مدیریت چند پروژه به صورت همزمان گاهی دشوار می شود. باید به‌درستی برنامه ریزی کرد تا بتوان از عهده انجام چند پروژه همزمان برآمد. در این مقاله، ۱۰ راهکار برای رسیدگی همزمان به چند پروژه مختلف را بررسی خواهیم کرد.
راهکارهایی برای رسیدگی همزمان به چند پروژه
رسیدگی همزمان به چند پروژه، نیازمند یک سری مهارت‌ها و ترفندهایی است که در ادامه به آنها اشاره شده است:
۱. اولویت‌بندی کارها
اولویت‌های خودتان را بدانید. بدون این آگاهی مهم و اساسی، ممکن است در طول روز با حداکثر سرعت‌تان کار کنید، اما همچنان احساس کنید کارهایتان عقب مانده است و هیچ‌چیزی را به‌درستی پیش نبرده‌اید.
هرکدام از پروژه‌ها و همچنین کارهایی که در دل آنها نهفته است، اولویت‌های متفاوتی دارند. باید بدانید که کدام کار واقعا مهم است و کدام‌یک در حال حاضر ضروری نیست.
اگر به‌صورت گروهی کار می‌کنید، با این روش می‌توانید برنامه‌ریزی بهتری برای انجام‌دادن وظایف سپرده‌شده و مهم داشته باشید.
۲. تقسیم‌بندی وقت
این‌روزها بیشتر مردم این واقعیت را پذیرفته‌اند که نمی‌توان چند کار را به‌طور همزمان و با موفقیت انجام داد؛ اما باید به آنها گفت که با زمان بندی درست، می‌توانید بهره وری خود را افزایش دهید و چند پروژه را به‌طور همزمان به‌خوبی پیش ببرید.
درواقع با این روش، خودتان را مجبور می‌کنید تا در طول روز، برای کارهای مهم وقت بگذارید و آنها را به اتمام برسانید؛ مثلا می‌توانید اوقات روزتان را برای پاسخ‌دادن به مشتری، بررسی یک پروژه مهم یا انجام‌دادن کارهایی مانند جواب تماس‌های تلفنی یا مرور فاکتورها تقسیم‌بندی کنید و هرکدام از کارها را در زمان معین خود انجام دهید.
به‌دلیل اینکه در این مدت، مدام از فعالیتی به فعالیت دیگر نمی‌روید، ذهن‌تان آسان‌تر در روند کار باقی می‌ماند و کارهای بیشتری انجام می‌دهید. فقط یادتان باشد، به گروهی که با آنها کار می‌کنید بگویید که مزاحمتان نشوند و مدام وقت‌تان را نگیرند.
۳. تمرکز
برای متمرکزشدن باید چه کرد؟ اگر از زمان‌های تعیین‌شده‌تان عاقلانه استفاده کنید، کارآمدتر خواهید شد؛ یعنی اینکه باید روی فعالیت‌های اولویت بندی شده‌تان کاملا متمرکز بمانید؛ مثلا غرق در فضای فیسبوک نشوید تا فقط ببینید که چه موضوعی در جریان است. به وظایفتان اهمیت بدهید و زمانی دیگر به گشت‌وگذار در شبکه های اجتماعی مشغول شوید.
باید بدانید که چگونه می‌توانید روی کارها متمرکز شوید؛ مثلا برخی از افراد برای متمرکزشدن به محیطی آرام نیاز دارند، اما برخی دیگر عاشق کارکردن همراه با صدای موسیقی هستند. برخی هم هنگام کار به نور زیاد نیاز دارند (در غیر این صورت، خواب‌آلوده می‌شوند، چشم‌هایشان خسته می‌شود و درنهایت نمی‌توانند کارهایشان را به بهترین شکل انجام دهند).
بنابراین اگر از آن دسته افراد هستید که به نور زیاد و محیطی آرام نیاز دارید، شاید کارکردن در یک کافی‌شاپ شلوغ و پر سروصدا و کم‌نور که از بلندگو‌های تعبیه‌شده در سقف آن موسیقی پخش می‌شود، مناسب شما نباشد و آن آرامش ذهنی‌ای را به دست نیاورید که برای انجام‌دادن کارهایتان لازم دارید.
۴. بررسی مرتب حجم کارها
برنامه و حجم کارهایی را که باید انجام دهید، مرتب بررسی کنید و ببینید می‌توانید از عهده تمام کارها برآیید. فهرست کارها یا برنامه‌های مربوط به پروژه‌تان و وظایف مهم‌تان را بادقت مرور کنید و مدت انجام آنها را هم بررسی کنید.
۵. کمک‌گرفتن از دیگران
حجم کارهایتان بسیار زیاد است؟ از دیگران کمک بگیرید! اگر یک گروه کاری دارید یا به همکارهای قابل‌اعتمادی دسترسی دارید که اهل کمک هستند، از آنها کمک بگیرید. البته ممکن است فقط بتوانید بخش‌هایی از پروژه‌تان را به آنها بسپارید، ولی همین کار باعث می‌شود که آن وظایف از فهرست کارهایتان خارج شوند.
۶. توجه به مراحل مختلف پروژه‌های کاری
این کار با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی به‌راحتی انجام می‌شود. می‌توانید تمام بخش‌ها یا مراحل مهم کارتان و نتایج احتمالی آنها را در نظر بگیرید. هفته‌های کاری‌تان را بررسی کنید و ببینید چه پروژه‌هایی فرصت تحویل دارند یا پیش‌بینی کنید کدام قسمت کارها شما را به دردسر و اضطراب می‌اندازند و طولانی می‌شوند. دانستن این موضوعات و مشکلات احتمالی، در آینده به شما کمک می‌کند تا در برابر آنها آمادگی بیشتری داشته باشید.
همچنین شاید بتوانید برخی از کارها را به زمانی دیگر موکول کنید تا ساعات پرمشغله‌تان آسان‌تر بگذرند یا شاید هم بتوانید برخی از کارها را زودتر از باقی کارهایتان انجام دهید یا از کسی کمک بگیرید؛ مثلا می‌توانید در منزل برای خود برنامه غذایی منظمی ترتیب دهید تا هنگام تصمیم‌گیری‌های ضروری در محل کارتان، مجبور به تصمیم گیری دائمی درمورد غذای مصرفی روزتان نباشید.
۷. ارزیابی مرتب پیشرفت کار
بیشتر مواقع بدون اینکه خودتان هم متوجه شوید، کارها عقب می‌افتند! درباره مقدار وقتی که به هر فعالیت اختصاص می‌دهید، دقت کافی داشته باشید. از برنامه ردگیری زمان نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید یا از کارهایی که انجام می‌دهید، یادداشت‌برداری کنید.
با این کار، به‌سرعت متوجه می‌شوید یک پروژه وقت‌تان را بیش از حد گرفته است و باقی کارها دست‌نخورده باقی مانده‌اند. با رفع این مشکل، کارهایتان در مسیر پیشرفت قرار می‌گیرند.
۸. انعطاف‌پذیری
برخی از تاریخ‌های تحویل کار تغییرناپذیرند و می‌دانید که به‌هیچ عنوان سفارش‌دهنده کار به شما اجازه تغییر زمان آن را نمی‌دهد؛ اما درمورد برخی کارهای دیگر دست‌تان کمی بازتر است. اگر بدانید که هریک از وظایفتان به کدام طبقه تعلق دارند، کارهایتان راحت‌تر و با انعطاف‌پذیری بیشتر انجام می‌شوند.
مثلا فرض کنید قرار است امروز روی پروژه‌ای کار کنید اما یک کار اضطراری روی پروژه دیگر برایتان پیش می‌آید و شما مجبورید به سراغ آن کار بروید. وقت کاری امروزتان را نمی‌توانید مطابق برنامه‌تان پیش ببرید، اما به‌دلیل انعطافی که در برنامه‌هایتان به وجود آورده‌اید، مشکلی هم برایتان پیش نمی‌آید.
۹. نظم و ترتیب
بی‌شک، غرق‌شدن در انبوهی از یادداشت‌های مختلف درباره پروژه‌های مختلف، رضایت‌بخش نیست. با استفاده از سیستم‌ها و ابزارهای مختلف، می‌توانید منظم و مرتب باقی بمانید. بدین ترتیب، همیشه اسناد و برنامه‌هایی را که مربوط به یک پروژه یا مشتری خاص است، به‌سرعت پیدا می‌کنید.
همچنین باید به برنامه‌ها و فهرست کارهای مربوط به هر پروژه دسترسی آسان داشته باشید.
۱۰. مدیریت انتظاراتی که از شما دارند
آخرین راهکار در رسیدگی به پروژه‌هایتان، مدیریت توقعات و انتظاراتی است که از شما دارند.
گاهی‌اوقات کار و وظایف بسیاری روی سرتان می‌ریزد و میان چند پروژه گرفتار می‌شوید. زمان‌هایی پیش می‌آید که نمی‌توانید تمام کارهای سفارشی دیگران را انجام دهید. در این‌گونه مواقع، بگذارید سفارش‌دهنده یا مدیران بدانند که چه وقت در دسترس هستید و چه وقت قصد دارید پروژه‌ها را به اتمام برسانید.
اگر به هر دلیلی نتوانستید به تعهدات خود پایبند باشید، باید این موضوع را هرچه سریع‌تر به اطلاع افراد ذی‌نفع برسانید و زمان تخمینی جبران مافات و پایان پروژه‌هایشان را هم به آنها بگویید. این رفتار باعث می‌شود که سفارش‌دهنده‌ها در حلقه ارتباطی با شما باقی بمانند و درعین‌حال، بدانند که چه توقع و انتظاراتی باید از شما داشته باشند.
اگر هنگام پیش‌بردن پروژه‌هایتان این ۱۰ راهکار را به‌خوبی به کار ببرید، استرس کمی خواهید داشت و می‌توانید با موفقیت چند پروژه را در یک مدت مشخص به پایان برسانید.