امروزه با شیوع ویروس کرونا و ضرورت فاصله‌گذاری اجتماعی و همچنین پیشرفت فناوری این امکان در اختیار کارفرمایان گذاشته شده است تا برای استخدام افراد، به‌جای مصاحبه‌های کاری سنتی، از مصاحبه شغلی مجازی نیز استفاده کنند. در این مقاله، درباره مزیت‌های مصاحبه شغلی مجازی ، انواع و چگونگی موفقیت در آن صحبت می‌کنیم.
مزیت‌های مصاحبه شغلی مجازی
استفاده از این شیوه برای استخدام افراد، صرف‌نظر از کاهش احتمال انتقال ویروس کرونا، که این روزها جهان گرفتار آن است، فواید دیگری هم دارد از جمله:
کاهش هزینه‌های بخش منابع انسانی؛
تسریع روند و افزایش تعداد مصاحبه‌ها؛
امکان مصاحبه با افرادی که در یک شهر دیگر حضور دارند.
برای مصاحبه‌شوندگان نیز انتخاب این روش مزایایی دارد مانند:
کاهش هزینه حمل‌ونقل؛
انعطاف‌پذیریِ بیشتر در تعیین زمان مصاحبه؛
کاهش استرس و اضطراب ناشی از قرارگرفتن در محیط مصاحبه.
انواع مصاحبه شغلی مجازی
کارفرمایان روش‌های مختلفی برای مصاحبه مجازی انتخاب می‌کنند. برخی آن را صرفا صوتی انجام می‌دهند، در حالی که گروهی دیگر تماس تصویری را برمی‌گزینند. معمول‌ترین روش مصاحبه شغلی مجازی تماس تصویری است. در این روش، کارفرما با استفاده از نرم‌افزارهایی مانند اسکایپ یا زوم با شما تماس می‌گیرد.
اما شیوه دیگری هم برای این نوع مصاحبه‌ها وجود دارد: ضبط ویدیو. در این روش، کارفرما برای شما سؤالاتی می‌فرستد و از شما می‌خواهد در مدت‌زمان معینی به آنها پاسخ بدهید. شما باید از خودتان فیلم بگیرید و آن را برای کارفرما بفرستید. در این روش شما زمان کافی برای آماده‌کردن جواب‌ها دارید؛ اما اگر به صحبت جلوی دوربین عادت نداشته باشید، این کار ممکن است برایتان کمی عجیب و دشوار به نظر برسد.
به هر حال، کارفرما از هر روشی که استفاده کند، مهم این است که شما پیش‌تر آمادگی لازم را کسب کرده باشید.
چطور برای مصاحبه شغلی مجازی آماده شویم؟
برای آماده شدن جهت شرکت در این نوع از مصاحبه‌ها حتما موارد زیر را انجام دهید:
۱. فناوری‌ها را بررسی کنید
پیش از انجام مصاحبه، حتما نرم‌افزارهای موردنیاز و کارکردشان را بررسی کنید. با کمک یکی از دوستان، یک تماس تصویری یا صوتی برقرار کنید و کیفیت آن را بسنجید. مطمئن شوید سرعت اینترنت شما برای برقراری تماس آنلاین کافی باشد. همچنین از یک نام کاربری حرفه‌ای (بدون اسامی مستعار یا خلاصه‌شده) استفاده کنید تا کارفرما به‌راحتی شما را در نرم‌افزار مربوطه پیدا کند.
۲. تمرین کنید
با کمک یکی از دوستان، مصاحبه شغلی مجازی را شبیه‌سازی کنید. از او بخواهید پرسش‌های کاری بپرسد و شما هم به آنها پاسخ بدهید. مهارت شنیدن و شمرده پاسخ دادن را تمرین کنید. به تفاوت سرعت انتقال اطلاعات دقت کنید و مراقب باشید در صحبت طرف مقابل نپرید. هرچه بیشتر تمرین کنید، هنگام تماس واقعی مسلط‌تر خواهید بود.
۳. مکان مناسبی بیابید و عوامل مزاحم را حذف کنید
باید قبل از مصاحبه حتما مکان مناسبی را بیابید. یک اتاق ساکت با دکوراسیون معمول و خلوت را انتخاب کنید. اینکه کارفرما در تصویر پس‌زمینه چه می‌بیند در انتخاب‌شدن شما تأثیرگذار است؛ پس حتما به نورپردازی و تصویر پس‌زمینه اتاق دقت کنید. جایی را در نظر بگیرید که نورپردازی کافی و طبیعی داشته باشد. دیواری ساده بیابید که با رنگ لباستان تضاد زیادی نداشته باشد. همچنین بیش از حد نزدیک به دیوار ننشینید. حواستان باشد فیلترهای تصویری‌ای که اغلب نرم‌افزارهای تصویربرداری به آنها مجهزند غیرفعال باشند. بهتر است صندلی‌تان هم کوچک و معمولی باشد.
به اهالی خانه از قبل اطلاع بدهید تا هنگام مصاحبه مزاحم شما نشوند. اگر حیوان خانگی دارید، هنگام مصاحبه آن را بیرون اتاق نگهدارید. اگر حیوان خانگی شما پرسروصداست، می‌توانید برای شرکت در مصاحبه آن را موقتا به مراکز نگهداری حیوانات خانگی بسپارید. یادتان باشد تلفن همراه را روی حالت سکوت قرار بدهید.
۴. ابزارهای لازم برای مصاحبه را فراهم کنید
یک دفترچه، خودکار و نسخه‌ای چاپ‌شده از رزومه‌تان را هنگام مصاحبه دم‌دست داشته باشید. پیش از شروع، پاسخ‌های احتمالی و نکاتی را که می‌خواهید درباره‌اش گفتوگو کنید یادداشت کنید. با این حال، مراقب باشید این برگه‌ها و ابزارها دوروبر رایانه را شلوغ نکرده و حواستان را پرت نکنند.
بهتر است از هدفون یا هدست استفاده کنید، چراکه این ابزارهای تخصصیِ صدا کیفیت گفتوگو را بهبود می‌بخشند و بهتر از میکروفون‌های لپ‌تاپ صدا را منتقل می‌کنند. همچنین هدفون باعث می‌شود صدا‌های احتمالی محیط نیز کمتر شنیده شوند و در نتیجه، حواستان پرت نمی‌شود.
۵. سؤالات خودتان را هم آماده کنید
در کنار آماده‌کردن پاسخ‌های احتمالی به پرسش‌های متداول، شما هم می‌توانید سؤالات خود را پیش از مصاحبه یادداشت و آنها را در زمان مناسب مطرح کنید؛ سؤالاتی درباره نیازها و الزامات شغل، حقوق و مزایا و خلاصه هر سؤالی که درباره شغل مربوطه دارید.
ترفندهایی برای موفقیت در مصاحبه شغلی مجازی
برای موفقیت در مصاحبه شغلی، علاوه بر آمادگی و تمرین، ترفندهایی هم هست که انجامشان نقش مهمی در جلب نظر کارفرما دارند. در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:
۱. حرفه‌ای لباس بپوشید
گرچه در مصاحبه شغلی مجازی خبری از دیدار حضوری نیست، اما بازهم لازم است حرفه‌ای و رسمی لباس بپوشید؛ لباسی که با عرف جامعه و شغل هم‌راستا باشد. می‌توانید از قبل درباره لباسِ فرمِ شرکتِ موردنظر یا عرف جاری در پوشش کارکنانش تحقیق کنید. گرچه کارفرمایان فقط نیم‌تنه بالایی شما را می‌بینند، حتما شلوار مناسب هم بپوشید؛ چراکه شاید به هر دلیلی مجبور شوید برای دقایقی از جلوی رایانه بلند شوید.
۲. تماس چشمی فراموش نشود
برقراری تماس چشمی در مصاحبه شغلی مجازی دشوارتر از مصاحبه حضوری است. برای برقراری چنین تماسی، به‌جای نگاه‌کردن به صورت مصاحبه‌شونده یا خودتان، شما باید به دوربین وبکم نگاه کنید. تماس چشمی صحیح اعتماد‌به‌نفس و تسلط شما را به مصاحبه‌کننده نشان خواهد داد.
۳. مراقب زبان بدن خود باشید
هرچند شناسایی زبان بدن در یک تماس آنلاین دشوارتر است، به هر حال شما باید مراقب رفتارهای خود باشید. حرکت صورت و دست‌ها از همه مهم‌تر است. هنگام صحبت‌کردن مصاحبه‌کننده، لبخند بزنید و سرتان را به‌نشانه شنیدن یا تأییدِ صحبت‌ها تکان بدهید. صاف بنشینید و طوری رفتار کنید که انگار در مصاحبه‌ای حضوری هستید. از حرکت‌دادن بیش از حد دست‌ها جلوی دوربین خودداری کنید.
۴. آرامشتان را حفظ کنید
بدترین اتفاقی که ممکن است بیفتد این است که آرامشتان را هنگام مصاحبه از دست بدهید و مضطرب به نظر برسید.
قبل از شروع مصاحبه نفس عمیق بکشید. با حوصله گوش بدهید و برای پاسخ‌دادن عجله نکنید. بهترین روش برای پرهیز از اضطراب آمادگی و تمرین قبل از انجام مصاحبه است.
۵. یک نقشه جایگزین داشته باشید
فناوری همیشه ممکن است در مواقع حساس کار دستتان بدهد. برای حوادثِ پیش‌بینی‌نشده آماده باشید. قبل از مصاحبه، می‌توانید با کارفرما برای پیشامد‌های احتمالی برنامه‌ریزی کنید؛ مثلا اگر تماس آنلاین تصویری جواب نداد، به‌سراغ تماس صوتی بروید یا برای مصاحبۀ مجدد زمان دیگری را تعیین کنید. اگر هنگام مصاحبه مشکلی پیش آمد، وحشت نکنید و دچار استرس نشوید. اگر مقصر شما نباشید، مصاحبه‌شونده این موضوع را درک خواهد کرد.
۶. پیگیری کنید
پس از پایان مصاحبه، یک پیام تشکر برای مصاحبه‌کننده ارسال کنید. چند روزی صبر کنید و اگر خبری از آنها نشد، با کارفرما تماس بگیرید و از آنها درباره فرایند جذب بپرسید: اینکه هنوز مراحل جذب شما در جریان است یا خیر و اینکه آیا آنها نیاز به اطلاعات بیشتری دارند یا خیر. سپاسگزاری را فراموش نکنید.