هر کسی که کارگاهی را طرح‌ریزی کرده باشد، خواهد گفت که طرح‌ریزی کارگاهی ساده کاری بسیار سخت می باشد؛ چه برسد به طرح‌ریزی کارگاهی خوب! این کار مستلزم سازمان‌دهی، تمرکز و خلاقیت زیادی می باشد. پس چگونه باید خودتان را برای برگزاری کارگاهی که نه تنها مناسب و سازنده، بلکه به‌یادماندنی نیز باشد آماده نمایید؟
برخی افراد از رفتن به کارگاه‌های آموزشی نفرت دارند. انجامِ اشتباهیِ این کار باعث اتلاف وقت و پول زیادی می‌شود، اما اگر کارگاه‌ها به‌خوبی طرح‌ریزی شوند، می‌توانند برای همه‌ي شرکت‌کنندگان، فوق‌العاده ارزشمند باشند. کارگاه‌ها برای طوفان فکری، یادگیری تعاملی، ایجاد روابط و حل مسئله بسیار خوب هستند. به همین دلیل طرح‌ریزی آنها از قبل بسیار مهم است.
قبل از برگزاری کارگاه
برای اطمینان از اینکه کارگاه‌تان تجربه‌ی ارزشمندی برای همه به دنبال دارد، مراحل زیر را دنبال کنید:
مرحله‌ی اول: اهداف را تعریف کنید
هر کارگاه باید هدفی داشته باشد. آیا باید رویکردهای استخدامی شرکت‌تان را بهبود ببخشید؟ آیا می‌خواهید به مدیران آموزش دهید که سازمان‌دهنده‌های بهتری باشند؟ آیا باید با اعضای جدید، گروهی تشکیل دهید؟
بسیاری از کارگاه‌ها در حقیقت اتلاف وقت هستند، زیرا هیچ هدف مشخصی مورد بحث قرار نمی‌گیرد. بدون هدف مشخص، جمع کردن افراد دور هم هیچ سودی ندارد.
مرحله‌ی ۲: تصمیم بگیرید چه کسانی در کارگاه شرکت کنند
دانستن اینکه چه کسانی در کارگاه شرکت می‌کنند، مستقیما به هدف شما مربوط می‌شود. برای مثال اگر هدف کارگاه‌تان توسعه‌ی راه حل دقیقی برای مشکلی خاص است، احتمالا به ۱۰ شرکت‌کننده‌ی کلیدی یا حتی کمتر نیاز دارید. اگر هدف‌تان روی آموزش متمرکز است، شاید به گروه بسیار بزرگتری نیاز داشته باشید که آن هم برای بحث به گروه‌های کوچکتر تقسیم شود.
فهرستی از افرادی که باید حاضر شوند تهیه کنید. سعی کنید فهرست‌تان تا حد ممکن دقیق باشد، اما چند جای خالی برای افرادی که ممکن است در لحظات آخر اضافه شوند هم در نظر بگیرید.
مرحله‌ی ۳: محل درست را انتخاب کنید
اگر ۱۰ شرکت‌کننده دارید، احتمالا اتاق کنفرانس انتخاب مناسبی است. اما اگر ۵۰ شرکت‌کننده دارید، باید محلی در خارج از شرکت بیابید که به اندازه‌ی کافی بزرگ باشد.
هنگام انتخاب محل، در مورد امکانات و جزئیات عملی کارگاه هم فکر کنید. آیا همه می‌توانند مطالب و محتوای دیداری را به خوبی ببینند؟ اگر به فناوریِ خاصی مانند کنفرانس از راه دور نیاز دارید، آیا این محل مناسب است؟ آیا امکانات مناسبی برای زمان استراحت وجود دارد؟ آیا همه می‌توانند به محل اجرای کارگاه برسند؟ آیا باید ترتیب اقامت افرادی که از راه دور می‌آیند را هم بدهید؟ این محل چه امکاناتی برای تهیه‌ی غذا در اختیارتان می‌گذارد؟
مرحله‌ی ۴: دستورجلسه آماده کنید
اکنون که می‌دانید هدف اولیه‌تان چیست و چه کسانی حضور خواهند داشت، می‌توانید شروع به ایجاد طرحی کلی از چگونگی دستیابی به اهداف کارگاه کنید.
نکات اصلی: فهرستی از نکات اصلی بحث تهیه کنید و سپس نکات بزرگتر را به جزئیاتی تقسیم کنید که می‌خواهید به اطلاع مخاطبان برسانید.
تجهیزات دیداری: اگر به اینگونه تجهیزات نیاز دارید؛ فهرستی از آنهایی که برای هر نکته استفاده خواهید کرد، تهیه کنید. اگر نیاز به پشتیبانی فنی دارید، این کار به افرادی که آن را فراهم می‌کنند، کمک می‌کند تا دریابند که تلاش‌های خود را کجا باید متمرکز کنند.
بحث و فعالیت‌ها: فهرستی از بحث‌های گروهی و فعالیت‌هایی که باید در هر مرحله انجام دهید، تهیه کنید. مشخص کنید که باید برای هر تمرین چه زمانی اختصاص دهید. مطمئن شوید که فعالیت‌هایتان برای گروهی با این اندازه مناسب هستند و مکان‌تان هم دارای منابع لازم (مثل اتاق‌های سمینار) برای اجرای جلسات است.
به خاطر داشته باشید که هر چقدر برنامه‌ی شما دقیق‌تر باشد، بیشتر از اجرای آن بر طبق زمان‌بندی و موفقیتش مطمئن می‌شوید.
مرحله‌ی ۵: برای ادامه هم طرحی آماده کنید
تنها راه برای اینکه بفهمید کارگاه‌تان موفقیت‌آمیز بوده یا نه، این است که برای ادامه هم طرح مؤثری داشته باشید. پرسشنامه‌ای آماده کنید و در پایان رویداد آن را به تمام شرکت‌کنندگان بدهید. به آنها فرصت کافی بدهید تا عقاید خود را در مورد برگزاری درست کارگاه به اشتراک بگذارند. اگر چه این کار کمی دلهره‌آور است، اما تنها راهِ یادگیری و پیشرفت در دفعات بعدی، همین است.
داشتن طرحی برای آگاه‌سازی افراد از تصمیمات اخذ شده در زمان برگزاری کارگاه نیز مهم است. آیا ایمیلی گروهی با کلیه‌ی جزئیات برای همه ارسال خواهید کرد؟ آیا آن را در اینترانت شرکت‌تان می‌گذارید؟ افراد باید بدانند که تلاش‌هایشان منجر به اخذ تصمیم یا فعالیتی شده است، بنابراین پس از اتمام کارگاه آنها را در جریان اتفاقات بگذارید.
در زمان برگزاری کارگاه، مشارکت افراد را جلب کنید
به محض اینکه طرح پیشرفتِ قابل اتکایی به دست آوردید، بررسی کنید که چگونه می‌توانید کمی هیجان در کارگاه ایجاد کنید. شما مطمئنا از موضوعاتی که می‌خواهید پوشش دهید اطلاع دارید، اما چگونه آنها را برای گروه‌تان جالب و خاطره‌انگیز می‌کنید؟
جلب مشارکت همه‌ی حاضرین، کلید برگزاری کارگاهی موفق است. اگر بایستید و سه ساعت مدام صحبت کنید، فقط دارید سخنرانی می‌کنید و کمکی به برگزاری کارگاه نمی‌کنید، پس همه‌ی افراد باید مشارکت داشته باشند.
ابجاد تمرینات گروهی برای هر کارگاه متفاوت است. این نکات مفید را به خاطر بسپارید:
خیلی‌ها هنگام صحبت در گروهی ناآشنا عصبی می‌شوند. اگر تمرین‌های گروهی در نظر گرفته‌اید، اندازه‌ی گروه‌ها را کوچک نگه دارید تا افراد هنگام صحبت و تعامل احساس راحتی بیشتری بکنند.
در هر گروه افراد مختلفی را جای دهید. برای مثال، اگر بخش‌ها و ادارات مختلفی در کارگاه شما حضور دارند، افراد را بر اساس بخشی که در آن کار می‌کنند گروه‌بندی نکنید. با تشویق افراد به تعامل با سایر بخش‌ها، آنها می‌توانند یاد بگیرند که از دیدگاه‌های مختلفی به مسائل نگاه کنند.
تعیین کنید که چگونه ایده‌های هر گروه را ثبت می‌کنید. آیا شرکت‌کنندگان باید ایده‌های‌شان را فریاد بزنند و شما آنها را یادداشت کنید؟ یا اینکه ایده‌های خود را می‌نویسند و به شما می‌دهند؟ این یکی از جزئیات کوچک ولی مهمی است که غالبا نادیده گرفته می‌شود.
اگر پنج گروه یا کمتر دارید، زمانی را به کل گروه اختصاص دهید تا ایده‌های گروه‌های کوچکتر را ارزیابی کنند. این راه فوق‌العاده‌ای برای محدود کردن فهرست ایده‌هایتان است؛ به این شکل ایده‌های خوب واقعا خودشان را نشان خواهند داد.
تا جایی که می‌توانید هیجان و تمرینات گروهی جالب ایجاد کنید. این امر باعث می‌شود همه علاقه‌مند شده و مشارکت کنند.
توصیه‌های کلی برای کارگاه
در ادامه ایده‌های بیشتری برای برگزاری کارگاه موفق ارائه می‌شود:
اگر جلسه‌ای را طرح‌ریزی می‌کنید، شاید بخواهید قبل از شروع، آن را برای دیگران تسهیل هم بکنید
جلسه را با چند یخ‌شکن آغاز کنید تا همه احساس آرامش و راحتی بکنند.
اگر هدف کارگاه‌تان مطرح کردن موضوع دشوار یا حساسی است، باید قبل از شروع به افراد احساس راحتی بدهید. یکی از راه‌های انجام این کار این است که پیش از بحث در مورد موضوعی دشوار، داستانی بگویید که کمی هم با موضوع ارتباط داشته باشد.
گاهی اوقات لازم نیست همه‌ی افراد در تمام مدتِ کارگاه حضور داشته باشند. برای مثال، شاید مدیر ارشد اجرایی مشغولیات زیادی داشته باشد و نتواند در کل جلسه حضور داشته باشد. جلساتی را که شرکت‌کنندگان پرمشغله باید در آنها حضور داشته باشند، شناسایی کنید. و از قبل پیشنهاد کنید که چه زمانی باید به کارگاه بیایند و چه زمانی می‌توانند آنجا را ترک کنند. آنها مطمئنا از توجه شما قدردانی خواهند کرد.
اگر امکان دارد، از برگزاری کارگاه پس از ناهار، بین ساعت ۲ و ۳ بعدازظهر اجتناب کنید. برای بسیاری از افراد این زمان آهسته‌ترین و بی‌حاصل‌ترین زمان روز است. اگر کارگاه خود را برای صبح یا اواخر عصر برنامه‌ریزی کنید، احتمالا افراد انرژی بیشتری خواهند داشت، (اگر مجبورید کارگاه را در اوایل بعدازظهر برگزار کنید، مقدار زیادی قهوه‌ی غلیظ و چای هم آماده کنید!)
اگر هدف نهایی کارگاه‌تان تصمیم‌گیری در مورد مطلبی است، هر چقدر که تعداد افراد بیشتر باشد، احتمال دستیابی به تصمیمی درست کمتر است. در این موارد سعی کنید تعداد افراد شرکت‌کننده را به حداقل ممکن برسانید آشنایی با راهکارهای مختلف برای تصمیم‌گیری گروهی هم مهم است.