در میان تمام گرفتاری ها، پیداکردن زمانی جهت رسیدگی به خود و پیش‌بردن منظم کارهایتان خیلی سخت است؛ اما یادتان باشد کم‌آوردن وقت به این معنا است که برنامه‌ریزی و تصمیم گیری را بلد نیستید. در این مطلب ۵ مهارت برای افزایش بهره وری و به‌دست آوردن زمان بیشتر را به شما خواهیم گفت.
مدیریت زمان؛ هنر افراد کاردان و باهوش
بیشتر ما در برنامه‌ریزی برای پولمان دقیق هستیم و سعی می‌کنیم که بودجه‌بندی درستی داشته باشیم؛ حتی اگر بودجه‌بندی‌مان درست هم نباشد، معمولا تلاش می‌کنیم پول را با دقت زیادی خرج کنیم تا مشکلی پیش نیاید؛ اما وقتی صحبت از زمان می‌شود، بیشتر ما بی‌هنر و غافلیم. شاید فکر می‌کنیم تا ابد زنده می‌مانیم و برای همین هم هست که زمان را به‌درستی مدیریت نمی‌کنیم.
دقت کرده‌اید بیشتر مواقع در جلسات غیرضروری شرکت می‌کنیم، در شبکه های اجتماعی پرسه می‌زنیم، کارها را اولویت بندی نمی‌کنیم و همه مسئولیت‌ها را به عهده می‌گیریم و بعد در میانه راه کم می‌آوریم؟ باید بدانیم پول را که برایش ارزش زیادی قائلیم و مدیریت آن را دقیق به‌عهده می‌گیریم، بازهم می‌توانیم به دست آوریم؛ اما زمان را به هیچ بهایی نمی‌توانیم دوباره بخریم. به یاد داشته باشیم بسیاری از افراد وقتی در بستر مرگ‌اند، حسرت می‌خورند که چرا زمان را از دست داده‌اند و نمی‌توانند بهتر زندگی کنند.
در ادامه از روش‌هایی خواهید خواند که مدیریت زمان را به شما یاد می‌دهند؛ روش‌هایی که افراد باهوش و کاردان در کسب و کار و زندگی برای افزایش بهره‌وری و به‌دست آوردن زمان بیشتر استفاده می‌کنند.
۱. استفاده از روش‌ها و فناوری‌های مفید
این روزها به‌واسطه فناوری، انواع‌واقسام امکانات در اختیار داریم و می‌توانیم بسیاری از وظایفمان را به فناوری بسپاریم. متأسفانه بسیاری از کارآفرینان و صاحبان کسب‌وکارها از اتوماسیون ادرای یا همان ماشین‌ها و فناوری برای پیشبرد کارهای خود استفاده نمی‌کنند؛ درحالی‌که ابزارهای ارزان‌قیمت و ساده و درعین‌حال سریع و کاربردی فراوانی در این مسیر وجود دارند.
روش‌های نوین هم باعث افزایش بهره‌وری می‌شوند. به نمونه‌های زیر دقت کنید که در مسیرهای مختلف می‌توانند کسب‌‌و‌کارهایتان را پیش ببرند و زمانتان را آزادتر کنند:
برای کارهای قانونی خود از داده کاوی و تکنیک‌ها و ابزارهای بررسی و مرور قراردادها کمک بگیرید.
برای فروش به افرادی دقت کنید که مشتریان بالقوه آینده‌تان خواهند شد. اگر روی مشتری بالقوه کار کنید، در آینده با پای خودش به‌سمتتان می‌آید. با مشتریان خود در هر بخش از قیف فروش ارتباط برقرار کنید. از روش‌های هوش مصنوعی برای شناخت مشتریان و رقبا کمک بگیرید. نیازهای مشتریان را شناسایی و مرتفع کنید و جلسات کاری خود را از قبل سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی کنید.
برای بازاریابی، از قالب‌های آماده ایمیل و تولید محتوا مناسب بهره ببرید. محتواهای قبلی تولیدشده را دوباره به‌شکلی تازه به کار بگیرید و آنها را به‌درستی منتشر کنید.
برای مدیریت بخش فناوری اطلاعات کسب‌وکارتان از روش‌های مدیریت شبکه، پشتیبانی و نگهداری درست و منظم داده‌ها و ابزارهای رایانه‌ای، سازمان‌دهی و مدیریت درست داده‌ها (مثلا تولید و انتقال داده‌ها) کمک بگیرید.
برای بخش مدیریت منابع انسانی کارتان از روش‌های درست و نوین استخدام و جذب نیروها و تکنیک‌های مناسب پرداخت دستمزد بهره ببرید.
به‌کمک ابزارها و فناوری‌های مناسب، اموری مانند تولید رونوشت از فایل‌های مختلف و امور رایانه‌ای پرتکرار در طول کار را سریع‌تر و ساده‌تر کنید.
به‌کمک پرسش‌نامه‌ها و تعامل با دیگران و مشتریان کسب‌وکار خود، از آنها بیشتر حمایت کنید.
نرم‌افزارهای متعددی در این زمینه‌ها وجود دارند. با انتخاب مناسب و خودکارسازی فرایندها به‌کمک فناوری نوین مدیریتی، زمان بیشتری برای خود به وجود بیاورید. لازم نیست تمام اموری را که گفتیم، فقط و فقط خودتان و آن‌هم به‌صورت حضوری انجام دهید.
۲. برون‌سپاری
تمام امور کسب‌وکار را نمی‌توانید به اتوماسیون و فرایندهای خودکارشده مبتنی بر فناوری بسپرید. در این مواقع باید به برون سپاری فکر کنید. برون‌سپاری یعنی سپردن بخشی از وظایف و کارهای خود به نیروهایی دیگر تا به‌جای شما امور را پیش ببرند. اگر کاری که می‌خواهید به دیگران محول کنید، حساس و پیچیده نیست و دیگران هم از عهده انجام‌دادنش برمی‌آیند، چرا آن را به دیگران واگذار نکنید و برای خودتان زمان بیشتری نخرید؟
همیشه ببینید کاری که قرار است انجام دهید، ارزشی بیش از یک ساعت کاری مفیدتان دارد یا خیر. اگر دیدید هزینه‌ای که به شما تحمیل می‌شود، در مقایسه با دستمزد یک ساعت کاری‌تان ارزش کمتری برایتان دارد، دور انجام‌دادن آن را خط بکشید. بسیاری از وظایف کوچک را به خیال اینکه زمان زیادی از شما نمی‌گیرند، خودتان انجام می‌دهید. اینجاست که اشتباه بزرگی مرتکب می‌شوید؛ یعنی یادتان می‌رود که همین کارهای کوچک ولی پرشمار هستند که تمام روزتان را پر می‌کنند و وقتی برایتان باقی نمی‌گذارند. دقت کنید مجموع کارهایی که فقط ۵ دقیقه از روزتان را می‌گیرند، اما ۵ بار در طول روز تکرار می‌شوند، در پایان سال دست‌کم معادل ۱۵ روز کاری‌اند؛ پس برای مدیریت بهتر زمان باید از روش برون‌سپاری استفاده کنید و اموری را که از عهده دیگران هم برمی‌آیند، خودتان انجام ندهید و به آنها واگذار کنید.
۳. استفاده از روش‌های ارتباطی بهینه و سریع
استفاده از روش‌های ارتباطی مناسب باعث می‌شود زمان افراد در کسب‌وکارهای مختلف و سازمان‌های گوناگون به‌خوبی برای خودشان و امور مفید صرف شود. بسیاری از جلسات طولانی کاری، زمان کارکنان را تلف می‌کنند؛ درحالی‌که پیام این جلسات را می‌توان از راه ایمیل و پیام‌رسان‌های مختلف به همه رساند.
جلسات اجباری را می‌توان در مدت کوتاهی مثلا ۱۵ تا ۳۰ دقیقه جمع‌بندی کرد؛ اما معمولا تشریفات و پرگویی‌های افراد در جلسات باعث می‌شود وقت همه تلف شود. به‌کمک نرم‌افزارهای پیام‌رسان و مدیریت پروژه می‌توان ارتباطات میان افراد و کارکنان مختلف سیستم را مدیریت و سازمان‌دهی کرد.
۴. درجه‌بندی تصمیم‌های مختلف بنا به میزان اهمیت آنها
تصمیم‌های مختلف سازمانی و کسب‌وکاری را درجه‌بندی کنید. اگر در بعضی از تصمیم‌های مهم اشتباه کنید، عواقب جبران‌ناپذیری خواهد داشت. این دسته از تصمیم‌ها طیف وسیعی از افراد را تحت‌تأثیر قرار می‌دهند و بسیار حیاتی‌اند. دسته دیگری از تصمیم‌ها اهمیت کمتری دارند و اگر اشتباهی در آنها صورت بگیرد، عواقب چندان جدی و مهمی به همراه نخواهد داشت.
باید بدانید که بیشتر تصمیم‌ها در هر کسب‌وکاری از نوع تصمیم‌های دوم‌اند؛ یعنی چون اهمیت زیادی ندارند، نیازی هم نیست که جلسات طولانی و تشریفات معمول برگزار شود تا به نتیجه برسند. بااین‌حال، بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها بیهوده جلسات و تشریفاتی برای تصمیم‌گیری‌های نوع دوم برگزار و وقت افراد را تلف می‌کنند. شما این کار را نکنید. سعی کنید تصمیم‌گیری‌های غیرمهم را سریع و بدون صرف وقت و برگزاری تشریفات بگیرید.
۵. دسته‌بندی درست امور مختلف برای پیشبرد هم‌زمان آنها
انجام‌دادن چندین کار به‌طور هم‌زمان خستگی به بار می‌آورد و بهره وری را کاهش می‌دهد؛ اما روش‌هایی وجود دارد که به‌کمک آنها می‌توانید چند کار را در کنار هم پبش ببرید و همچنان بهره‌وری خوبی داشته باشید و از خستگی دور بمانید؛ مثلا اگر وظایف مهم را در کنار کارهایی انجام بدهید که به آنها علاقه‌مندید، بهره‌وری‌تان افزایش پیدا خواهد کرد. ورزش کردن را که شاید چندان برایتان خوشایند نباشد و همیشه از آن دوری می‌کنید (اما ضروری است)، در کنار گوش‌دادن به یک پادکست جالب انجام دهید. هم‌زمان انجام‌دادن امور خوشایند و نه‌چندان خوشایند به پیشبرد هر دو کمک می‌کند و عادت‌های مفیدی در شما به وجود می‌آورد.
در آخر
برای مدیریت بهتر زمان، بهانه تراشی را کنار بگذارید و برای زندگی شخصی و کاری‌تان برنامه‌ریزی کنید. برنامه‌ریزی مناسب و استفاده درست از زمان باعث می‌شود ثروتمند شوید، کارهای موردعلاقه‌تان را انجام دهید و هیچ‌وقت حسرت زمان‌های ازدست‌رفته را نداشته باشید.