مثل خیلی از ماها، شغل زهرا هم ملغمه‌ای است از فعالیت‌های گوناگون: وظایف روزمره که معمولا هم فوری و اضطراری می باشند و کارهای بلندمدت‌تر و مهم‌تر که معمولا اضطرار کمتری برایشان هست.
زهرا صبح‌هایش را صرف کارهای فوری و اضطراری می‌کند. این دسته از وظایفش کمی حوصله‌سربرند؛ برای همین زهرا تمام تلاشش را می‌کند تا اینها را تمام کند و هر چه زودتر از لیستش خط بزند. به این ترتیب، عصرهایش را آزاد است تا روی پروژه‌های بلندمدت کار کند و ایده پردازی های خلاقانه انجام بدهد؛ مثل پژوهش و تحقیق، برنامه ریزی، یا نوشتن متن برای ارائه‌ها.
مسئله این است که زهرا از آن آدم‌هایی است که مخ‌شان صبح‌ها بهتر کار می‌کند. تا زمانی که بالاخره آن کارهای حوصله‌سربر را تمام کند، عصر شده و انرژی زهرا حسابی افت کرده است. بدتر از همه اینکه زهرا در یک شرکت بین‌المللی کار می‌کند و بخشی از همکارانش در کانادا مستقرند؛ بنابراین تا عصر می‌شود انبوهی از ایمیل و تلفن از طرف کانادایی‌ها به سوی او هجوم می‌آورند. نتیجه اینکه مجبور می‌شود کارهای خلاقانه و ایده‌پردازی‌ها را عقب بیندازد و آخر روز انجام‌شان بدهد، یعنی درست همان وقتی که میزان انرژی‌اش به پایین‌ترین حد ممکن رسیده. شکی نیست که این طور نظم دادن به کارها اصلا به صلاح زهرا نیست!
در این مطلب، یاد می‌گیرید چطور بهترین و پرانرژی ترین ساعات روز (یا هفته) خود را تشخیص بدهید و برای کارهایتان، متناسب با این ساعت‌ها برنامه بریزید.
نکته:
قبول، بعضی کارها را حتما باید اورژانسی انجام داد و تمام کرد. این روش را برای آنهایی به کار ببرید که اینقدر عجله برایشان لازم نیست.
گام اول: نقطه‌های اوج انرژی خود را پیدا کنید
هرکدام از ما برای خودمان نقطه‌ی اوجی داریم؛ یعنی زمان به‌خصوصی در طول روز که در آن مدت انرژی‌مان در بالاترین حد است. بعضی‌ها اوج‌شان صبح‌هاست، بعضی‌ها شاید وسط‌های بعد از ظهر بیشتر انرژی داشته باشند. برخی هم شب که می‌شود، پرانرژی‌ترین حالت خود را رو می‌کنند.
بیشتر افراد به‌طور شمّی می‌دانند کی در اوجند و چه زمانی در فرود. البته لازم نیست حتما فقط یک نقطه‌ی اوج داشته باشید. بعضی آدم‌ها صبح سرشار از انرژی‌اند و ظهر خموده و بی‌حالند، اما عصر که می‌شود دوباره انرژی از درون‌شان فوران می‌کند.
اگر در مورد نقطه‌های اوج خودتان زیاد مطمئن نیستید، می‌توانید برای چند روز به سطوح انرژی خودتان نمره بدهید. برای هر روز، یک نمودار بکشید که محور افقی آن ساعت‌های بیداری‌تان و محور عمودی نمره‌ای باشد که به سطوح انرژی خود می‌دهید. نمره را به هر مقیاسی دوست داشتید بدهید، مثلا از ۰ تا ۱۰۰.
هر ساعت که می‌گذرد، به سطح انرژی خود امتیاز بدهید و نقطه‌ای در محل تلاقی ساعت مورد نظر و امتیازش بگذارید. روز که به آخر رسید نقطه‌ها را به هم وصل کنید؛
بد نیست علاوه بر مقایسه‌ی میزان انرژی‌تان در ساعت‌های مختلف روز، به بالا و پایین شدن‌های آن در طول هفته نیز توجه کنید. به این ترتیب برنامه‌ی هفتگی‌تان را هم بهتر می‌توانید بچینید.
برای خیلی از افراد، شنبه روز شلوغی محسوب می‌شود. چون اول هفته است، کلی جلسه برای این روز گذاشته می‌شود. تازه، همه از تعطیلی برگشته‌اند و هزار تا کار برای انجام دادن دارند.
اما خیلی‌ها می‌گویند که یکشنبه‌ها، پربازده‌ترین روزشان در طول هفته است. علت این است که هم درک خوبی از اهداف آن هفته پیدا کرده‌اند و هم اینکه تمرکز بالاتری دارند. اما هر روز که به آخر هفته نزدیک‌تر می‌شویم، بازدهی افراد کمتر و کمتر می‌شود. چهارشنبه که می‌رسد، دیگر همه از کار کردن خسته شده‌اند، انرژی‌شان ته کشیده و با اشتیاق منتظرند تعطیلی آخر هفته فرا برسد.
گام دوم: کارها را تحلیل و بررسی کنید
اگر مثل بیشتر کارمندانی باشید که در شرکت‌ها کار می‌کنند، وظایف‌تان احتمالا به چند بخش کلی تقسیم می‌شود:
کارهای معمولی و روزمره؛ مثل زنگ زدن به افراد مختلف، چک کردن ایمیل‌ها، وارد کردن داده‌ها و حاضر کردن لیست حقوق‌ها.
کارهای خلاقانه؛ مثل طوفان فکری و نوشتن متون
کارهایی که انرژی زیاد می‌طلبند؛ مثلا بازاریابی تلفنی و حاضر کردن پرزنتیشن
کارهای نیازمند تمرکز بالا؛ مثلا کدنویسی و ویرایش کدها
از کارهایی که باید انجام بدهید یک لیست بنویسید. با توجه به چهار گروه بالا، هر کدام از کارها را در طبقه‌ی مناسب خودش جای بدهید. البته این طبقه‌بندی بیشتر دم دستی است تا کمی دیدتان را به کارها روشن‌‌تر بکند؛ بنابراین نگران نشوید اگر دیدید بعضی از کارها به بیشتر از یک گروه تعلق داشتند.
حالا که می‌دانید چه نوع کارهایی پیش رو دارید، وقتش است سراغ مرحله‌ی بعدی برویم: برنامه‌ریزی!
گام سوم: عوامل خارجی را شناسایی کنید
چه عواملی وجود دارند که در تعیین کردن زمان انجام کارهایتان دخالت دارند، اما کنترل‌شان دست شما نیست؟ شاید مواردی این چنینی را تجربه کرده باشید:
میزان دسترسی به همکاران اصلی: آیا کاری دارید که انجام دادنش نیازمند صحبت کردن با همکاران دیگر باشد، آن هم همکارانی که فقط صبح‌ها کار می‌کنند یا کلا در منطقه‌ی زمانی متفاوتی قرار دارند؟
مقدار سر و صدا در محیط کار: اگر محیط کارتان از نوع باز و آزاد است (یعنی تمام کارکنان به هم دید دارند و فضا اتاقک‌بندی نشده)، شاید لازم باشد کارهایی که نیازمند تمرکز بالا هستند را اول صبح انجام بدهید که سر و صدا کمتر است. حتی می‌توانید بگذاریدش برای آخر وقت اداری که فضا ساکت‌تر شده باشد.
دسترسی به منابع: برخی سیستم‌ها، نرم‌افزارها یا تجهیزات متعلق به شرکت هستند و تمام کارکنان به‌صورت اشتراکی از آنها استفاده می‌کنند. اگر دور و بر این وسایل همیشه شلوغ است، بد نیست زمان‌هایی سراغ‌شان بروید که افراد کمتری در حال استفاده از آنها باشند.
در دسترس بودن مشتریان: شاید شما ترجیح بدهید بازاریابی‌های تلفنی‌تان را عصرها انجام بدهید که انرژی‌تان زیاد باشد. اما اگر مشتری‌های هدف‌تان در آن ساعت روز سرشان شلوغ است، بهتر است شما برنامه خودتان را متناسب با آنها تغییر بدهید.
گام چهارم: هر کار را با ساعتی که برایش مناسب است جفت کنید
خیلی مهم است که کارهایتان متناسب با بالا پایین شدن‌های انرژی‌تان تنظیم شده باشند. نقاط اوج منحنی انرژی را به کارهایی اختصاص بدهید که نیاز به خلاقیت یا تمرکز بالا دارند. وظایف روزمره و معمولی را هم بگذارید برای ساعات افت انرژی.
بگذارید مثالی برایتان بزنم. شخصی به نام شیما را در ذهن‌تان تصور کنید که مدیر منابع انسانی یک شرکت است. شیما مسئولیت‌های مختلفی دارد که در طول هفته باید انجام بدهد: مثلا مصاحبه با متقاضیان کار، آموزش و راهنمایی کارکنان جدید، مدیریت حقوق و مزایا، هدایت جلسات تیم‌ها و تهیه کردن گزارش‌های عملکرد کارکنان.
اول صبح که شیما به شرکت می‌رسد، انرژی‌اش معمولا خیلی کم است. برای همین در ابتدای ساعات کاری، تمرکزش را می‌گذارد روی کارهای ساده و روزمره مثل چک کردن ایمیل‌ها، تلفن زدن‌ها و دیگر کارهایی که انرژی زیادی نمی‌طلبند.
شیما می‌داند که بین ساعات ۱۰ صبح تا ۲ ظهر، بازدهی‌اش در بیشترین حد خود است. برای همین هم اگر قرار باشد مصاحبه کند، جلسه بگذارد یا به کارمندان جدید آموزش بدهد، سعی می‌کند در محدوده‌ی ساعات ده تا چهارده به این کارها بپردازد.
بعد از اینکه ناهار دیرهنگامش را می‌خورد، انرژی شیما به پایین‌ترین حد خود می‌رسد. اواخر بعد از ظهر، شیما کم‌کم توان خود را بازمی‌یابد و از آنجایی که از این تغییر انرژی خودش باخبر است، این ساعات را به کارهایی اختصاص می‌دهد که نیازمند تمرکز اما ساده باشند؛ مثلا مدیریت حقوق و مزایا و تهیه‌ی گزارش‌های عملکرد کارکنان.
به این ترتیب، شیما توانست با برنامه‌ریزی کردن کارها مطابق با چرخه‌های انرژی خود، بازدهی‌اش را بالا ببرد و مطمئن باشد که برای کارهای مهم و دشوار، بیشترین انرژی و بازدهی را خواهد داشت.
آیا می‌دانستید که هر شرکتی هم برای خودش چرخه‌ی انرژی دارد؟ می‌توانید در برنامه‌ریزی‌تان از جزر و مدهای این چرخه هم سود ببرید! مثلا اگر شما آدمی هستید که صبح‌ها ذهنش بهتر کار می‌کند، می‌توانید صبح زود خودتان را به شرکت برسانید و کارهای خلاقانه را آن موقع انجام بدهید. سکوت و فضای خالی شرکت، فرصت مناسبی فراهم می‌کند تا بدون مختل شدن تمرکزتان، کارها را پیش ببرید. همچنین با توجه کردن به چرخه‌ی انرژی شرکت، می‌توانید متوجه شوید که معمولا افراد چه ساعتی ناهار می‌خورند و بنابراین حواس‌تان باشد که یک وقت جلسات طوفان فکری را درست بعد از ناهار برگزار نکنید که همه سنگین شده باشند و چرت بزنند!
اگر دوست دارید نکات بیشتری در مورد برنامه‌ریزی یاد بگیرید، مطلب مراحل برنامه ریزی موفق را بخوانید که کمک می‌کند بیشترین استفاده را از زمان‌تان ببرید!
توصیه‌هایی برای استفاده‌ی بهتر از زمان
فرض کنیم شما چرخه‌ی انرژی‌تان را شناختید و برنامه‌‌تان را هم کاملا مطابق با آن ریختید. اما اگر ناگهان در ساعات افت‌تان یک کار فوری پیش آمد چه؟ چطور می‌شود در بدترین ساعات روز، کارها را خوب انجام داد؟
یک لیوان قهوه یا چای درست و حسابی می‌تواند حال‌تان را جا بیاورد و تا حدی به شما انرژی بدهد.
خیلی‌ها در ساعات افت انرژی‌شان گرسنه می‌شوند. یک میان‌وعده‌ی مختصر راه خوبی برای تجدید قواست، اما حواس‌تان باشد که تنقلات شیرین و هله‌هوله‌ها وسوسه‌تان نکنند! این خوردنی‌های فریب‌کار اولش کلی به آدم انرژی می‌دهند، اما فقط کمی که بگذرد می‌بینید که در واقع گول‌شان را خورده‌اید: قند خون‌تان پایین می‌آید، قوایتان تحلیل می‌رود و عصبی می‌شوید. این هله‌هوله‌ها را با میان وعده های سالم جایگزین کنید که می‌توانند قوایتان را برای مدت بیشتری حفظ کنند؛ مثلا میوه‌های تازه، ماست و آجیل.
اگر بعد از ناهار انرژی‌تان خیلی افت می‌کند، شاید علتش این باشد که زیادی غذا می‌خورید. هرچقدر ناهارتان سنگین‌تر و حجیم‌تر باشد، احتمال اینکه بدن‌تان کندتر عمل کند هم بیشتر می‌شود. دلیلش این است که بدن‌تان در تلاش است غذا را هضم کند و نیرویش را بر این کار متمرکز کرده است. برای اینکه انرژی‌تان کمتر پایین بیاید، می‌توانید ناهار سبکی مانند سالاد بخورید. البته معنی‌اش این نیست که به خودتان گرسنگی بدهید! اگر به جای یک ناهار مفصل، تعداد میان‌وعده‌های صبح و بعدازظهرتان را بیشتر کنید، هم گرسنه نمی‌مانید و هم بدن‌تان از حجم غذایی که واردش شده شوکه نمی‌شود!
خیلی از افراد در طول روز به اندازه کافی آب نمی‌نوشند. اگر شما هم جزو این افراد هستید، شاید علت انرژی نداشتن‌تان همین قهر بودن با آب باشد. کم شدن آب بدن باعث می‌شود آدم احساس خستگی بکند و سرعت عملش پایین بیاید. پس بیش از این بدن‌تان را آزار ندهید و میزان آبی را که لازم دارد، برایش فراهم کنید!