این را می دانیم که ترکیبی از تجربیات، ارزشها، اطلاعات و نگرشها معنای دانش می باشد. دانش، سرچشمه ای از اطلاعات و اطلاعات سرچشمه ای از داده ها هستند. بیشتر دانش ها، به صورت ضمنی دراختیار افراد قرار دارد. از سویی دیگر، دانش به عنوان مزیتی رقابتی در جوامع فراسرمایه باوری، پذیرفته شده و مدیریت دانش به سازمانها کمک میکند تا از فرایند دانش موثر برخوردار باشند.
سازمانها برای انتخاب بازار، باید از دانش موجود و ایجاد دانش جدید بهره جویند و مدیریت دانش کمک شایانی در این زمینه است. تجزیه و تحلیل مدیریت دانش، موجب شده است تا موقعیت کنونی سازمان را دریابیم و بدانیم توسعه باید در کدام یک از نواحی سازمانی انجام گیرد. این امر باعث میشود تا در مورد فرایند انتقال دانش و راههای انتقال آن در سازمان، اطلاعاتی را کسب کرده و در مسیر ارتقا، آسانسازی و بهینه کردن آن پیش برویم.
● مدیریت دانش
دانش برخلاف دیگر منابع، نامتناهی است و حجم آن با استفاده بیشتر، افزایش مییابد (استنفورد پال رومر). دانش در ذهن افراد جای دارد و به همین علت، تمرکز و تائید مدیریت دانش بر افراد به عنوان منابع دانش است. تلاش مدیریت دانش در آشکارسازی سرمایههای ضمنی و ناملموس و به کاربردن آنها برای بقای سازمان، مزیتی در عرصه رقابت سازمانی است.
بهطور کلی، مدیریت دانش را میتوان شامل فرایند مدیریت دانش، فناوری، استراتژی و رفتار سازمانی دانست.
▪ مدیریت در سازمان، باید دارای چارچوبی با خصوصیات زیر باشد:
۱) توانایی ارزیابی تصمیمات گرفته شده درخصوص منابع ضمنی و مفهومی سازمان
۲) هدایت دید کارکنان به سوی مشکلات موجود و کمک به فهم دقیق واقعیتها
۳) فراهم سازی شرایط و لوازم تجزیه و تحلیل موقعیت
۴) توسعه معیارهای اندازهگیری موقعیت
۵) سازگار با سیستم و منابع موجود برای حل مسائل و مقابله با چالشها
۶) توانایی رمزگذاری توسط زبان سازمانی برای استفاده در هر زمان لازم
مدیریت دانش باید این توانایی را به مدیران بدهد که منابع دانش را بشناسند و عقاید عملی قابل اجرا را تحریک کنند.
به طور کلی میتوان فرایند مدیریت دانش را شامل:
الف) شناسایی،
ب) تحصیل،
ج) توسعه،
د) به اشتراکگذاری،
و) بهرهبرداری
هـ) حفاظت از دانش دانست.
▪ شناسایی دانش:
دراین مورد، بسیاری از سازمانها طرحی خاص خود از دانش، دادهها، اطلاعات و مهارتهای مورد نیاز داخلی و خارجی ایجاد کردهاند.
مدیریت دانش موثر باید در شفافسازی داخلی و خارجی، موثر و فعال باشد. یکی از ابزار تحقق این مرحله، برخورداری از نقشه دانش است. نقشه دانش، تخصصها و دانش مورد نیاز افراد و محل قرارگیری آنها را در سازمان، مشخص میکند.
▪ تحصیل دانش:
روابط جاری با مشتریان، حمایت کنندگان، رقبا و شرکای سازمان، زمینهساز ارائه دانش میشود. در این زمینه، ابزاری نظیر:
تلفن، ویدئو کنفرانس، اینترنت و اینترانت موثر خواهند بود. سازمان میتواند دانش جدیدی را که خود نمیتواند توسعه بدهد، از طریق استخدام کارشناسان و استفاده از تخصص و دانش آنها برای رسیدن به اهداف سازمانی، تولید کند. یکی از دیگر راههای کسب دانش جدید، همکاری و مشارکت با دیگر بخشهای صنعت رقبا در حیطه کاری سازمان است. از این طریق میتوان از ابتکارات دیگر سازمانها استفاده کرد.
▪ توسعه دانش:
در این مرحله، بر ایجاد مهارتهای جدید، محصولات جدید، نظرات بهتر و فرایندهای موثر تمرکز میشود. نکته مهم این است که دانش صرفاً از تخصص سرچشمه نمیگیرد بلکه از تجربه نیز به دست میآید. لذا، برخورداری از شبکه داخلی سازمان و تسهیل در ارتباط بین کارکنان، یکی از موارد کلیدی این مرحله تلقی میشود. توسعه مدیریت دانش، شامل تمامی تلاشهای مدیریتی برای ایجاد ظرفیتهایی است که هنوز در سازمان به وجود نیامدهاند. توسعه دانش، میتواند تکیهگاه تحقیقات بازاری سازمان قلمداد شود. در این زمینه، استفاده از گروههای تخصصی، اختصاص مکان برای تشکیل گروهها، اینترانت، بررسی و مرور فعالیتها بعد از اتمام آنها، آموزش چندگانه افراد و استفاده از "چت" برای برقراری ارتباط سریعتر، موثر خواهد بود.
▪ به اشتراک گذاری دانش:
تقسیم و پراکندگی دانش در داخل سازمان، پیش شرطی حیاتی برای ایجاد اطلاعات و تجاربی است که سازمان میتواند از آنها استفاده کند.
در این خصوص، استفاده از زبان واضح و روشن برای انتقال دانش، پیشبینی پاداشهایی مناسب برای به اشتراکگذاری دانش، حمایت فرهنگ سازمانی از اشتراک و انتقال دانش میتواند موثر باشد. در این مرحله، سوال اساسی این است که به اشتراک گذاری دانش را چگونه میتوان تسهیل کرد.
▪ بهره برداری از دانش:
در این مرحله، تمام توجه مدیریت دانش به این نکته متمرکز است که دانش موجود در سازمانها، کاربردی شود تا به سوددهی سازمان بینجامد. متاسفانه، اهمیت بسیار دانش، اجرای آن را در هر زمان و درتمامی فعالیتهای سازمان تضمین نمیکند. در این امر، باید مراحلی برای اندازهگیری دانش ضمنی و مهارتهای دردسترس، موجود باشد. برای تحقق این امر، ترکیب وظایف روزانه با وظایف مرتبط با مدیریت دانش، حمایت مدیران عالی و استفاده از دانش برای رقابت و افزایش کارایی، موثر خواهد بود.
▪ حفاظت از دانش:
مزیتهای رقابتی برای سازمان، در هر زمانی قابل دسترس نیست. دانش سازمانی که یکی از مزیتهای رقابتی سازمان است، باید روز آمد، حفاظت و نگهداری شود. نگهداری اطلاعات، اسناد و تجارب، نیازمند مدیریت است. کدگذاری علاوه براینکه در توسعه دانش و اشتراکگذاری دانش تاثیر دارد، یکی از راههای حفاظت از دانش به شمار میرود.
● عوامل موفقیت مدیریت دانش
عوامل موفقیت مدیریت دانش از دیدگاه افراد و نظریهپردازان، گوناگون است. هیزینک۱ عوامل موفقیت مدیریت دانش را به دست آوردن تخصص از تجربه، ترویج فرهنگ پست الکترونیک، حمایت مدیران عالی و ترکیب وظایف دانش با وظایف روزانه میداند.
پروساک۲ موارد ذیل را جزو عوامل موفقیت در مدیریت دانش میدانند:
۱) فناوری
۲) ایجاد و پراکنده کردن دانش
۳) به اشتراک گذاری دانش
۴) منابع الکترونیک رسانش دانش
۵) آموزش و یادگیری
۶) ایجاد اعتماد بین افراد
۷) وجود زیر ساختاری مشخص برای دانش
نویسنده : احسان رمضانی