اگر مشغله‌ها و گرفتاری‌های روزمره از کنترل خارج شوند، به‌مرور ما را از اولویت‌ها و هدف‌های اساسی‌مان دور می‌کنند. با برنامه ریزی بهتر برای زمانی که در اختیار داریم، می‌توانیم تا حدود زیادی از این مسئله جلوگیری کنیم و بیشتر بر همان اولویت‌ها متمرکز باشیم. در این مطلب می‌خواهیم ببینیم چطور می‌شود کمتر کار کرد اما به نتیجه‌ی بهتری رسید. این نتیجه‌ی بهتر می‌تواند همان تحقق اهداف اساسی و رسیدن به اولویت‌ها باشد. با برداشتن سه قدم اساسی می‌توانیم این خواسته را عملی کنیم. در ادامه با ما همراه باشید تا توضیحات بیشتری در اختیارتان قرار بدهیم.
قدم اول: اولویتهای واقعی‌تان را پیدا کنید
مهم‌ترین اولویت‌های‌تان کدام‌اند؟ برای اینکه در ادامهٔ این مسیر همراه ما باشید، اول باید برای این سؤالِ مهم جوابی پیدا کنید. البته نگران نباشید؛ برای پیدا کردن جواب به شما کمک خواهیم کرد. برای آنکه بتوانیم کارهای مهم یا همان اولویت‌ها را از کارهایی که فقط به نظر مهم می‌آیند جدا کنیم، اول باید دستهٔ دوم را مشخص کنیم. با کنار گذاشتن آنها می‌توانیم با خیال راحت به مشخص کردن اولویت‌ها بپردازیم. برای این منظور از کتاب هفت عادت مردمان موفق، نوشتهٔ استفن ریچاردز کمک خواهیم گرفت. راهکار پیشنهادی در این کتاب تجسم دو موقعیت زیر است:
تصور کنید سه نفر در مراسم خاک‌سپاری‌تان دارند از خوبی‌ها و کمالات شما صحبت می‌کنند. چه خصوصیات و ویژگی‌هایی را در شما تحسین خواهند کرد؟ دوست دارید راجع به شما چه بگویند؟
راجع به تمامی نقش‌ها و وظایفی که در زندگی به عهده دارید خوب فکر کنید: فرضا دختر یا پسر خانواده، دوست، مدیر و … . از خودتان سؤال کنید مثلا ویژگی های یک دوست خوب چیست؟ چطور می‌توانم مطمئن شوم دوست خوب واقعا باید همین‌طور رفتار کند؟
اگر بی‌تعارف و صادقانه به جواب این سؤال‌ها فکر کنیم، بیشترِ ما خواهیم دید که تعریف‌مان از موفقیت، وابسته به توقعاتی است که دیگران از ما دارند. در کنار این، بیشتر انتظارات‌مان هم ریشه در ترس‌های ریزودرشت‌مان دارند. وقتی این تعاریف و انتظارات را کنار بزنیم، مسائلی که واقعا برای‌مان حائز اهمیت هستند از پشت پرده بیرون می‌زنند: اینها شاید همان رؤیاها و ایدئال‌های‌مان باشند، مثلا تربیت کردن فرزندان مسئولیت‌پذیر و مفید، تلاش برای بهتر کردن اوضاع زنان و دفاع از حقوق آنها، داشتن رابطه سالم و رضایت‌بخش با شریک زندگی و … .
وظایف مهم‌تر را مشخص کنید
خب، حالا که اولویت‌های‌مان را پیدا کردیم، می‌توانیم برویم سروقت سؤال بعدی: «برای آنکه روی اولویتم متمرکز شوم باید چه کار کنم؟» در بیشتر مواقع آن‌قدر کار و گرفتاری سرمان می‌ریزد که یادمان می‌رود این مسئله را بررسی کنیم که در درجهٔ اول ارزش وقت گذاشتن را دارند یا خیر؟ آیا انجام دادن‌شان ما را به اولویت‌های‌مان نزدیک‌تر می‌کند یا نه؟ این نکته را فراموش نکنید: اینکه بتوانید کاری را بهتر یا سریع‌تر از اطرافیان‌تان انجام بدهید، لزوما دلیل نمی‌شود که آن کار را در فهرست وظایف‌تان قرار بدهید و حتما شما وظیفهٔ انجام دادنش را قبول کنید. با راهکاری که در ادامه معرفی می‌کنیم، می‌توانید وظایف مهم‌ترتان را پیدا کنید:
اولویت‌مان را که قبلا مشخص کردیم. حالا در فهرست وظایف، تمامی کارها و وظایف‌تان را به‌طور جداگانه درج کنید. دربارۀ هر وظیفه، سؤال‌های زیر را از خودتان بپرسید:
آیا این وظیفه برای محقق شدن اولویتی که مشخص کرده‌ام ضروری است؟
با زحمت و تلاش کم می‌توانم به‌خوبی از پسِ انجام دادنش بربیایم؟
آیا حتما خودم باید عهده‌دار انجام دادنش بشوم یا می‌توانم به کس دیگری بسپارمش؟
انجام دادن وظیفه برایم مفرح و لذت‌بخش است؟
اگر در مورد هر وظیفه، به سه سؤال یا بیشتر جواب مثبت دادید، تصمیم هوشمندانه‌ترْ نگه داشتن آن وظیفه در فهرست کارها و انجام دادنش خواهد بود. اگر هم جواب‌تان به سه سؤال یا بیشتر منفی بود، بهتر است آن وظیفه را از فهرست خط بزنید.
قدم دوم: از دیگران کمک بگیرید
همۀ ما کسانی را اطراف‌مان داریم که تقریبا هر زمان ازشان کمک بخواهیم، حمایت‌شان را از ما دریغ نخواهند کرد: از خانواده و دوستان گرفته تا همکاران و افراد دیگر. اما آیا این درخواست کمک را مطرح می‌کنیم؟ برای بیشتر ما جواب منفی است، چراکه زندگی شخصی و کاری‌مان را تلاشی انفرادی می‌دانیم و باور داریم باری است که خودمان تنهایی باید به دوش بکشیم.
کمک خواستن از دیگران مستلزم آن است که احساس ضعف و آسیب‌پذیری را در خودمان بپذیریم؛ پذیرفتن این احساس کار آسانی نیست. اما حالا که اولویت و وظایف مهم‌ترمان را مشخص کرده‌ایم، با کمک خواستن از دیگران از همیشه به موفقیت نزدیک‌تر خواهیم شد، پس چرا این کار را نکنیم؟ اگر یک‌دل شده‌اید که این قدم بعدی را هم بردارید، در ادامه می‌توانید بخوانید که چطور باید از دیگران کمک بخواهید.
کمک کردن دیگران به شما، برای خودشان هم فایده‌ای خواهد داشت
بهترین راه برای بهره‌مند شدن از کمک و حمایت دیگران این است که به آنها بفهمانیم در قبال کمکی که به ما می‌کنند، ما هم گِرِهی از کارشان باز خواهیم کرد. فرضا اگر همکارتان در برنامه‌ریزی برای جلسۀ اعضای شرکت به شما کمک می‌کند یا یکی از دوستان‌تان برای معرفی شما به کسی که می‌خواهید، خودش را به زحمت می‌اندازد، یا همسرتان وقتی نوبتش نیست ظرف‌ها را می‌شوید، باید به طریقی به آنها بفهمانید که کمک‌شان را بی‌جواب نخواهید گذاشت. مثلا همکارتان باید بداند که در ازای این کمکش بهره وری شما در محیط کار بیشتر می‌شود و برای او درآمدزایی خواهد داشت. همسرتان هم باید بداند که وقتی این کمک را می‌کند، شما هم به‌جایش با تلاش‌تان زندگی را در خانه به کام همه شیرین‌تر می‌کنید.
کمک خواستن از کارفرما
فکر کردن به درخواست کمک از کارفرما برای بسیاری از ما دلهره‌آور است. این نگرانی را داریم که با کمک خواستن از بالادستی‌های‌مان در نظرشان دست‌وپاگیر، مزاحم یا فاقد صلاحیت جلوه کنیم. اما اگر به‌هنگام کمک خواستن از کارفرما، راه‌حل‌هایی هم برای مسائل کاری ارائه کنیم، از این بابت جای هیچ نگرانی‌ای وجود نخواهد داشت. در ادامه می‌گوییم چطور می‌توانید این کار را انجام بدهید و چه مطالبی را باید در درخواست‌تان لحاظ کنید:
حتما به این مسئله اشاره کنید که متعهد به اولویتهای سازمان یا شرکت‌تان هستید. این کار را می‌توانید با جمله‌ای شبیه به این انجام بدهید: «به‌باور من، چند ماه آینده همه چیز همان طوری خواهد که شد که برایش برنامه‌ریزی کرده بودیم. از اینکه من هم در محقق کردن هدف‌مان نقشی دارم، خوشحال هستم.»
از نقاط قوت یا دستاوردهای اخیرتان برای سازمان بگویید، همین‌طور راجع به مسائلی که نقش بازدارنده دارند و بهره‌وری شما را کم می‌کنند، با جمله‌ای شبیه به این: «با تمامی وظایفی که به من سپرده شده است، وقتی در دفتر پشت میز کارم می‌نشینم، کمی تحت فشار قرار می‌گیرم. احساس می‌کنم اگر از دفتر بیرون بزنم و با مشتری‌ها تعامل داشته باشم، عملکردم بهتر می‌شود.»
راه‌حلی ارائه کنید و از کارفرمای‌تان بخواهید به شما بازخورد بدهد، با جمله‌ای شبیه به این: «برای محقق شدن هرچه سریع‌تر اهداف‌مان، ایده‌هایی به ذهنم رسیده است؛ برای فراهم کردن فرصت‌های مدیریتی برای بعضی از اعضای تیم هم نظرهایی دارم. تمایل دارید بیشتر راجع بهشان بدانید؟»
قدم سوم: مهارت «نه گفتن» را یاد بگیرید
گاهی این‌طور به نظر می‌رسد که برای وظایف و کارهایی که باید انجام بدهیم پایانی نمی‌توان متصور شد. برای اینکه بتوانیم کمی از فشارِ باری که روی دوش‌مان است کم کنیم، باید یاد بگیریم که گاهی اوقات به درخواست دیگران جواب منفی بدهیم. حالا چطور می‌توانیم نه گفتن به دیگران را یاد بگیریم؟ در ادامه خواهیم گفت:
۱. درخواست برای توضیح بیشتر
دفعهٔ بعدی که کسی از شما خواست کاری برایش انجام دهید، به‌جای آنکه فوری و از روی عادت «بله» بگویید و آن را به فهرست وظایف‌تان اضافه کنید، از او بخواهید کمی بیشتر راجع به درخواستش توضیح بدهد، با سؤال‌هایی مثل اینها: «فکر می‌کنی پروژه‌ات برای کامل شدن و به نتیجه رسیدن چقدر زمان نیاز داشته باشد؟ به‌نظرت، تجربه و مهارت من چه چیز بخصوصی به نتیجهٔ کار اضافه می‌کند؟ برای پایان آن موعد مشخصی در نظر گرفته‌ای؟» گاهی پرسیدن همین سؤال‌ها باعث می‌شود دیگران راجع به زمانی که قرار است از شما اشغال کنند بیشتر فکر کنند. شاید در نهایت از سپردن کارشان به شما چشم‌پوشی کنند.
۲. استفادهٔ اصولی از تقویم
روی تقویمی که برنامه‌ها و وظایف‌تان را در آن یادداشت می‌کنید برگهٔ اضافی نچسبانید. زمانی که در حال برنامه‌ریزی برای وقت‌تان هستید، با خودکار وظایف را در تقویم یادداشت کنید. اگر کسی بخواهد کاری را به شما محول کند و خانهٔ خالی در جدول تقویم نمانده باشد، انتخاب‌تان مشخص خواهد بود: یا باید درخواست او را رد کنید یا آنکه کاری را که از قبل برایش برنامه‌ریزی کرده بودید کنسل کنید. حالا اگر به‌جای این کار، وظیفهٔ جدید را هم روی کاغذی بنویسید و ضمیمهٔ تقویم کنید، سرتان را بیش از اندازه شلوغ کرده‌اید. استفادهٔ اصولی از تقویم کمک می‌کند واقع‌بینانه‌تر و در حد توان‌مان از زمانی که در اختیار داریم استفاده کنیم.
سخن پایانی
با برداشتن سه قدمی که در این مطلب توضیح دادیم، می‌توانید بین کارهای بی‌اهمیت و اولویت‌های‌تان تمایز قائل شوید. در چنین شرایطی کمتر کار می‌کنید اما نتیجهٔ نهایی بهتر خواهد بود. این نتیجه همان اولویت و هدف بزرگی است که برای خودتان تعیین کرده‌اید. حالا از سوی دیگر هرچه فهرست وظایف‌مان را با کارهای بی‌ارتباط به اولویت‌ها شلوغ‌تر کنیم، رسیدن به اهداف واقعی و مهم‌مان از ذهن دورتر می‌شود.