یکی از مشتریان آریا از او خواسته که پروژه‌ای را تا آخر هفته تحویل بدهد. مشکل اینجاست که آریا پروژه‌ی دیگری در دست دارد که از قضا فوری‌تر می باشد. اصلا امکان ندارد که بتواند جفت پروژه‌ها را سر موقع به اتمام برساند. چطور باید به مشتری‌اش بگوید که پروژه‌ی او به اندازه پروژه‌ای که در اختیار دارد، فوریت ندارد؟ آیا می‌تواند بدون این که میانه‌اش با مشتری شکراب شود این کار را بکند؟ درست مثل آریا، هرکدام از ما تجربه‌های مختلفی از تداخل چند کار فوری داریم. در این مطلب، می‌خواهیم مقابله با این تقاضاهای همزمان را به شما آموزش دهیم تا بتوانید هم اولویت‌های خود را به درستی مدیریت نمایید و هم بقیه را راضی نگه دارید.
وقتی اولویت‌ها به هم گره می‌خورند
حتما خوب می‌دانید که در این حالت چه اتفاقی می‌افتد. اگر بخواهید سریع‌تر کار کنید یا اینکه چند کار را همزمان انجام بدهید، ممکن است کیفیت کارتان قربانی شود. شاید هم اصلا ببینید کار را خیلی دیرتر از موعدش تحویل دادید!
بعید نیست مجبور شوید ساعات طولانی و تا دیروقت کار کنید تا همه کارها به اتمام برسد. شاید در کوتاه‌مدت این روش مؤثر واقع شود، اما در بلندمدت عاقبتش چیزی جز استرس بیشتر و عملکرد پایین‌تر نخواهد بود.
معنای همه اینها این است که کسانی که به شما اطمینان کرده بودند ناراضی از پیش‌تان می‌روند و در نتیجه‌ی آن اعتبار و آوازه‌تان تحت تأثیر قرار می‌گیرد و روابط حرفه‌ای‌تان به خطر خواهد افتاد. سرانجام ممکن است فرصت‌های مختلفی از کف‌تان برود؛ مثلا رئیس‌تان پروژه‌های جالب و هیجان‌انگیز را به شما واگذار نکند، یا مشتری‌هایتان برای پروژه‌های بعدی سراغ‌تان نیایند.
چطور تقاضاهای متداخل و همزمان را مدیریت کنیم؟
۱. کارها را به طور مؤثر برنامه‌ریزی کنید
اولین قدمی که باید بردارید این است که اولویت‌های فعلی‌تان را به وضوح مشخص کنید و بعد برنامه ریزی مفید و مؤثری داشته باشید.
با این کار متوجه می‌شوید که چه کارهایی را چه زمان‌هایی می‌توانید انجام بدهید. بعد می‌توانید موعد تحویل کارها را واقع‌گرایانه‌تر تعیین کنید و وقتی کسی با پروژه‌ی جدیدی سراغ‌تان می‌آید، بتوانید انتظارات او را به درستی مدیریت کنید.
بعضی وقت‌ها واقعا نمی‌شود کاری را در یک برنامه جا داد. اینجور وقت‌ها، یک راه‌حل بدیهی این است که کارهایی را که چندان فوری نیستند یا اهمیت کمتری دارند، به تأخیر بیندازید.
اما بعضی وقت‌ها ممکن است برایتان دقیقا مشخص نباشد که کدام کارها و پروژه‌ها بالاترین اولویت را دارند. اگر مشکل‌تان در اینجاست، بد نیست با چند ابزار مناسب آشنا شوید که می‌توانند در اولویت‌بندیِ مؤثرتر به شما کمک کنند. برای آشنایی با ابزارهای بیشتر، مطلب اولویت بندی را مطالعه کنید.
یکی از بهترین و مفیدترین ابزارهایی که برای اولویت‌بندی به کار می‌رود، اصل اهمیت/فوریت آیزنهاور است. این روش در تصمیم گیری برای اینکه کدام کارها واقعا لازم است که الآن انجام شوند، خیلی مفید واقع می‌شود.
هنگامی که اولویت‌های خود را مشخص می‌کنید، باید دقت کنید که اولویت‌ها با صاحبان پروژه، رئیس و مشتری‌هایتان نیز هماهنگ باشد و نیازها و خواسته‌های آنان را تا حد قابل قبولی تأمین کند.
بعد از اینکه اولویت‌هایتان را فهمیدید، آنها را در فهرست انجام کارهای روزانه یا برنامه عملیاتی خود قرار بدهید و به برنامهی خود اضافه‌شان کنید. بعد از این کار متوجه می‌شوید که چه کارهایی با هم تداخل دارند، کدام‌ها را باید موعد مقررشان را تغییر داد و برای چه مواردی به کمک نیاز خواهید داشت.
همان موقع که کارهای جدید برایتان پیش می‌آیند، آنها را هم اولویت‌بندی کرده و به برنامهی زمانی خود اضافه‌شان کنید. در ضمن، مرور مداوم و منظم اولویت‌بندی‌ها باعث می‌شود تغییرات لازم را سر وقت بتوانید اعمال کنید.
۲. برای تغییر موعدهای مقرر مذاکره کنید
وقتی که اولویت‌های خود را مشخص کردید، نگاهی به لیست کارها بیندازید و ببینید کدام‌ها لازم است تاریخ تحویل‌شان تغییر کند.
بعضی وقت‌ها تغییر دادن موعد تحویل خیلی ساده است؛ مثلا خیلی راحت می‌روید و به مسئول پروژه می‌گویید: «من دارم رو یه پروژه برای حمید کار می‌کنم که تا ظهر لازمشه. می‌تونم کار تو رو ساعت پنج بهت تحویل بدم؟». اما یک وقت‌هایی هم لازم می‌شود که تاریخ تحویل کار را چندین هفته عقب بیندازید و یا حتی مسئول پروژه را راضی کنید که کار مورد نظر را در چند بخش و در چند موعد زمانی تحویل بگیرد.
اینطور وقت‌ها، با مذاکره برد-برد می‌توانید کاری کنید که به یک توافق عادلانه برسید و هم خودتان و هم مسئول پروژه راضی از بحث بیرون بیایید.
بد نیست برای طرف مقابل هم توضیح بدهید که چرا اولویت‌هایتان را اینطور مرتب کرده‌اید و کمی روی عواقبی که عوض نکردن موعد مقرر ممکن است به بار بیاورد، صحه بگذارید. البته این کار همیشه نتیجه نمی‌دهد؛ ممکن است یک مشتری زیاد از اینکه به نفع یک مشتری دیگر پروژه‌اش عقب انداخته می‌شود چندان خوشحال نشود!
۳.انتظارات دیگران را مدیریت کنید
قبل از قبول کردن پروژه‌های جدید، ضروری است که انتظار مسئول پروژه از خودتان را بررسی کنید.
مثلا اگر رئیس‌تان می‌خواهد در آینده‌ی نزدیک یک پروژه‌ی جدید به شما واگذار کند، اول او را در جریان اولویت‌های فعلی‌تان بگذارید و بعد تاریخ تحویل پروژه‌ی جدید را طوری تعیین کنید که با حجم کاری که الان در دست دارید، تناسب داشته باشد. یا مثلا اگر یک مشتری تازه سراغ‌تان آمده، ولی احتمال دارد که با تأخیر پروژه‌اش را شروع کنید، حتما در همان ابتدا این موضوع را به او اطلاع دهید.
در مورد پروژه‌ها و کارهایی که از قبل در دست‌تان هست هم این اطلاع‌رسانی‌ها لازم است. مثلا اگر وسط یک پروژه از برنامه عقب افتادید، حتما به مسئول آن اطلاع بدهید که ممکن است تحویل پروژه کمی دیرتر از موعد انجام شود.
البته مشخص است که نباید این کار تبدیل به عادت شود! زمان را درست تخمین بزنید تا موعدهایی که تعیین می‌کنید واقع‌گرایانه باشند. همچنین قبل از اینکه فوری بروید و به طرف اطلاع بدهید که تأخیر دارید، اول مطمئن شوید که هر کاری که در توان‌تان بوده انجام داده‌اید – حتی تا دیروقت کار کرده‌اید – تا کارها به روال برگردد، اما نشده.
۴.حرفه‌ای باشید
سر و کله زدن با انتظارات و اولویت‌های دیگران می‌تواند حسابی استرس ایجاد کند. با این همه استرس ممکن است احساس فرسودگی بکنید و در آن لحظه، خیلی راحت آدم وسوسه می‌شود که به دیگران پرخاش کند، موعد تحویل کارها را نادیده بگیرد و به حال خودش دل‌سوزی کند.
اینجاست که حرفه ای بودن اهمیت پیدا می‌کند. به‌خصوص در این زمان‌هایی که فشار بیش از حدی روی آدم هست، درست همین حرفه‌ای بودن است که شخصیت فرد را به اطرافیانش نشان می‌دهد.
یادگرفتن نحوه‌ی مدیریت درست هیجان‌ها هم برای اینطور موقعیت‌ها واقعا مفید است.
۵.انعطاف‌پذیری داشته باشید
دنیا همیشه به کام آدم نیست و گاهی وقت‌ها شاید نشود موعد تحویل پروژه را عوض کرد یا از دیگران در انجام کارها کمک گرفت. پس لازم است که انعطاف‌پذیر باشید و هرجایی که لازم بود، بیشتر از معمول مایه بگذارید تا بتوانید دیگران را راضی نگه دارید. فقط حواس‌تان باشد که در این کار زیاده‌روی نکنید!
دفاع کردن از اولویت‌بندی خودتان
بعضی از مواقعی که فرد می‌خواهد اولویت بندی کارها را تغییر بدهد، ممکن است دیگران با انتخاب‌هایی که کرده موافق نباشند. اگر چنین اتفاقی برای شما افتاد، سعی کنید برای تحویل کار روی تاریخی به تفاهم برسید که هم برای شما مناسب باشد و هم برای مسئول پروژه‌تان. اما اگر این هم کافی نبود و طرف مقابل اصرار داشت که پروژه‌ی او مهم‌تر از بقیه‌ی کارهاست، آن وقت است که مجبور می‌شوید از اولویت‌بندی‌های خودتان دفاع کنید؛ البته ترجیحا طوری که رابطه‌تان با طرف مقابل شکراب نشود.
مثلا بیایید فرض کنیم که می‌روید سر میز همکارتان و به او خبر می‌دهید که گزارشی که خواسته را زودتر از فردا نمی‌توانید تمام کنید. علتش هم این است که رئیس‌تان کاری از شما خواسته که کل روز وقت‌تان را خواهد گرفت. با این حال همکارتان ول‌کن قضیه نیست، چون می‌گوید که تمام کردن این گزارش نیم ساعت بیشتر وقت نمی‌گیرد. از دید او، کار شما واقعا غیر منطقی است!
قبل از هر حرفی، همدلی خود را نشان بدهید. برایش بگویید که می‌فهمید چرا عصبانی شده و چرا این قضیه اعصابش را خرد کرده است.
بعد نیازهای خودتان را واضح اما جرأت‌مندانه برایش توضیح بدهید. مثلا برایش تکرار کنید که پروژه‌ی رئیس‌تان را باید تا ساعت پنج و نیم تمام کرده باشید. چون به رئیس قول داده‌اید، پس لازم است که کل توجه‌تان بر انجام دادن این پروژه متمرکز باشد.
بعد از اینکه نیازهای خودتان را گفتید، دنبال راهی بگردید که او را هم راضی کند: مثلا می‌توانید قول بدهید که اولین کاری که فردا سرِ صبح انجام خواهید داد، تحویل گزارش او خواهد بود. یا اینکه بگویید حاضرید برای یک کار دیگر در طول همین هفته کمکش بکنید.
نکته:
در مطلب چگونه بدون اینکه طرف مقابل را ناراحت کنیم به او نه بگوییم، با استراتژی‌های بیشتری آشنا خواهید شد که نشان می‌دهد چطور در عین حفظ کردن روابط خوب‌تان با همکاران، بتوانید جرأت‌مندانه خواسته‌هایتان را نیز مطرح کنید.