آیا شما می توانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید؟ اگر شما هم مثل اکثریت افراد باشید، پس جواب‌تان کاملا مثبت نیست! شاید حجم کار شما هم بیش از حد زیاد بوده و مجبور باشید برای تمام کردن کارها سر موعد مقرر، تا دیروقت کار کنید. یا شاید هر روز برای شما، یک روز بحرانی مثل روزهای دیگر است و این حالت، باعث ایجاد استرس و تضعیف روحیه‌ی شما می‌گردد.
بسیاری از ما می‌دانیم که توانایی مدیریت بهینه‌تر زمان را داریم، اما شناسایی اشتباهاتی که مرتکب می‌شویم و آگاهی از نحوه‌ی رفع آنها، می‌تواند دشوار باشد. با وجود این، وقتی زمان‌مان را به خوبی مدیریت می‌کنیم، به طرز استثنایی عملکردمان بهینه و از میزان استرس‌مان کاسته می‌شود. با مدیریت زمان به‌شیوه‌ی درست، می‌توانیم وقت‌مان را به پروژه‌های جالب و پربازدهی اختصاص بدهیم که می‌توانند تفاوت فاحشی در روند یک کار ایجاد کنند. خلاصه بگوییم، با مدیریت خوب زمان، ما آدم‌های خوشحال‌تری خواهیم بود!
در این مقاله، به ده مورد از اشتباهات رایج در مدیریت زمان، همین‌طور شناسایی استراتژی‌ها و نکته‌هایی برای غلبه بر آنها، می‌پردازیم. این ده اشتباه رایج عبارتند از:
اشتباه شماره ۱: نداشتن فهرستی از کارهای پیشِ رو
آیا تا به حال، از این دست جملات استرس‌زا به خودتان گفته‌اید؟ «حس می‌کنم بخش مهمی از کار رو فراموش کردم؟» اگر جواب‌تان مثبت است، پس احتمالا از فهرست کارهای پیش رو استفاه نمی‌کنید تا به کمک آن هیچ چیزی را از قلم نیندازید. اما اگر از فهرست کارهای پیش رو استفاده می‌کنید و باز هم نگران فراموش کردن کاری هستید، پس از چنین فهرستی، درست استفاده نمی‌کنید!
ترفند استفادهی بهینه از فهرست کارهای پیش رو در اولویت بندی آن نهفته است. بسیاری از افراد از سیستم کدگذاری حرفی یا عددی استفاده می‌کنند و طبق آن کد A یا شماره‌ی ۱ را به بالاترین اولویت می‌دهند و به این ترتیب اولویت‌ها را درجه‌بندی می‌کنند.
اگر روی پروژه‌های بزرگ کار می‌کنید، چنانچه مراقب نباشید، ثبت فهرست کارهای پیش رو می‌تواند مبهم و بی‌نتیجه از کار درآید. برای مثال، ممکن است نوشته باشید: «رسیدگی به پیشنهاد بودجه». اما این رسیدگی مستلزم چه چیزهایی است؟ مشخص نکردن ملزومات یک کار ممکن است سبب به تعویق افتادن آن کار یا فراموش کردن قسمت‌های مهمی از آن شود. پس، حتما کارها یا پروژه‌های بزرگ را به قسمت‌های مشخص و قابل‌اجرا تقسیم کنید تا هیچ جزءِ مهمی از کار را فراموش نکنید.
هنگام کار همزمان روی پروژه‌های زیاد و بزرگ، می‌توانید برای مدیریت کارها از برنامههای عملیاتی هم استفاده کنید. برنامههای عملیاتی، نسخه‌های صنعتی‌شده‌ی فهرست کارهای پیش رو هستند.
اشتباه شماره ۲: تعیین نکردن اهداف شخصی
می‌دانید شش ماه آینده می‌خواهید چه جایگاهی داشته باشید؟ یک سال یا حتی ده سال آینده چطور؟ اگر نمی‌دانید، پس وقت آن رسیده است که اهداف شخصی خودتان را معین کنید!
تغییر و تعیین اهداف شخصی در مدیریت زمان، یک امر ضروری است، زیرا اهداف به شما مقصد و چشم‌انداز می‌دهند تا همسو با آنها کار کنید. وقتی هدف را بشناسید، می‌توانید اولویت‌ها، زمان و منابع را برای رسیدن به آن هدف، مدیریت کنید. کمک دیگری که اهداف به شما می‌کنند این است که می‌توانید تصمیم بگیرید کدام کارها ارزش صرف وقت دارند و کدام کارها شما را از هدف اصلی دور می‌کنند.
اشتباه شماره ۳: اولویت‌بندی نکردن
دستیار شما با خبر از یک بحران نزد شما می‌آید تا شما همان لحظه به آن رسیدگی کنید، اما شما در حال تبادل نظر با یک مشتری جدید هستید. شک ندارید که تا چند قدمی رسیدن به یک ایده‌ی عالی برای کمپین بازاریابی آنها هستید، اما به‌خاطر این موقعیت «اضطراری»، احتمال پاره شدن رشته‌ی افکارتان وجود دارد.
گاهی‌اوقات، دانستن چگونگی اولویت‌بندی دشوار است، به‌ویژه هنگامی‌که با سیلی از کارهای به ظاهر اضطراری مواجه می‌شوید. با وجود این، اگر بخواهید زمان‌تان را بهتر مدیریت کنید، دانستن چگونگی اولویت‌بندی مؤثر کارها ضروری است.
یک ابزار که در اولویت‌بندی مؤثر به شما کمک می‌کند، ماتریس اولویت کار است که تعیین می‌کند اولویت یک کار، بالا و پربازده یا پایین و کم اهمیت است. اگر تمایز میان اولویت‌های کاری‌تان را بشناسید، بهتر می‌توانید زمان‌تان را در طول روز مدیریت کنید.
اشتباه شماره ۴: ناکامی در مدیریت حواس‌پرتی‌ها
آیا می‌دانید برخی از ما، هر روز حدود دو ساعت از وقت‌مان را به‌خاطر حواس‌پرتی‌ها هدر می‌دهیم؟ فکر کنید اگر این زمان را هدر نمی‌دادید، چه کارهایی را می‌توانستید به پایان برسانید!
فرقی نمی‌کند منشأ این حواس‌پرتی‌ها چه باشد؛ ایمیل‌ها، چت‌ها، صحبت با همکاران در مواقع بحرانی یا تماس‌های تلفنی از طرف مشتریان، همه‌ی اینها مانعِ ماندنِ ما در «وضعیت تچان» می‌شود. وضعیتی که در آن، بدون احساس خستگی، از انجام کاری که به‌طور ۱۰۰ درصد درگیر آن هستیم؛ احساس لذت می‌کنیم.
اگر می‌خواهید کنترل روزتان را در دست بگیرید و نهایت تلاش‌تان را بکنید، دانستن چگونگی به حداقل رساندن حواس پرتی ها و مدیریت وقفه‌ها، حیاتی است. برای مثال، اگر به تمرکز نیاز دارید، چت کردن را به کل کنار بگذارید و اگر دیگران حواس شما را بیش از حد پرت می‌کنند، آنها را در جریان بگذارید. حتی اگر نتوانید از شر حواس‌پرتی‌ها هم خلاص شوید، باید راه‌های بهبود تمرکز را بیاموزید.
افزون بر این، مقاله‌ی ما درباره‌ی مدیریت مؤثر ایمیل ها به شما یاد می‌دهد چگونه کنترل ایمیل‌ها را به دست بگیرید تا تمام روزتان به خواندن و جواب دادن به ایمیل‌ها نگذرد.
اشتباه شماره ۵: به تعویق انداختن
به تعویق انداختن همان عقب انداختن کارهایی است که باید همین حالا روی آنها تمرکز کنید. وقتی کاری را به تعویق می‌اندازید، احساس گناه می‌کنید و هر چه بیشتر از این تعویق بگذرد؛ ترس شما از انجام آن بیشتر می‌شود و در نهایت، وقتی در انجام به موقع آن کار شکست می‌خورید؛ همه‌ی مشکلات به خودتان ختم می‌شود.
یک استراتژی مفید این است که به خودتان بگویید قرار است ظرف ده دقیقه، یک پروژه‌ی جدید را آغاز کنید. افرادی که دچار اشتباهِ «به تعویق انداختن کارها» می‌شوند، اغلب احساس می‌کنند برای به اتمام رساندن یک کار، باید بدون وقفه، آن کار را به پایان برسانند و این توقع بالا باعث می‌شود احساس دست‌پاچگی و اضطراب کنند. به‌جای این طرز تفکر، زمان اندکی را به شروع یک کار اختصاص دهید (یا به اصطلاح «کار را زخمی کنید!»). همین!
برنامههای عملیاتی هم می‌توانند مفید باشند. با استفاده از این برنامه‌ها، می‌توانید پروژه‌های بزرگ را به قسمت‌های قابل‌اجرا تقسیم کنید تا راحت‌تر بتوانید کل پروژه را زیر نظر بگیرید و هر بار، بخش کوچکی از آن را انجام بدهید. با این روش، هنگام شروع یک پروژه‌ی جدید احساس دست‌پاچگی نمی‌کنید.
اشتباه شماره ۶: پذیرفتن بیش از حد مسئولیت‌ها
آیا شما از آن دسته از افرادی هستید که «نه» گفتن برای‌تان سخت است؟ اگر چنین است، پس احتمالا به‌خاطر ناتوانی در «نه گفتن» به دیگران، مسئولیت‌ها و تعهدات زیادی بر عهده‌تان است. این اخلاق منجر به عملکرد ضعیف، استرس و روحیه‌ی پایین خودتان می‌شود.
شاید هم از آن مدیرانی باشید که اصرار دارند خودشان تمام کارها را کنترل کنند یا انجام بدهند (مدیریت ذره بینی)، چون نمی‌توانند به دیگران اعتماد کنند. بنابراین مسئولیت‌هایشان بیش از حد زیاد و سنگین می‌شود. البته این می‌تواند مشکل هر کسی باشد، نه فقط مدیران!
در هر صورت، پذیرفتن بیش از حد مسئولیت، نشان‌دهنده‌ی استفادهی ضعیف از زمان است. اگر این رویه را در پیش بگیرید، دیگران شما را فردی می‌بینند که کارهایش را با عجله و سمبل‌شده انجام می‌دهد.
هنر زیرکانه‌ی «نه» گفتن به کارهایی را که بار اضافی بر دوش شما می‌گذارند، یاد بگیرید. این مهارت کمک می‌کند خودی نشان بدهید و در عین حال، در جمع احساس خوب‌تان را همچنان حفظ کنید. اگر دیگران آویزان شما شدند تا برای خواسته‌هایشان از شما «بله» بگیرند، سعی کنید در لحظه به آنها واکنش نشان دهید و آرامش خود را حفظ کنید.
اشتباه شماره ۷: «پرمشغله بودن» را پیشرفت تلقی کردن
پرمشغله بودن، بعضی از افراد را دچار استرس و دست‌پاچگی می‌کند. فرجه‌هایی که به پایان نزدیک شده‌اند، ایمیل‌هایی که پایانی ندارند، انبوه پرونده‌های روی میز که دست شما را می‌بوسند و خود را با سرعت برق و باد به جلسات رساندن… همه‌ی اینها ترشح آدرنالین را بالا می‌برند!
مشکل این است که «اعتیاد به مشغله داشتن» لزوما به معنای موفق بودن نیست و برعکس می‌تواند منجر به استرس و عملکرد ضعیف شود.
به‌جای اینکه برای خودتان مشغله بسازید، سرعت‌تان را کم کنید و یاد بگیرید زمان‌تان را بهتر مدیریت کنید.
اشتباه شماره ۸: عملکرد چندوظیفه‌ای
لیلا برای اینکه از حجم کارهایش عقب نماند، معمولا حین صحبت تلفنی با مشتریان‌اش، ایمیل هم می‌زند. با اینکه خود لیلا فکر می‌کند از زمانش به خوبی استفاده می‌کند، اما نمی‌داند با انجام چند کار به صورت همزمان، در مقایسه با انجام متوالی کارها، ۲۰ تا ۴۰ درصد، زمان بیشتری را از دست می‌دهد. نتیجه‌ی چندوظیفه‌ای بودنِ او این است که هر دو کار را ضعیف انجام می‌دهد: متن ایمیل‌هایش پر از اشتباه بوده و مشتریانش از عدم تمرکز او شاکی هستند.
پس بهترین کار این است که چندوظیفه‌ای بودن را فراموش کنید و به نوبت، روی انجام یک کار تمرکز کنید. با این روش، کیفیت کارتان هم بهتر خواهد شد.
اشتباه شماره ۹: استراحت نکردن
اگر هدف، اتمام کار در آخرین مهلت باشد، ۸ تا ۱۰ ساعت کار بی‌وقفه، فکر خوبی است. اما غیرممکن است بدون استراحت دادن به مغز خود بتوانید تمرکز کنید و بازده‌ی کارتان باکیفیت باشد.
استراحت کردن را «هدر دادن وقت» در نظر نگیرید. استراحت دادن به مغز خود باعث می‌شود خلاقانه‌تر فکر کنید و مؤثرتر کار کنید.
اگر متوقف کردن کار برای‌تان سخت است، پس برای استراحت خودتان، برنامه‌ی زمانی تعیین کنید یا با ساعت زنگ‌دار، زمان استراحت‌تان را تنظیم کنید. به یک پیاده روی سریع بروید یا فقط پشت میز نشسته و اندکی مراقبه کنید. بعد از هر یک یا دو ساعت، به خودتان پنج دقیقه استراحت بدهید. حتما زمان کافی به خوردن ناهار اختصاص بدهید. با گرسنه بودن نمی‌توانید کار باکیفیتی تولید کنید!
اشتباه شماره ۱۰: زمان‌بندی بی‌نتیجه‌ی کارها
سحرخیزید یا انرژی‌تان همزمان با غروب آفتاب بیشتر می‌شود؟ انرژی و کارایی افراد در ساعات مختلف روز با هم متفاوت است.
می‌توانید کارهایی که اولویت بالایی دارند در ساعاتی از روز انجام بدهید که انرژی و کارایی‌تان در بالاترین سطح قرار دارد و کارهایی که اولویت‌شان پایین است (نظیر پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا تماس‌های تلفنی) در ساعاتی که انرژی کمتری دارید، انجام بدهید. مقاله‌ی «کدام کارها را صبح انجام بدهیم؟» نحوه‌ی زمان‌بندی مؤثر کارها را به شما نشان می‌دهد.