در این مطلب، نگاهی می اندازیم بر مزایای یادداشت برداری و چگونگی مدیریت یادداشت‌های مفید و کارآمد.
پیش از اینکه یک هواپیما تیک آف کند، مسئولین از جمله خلبان و دستیارش و مسئولین فرودگاه و برج مراقبت، باید صدها مورد و گزینه را بررسی کنند تا مطمئن شوند که مشکلی برای پرواز وجود نخواهد داشت. تنها فراموش کردن یکی از این موارد می‌تواند به معنی فاجعه بار تمام شدن پروازی باشد که می‌توانست آرام و موفق صورت گیرد. حال سوال اینجاست که چگونه مسئولین یک پرواز می‌توانند مطمئن شوند که هیچ یک از موارد مهم ایمنی را فراموش نکرده‌اند؟ آنها از یادداشت برداری در قالب چک‌لیستی پیش از پرواز استفاده می‌کنند. یک یادداشت، فهرستی ساختاریافته از نکاتی می باشد که باید جهت حل یک مشکل مشخص یا به انجام رساندن یک فرآیند پیچیده، در نظر گرفته شوند.
چرا یادداشت برداری مهم است؟
اصطلاح “aide-mémoire ” یک اصطلاح فرانسوی است که در انگلیسی “reminder ” (یادآور) یا “memory aid “(یاری‌گر حافظه) ترجمه شده است. و ما از همان عبارت یادداشت برای ترجمه‌ی آن استفاده می‌کنیم. این اصطلاح اولین بار در سال ۱۸۴۶ توسط جی لوئیس (G. Lewis) در کتابی تحت عنوان “Aide-Mémoire to the Military Sciences” برای مخاطبین انگلیسی زبان، مطرح شد.
افراد به طور روزانه در حوزه‌های مختلفی یادداشت برداری می‌کنند؛ از تحلیل سیستم‌های کامپیوتری گرفته تا درخواست‌های مالی و برنامه ریزی های نظامی. به عنوان مثال، بیمارستان ها از یادداشت برای هدایت و راهنمایی کارمندان بخش جراحی و نظافت استفاده می‌کنند تا اتاق‌های جراحی به روش مناسبی ضدعفونی شوند. این کار احتمال ایجاد عفونت در جراحی‌ها را کاهش خواهد داد.
مزایای یادداشت برداری
یادداشت می‌تواند هرچیزی را در بر بگیرد. از یک چک لیست کوتاه گرفته تا یک گزارش یا دفترچهای با صفحات زیاد. یادداشت‌ها می‌توانند در کاهش اشتباهات و افزایش بهره وری بسیار کارآمد باشند. به عنوان مثال، می‌توانید از یادداشت برای راهنمایی افراد جهت انجام وظایف جدید یا پیچیده استفاده کنید، یا مطمئن شوید که در فرآیندهای روتین و تکراری یا در موقعیت‌های پر استرس، مراحل مهم از قلم نیفتاده‌اند.
یادداشت‌ها در حل مسئله نیز می‌توانند به شما کمک کنند. به عنوان مثال، می‌توانید از آنها برای برگرداندن محتوای سایت‌تان استفاده کنید یا اختلالات رایج در عملکرد یک ماشین را درست کنید و یا به بررسی علل کاهش فروش در شرکت خود بپردازید.
در اغلب مواقع استفاده از یک یادداشت می‌تواند منجر به انجام درست و اثربخش کارها شود و از وقوع اشتباهات و خراب شدن کارها جلوگیری کند. به ویژه در مواقعی که تحت فشار هستید، استفاده از یادداشت به شما کمک می‌کند تا از وقوع اشتباهات جلوگیری کنید. همچنین در مواقعی که مجبور به انجام کارهایی هستید که مشابهت بسیاری با یکدیگر دارند، یادداشت‌ها می‌توانند بسیار مفید واقع شوند؛ مثلا جهت اطمینان از تدریس یک درس در طول یک پروژه‌ی آموزشی.
نکته:
اصطلاح یادداشت (aide-mémoire) به فهرست تهیه شده از اقدامات تصویب شده در یک جلسه یا خلاصه‌ی توافقات صورت گرفته نیز اطلاق می‌گردد.
نحوه یادداشت برداری
برای یادداشت برداری با طوفان فکری پیرامون فهرستی از عنوانین، موارد و نکاتی که باید در فرآیند یا موقعیت موردنظرتان در نظرگرفته شوند، شروع کنید.
سپس از فهرست اولیه‌ی خود در یک موقعیت واقعی یا سناریوی عملی جهت رفع یک مشکل یا انجام وظایف موردنظر استفاده کنید. هربار که شما یا تیم‌تان در حال کار کردن روی هر کدام از نکاتی که یادداشت کرده‌اید هستید، فهرست‌تان را مورد بازبینی قرار دهید و ببینید که آیا نکات دیگری هم وجود دارند که باید پوشش داده شوند؟ یا آیا لازم است که تغییراتی در فهرست اعمال شود یا خیر.
وقتی که یادداشت خود را تهیه کردید، از میان افراد خود با کسانی که تجربه و تخصص مرتبط با فعالیت موردنظرتان را دارند مشورت کنید تا مطمئن شوید که فهرست‌تان تا جایی که امکان دارد جامع و شامل باشد.
فهرست خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که به بهترین شکل ممکن، گویای اطلاعات مدنظر شما باشد. این فهرست می‌تواند یک یادداشت تک صفحه‌ای ساده باشد که می‌توانید از طریق کامپیوتر خود آن را مطالعه کنید و با اعضای تیم‌تان به اشتراک بگذارید، یا می‌تواند دفترچهای چند صفحه‌ای باشد که می‌توانید آن را نگه دارید و در زمان‌های مورد نیاز از آن استفاده کنید.
یک یادداشت اثربخش، مختصر و مفید و متمرکز بر موضوعی خاص است که از عبارات و جملات ساده و واضحی در آن استفاده شده باشد و از آوردن پاراگراف‌های طولانی و کلمات سنگین در آن اجتناب شده باشد. حتی می‌توانید جهت برجسته کردن نکاتی که باید به‌خاطر بسپارید، از نمودارها و شکل‌ها در یادداشت برداری های خود استفاده کنید.
نکته‌ی بسیار مهمی که باید مدنظر قرار دهید این است که هرموقع نکته‌ی جدیدی آموختید که باید به ذهن‌تان بسپارید، یادداشت خود را به روز رسانی کنید. با انجام این کار می‌توانید به طور مداوم کیفیت کارتان را بالا ببرید.
همچنین می‌توانید یادداشت خود را در فضای مجازی به اشتراک بگذارید تا دیگران نیز از آن استفاده کرده و در صورت آموختن نکته ای جدید، آن را به یادداشت شما اضافه کنند.
نکته ۱
اگر باید کار خود را طی مراحلی با ترتیب مشخص انجام دهید، می‌توانید یادداشت‌تان را به صورت فلوچارت تهیه کنید.
نکته ۲
در بسیاری از موارد می‌توانید بلافاصله پس از تهیه‌ی یادداشت خود، از آن استفاده کنید. اما در مواقعی که ایمنی کار از اهمیت بالایی برخودار است و یا مواقعی که وقوع یک اشتباه می‌تواند خیلی گران تمام شود، لازم است که صحت و دقت یادداشت خود را بیازمایید تا مطمئن شوید که جامع و کامل است.
نکته ۳
در صورت امکان از درج جزئیات غیرضروری در یادداشت خود بپرهیزید. اگر یادداشت شما طولانی و پیچیده باشد، افراد از آن استفاده نخواهند کرد.