تعاریف بسیار زیادی در مورد مدیریت دانش وجود دارد که در کنار تعریف های مدیریت یادگیری الکترونیکی با سامانه lms، تدریس آنلاین، سامانه آموزش الکترونیکی به یکی از تعاریف کلیدی برای سازمانها تبدیل شده است.
کسب و کار می تواند از بسیاری از مزایایی که در صورت اتخاذ یک مدل استراتژیک مدیریت دانش بدست می آورد، استفاده ببرد. در اینجا لیستی از ۱۴ مزیت را داریم که از مدیریت دانش حاصل می شود:
1. اولین مزیت استفاده از مدیریت دانش: امکان تصمیم گیری بهتر و سریع تر
با ارائه اطلاعات مرتبط در زمان نیاز از طریق جستجو، اشتراک و پشتیبانی، یک سیستم مدیریت دانش می تواند پایه‌ای برای تصمیم‌گیری خوب فراهم کند. همکاری کمک میکند که نظرات مختلف و تجربیات متنوع تعداد زیادی از افراد را در هنگام تصمیم‌گیری داشته باشیم و به ما برای یک تصمیم گیری مناسب کمک می کند. استفاده مجدد از دانش ذخیره شده اجازه می دهد تصمیمات بر اساس تجربه واقعی گرفته شود.
2. دومین مزیت استفاده از مدیریت دانش: آسان ساختن پیداکردن اطلاعات و منابع مربوطه
هنگامی که با نیاز به پاسخ به یک مشتری مواجه شدید، مشکل را حل کنید، روش‌ها را تحلیل کنید، بازار را ارزیابی کنید، با رقیبان خود را ارزیابی کنید، پیشنهادات جدید ارائه دهید، برای استراتژی خود برنامه ریزی کنید و شما معمولاً به دنبال اطلاعات و منابعی برای حمایت از این فعالیت ها هستید. اگر آسان و سریع بتوانید به تمام مواردی که نیاز دارید در زمانی که به آنها نیاز دارید دسترسی پیدا کنید، فعالیت های سازمانی به صورت مؤثرتری انجام می شود.
3. سومین مزیت استفاده از مدیریت دانش: ۳- اجتناب از دوباره کاری
اگر کسی یک سند را تهیه کرده یا ارائه ای را آماده کرده که یک نیاز تکراری را تأمین میکند که باید بسیار استفاده شود. وقتی کارمندان سازمان متوجه شدند که چگونه یک مشکل رایج را حل میکنند یا اینکه میدانند چگونه یک سرویس رایج را ارائه دهند و یا اینکه چگونه یک محصول جدید را تولید کنند، با استفاده از سیستم مدیریت دانش دیگر می توانند هر چقدر که بشود راه حل، سرویس و محصول ارائه دهند.
درست همانطور که بازیافت مواد برای محیط زیست خوب است استفاده مجدد از این موارد برای سازمانها نیز مفید است زیرا باعث می شود تا از دوباره کاری جلوگیری شود٬ مانع مشکلات میشود، در وقت صرفه جویی می شود و پیشرفت سریع می شود. سیستم مدیریت دانش به شما کمک می کند تا به جای اینکه زمانتان را روی کاری که قبلاً انجام داده اید بگذارید، زمانتان را روی انجام کار جدیدی بگذارید.
4. چهارمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: جلوگیری از تکرار اشتباهات
اگر از اشتباهاتمان درس عبرت نگیریم، آنها را باز هم تکرار خواهیم کرد. مدیریت دانش به شما این امکان را می دهد که درس های آموخته شده در مورد شکستها و موفقیتها را به اشتراک بگذاریم. به منظور انجام این کار، کارمندان سازمان باید مایل به صحبت در مورد آنچه که اشتباه انجام داده اند باشند و باید این فرهنگ در سازمان ایجاد شود. مثلاً اگر NASA بفهمد که چرا یک شاتل فضایی منفجر شده است، می تواند از دوباره رخ دادن این اتاق جلوگیری کند و جان افراد زیادی را نجات دهد یا مثلاً اگر مهندسان بفهمند که چرا بزرگراهها و ساختمان ها در طی زلزله قبلی فرو ریخته اند، در آن صورت می توانند طرح های جدیدی را طراحی کنند تا بهتر بتوانند از حوادث احتمالی در زمین لرزه های آینده جلوگیری کنند.
5. پنجمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: استفاده از تخصص و تجربه موجود
گروه های سازمانی از مهارت و دانش هر عضو گروه بهره مند می شوند و مهارت و دانش کسب شده، مزیت سازمان محسوب می شود. هر چه مهارت افراد در سازمان بیشتر شود، قدرت سازمان بیشتر می شود. در سازمانهای بزرگ، افرادی با قابلیت ها و پیشینه های متنوع وجود دارد که باید از قابلیتهای آنها بهره مند شوند. اما همانطور که تعداد افراد افزایش می یابد، برای هر فرد دشوار می شود که درباره همه تمام کارمندان، اطلاعات داشته باشد. بنابراین حتی اگر کارمندان دانش لازم برای کمک به سایرین را داشته باشند، آشنایی با دیگر کارمندان ندارند. به دست آوردن اطلاعات در زمان نیاز، می تواند بسیار مفید باشد زیرا شما از تجربه آن فرد یاد می گیرید و آن را به نیاز های فعلی خود اضافه می کنید.
6. ششمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: اطلاع رسانی اطلاعات مهم به طور گسترده و سریع
امروزه، همه ما به اطلاعات نیاز داریم تا کارهایمان را به طور مؤثری انجام دهیم، اما همچنین زیادی اطلاعات در منابع متنوع مشکلاتی را به وجود می آورد. چگونه می توانیم به اطلاعاتی را که هدفمند و مفید هستند، سریع و به موقع دسترسی پیدا کنیم؟ مدیریت دانش این مشکل را حل می کند به این شکل که در این سیستم پورتال های شخصی، اشتراک های هدفمند، برچسب زدن (tagging) و موتورهای جستجوی سازمانی داریم.
7. هفتمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: ارتقا استانداردها، فرایندهای تکرار پذیر و پروسه ها
اگر فرایندها و پروسه ها، استاندارد تعریف شده باشند باید همیشه آنها را دنبال کنید. این مورد به کارمندان این امکان را میدهد تا یاد بگیرند که چگونه باید کارها انجام شود تا منجر به نتایج قابل پیش بینی و با کیفیت بالا شود. با ارائه یک فرایند برای ایجاد، ذخیره سازی، ارتباط و استفاده از فرایندها و پروسه های استاندارد، کارکنان قادر خواهند بود از آنها دائما استفاده کنند. پس بدین شکل، مدیریت دانش به سازمان می تواند کمک کند.
8. هشتمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: ارائه روش ها ٬ابزار ها ٬قالب ها ٬تکنیک ها و نمونه ها
روش ها، ابزارها، الگوها، تکنیک ها و نمونه ها مواردی هستند که از فرایندهای تکراری پشتیبانی می کنند. انجام این کار به طور مداوم، کیفیت را بهبود می بخشد و یکپارچگی را در سازمان تضمین می کند.
9. نهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: در دسترس قرار دادن تخصص های نادر
اگر نیاز شدیدی به یک مهارت و تخصص نادر وجود دارد، مدیریت دانش می تواند آن را برای سازمان تامین کند. برای انجام این کار از طریق مدیریت دانش، شیوه های زیادی وجود دارد. انجمن های گفتگو اجتماعی، رویدادهای آموزشی، پرسیدن از سیستم های متخصص، وبلاگ ها و ویدئو ها از جمله راه های انجام این کار هستند.
10. دهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: به مشتریان نشان میدهد که دانش چقدر به سودشان خواهد بود
در شرایط رقابتی، مهم است که بتوانید سازمانتان را متفاوت از دیگر شرکتها کنید. مدیریت دانش به مشتریان فعلی نشان می دهد که شما تخصص بالایی دارید و تلاش هایی که انجام می دهید تا محصول و یا خدمات را ارائه دهید را نشان می دهد، در نتیجه آنها متقاعد می شوند تا همکاری را با شما شروع کنند و یا آن را ادامه دهند.
11. یازدهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: تحویل سریع به مشتریان
سرعت سازمان در اتمام کار یکی دیگر از مزیت های رقابتی سازمان می تواند محسوب شود. اگر دو سازمان خدمات کاملاً یکسانی را به مشتری ارائه دهند، سازمانی که زودتر محصول را عرضه کند برنده است. به اشتراک گذاری دانش، استفاده مجدد و نوآوری می تواند به طور قابل توجهی زمان ارائه یک پیشنهاد، محصول یا خدمات به مشتری را کاهش دهد و این به معنای افزایش نرخ موفقیت، ایجاد یک کسب و کار جدید و مشتری جدید است.
12. دوازدهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: گسترش دادن دانش سازمان
به عنوان یک سازمانی که در حال رشد است. گسترش دادن دانش سازمان برایشان سودآور است در صورتی که سازمان بتواند از دانش همه کارمندان خود استفاده کند، بسیار موفق تر خواهد بود.
13. سیزدهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: قابل استفاده مجدد کردن بهترین تجارب حل مسئله
استفاده از تجارب قبلی، چه بهترین شیوه حل مسئله بوده باشد و یا اینکه صرفاً شیوه خوبی بوده باشد، می تواند به طور قابل توجهی نتایج هر شرکت را بهبود بخشد. برای مثال، اگر یک کارخانه تولید در یک بخش از جهان، چگونگی جلوگیری از نیاز به دوباره ساختن محصول را شناسایی کرده باشد در آن صورت٬ سایر کارخانه های تولید در سراسر جهان این راهکار را اتخاذ می کند. با ایجاد یک فرایند برای تکرار شیوه های مناسب، سازمان از مزایای آنچه که برای حل مشکلات یاد می گیرد استفاده می کند.
14. چهاردهمین مزیت استفاده از مدیریت دانش: برانگیختن نوآوری و خلاقیت
اکثر شرکت ها می خواهند درآمد خود را افزایش دهند، اما رشد صنایع و افزایش رقابت، رسیدن به این خواسته را دشوار می کند. اشتراک گذاری دانش و همکاری افراد با یکدیگر، می تواند باعث برانگیختن نوآوری و خلاقیت شود و دانش جدیدی را ایجاد کنند. اگر شما تمام این مزیت ها که توسط مدیریت دانش فراهم شده است را به دست آوردید، سازمانتان حتماً باید رشد کند و به موفقیت برسد.