رئیستان از شما می‌خواهد فورا ۱۰٪ از بودجه‌ی بخش خود را کم کنید. گفتنش که آسان می باشد اما… با دقت مخارج خود را بررسی می‌کنید، تازه می‌فهمید با مسئله‌ی تقریبا غیرقابل‌حلی مواجه می باشید. چه چیزی را باید کاهش دهید؟ چگونه می‌توانید بدون آسیب رساندن به روحیه گروه یا کاهش بهره وری افراد، هزینه ها را کمتر کنید؟ صبحانه را حذف می‌کنید یا خدمات دفتری را کاهش می‌دهید؟ آیا کاهش دادن هزینه‌های دفتری برای پس انداز بیشتر، واقعا ارزشش را دارد؟
بیشتر سازمان‌ها گاهی مجبور می‌شوند هزینه‌هایشان را کاهش دهند. در شرایط اقتصادی امروز، نظارت بر بودجه و اطمینان از حذف هرگونه مخارج غیرضروری، برای سازمان‌ها مهم‌تر از قبل شده است. با این حال، وقتی کاهش هزینه بر عهده‌ی شماست، مهم‌ترین چالشی که با آن رو‌به‌رو می‌شوید این است که «از کجا باید شروع کنید؟». کاهش هزینه‌های مناسب در زمان مناسب، کار حساسی است و نیاز به دانش و مهارت کافی دارد.
در این مقاله نگاهی به برخی روش‌های ساده برای کاهش بودجه می‌اندازیم و شما را برای شروع این کار راهنمایی می‌کنیم.
از کجا باید شروع کنیم؟
قبول داریم موقعیت سختی است؛ بودجه‌‌تان کم شده است و احتمالا مجبورید قید ماشین‌های مدل بالا و مهمانی‌های آخر هفته را بزنید. امیدواریم با مطالعه‌ی موارد زیر بتوانید این بحران را بهتر مدیریت کنید.
۱. موارد ضروری را مشخص کنید
لازم است موارد ضروری (همان چیزهایی که بخش شما بدون آنها مطلقا نمی‌تواند فعالیت کند) را شناسایی کنید. البته توجه دارید که این چیزها برای هر کسب‌وکاری متفاوت است و مخارج ضروری برای یک شرکت، همیشه برای شرکت‌های دیگر ضروری نیستند.
۲. موارد تجملی را شناسایی کنید
بعد از انجام مرحله‌ی یک، الان باید ببینید چه چیزی باقی مانده است. برخی از این موارد احتمالا اقلام تجملی هستند یعنی مخارجی که مطلقا ضروری نیستند و می‌توان آنها را به آسانی کاهش داد. برای مثال شاید وقت آن است که با گل‌های تازه در بخش پذیرش خداحافظی کنید. (بی‌خیال روحیه و این حرف‌ها شوید، یادتان که نرفته است باید مخارج‌تان را کم کنید!)
۳. سایر موارد را هم در نظر داشته باشید
اینها مواردی هستند که در مورد آنها خیلی مطمئن نیستید. هنگامی که این اقلام را بررسی می‌کنید، مخارج را در برابر مزایای محسوس و نامحسوس‌شان ارزیابی کنید.
یک مثال خوب می‌تواند دورهمی‌های بخش‌تان باشد. این برنامه‌ها لذت‌بخش هستند و ممکن است در ابتدا گمان کنید که می‌توانید آنها را حذف کنید. با این حال، معمولا طی این مراسم با رابط‌های ارزشمندی معاشرت می‌کنید. این امر اغلب منجر به فروش یا ارجاع می‌شود. بنابراین شما باید تصمیم بگیرید که آیا این دورهمی‌ها ضروری هستند یا تجملی. اگر انتظار دارید که در فروش بیش از آنچه که خرج می‌کنید سود کنید، پس نگه‌داشتن این هزینه‌ها در بودجه می‌ارزد.
مثال دیگر در رابطه با خدمات دفتری است. شاید مصرف کاغذ در بخش شما بسیار زیاد است و شرکت‌تان کاغذ گران و باکیفیت می‌خرد، اما آیا این امر ضروری است؟ البته می‌دانیم که از این اقلام برای کارتان استفاده می‌کنید اما خب می‌توانید با خرید یک برند کاغذ ارزان‌تر، صرفه‌جویی کنید.
توصیه‌های کاربردی در رابطه با بودجه
کاهش هزینه‌ها هرگز آسان نیست اما اینها توصیه‌هایی کاربردی هستند که می‌توانند هنگام کاهش بودجه، به شما کمک کنند:
۱. محیط دفترتان را مساعدتر کنید
این روش مهمی برای پس‌انداز است. حتی چیزهای کوچک مانند جایگزینی لامپ‌های معمولی با لامپ‌های کم‌مصرف می‌توانند هزینه‌های انرژی را بسیار کاهش دهند. سرمایه گذاری کوچکی است، اما پس‌اندازی که از این راه انجام می‌شود، ممکن است سال‌ها دوام داشته باشند. می‌توانید از گروه‌تان هم بخواهید تا کامپیوترهای خود را در ساعات ناهار و استراحت میان روز خاموش کنند و به صرفه‌جویی بیشتر در هزینه‌های انرژی و افزایش عمر مفید کامپیوترها کمک کنند.
۲. از خدمات کم‌هزینه‌تر استفاده کنید
حذف قهوه‌ی اول صبح اعضای گروه ممکن است بازخوردهای بدی در پی داشته باشد؛ در عوض چرا از لیوان‌های سرامیکی استفاده نمی‌کنید و پرداخت هزینه برای فنجان‌های کاغذی که دور انداخته می‌شوند را متوقف نمی‌کنید؟ تازه می‌توانید به جای خرید قهوه‌ی گران‌قیمت، از یک برند ارزان‌تر استفاده کنید.
۳. کارکنان‌تان را با وظایف همکاران‌شان آشنا کنید
بسیاری از شرکت‌ها هنگامی که کارکنان معمولی‌شان بیمار یا در تعطیلات هستند، کارمندان موقت استخدام می‌کنند. اما اگر چندین عضو گروه‌تان آموزش‌های مختلفی ببینند (منظورمان یادگیری مهارت‌های خاصی است که متفاوت از شغل خودشان است)، شاید بتوانند علاوه بر حجم کاری همیشگی خود، آن وظایف را هم در نوبت‌های کاری کوتاه انجام دهند.
۴. با تأمین‌کنندگان خود مذاکره کنید
برای پرداخت زودهنگام یا خرید مقادیر زیاد اقلامی که گروه‌تان معمولا از آنها استفاده می‌کند، مذاکره کنید و تخفیف بگیرید. به دنبال معامله‌های خاص باشید و ببینید کجا می‌توانید پس‌انداز کنید.
۵. تجهیزات و دستگاه‌های ارزان‌تر بخرید
اگر در شرف جایگزینی خودرو یا مجموعه کامیون‌های شرکت هستید، خرید مدل‌های ارزان‌تر و کم‌مصرف‌تر را مد نظر قرار دهید. همین مسئله در مورد تجهیزات دفتری هم صدق می‌کند. پرینترها و ماشین‌های فکس دست‌دوم با قیمتی بسیار کمتر از مدل‌های نو و دست‌اول‌شان، در دسترس هستند. می‌توانید این منابع و هزینه‌ها را با بخش دیگری از سازمان‌تان هم به اشتراک بگذارید.
۶. جلسات را به صورت ویدئو کنفرانس برگزار کنید
اگر اعضای گروه‌تان برای شرکت در جلسات زیاد سفر می‌کنند، شاید بد نباشد به جای این همه مسافرت، برگزاری جلسات به صورت ویدئو کنفرانس را امتحان کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا در هزینه‌های سفر صرفه‌جویی کنید.
۷. تماس‌های تلفنی‌تان را از طریق اینترنت برقرار کنید
نرم‌افزاری مانند اسکایپ به شما امکان می‌دهد تا تماس‌های تلفنی را از طریق اینترنت برقرار کنید. اگر فردی که با او تماس می‌گیرید نیز اسکایپ داشته باشد، این تماس‌ها رایگان خواهند بود. بنابراین این امر به شما کمک می‌کند تا در هزینه‌های تلفن صرفه‌جویی کنید.
۸. اشتراک مجله‌ها را کاهش دهید
شاید دفتر یا بخش‌تان، مشترک مجلات صنعتی یا تجاری باشد. این اشتراک‌ها منابع ارزشمندی برای به‌روز نگه‌داشتن اعضا در روندها و بهترین رویه‌ها هستند؛ اما در ارزیابی هزینه‌ها در برابر مزایا دقت کنید. شاید چندین نفر از اعضای گروه بتوانند یک اشتراک را با هم استفاده کنند. در ضمن بسیاری از انتشارات، نسخه‌های دیجیتال را به قیمت کمتری ارائه می‌دهند.
۹. برای همه‌ی خدمات خود به دنبال بهترین پیشنهاد باشید
ممکن است تعجب کنید که با قیمت کردن همه چیز، از ارسال گرفته تا خدمات دفتری، و رسیدن به بهترین قیمت، چقدر می‌توانید پس‌انداز کنید.
۱۰. بر روی بهره‌وریِ بیشتر تمرکز کنید
برای مثال اگر چندین نفر از اعضای گروه هر هفته یا هر ماه زمان ارزشمندی را صرف گزارش نویسی می‌کنند، مشخص کنید آیا این امر لازم است یا خیر. آیا آنها می‌توانند زمان‌شان را صرف فعالیت ارزشمندتری کنند؟ آیا گروه دیگری در بخشی دیگر، گزارش مشابهی را ارائه می‌دهد؟ آیا می‌توان این اقدامات را برای صرفه‌جویی در وقت ادغام کرد؟ مزیت دیگرش این است که اگر اعضای گروه‌تان با بهره وری بیشتری کار کنند، می‌توانید حقوق‌های اضافه‌کاری را کاهش دهید.
با اعضای گروه‌تان ارتباط برقرار کنید
در مورد کاهش هزینه‌ها و مخارج حتما با اعضای گروه‌تان صحبت کنید. اگرچه هیچ‌کس نمی‌خواهد احساس کند در شرکتی کار می‌کند که مشکلات مالی دارد، اما مطمئنا کسی هم دوست ندارد که اطلاعاتی از او مخفی نگه داشته شود. تا جایی که می‌توانید به کارکنان‌تان اجازه دهید که بدانند چه چیزی در حال رخ دادن است و چرا.
در ضمن باید بدانید که اعضای گروه‌تان منبعی ارزشمند هستند. شاید نظرات بسیار خلاقانه‌ای در مورد روش‌های کاهش هزینه‌ها داشته باشند. مهم‌تر از همه اینکه آنها هستند که هر روز در سازمان کار می‌کنند. آنها ممکن است در مورد رویه‌ها یا مخارجی که به آسانی می‌توان آنها را برای کل شرکت کاهش داد اطلاعاتی داشته باشند و شما می‌توانید از آنها بخواهید تا پیشنهادهایشان را ارائه دهند.
از گروه‌تان بخواهید تا بررسی کنند که در امور روزمره‌ی خود چه هزینه‌هایی را می‌توانند کاهش دهند. این امر به آنها اختیار می‌دهد و در فرایند تصمیم گیری (هر چقدر هم که کوچک باشد)، احساس مشارکت می‌کنند.