فرض نمایید یک جلسه طولانی برنامه ریزی برای کاری جدید در شرکت را به پایان رسانده‌اید، اما شدیدا احساس می‌کنید که چیزی را فراموش کرده و به آن نپرداخته‌اید. در نهایت متوجه چیزی که از قلم انداخته‌اید شده و به یک ایراد جدی در برنامه‌ای که تنظیم کرده‌اید پی می‌برید. بنابراین مجبور خواهید شد جلسه‌ی دیگری برنامه‌ریزی نمایید تا دوباره از ابتدا همه چیز را بررسی کنید.
آیا تا کنون چنین اتفاقاتی برای شما افتاده است؟
این شرایط، شرایط بدی است و به احتمال زیاد همه‌ی ما آن را تجربه کرده‌ایم. اما اگر از یک ابزار برنامه‌ریزی ساده تحت عنوان “سناریوی مصور” (storyboard) استفاده کنیم این مشکل قابل حل خواهد بود. سناریوی مصور ابزاری است که صنعت فیلم‌سازی را برای چندین دهه به خود وابسته کرده بود.
سناریوی مصور چیست؟
سناریوی مصور در صنعت فیلم‌سازی، روشی است که با استفاده از تصاویر ثابت، فریم به فریم فیلم را پیش‌از آغاز فیلم‌برداری بررسی می‌نمایند. به عنوان مثال، سناریوی مصورِ سکانس اول با عکسی از آنچه که در شات اول گرفته خواهد شد یا آنچه از زاویه‌ی دوربین دیده می‌شود، آغاز می‌گردد. شات بعدی فیلم‌برداری از زاویه‌ای دیگر، و با تصویر دیگری در سناریوی مصور نشان‌داده می‌شود و به‌همین ترتیب با هر زاویه‌ی جدید دوربین یا هر سکانس جدید، تصویر بعدی به سناریوی مصور اضافه می‌شود.
در محیط کسب و کار نیز از ایده‌ای مشابه با سناریوی مصور استفاده می‌شود. اما به‌جای ساخت فیلم، آن رل برای برنامه‌ریزی ارائه‌ی یک محصول جدید، مدیریت پروژه، تدوین استراتژی بازاریابی، ایجاد فرآیندی جدید یا شناسایی یک رابطه‌ی علت-معلولی، به‌کار می‌گیرند.
سناریوی مصور شما نشان‌دهنده‌ی جزئیات هریک از مراحل فرآیند مورد نظر شماست. سناریوی مصور به شما این امکان را می‌دهد که به‌جای استفاده از کلمات و نوشتن لیستی از کارهای ضروری، تمامی اقدامات لازم را مشاهده کنید. در کار تیمی، اعضای تیم شما نکات مهم مربوط به هر مرحله را تهیه می‌نمایند، سپس به شناسایی مشکلات و پیچیدگی‌های فرآیند می‌پردازند و درصورت لزوم وظایف را بازبینی و مجددا تنظیم می‌کنند. سناریوهای مصور بی‌قاعده هستند، لذا خلاقیت، آزمایش و تجربه را به دنبال دارند و می‌توانند در برنامه‌ریزی فرآیندها بسیار اثربخش باشند.
درنظر گرفتن همه‌ی جوانب
سناریوهای مصور، برای ایجاد وحدت و اتفاق نظر در گروه نیز بسیار مفید هستند و استفاده از آنها تصمیم گیری را برای تیم ساده‌تر خواهد کرد. چرا که همه‌ی افراد می‌توانند در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت داشته باشند و این امر باعث ایجاد سطح بالاتری از جدیت و تعهد در آنها خواهد شد.
سناریوهای مصور بسیار مؤثرند، چرا که داستان را به شیوه‌ای مصور و عینی بیان می‌کنند. وقتی افراد بتوانند به‌صورت عینی چیزی را ببیند، درک مفاهیم آن، تفسیر شکل‌ها و نمودارها و تصویرسازی آینده، برایشان ساده‌تر خواهد بود.
فرقی نمی‌کند که موضوع، ساخت یک فیلم باشد یا روایت داستان محصول جدید شرکت شما. سناریوهای مصور می‌توانند هر نوع داده‌ای را تغییر دهند و آن را به یک داستان زنده و پویا تبدیل کنند. آنها می‌توانند فرآیند بعضاً خسته‌کننده‌ی برنامه‌ریزی را به تجربه‌ای جذاب و تعاملی تبدیل نمایند.
چگونگی استفاده از سناریوهای مصور
تهیه‌ی یک سناریوی مصور به آن دشواری که به نظر می‌رسد نیست. در این بخش دستورالعمل گام‌به‌گام تهیه‌ی سناریوی مصور را به همراه مثال توضیح می‌دهیم تا به‌طور عملی با فرآیند تهیه‌ی سناریوی مصور آشنا شوید.
مرحله ۱: مشخص کردن مراحل
آنچه می‌خواهید را در جلسات طوفان فکری به چالش بکشید و سپس مراحلی را که باید برای رسیدن به هدف خود طی‌کنید، مشخص و مکتوب نمایید.
یادداشت برداری در این مرحله می‌تواند بسیار مفید باشد. ممکن است در آینده ترتیب این مراحل را تغییر دهید، یا متوجه شوید که مراحلی را از قلم انداخته‌اید؛ نت‌برداری به شما کمک می‌کند تا به سادگی اطلاعات را نگهداری کنید و در آینده آنها را به هر ترتیبی که لازم است سازماندهی کنید.
مرحله ۲: مشخص کردن ترتیب مراحل
ترتیب درست مراحلی را که در بخش قبل تعیین نموده‌اید، مشخص کنید.
مرحله ۳: ایجاد مراحل فرعی
ممکن است برخی از اقداماتی که می‌خواهید در سناریوی مصور خود به‌تصویر بکشید، شامل اقدامات کوچک‌تری باشند . در اینجا می‌توانید در سناریوی مصور خود برای مراحلی که جزئیات مهمی دارند، قسمت‌های فرعی ایجاد کنید تا مطمئن شوید که هیچ قسمت مهمی از فرآیند مورد نظرتان از قلم نخواهد افتاد.
مرحله ۴: بررسی مشکلات و موانع
هم‌زمان با تدوین هر مرحله در سناریوی مصور خود از اعضای تیم‌تان بخواهید تا مشکلات و نواقص موجود در فرآیند را مورد بررسی قرار دهند. انجام این کار به ویژه بین فریم‌ها بسیار مهم است. چراکه ممکن است بین فریم‌ها و مراحل، نکات غیر منتظره‌ای پنهان شده باشند (شناسایی مشکلات درون هر مرحله ساده‌تر از شناسایی مشکلات بین مراحل است).
به همین‌دلیل سناریوهای مصور بسیار ارزشمند هستند. شما با استفاده از آنها می‌توانید شاهد هر تکه از پازل فرآیند خود و تعامل این تکه‌ها با یکدیگر باشید، و این موضوع باعث می‌شود تا احتمال شناسایی مشکلات نهفته در فرآیند بیشتر شود.
نکته:
می‌توانید ساختار سناریوی مصور خود را هر طوری که دوست دارید ایجاد کنید. برخی از مدلها خروجی را در سمت چپ قرار می‌دهند و مراحل فرآیند از سمت راست به سمت چپ چیده می‌شوند. برخی دیگر از مدلها از الگوی عمودی استفاده می‌کنند: خروجی‌ها در بالای سناریوی مصور قرار گرفته و مراحل به ترتیب از پایین به بالا چیده می‌شوند. می‌توانید از مدل مربوط به صنعت سینما نیز استفاده کنید که در آن هر فریم پس از دیگری از چپ به راست آورده می‌شود.
مثال: تهیه یک خبرنامه
حال بیایید تا کاربردهای سناریوی مصور را در فرآیند تهیه‌ی خبرنامه برای کسب‌وکار، بررسی نماییم.
مرحله ۱: مشخص کردن مراحل
مواردی که برای تهیه‌ی یک خبرنامه باید انجام شوند:
طراحی
طوفان فکری پیرامون موضوع
تولید محتوا
ارسال و انتشار خبرنامه
مرحله ۲: مشخص کردن ترتیب مراحل
ترتیب منطقی برای مراحل مشخص شده در گام ۱ به‌صورت زیر است:
طوفان فکری پیرامون موضوع
تهیه‌ی محتوا
طراحی
ارسال و انتشار خبرنامه
مرحله ۳: ایجاد فعالیت‌های فرعی
اگر نگاهی به مراحل بالا بیاندازید می‌توانید تشخیص دهید که در سه مورد از آنها به مراحل فرعی و جزئی‌تر نیاز دارید.
تهیه ی محتوا:
استخدام یک نویسنده
مدیریت نویسنده
انتخاب تصاویر برای پشتیبانی از محتوا
طراحی:
استخدام یک طراح گرافیک جهت طراحی کلی و رنگ‌بندی
نوشتن خبرنامه
تائید نسخه‌ی نهایی جهت انتشار
انتشار خبرنامه:
تهیه‌ی لیست آدرس‌ها جهت ارسال خبرنامه
پرینت نسخه نهایی
بسه‌بندی خبرنامه جهت ارسال و درج آدرس‌ها
ارسال بسته‌های خبرنامه
مرحله ۴: بررسی مشکلات و موانع
اعضای تیم با توجه ویژه به ارزیابی کیفت کار نویسنده، روی استخدام نویسنده به عنوان مسئله‌ای کلیدی تمرکز می‌کنند. چرا که افراد، تجربیات مختلفی از استانداردهای نویسندگی دارند. آنها تصمیم می‌گیرند دو نویسنده‌ی مختلف را برای خبرنامه‌ی اول مورد آزمایش قرار دهند و نویسنده‌ای را که کار بهتری ارائه کند، انتخاب نمایند.
از آنجا که با این روش هر وظیفه‌ی کلی به اجزاء کوچکتر و مدیریت پذیرتری تقسیم می‌شود، چیزی از قلم نمی‌افتد و کل پروژه پیچیدگی کمتری خواهد داشت.
نکته:
نقطه‌ی قوت سناریوی مصور این است که برای کار گروهی طراحی شده و برای حل مشکلات گروهی بسیار مفید است.