طی سالیان اخیر، مسئولان سازمان‌های بسیاری سعی کرده‌اند علاوه بر مدیران پروژه، افراد شاغل در سازمان‌ها را هم ملزم به شرکت در جلسات یا کلاس‌های آموزشی مدیریت پروژه کنند. شاید این مسئله در نگاه اول کمی نامتعارف به نظر برسد، اما با مطالعه‌ی جزئیات این مطلب متوجه چرایی موضوع خواهید شد. حقیقت امر این است که سازمان‌ها به مزایای مهارت‌ها و توانایی‌هایی که مدیریت پروژه به دنبال دارد، واقف شده‌اند. به همین خاطر می‌خواهند تمامی کارکنان‌شان از این مزایا بهره‌مند باشند.
با وجود اینکه نمی‌توانیم همه را به‌طور رسمی «مدیر پروژه» بنامیم، تقریبا همۀ ما در برهه‌هایی از زندگی از مهارت‌های مرتبط استفاده می‌کنیم؛ در واقع پروژه‌ای را مدیریت می‌کنیم. مثلا زمانی که برای تولد یکی از بچه‌های‌مان یا دورهمی خانوادگی و دیگر موقعیت‌های مشابه برنامه‌ریزی می‌کنیم، داریم پروژه‌ای را مدیریت می‌کنیم.
دکتر مایکل اوکانر، از افراد صاحب‌نظر در حوزۀ مدیریت و برنامه ریزی است. او در این باره می‌گوید: «مردم بیش از آنچه فکر می‌کنند، از مهارت‌های مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. این مهارت‌ها از بسیاری جهات مشابه با آن روش‌هایی هستند که مادرها در طول قرن‌ها از آنها استفاده می‌کرده‌اند.»
نیاز همه به مهارت‌های مدیریت پروژه آن‌قدر پذیرفته‌شده است که بنیادی آموزشی با این منظور برای کودکان و نوجوانان ۵ تا ۱۹ساله تأسیس شده است. بسیاری باور دارند که این مهارت‌ها نه صرفا برای پروژه و سازمان‌ها، بلکه در زندگی روزمره هم قابل‌استفاده هستند.
کتاب‌های مدیریت پروژه پر است از مفاهیم و مهارت‌هایی نظیر تکنیک‌های زمان‌بندی، رهبری اعضای تیم، ساختار جزئیات فعالیت‌ها و … . دانستن این مفاهیم برای مدیران بسیار سودمند است. البته اشخاص شاغل در سازمان‌ها هم با دانستن آنها اطلاعاتی ارزشمند و کاربردی به دست خواهند آورد. اما در این مطلب سعی ما بر آن بوده است که مهارت‌های کمترشناخته‌شده را معرفی کنیم؛ مهارت‌هایی که عملا برای تمامی کارکنان سازمان‌ها مفید و کاربردی خواهند بود.
مهارت اول: استفاده از منشور پروژه
در مبحث مدیریت پروژه از ابزارها، تکنیک‌ها و الگوهای متعددی برای نظم‌وترتیب بیشتر فعالیت‌ها استفاده می‌شود. اگر بخواهیم از میان اینها مؤثرترین‌شان را انتخاب کنیم، احتمالا گزینۀ انتخابی‌مان «منشور پروژه» خواهد بود.
سازمان‌های متعددی هستند که از مشکلِ نبودِ هماهنگی میان کارکنان‌شان رنج می‌برند. از سوی دیگر سازمان‌هایی وجود دارند که کارکنان‌شان درمورد اولویت‌های فعالیت‌ها درست توجیه نمی‌شوند. در این مواقع است که منشور پروژه به کمک‌مان می‌آید.
اما منشور پروژه دقیقا چیست؟ این منشور در واقع نوعی توافق‌نامه است که مدیر پروژه پیش از شروع کار تدوین می‌کند و تمامی دست‌اندرکاران پیشبردِ پروژه موظف به پیروی از محتوای آن خواهند بود. به این صورت می‌توان در ادامۀ مسیر از بروز مشکلات پیش‌بینی‌نشده جلوگیری کرد.
در اینجا به تعدادی از مهم‌ترین مواردی اشاره خواهیم کرد که بهتر است در منشور پروژه لحاظ شوند:
اقلام تحویل‌دادنی پروژه: منظور محصول نهایی است که قول آن به مشتری داده می‌شود؛
نام/ هدف پروژه؛
حامی مالی یا همان اسپانسر پروژه؛
سهام‌داران پروژه؛
محدودیت‌های سه‌گانۀ پروژه: زمان، بودجه و محدودۀ پروژه؛
مواردی که در محدودۀ پروژه قرار می‌گیرند و موارد خارج از آن؛
نقش و مسئولیت هریک از اعضای گروه؛
خطرات یا ریسک‌های احتمالی پروژه؛
عوامل کلیدی موفقیت؛
فرضیه‌ها؛
شاخص یا معیار موفقیت پروژه؛
امضای اعضای تیم.
البته مواردی که عنوان شدند بیشتر مثالی برای درک بهتر موضوع هستند. منشور پروژه می‌تواند از لحاظ شیوۀ تدوین، قالب و حتی محتوا، بسته به صلاحدید و اولویت‌های شما تغییر کند. مهم این است که پیش از شروع‌به‌کار، با استفاده از آن، دست‌اندرکاران اصلی پروژه را گرد هم جمع کنید تا دربارۀ مسائل کلیدی و مهم پروژه به اتفاق نظر برسید. درج امضای اعضای گروه پای منشور، به آن حالتی سندمانند می‌دهد و اعتبارش را بیشتر می‌کند.
مهارت دوم: سنجیدن ایده‌های مربوط به پروژه و در نظر گرفتن تمامی جوانب در همان ابتدای امر
شاید راجع به او. جی. سیمسون، بازیکن سابق فوتبال آمریکایی و ماجرای دادگاهی شدنش چیزهایی شنیده باشید. او به جرم قتل همسر سابقش و دوست‌پسر این شخص دستگیر و محاکمه شد. این ماجرا «محاکمهٔ قرن» لقب گرفت و خبرنگاران کشورهای بسیاری به‌صورت زنده ماجرا را پوشش خبری دادند.
هدف از ذکر این ماجرا آوردن مثالی برای پروژه‌ای است که به شکست انجامید. در آن زمان قرار بود کتابی تحت عنوان «اگر انجامش داده بودم: اعترافات یک قاتل» به چاپ برسد. این کتاب دربارۀ وقایع قتل سیمسون بود. اما بنا به دلایلی در لحظۀ آخر پروژۀ چاپ کتاب متوقف شد. روپرت مرداک، یکی از مدیران این پروژه بود و در جواب به نارضایتی و عصبانیت عموم مردم و حامیان پروژه در بیانیه‌ای اعلام کرد که فعالیت‌شان «پروژه‌ای نسنجیده» بوده است و به همین خاطر در لحظۀ آخر لغو شد.
این در حالی بود که کار نوشتن و چاپ کتاب به اتمام رسیده بود و برای پخش در بازار آماده شده بود. با این تفاصیل، متوقف شدن پروژه در لحظۀ آخر چه معنایی می‌توانست داشته باشد؟ این اتفاق به این خاطر افتاد که در همان ابتدای امر، دست‌اندرکاران پروژه به‌خوبی جوانب امر و ایده‌های مربوط به پروژه را نسنجیدند. این مثال، به‌خوبی گویای عواقب این اقدامات نسنجیده است.
راه پرهیز از اقدامات نسنجیده در مدیریت پروژه
حالا ببینیم برای برطرف کردن این مسئله چه تدابیری را می‌توانیم در نظر بگیریم. طبق آموزه‌های بحث مدیریت پروژه، برای اینکه از این حیث به مشکلی برنخوریم، باید پیش از شروع برنامه‌ریزی برای پروژه، کار دیگری انجام بدهیم. بسیاری فکر می‌کنند برنامه‌ریزی مرحلۀ اول در شروع هر نوع پروژه‌ای است؛ حال آنکه این‌طور نیست. در این مرحلۀ آغازین که پیش از برنامه‌ریزی قرار می‌گیرد، ایده‌های مربوط به پروژه را به‌طور دقیق و جامع ارزیابی و بررسی می‌کنیم؛ حالا می‌خواهد پروژه‌مان به پیچیدگیِ راه اندازی کسب و کار تازه باشد، یا آنکه به‌سادگیِ ذکر سردستی معایب و مزایای محصولی بخصوص.
اگر این کار را انجام ندهیم، احتمال دارد با عواقبی جدی روبه‌رو شویم و پروژه به‌کلی به شکست بینجامد. مثلا ممکن است یکی از دست‌اندرکاران پیشبرد پروژه نظری ناآگاهانه بدهد یا آنکه به اتفاقی بخصوص از روی هیجان و احساس پاسخ دهد و فعالیت‌های پروژه با اتکا به چنین اظهارنظرهایی پیش برود. اینها هستند که در نهایت موجبات شکست یک پروژه را فراهم می‌کنند. در صورتی گرفتار این پیامدها خواهیم شد که ایده‌ها را درست نسنجیده باشیم.
این مرحلۀ آغازین می‌تواند بسته به صلاحدید و شرایط شما متفاوت باشد. با وجود این، برای درک بهتر موضوع، تعدادی سؤال کلیدی و مهم در ادامه مطرح می‌کنیم که بهتر است در این مرحله جوابی برای‌شان بیابیم:
قصد حل کردن چه مشکلی را داریم؟
آیا پروژه‌ای که قصد راه‌اندازی‌اش را داریم بهترین راه‌حل برای این مشکل است؟
آیا برای پیشبرد این پروژه، از منابعی که در اختیار داریم به بهترین شکل ممکن استفاده می‌کنیم (زمان، سرمایه، دارایی‌ها و …)؟
آیا دستاوردهای احتمالی پروژه ارزش ریسک پذیری و مخاطره‌های پیشبرد آن را دارند؟
این ریسک‌ها و مخاطره‌ها چه‌ها هستند؟
اگر پروژه را انجام ندهیم، چه هزینه‌ای متحمل خواهیم شد؟
آیا باید از پیشبرد آن صرف‌نظر کنیم؟
مهارت سوم: تجزیه‌وتحلیل خطرات و ریسک‌های احتمالی پروژه
برنامه‌ریزی برای هر پروژه‌ای حائز اهمیت است. اما باید در نظر داشته باشیم چیزی که از برنامه‌ریزی‌های‌مان در ذهن داریم کمتر در عالمِ واقع عملی می‌شود. در مسیر پیشبرد فعالیت‌ها ممکن است اتفاقات پیش‌بینی‌نشده‌ای بیفتد؛ گریزی از این مسئله نیست. برای آنکه هریک از این اتفاقات پیش‌بینی‌نشده سردرگم‌مان نکند، باید در مقام مدیر پروژه بدانیم که چطور در همان مرحلۀ برنامه‌ریزی، کار تجزیه‌وتحلیل ریسک‌های احتمالی را هم انجام بدهیم.
با این دست تجزیه‌وتحلیل‌ها، در واقع خودمان را برای مشکلات احتمالی در آینده از قبل آماده می‌کنیم. چشم‌پوشی کردن از این تجزیه‌وتحلیل اگر نگوییم خطرناک، حداقل ساده‌لوحانه است. اما متأسفانه بسیاری از سازمان‌ها از آن چشم‌پوشی می‌کنند. آنان پس از برنامه‌ریزی، روند فعالیت‌های پروژه را شروع می‌کنند و امیدوار به کسب بهترین نتیجه هستند؛ اما طولی نمی‌کشد که بهای این بی‌ملاحظگی‌شان را می‌پردازند.
مزایای تجزیه‌وتحلیل خطرات احتمالی
حالا بیایید ببینیم چطور می‌توان از این دست مسائل جلوگیری کرد. اول اینکه باید از میان روش‌های موجود برای تجزیه‌وتحلیل خطرات احتمالی یکی را انتخاب کنیم. مهم نیست از کدام روش استفاده می‌کنیم؛ مهمْ درک دقیق و درست روند هر روش و عمل کردن بر اساس دانشی است که از آن پیدا می‌کنیم. عملی کردن این تجزیه‌وتحلیل برای‌مان مزایایی خواهد داشت که در ادامه به تعدادی از آنها اشاره خواهیم کرد:
می‌توانیم از نتایج آن برای انتقال پیامی دشوار به یکی از مدیران ارشد یا سهام‌داران استفاده کنیم؛
ممکن است پی ببریم که برای دستیابی به نتیجۀ مطلوب، به منابعی اضافی یا حامی دیگری احتیاج خواهیم داشت؛ حتی ممکن است به این نتیجه برسیم که به‌کلی باید روند پیشبرد فعالیت‌ها را تغییر داد؛
نگرانی دست‌اندرکاران پروژه از بابت خطرات احتمالی آینده به حداقل می‌رسد؛
می‌توانیم با طرح‌ریزی برنامه‌های ثانویه یا پشتیبان برای فعالیت‌های کلیدی، به‌کلی از خطرات احتمالی اجتناب کنیم یا امکان رخدادشان را به حداقل برسانیم.
مهارت چهارم: تهیۀ گزارشی کامل از فعالیت‌های انجام‌گرفته در پروژه
اینکه دوباره و دوباره کاری مشابه را انجام بدهیم و انتظار نتیجه‌ای متفاوت را داشته باشیم نامعقول است. با وجود این بسیاری از سازمان‌ها دقیقا همین کار را می‌کنند. علت این است که به‌محض به پایان رسیدن پروژه‌ای بخصوص، همه به‌شکلی دیوانه‌وار برای شروع کردن پروژهٔ بعدی تقلا می‌کنند. در این میان، آینده‌ای که به‌طور بالقوه ممکن است دستخوش تغییر شود در نظر گرفته نمی‌شود.
اینکه پس از پایان هر پروژه یا کار بخصوص، با تهیۀ گزارشی کامل نقاط ضعف و قوت آن را بررسی کنیم، فرصتی است که بیشتر سازمان‌ها از استفاده از آن غافل می‌مانند؛ این سبک بررسی‌ها بیشتر در سازمان‌های ارتشی یا نظامی و بیمارستان‌ها رایج است که با مرگ و زندگی انسان‌ها سروکار دارند. مثلا کالبدشکافی در بیمارستان به‌نوعی زیرمجموعۀ همین گزارش‌نویسی‌ها است، چون در آن سعی می‌شود با پی بردن به علت اصلی مرگ کسی، از بروز دوبارۀ مشکلات در آینده جلوگیری شود.
گزارش نویسی صرفا به کلیت پروژه محدود نمی‌شود؛ می‌توان از آن در قرار ملاقات‌ها، رویدادهای مهم و فعالیت‌های دیگر هم استفاده کرد. هدف اصلی در گزارش‌نویسی این است که در پایان هر پروژه، تمامی فعالیت‌ها و جزئیات آن را بازبینی کنیم. فعالیت‌های ثمربخش را از فعالیت‌های دیگر جدا کنیم و مشکل و خطای فعالیت‌هایی را که نتیجۀ مطلوبی به‌همراه نداشته‌اند پیدا کنیم. اگر پروژه بلندمدت باشد، این گزارش‌نویسی را در حین پیشبرد فعالیت‌ها هم می‌توانیم انجام بدهیم.
درک بهتر ایرادها و موفقیت‌های فعالیت‌های گذشته عاملی کلیدی برای بهبود مستمر است. کسانی که بتوانند در پی بردن به این دست اطلاعات، مهارت پیدا کنند، برای سازمان‌شان بسیار ارزشمند خواهند بود.
جمع‌بندی
سازمان‌هایی که دوره‌های آموزشی مدیریت پروژه برای کارکنان‌شان برگزار نمی‌کنند، مرتکب اشتباه بزرگی می‌شوند. روزبه‌روز به اهمیت مدیریت پروژه افزوده می‌شود و مهارت‌ها و تکنیک‌های جدیدی برای کسب نتایج بهتر به آن اضافه می‌شوند. برای کسب موفقیت باید با این روند همگام باشیم و از آخرین اطلاعات آگاهی داشته باشیم. بررسی‌ها حاکی از آن بوده است که تا سال ۲۰۲۷ مسئولان سازمان‌ها حدودا به ۸۷٫۷ میلیون نیروی کاری احتیاج خواهند داشت که در زمینۀ مدیریت پروژه تخصص و مهارت داشته باشند. این در حالی است که از همین حالا کمبود افراد متخصص در این زمینه احساس می‌شود.
چهار مهارتی که در این مطلب به شما معرفی کردیم، به مبحث مدیریت پروژه منحصر نمی‌شوند. با وجود این، تنها کسانی آنها را فرامی‌گیرند که در دوره‌های آموزشی مرتبط شرکت می‌کنند. سایر افراد از این مهارت‌ها بی‌اطلاع می‌مانند. با این تفاصیل، اشتباه است اگر فکر کنیم این مهارت‌ها و نظایر آن، صرفا برای مدیران پروژه مناسب و کاربردی هستند. با استفاده از آنها علاوه بر اینکه اثربخشی‌تان در محیط کار را بیشتر خواهید کرد، موجب بالا رفتن ارزش کلی سازمان در دنیای کسب و کار خواهید شد.