هر کسب و کار و شرکتی، دارای هزینه های متعددی از جمله سرمایه گذاری روی یک پروژه و هزینه‌های جاری شرکت می باشد. نقل‌وانتقال پول زیاد معمولا با چک و حواله‌های بین بانکی انجام می‌شود؛ اما اگر این هزینه‌ها کم باشند، چه باید کرد؟ ازآنجاکه پرداخت این هزینه‌ها با چک و حواله منطقی نیست، از تنخواه برای پوشش آنها استفاده می‌شود. در این مقاله، مفهوم تنخواه گردان در حسابداری و ضرورت‌های آن را بررسی می‌کنیم.
تنخواه چیست و تنخواه گردان در حسابداری کیست؟
تنخواه به مبالغ کوچکی گفته می‌شود که یک شرکت برای تأمین خرده‌‌هزینه‌هایش نگهداری می‌کند. این هزینه‌ها گسترده هستند، اما آن‌قدر کم‌اند که پرداخت آنها از طریق چک یا حواله بانکی مقدور نیست.
تنخواه گردان نیز به کسی گفته می‌شود که کارش صرف هزینه‌های تنخواه در بخش‌های موردنیاز است.
مواردی که تنخواه به آن تعلق می‌گیرد کدام است؟
هزینه‌هایی که زیرمجموعه تنخواه قرار می‌گیرند، بسته به ابعاد شرکت، متنوع و گسترده هستند، از جمله:
هزینه لوازم اداری مانند کاغذ و خودکار؛
صبحانه، ناهار، چای و سایر خوراکی‌ها؛
صدور کارت‌ها؛
خرید انواع گل و گیاه و سایر اقلام مصرفی یا تزیینی؛
بازپرداخت هزینه‌های کارمندانی که از جیب خودشان هزینه‌ای برای انجام کار تقبل کرده‌اند.
ضرورت تنخواه و تنخواه گردان در حسابداری چیست؟
اداره هر شرکتی هزینه‌های مختلفی دارد. بهترین روش برای مدیریت این هزینه‌ها استفاده از تنخواه است. با این روش، جلوی هدررفت درآمدها در هزینه‌های جزئی غیرضروری گرفته می‌شود. حتما ضرب‌المثل معروف «اندک اندک جمع گردد، وانگهی دریا شود» را شنیده‌اید. اگر کسب‌وکاری به این هزینه‌های کوچک توجهی نکند، ممکن است هنگام جمع‌بندی صورت حساب‌های مالی پایان سال، با انبوهی از هزینه‌های کوچک مواجه شود که سر به فلک کشیده‌اند.
چه کسانی مسئول نظارت بر تنخواه هستند؟
معمولا افرادی در شرکت به‌عنوان متولی و صندوقدار تنخواه انتخاب می‌شوند تا بر روند پرداخت‌ها نظارت کنند. در شرکت‌های بزرگ‌تر ممکن است در هر بخش، صندوقی جداگانه برای این کار در نظر گرفته شود.
وظیفه این گروه از افراد، تأمین بودجه تنخواه و ثبت همه هزینه‌های تنخواه است. صندوقدار تنخواه کار تأمین بودجه آن را بر عهده دارد. متولی نیز هزینه‌های مصرف‌شده از سوی تنخواه گردان را دریافت و ثبت می‌کند. وجود این دو جایگاه سازمانی مهم است، چون با محدودکردن دسترسی کارمندان به صندوق تنخواه، جلوی هدررفت آن گرفته می‌شود.
نکاتی که باید درباره صندوق تنخواه بدانید
صندوق تنخواه نیز مانند هر صندوق دیگری باید به‌طور دوره‌ای بررسی شود. این بررسی‌ها باعث مدیریت بهتر هزینه و درآمد می‌شود. اگر هزینه‌ها از درآمد‌های واردشده به صندوق بیشتر شود، تراز مالی آن منفی می‌شود؛ برعکس، با بیشترشدن درآمدها از هزینه‌ها شاهد تراز مثبت صندوق خواهیم بود. بدیهی است که بهترین حالت زمانی است که بین ورودی و خروجی صندوق تنخواه تعادل برقرار باشد. درصورتی‌که تراز تنخواه منفی شود، باید علت آن را بررسی و چاره‌جویی کرد.
بسیاری از شرکت‌ها با وضع قوانین سختگیرانه، بر هزینه‌های تنخواه نظارت می‌کنند و می‌کوشند که جلوی اسراف این هزینه‌ها را بگیرند.
هزینه‌های تنخواه چگونه ثبت می‌شوند؟
به‌طورکلی، ثبت و ضبط هزینه تنخواه بر عهده حسابدار شرکت است. حسابدار اطلاعات مربوط را از متولی یا صندوقدار دریافت می‌کند. وقتی که تنخواه گردان مشغول صرف تنخواه است، هزینه‌ها فقط در صورت های مالی ثبت می‌شوند؛ اما درصورتی‌که متولی یا تنخواه گردان درخواست مبلغ بیشتری کنند، به‌شرط دریافت رسید‌ها، در دفتر حسابداری ثبت می‌شود. تراز مثبت و منفی صندوق تنخواه نیز در دفاتر حسابداری ثبت می‌شوند. این ثبت‌ها برای ارائه به اداره مالیات مهم هستند و باید با دقت انجام شوند.