تاثیر ایمیل بر ارتباطات و تعاملات کاری بسیار کاربردی و زیاد می باشد؛ با این حال تحقیقات نشان داده اند که ۴۶ درصد از نیروی کار حرفه‌ای در مواجهه با ایمیل‌ها دچار سردرگمی و اضطراب می‌شوند. اما روش‌هایی برای اجتناب از این شرایط نامطلوب وجود دارد که به شما در ارسال ایمیل دلخواهتان کمک می‌کند.
نوشتن ایمیل تأثیرگذار
کارکنان دفتری به طور متوسط روزی ۸۰ ایمیل دریافت می‌کنند. با این حجم از نامه‌ها، ممکن است پیام‌های شخصی به چشم نیایند. برای اینکه ایمیل‌هایتان دیده و خوانده شوند، سعی کنید توصیه‌های زیر را به کار بگیرید.
۱. در ایمیل‌هایتان به اندازه صحبت کنید
ایمیل به خودی خود یکی از دلایل ایجاد اضطراب و استرس در محیط کار است. بنابراین پیش از آغاز نوشتن ایمیل به این فکر کنید که «آیا تهیه و ارسال این نامه واقعا ضروری است؟» مثلا در مواردی که نیاز به پرسش و پاسخ پیوسته و بحث پیرامون موضوع است، استفاده از تلفن یا پیام‌رسانِ فوری جایگزین بهتری است.
در عین حال، ایمیل همیشه آن‌طور که انتظار داریم، امن نیست. مثلا در موارد بسیاری افراد ایمیل‌ها را بدون توجه به مکالمه‌های پیشین و پاک کردن آنها، به دیگران ارسال می‌کنند. بنابراین از نوشتن اطالاعات شخصی و مهم یا هر اطلاعات دیگری که مایل به افشای آنها در محیط کار نیستید، خودداری کنید.
در صورت امکان خبرهای بد را رودررو به دیگران اطلاع بدهید. با این کار امکان همدلی، همراهی و درک متقابل فراهم می‌شود؛ همچنین در صورتی که برداشت اشتباهی از پیام‌تان ایجاد شود امکان توضیح و جبران را خواهید داشت.
۲. از قسمت موضوع بهترین بهره را ببرید
خالی گذاشتن سطر موضوع، احتمال رد شدن از ایمیل مربوطه یا اسپم شمردن آن را افزایش می‌دهد؛ بنابراین از به کار بردن چند کلمه‌ی مناسب برای آگاه کردن مخاطب از محتوای نامه، غفلت نکنید.
تیتر روزنامه دو کارکرد مهم دارد؛ توجه خواننده را جلب می‌کند و چکیده‌ای از کل مطلب است که به شما کمک می‌کند برای خواندن یا نخواندن آن تصمیم گیری کنید. موضوع ایمیل هم کارکرد مشابهی دارد. اگر به طور پیوسته و منظم درباره‌ی موضوع خاصی ایمیل می‌فرستید، بهتر است در سطر موضوع تاریخ را هم ذکر کنید. اگر خواهان پاسخ به ایمیل‌تان هستید، می‌توانید درخواست پاسخ را در موضوع مطرح کنید مثلا بنویسید: «لطفا تا پایان هفته پاسخ خود را ارسال کنید.»
موضوعی که به خوبی انتخاب و بیان شده باشد، بدون نیاز به خواندن محتوای ایمیل، مخاطب را از اطلاعات مهم موجود در آن آگاه می‌کند.
اگر پیام‌تان آن‌قدر کوتاه است که سطر موضوع برای آن کافی است، برای نشان دادن اینکه نیازی به خواندن محتوا نیست عبارت «پایان پیام» را در موضوع ذکر کنید.
۳. پیام‌هایتان را روشن و خلاصه بیان کنید
مانند نامه‌های رسمی رایج، ایمیل هم باید روشن، واضح و کوتاه باشد. محتوای اصلی ایمیل باید سرراست، حاوی اطلاعات سودمند و شامل اطلاعات لازم و مرتبط باشد. مقاله‌ی مهارت های نوشتاری راهنمای خوبی برای ایجاد ارتباطی شفاف است.
ارسال ایمیل هزینه‌ای ندارد پس اگر لازم است درباره‌ی چندین موضوع صحبت کنید، برای هر موضوع ایمیلی جداگانه تهیه و ارسال کنید. با این روش پیام شما روشن‌تر و دقیق‌تر، و پیگیری و پاسخ‌دهی به موضوعات به طور جداگانه ساده‌تر خواهد بود.
برقراری تعادل در این زمینه مهم است. شما قطعا نمی‌خواهید افراد را با انبوه ایمیل‌های خود بمباران کنید، به علاوه گردآوری نکته‌های مرتبط و پیوسته در یک ایمیل، منطقی است. در چنین موقعیتی سادگی را فراموش نکنید، با شماره‌گذاری و نشانه‌گذاری بندهای نامه یا بخش‌بندی اطلاعات، خواندن و فهم محتوای نامه ساده‌تر می‌شود. اگر افراد به آسانی از خواسته‌ی شما آگاه شوند، احتمال انجام آن خواسته بیشتر خواهد شد.
۴. مؤدبانه بنویسید
بیشترِ مردم فکر می‌کنند که لزومی ندارد متن ایمیل به اندازه‌ی نامه‌های کاری رایج، رسمی باشد. اما متن پیامی که می‌فرستید بازتابی از حرفه ای گری، ارزش‌ها و توجه‌تان به جزئیات است بنابراین میزان معینی از تشریفات لازم است.
به جز زمان‌هایی که با مخاطب‌تان رابطه‌ای صمیمانه دارید، از کاربرد لحن غیررسمی، واژگان عامیانه، اصطلاحات تخصصی و مخفف‌های نابه‌جا اجتناب کنید. ممکن است استفاده از صورتک‌ها و شکلک‌ها کارتان را در انتقال پیام آسان‌تر کند اما تنها در صورتی از آنها استفاده کنید که مخاطب‌تان را به خوبی می‌شناسید.
در پایان متن پیام‌تان از عبارت‌هایی مانند «با احترام»، «با سپاس» و… استفاده کنید.
همیشه لحن مؤدبانه داشته باشید زیرا ممکن است دریافت‌کننده‌ی ایمیل آن را چاپ کند و در اختیار دیگران بگذارد.
۵. لحن مناسب را پیدا کنید
در ملاقات رودررو از زبان بدن، بلندی صدا و حالت‌های چهره‌ی طرف مقابل برای ارزیابی احساس او کمک می‌گیریم. در هنگام تهیه‌ی ایمیل چنین اطلاعاتی را در اختیار نداریم و نمی‌توانیم تشخیص بدهیم که آیا فرد برداشت درستی از پیام ما داشته است یا نه.
متن پیام‌تان را بررسی و با خود فکر کنید که ایمیل‌تان چه «احساسی» را القا می‌کند. اگر امکان برداشت اشتباه از احساسات و خواسته‌هایتان وجود دارد، از عبارت‌ها و واژه‌های سرراست‌تر و بدون ابهام استفاده کنید.
۶. ویرایش را فراموش نکنید
در پایان و پیش از فشردن دکمه «ارسال»، ایمیل‌تان را مرور و اشتباهات املایی، دستوری یا نگارشی را اصلاح کنید. ایمیل هم مانند لباس و ظاهرتان، نشانه‌ای از میزان حرفه‌ای بودن شماست؛ پس وجود اشتباهات تایپی در آن هیچ صورتِ خوشی ندارد.
به طول نامه و میزان محتوای آن توجه کنید. افراد ایمیل‌های کوتاه را به ایمیل‌های بلند ترجیح می‌دهند. بنابراین مطمئن شوید که ایمیل‌تان را تا جایی که ممکن است و بدون حذف اطلاعات ضروری خلاصه کرده‌اید.