
بستهی تأمین بودجه برای یک شرکت استارتاپ احتمالا شامل وامهای بانکی میشود. با این حال، بانکها فقط در صورتی به شما وام میدهند که متقاعد شوند ایدهی شما از نظر تجاری عملی است. همچنین، آنها ترجیح میدهند شما ترکیبی از هوش و تجربه را برای ادارهی موفق یک شرکت داشته باشید. بانکداران میخواهند طرح کسبوکاری ببینند که خوب تنظیم شده باشد و دارای تخمینهای مالی مشروحی باشد که توانایی شما برای بازپرداخت وامها را نشان بدهد. مؤسسات مالی انواع مختلفی از وام را با دورههای بازپرداخت متفاوت ارائه میدهند. با این حال اکثر آنها چند ویژگی مشترک دارند.
در گرفتن وام بانکی به موارد زیر توجه کنید:
سر رسید: در گرفتن وام، باید شرایط وام را با هدف خود تطبیق بدهید. مثلا اگر پولی قرض میگیرید تا وانتی بخرید که برنامه دارید برای پنج سال از آن استفاده کنید، درخواست وام پنجساله میدهید. برای نیازهای کوتاهمدت مثل خرید کالا ممکن است درخواست وام یکساله بدهید. با این حال، برای هر وامی باید توانایی کسبوکار برای بازپرداختش را در نظر بگیرید. اگر انتظار دارید در سال اول پول از دست بدهید، معلوم است که نمیتوانید وام یکساله را به موقع پرداخت کنید و تأمین بودجهی میانمدت یا درازمدت به نفعتان است. سرانجام، باید استهلاک را در نظر داشته باشید. آیا پرداختهای دورهای (مثلا ماهانه یا فصلی) هم برای اصل وام و هم سودش خواهید داشت؟ یا کل مقدار (شامل سود) در پایان دورهی وام پرداخت میشود؟
ضمانت: بانک به شما وامی نمیدهد، مگر اینکه فکر کند کسبوکارتان میتواند سرمایهی کافی برای بازپرداختش را تولید کند. با این حال، اغلب بانکها احتیاط بیشتری به خرج میدهند و از شما ضمانت میخواهند – کسبوکار یا داراییهای شخصی که به آن وثیقه گفته میشود و شما گرو میگذارید تا بازپرداخت وام را تضمین کنید. شاید مجبور شوید وام را با داراییهای شرکت مثل کالاها یا حسابهای دریافتنی یا حتی با داراییهای شخصی تضمین کنید. در هر صورت، این قاعدهی کلی ساده است: اگر در موعد مقرر وام خود را پرداخت نکنید، بانک میتواند مالکیت وثیقه را به دست بیاورد، آن را بفروشد و عایداتش را نگه دارد تا پول وام دربیاید. اگر مجبور نباشید وثیقه بگذارید، وام بدون تضمین میگیرید اما چون کسبوکارهای جدید با ریسک ذاتی همراه هستند، بانکها اغلب چنین وامهایی نمیدهند.
سود: سود هزینهی استفاده از پول یک نفر دیگر است. نرخ سود وام براساس چند عامل متفاوت است: میزان کلی نرخ سود، اندازهی وام، کیفیت وثیفه و توانایی پرداخت بدهی از سوی وامگیرنده.
۵. تأمین بودجهی کسبوکار در طول مرحلهی رشد
دوسال و نیم به جلو میرویم: باعث شادی شماست که کسبوکار خشکشوییتان رونق گرفته. شما ۵۰۰ مشتری تخمینی را طی شش ماه جذب کردید و طی چند سال بعدی، کارتان را به چهار دانشگاه دیگر گسترش دادید. حالا در ۵ دانشگاه خدمات میدهید و حدود سه هزار مشتری در هفته دارید. تیم مدیریت شما گسترده شده، اما هنوز خودتان در رأس امور مالی شرکت و در واقع مدیر مالی هستید. در ادامه وظایف مدیر مالی در کسبوکاری با رشد بالا را با هم مرور میکنیم.
مدیریت پول نقد
مدیریت نقدینگی بهمعنای نظارت بر جریانهای ورودی و خروجی پول است، برای اطمینان از اینکه شرکت شما پول نقد کافی – اما نه اضافه –برای تأمین التزاماتش دارد.
برای اینکه بتوانید وقتتان را صرف امور مهمتری کنید، پیشنهاد میکنیم از مؤسسات ارائهدهندهی خدمات حسابداری کمک بگیرید و تنها گزارشهای مالی نهایی را برای تصمیمگیریهای اساسی بررسی کنید. وقتی نقدینگی حاکی از کمبودی در آینده است، برای جذب سرمایهی بیشتر به بانک میروید؛ وقتی هم گزارشها نشان میدهند که پول اضافی خواهید داشت، اقدام به سرمایهگذاری آن میکنید.
مدیریت حسابهای دریافتنی
چون هر هفته برای مشتریانتان صورتحساب میفرستید، حسابهای دریافتنیتان افزایش پیدا میکند. شما تلاش قابل توجهی میکنید تا حسابهای دریافتنی را بهموقع جمعآوری کنید و حسابهای پرداختنشده را به حداقل برسانید، به بیان دیگر دوره وصول مطالباتتان را کاهش بدهید چرا که شما در کسبوکاری که راه انداختهاید به پول نقد احتیاج دارید.
بودجهبندی
بودجه، یک طرح مالی مقدماتی برای مدت زمانی معلوم و عموما یک ساله است. در پایان دورهی موردنظر، شما نتایج واقعی و تخمینی خود را با هم مقایسه و بعد هرگونه اختلافی را بررسی میکنید. چند نوع بودجه آماده میکنید: صورتهای مالی تخمینی، بودجهی نقدی که نقدینگی را تخمین میزند و بودجهی سرمایه که هزینههای موردانتظار را برای تجهیزات اصلی نشان میدهد.
جستوجو برای سرمایهگذاران خصوصی
تا اینجا توانستهاید برای رشد شرکت خود از سودهای حاصل شده و وام بانکی بودجه تأمین کنید. موفقیت شما و مخصوصا گسترش کارتان در دانشگاههای دیگر، گواهی است بر اینکه فکر تجاری فوقالعادهای به ذهنتان رسیده است. شما برای گسترش بیشتر کسبوکارتان مضطرب هستید. برای این کار، نیاز به تزریق قابل توجهی پول نقد تازه دارید. بیشتر سودهایتان را به داخل شرکت برگرداندهاید و والدینتان نمیتوانند پول بیشتری به شما قرض بدهند. بعد از کمی فکر کردن به این مشکل، متوجه میشوید که سه حق انتخاب دارید:
از بانک پول بیشتری بخواهید؛
مالکان بیشتری را وارد کار کنید که میتوانند در شرکت سرمایهگذاری کنند؛
بهدنبال جذب سرمایه از یک سرمایهگذار خصوصی باشید.
سرمایهگذاران فرشته و سرمایهگذاران خطرپذیر
سرانجام، گزینهی سوم را انتخاب میکنید. با این حال اول باید تصمیم بگیرید که چه نوع سرمایهگذار خصوصیای میخواهید – سرمایهگذار فرشته یا خطرپذیر. سرمایهگذاران فرشته معمولا افراد ثروتمندی هستند که حاضرند در آن دسته از شرکتهای دارای ریسک استارتاپی سرمایهگذاری کنند که به موفقیتشان باور دارند. آنها شرط میبندند که کسبوکار در نهایت بسیار سودده خواهد بود و در نهایت میتوانند سهامشان را با سود بالایی بفروشند.
سرمایهگذاران خطرپذیر سرمایه را از منابع خصوصی و بنگاهی جمع میکنند (مثل صندوقهای بازنشستگی و شرکتهای بیمه) و آن را در کسبوکارهای هیجانانگیز دارای ظرفیت رشد بالا سرمایهگذاری میکنند. آنها عموما حاضرند مقادیر بیشتری سرمایهگذاری کنند، اما نسبت به سرمایهگذاران فرشته میخواهند زودتر پولشان برگردد.
اشکالاتی هم وجود دارد. هر دو نوع سرمایهگذار خصوصی تخصص تجاری در کنار تأمین بودجه فراهم میکنند و در واقع هر دو در مؤسساتی که در آنها سرمایهگذاری میکنند، به شریک تبدیل میشوند. آنها فقط نویدبخشترین فرصتها را قبول میکنند و اگر تصمیم بگیرند در کسبوکار شما سرمایهگذاری کنند، چیزی در مقابل پولشان میخواهند؛ مثلا حق اظهار نظر برای اینکه به شما بگویند چطور کسبوکارتان را اداره کنید.
وقتی سراغ سرمایهگذاران خصوصی میروید، میتوانید مطمئن باشید که طرح کسبوکار شما به دقت بررسی میشود. شما کمی جاهطلبتر هستید و میخواهید تعداد دانشگاههایی که در آنها خدمات میدهید را از ۵ به ۲۵ برسانید. پس نیاز به نقدینگی بیشتری دارید. با سبکسنگین کردن گزینهها و در نظر گرفتن میزان وامی که نیاز دارید، تصمیم میگیرید سراغ یک سرمایهگذار خطرپذیر بروید. خوشبختانه، چون یک طرح کسبوکار عالی آماده کردهاید و ارائهی خوبی داشتهاید، درخواستتان پذیرفته شده و گسترش کارتان آغاز میشود.
سهامی عام کردن شرکت
پنج سال دیگر جلو برویم. شما سخت کار کردهاید (و خوششانس بودهاید). همچنین، شرکتتان به شکل فوقالعادهای خوب پیش رفته است و در بیش از پانصد دانشگاه خدمات دارید. شما با ترکیبی از سرمایههای سرمایهگذاران خطرپذیر و سرمایههایی که به شکل درونی به دست آمدند (عوایدی که دوباره سرمایهگذاری شدهاند) در رشد مداوم و قدرتمند خود سرمایهگذاری کردید.
تا اینجا، شما بهعنوان یک شرکت خصوصی با سهامی محدود کار کردهاید (شما و شرکایتان تنها سهامداران هستید). اما چون انتظار دارید کسبوکارتان حتی بیشتر رونق بیابد و بزرگتر شود، به امکان فروش سهام برای اولین بار به عموم مردم فکر میکنید. فراموش نکنید برای این کار باید گزارشهای دقیقی از وضعیت مالی و مالیاتی شرکت ارائه دهید. از آنجایی که پیچیدگیهای قانونی این فرآیند زیاد است میتوانید از مؤسسات ارائهدهندهی خدمات مالیاتی نیر کمک بگیرید.
با سهامی عام کردن شرکت، سیل عظیمی از پول نقد بهدست میآورید که نه از قرض کردن بلکه از فروش سهام است، بهرهای ندارد و نیازی به بازپرداختش نیست. مجددا اشکالاتی وجود دارد. اولا از همه، سهامی عام کردن شرکت خیلی هزینهبر و زمانبر است. دوما، از اینجا به بعد، نتایج مالی شما اطلاعاتی عمومی خواهد بود. و بالاخره، شما مسئول ذینفعانی میشوید که میخواهند نتایج عملکرد کوتاهمدتی را ببینید که قیمت سهام را بالا میبرد.
بعد از ارزیابی نقاط مثبت و منفی، تصمیم میگیرید در همین راه پیش بروید. از شرکتهای ارائهدهندهی مشاوره مالی کمک بگیرید تا برای تشخیص بهترین زمان برای عرضهی اولیه سهام و روال قانونی آن راهنماییتان کنند.
مهارتهای مورد نیاز مدیر مالی
۱. رهبری
مدیر مالی سرپرست بخشهای مالی یا حسابداری یک سازمان است که نیازمند مهارتهای رهبری و توانایی ادارهی فعالیتهای دیگران است. یک رهبر هم باید بتواند بر کارکنان نظارت داشته باشد و هم وظایف را به بقیهی کارکنان مالی ماهر محول کند.
۲. مهارتهای ارتباطی و تجاری
یکی از وظایف مدیر مالی؛ بیان سادهی اطلاعات پیچیدهی مالی برای مدیران عملیاتی است. مهارتهای ارتباطی کتبی و شفاهی در این موقعیت ضروری هستند. مدیران مالی با سایر مدیران در شرکت کار میکنند بنابراین باید دانش تجاری و درکی از بخشهای مختلف سازمان داشته باشند.
۳. مهارتهای تحلیلی
مدیران مالی باید مهارتهای تحلیلی داشته باشند تا دلیل ریشهای یک مشکل را بررسی کنند و به راهحلی در سازمان برسند. مدیر مالی یک کسبوکار، حلال مشکلات است و باید از خلاقیت و دانش مالی برای حل مشکلات شرکت استفاده کند.
۴. مهارتهای میانفردی
مدیر مالی در یک شرکت، در تمام جنبههای کسبوکار با کارکنان و تیم مدیریت تعامل دارد. بنابراین نیازمند مهارتهای میانفردی است. مهارتهای میانفردی یک ویژگی مهم در زمان هدایت فعالیتهای کارکنان است. همچنین هنگام کار کردن روی یک تیم برای حل مشکلات و مسائل مالی در سازمان، این مهارتها حسابی به کار مدیر مالی میآید. مدیر مالی باید بتواند با بقیهی کارکنان ارتباط برقرار کند، چه برای اینکه بر فعالیتهایشان نظارت داشته باشد و چه برای اینکه پابهپای آنها در یک پروژه کار کند.
۵. دانش شغلی
مدیر مالی باید تحصیلاتی در امور مالی، حسابداری یا اقتصاد داشته باشد تا در چنین سمتی کار کند. در شرکتهای بینالمللی، مدیر مالی باید دانش و تخصص در امور مالی بینالمللی و اقتصاد جهانی داشته باشد؛ و این یعنی یک مدیر مالی باید به قوانین و مقررات کاملا آگاه باشد.
۶. مهارتهای تخصصی
مدیر مالی باید به دنبال کردن دانش شغلی و آموزش در طول شغلش ادامه دهد تا بهروز بماند. علاوه بر این، مدیر مالی شاید دنبال دورههای تخصصی مثل فناوری اطلاعات برود تا در شغلش پیشرفت کند.
سخن آخر
نقش مدیر مالی در هر سازمانی، چه بزرگ و چه کوچک غیرقابلانکار است، اما داشتن بخش مالی برای شرکتهای کوچک و متوسط بسیار هزینهبر خواهد بود و بهترین راهکار، برونسپاری بخش مالی به یک شرکت حسابداری است.