تخمین زدن اشتباهِ مدت‌زمانی که صرف کاری شخصی (مانند رنگ‌کردن اتاق خود) می‌کنید فقط یک اشتباه است که پیامد خاصی ندارد، شاید فقط کمی خسته‌تر شوید؛ اما اشتباه تخمین زدن یک پروژه‌ی کاری ممکن است پیامد‌های جدی‌تری به دنبال داشته باشد، پیامد‌هایی مانند افزایش ساعت‌های کاری خود و تیمتان، افزایش هزینه‌ها و کاهش رضایت مشتریان. برای جلوگیری از این پیامد‌ها، مقاله زیر را دنبال کنید.
مغالطه تخمین اشتباه یعنی چه؟
مغالطه تخمین اشتباه عبارتی است که روان‌شناسان از آن برای تعریف تمایل ما به تخمین اشتباه زمان لازم برای انجام و مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌کنند. این عبارت را نخستین بار دو روان‌شناس با نام‌های دانیل کانمن (Daniel Kahneman) و آموس تورسکی (Amos Tversky) در سال ۱۹۹۷ به کار بردند.
این دو روان‌شناس در تحقیقات خود نشان دادند که افراد مایل‌اند هنگام ارائه پیش‌بینی‌ها، دادههای از پیش موجود را نادیده بگیرند. بر اساس نظریه آنها، به‌جای آنکه ما پیش‌بینی خود را بر دادههای پروژه‌های مشابه پیشین استوار کنیم، ترجیح می‌دهیم صرفا بر اساس ویژگی‌های پروژه جدید یا شهود خود تخمین بزنیم.
کانمن بعدها در کتابش در سال ۲۰۱۱ («تفکر، سریع و کند») نظریه خود را بسط داد. او ۲ دلیل عمده را برای تخمین اشتباه برمی‌شمرد:
- بی‌توجهی به زمان صرف‌شده در پروژه‌های پیشین برای تخمین پروژه جدید؛
- خوش‌بینی درباره مشکلات احتمالی که باعث تأخیر در پروژه می‌شوند.
با این حال، این به‌معنای آن نیست که نمی‌توان جلوی این اشتباه‌ها را گرفت. اگر شما بتوانید دلایل و ریشه‌های تخمین اشتباه را بیابید، می‌توانید از آنها اجتناب کنید و تخمین‌های واقعی‌تری بزنید.
چطور بر تخمین اشتباه غلبه کنیم؟
برای غلبه بر مشکلات ناشی از تخمین اشتباه، چه در کار و چه در زندگی، باید از تخمین صرفا حدسی دست کشید. فنونی طراحی شده‌اند که با استفاده از آنها می‌توان تا حد زیادی جلوی برآوردهای اشتباه را گرفت. این فنون تمرین‌هایی‌اند که با مهارت‌یافتن در آنها تخمین‌های واقعی‌تری خواهیم زد. در ادامه، ۶ نمونه از آنها را معرفی می‌کنیم.
۱. از دادههای پیشین استفاده کنید
کانمن و تورسکی در مقاله خود توصیه کرده‌اند به‌جای پرسیدن درباره ویژگی‌های پروژه پیش رو، ابتدا درباره تجربیات پروژه‌های پیشین پرس‌وجو کنید؛ برای مثال، اگر می‌خواهید بخش جدیدی به نرم‌افراز خود بیفزایید، به‌سراغ پروژه‌های پیشین بروید و ببینید که آنها چقدر زمان بردند. اگر قرار است یادداشتی ۴هزارکلمه‌ای بنویسید، به سوابق وبلاگتان رجوع کنید و دریابید در گذشته چنین مقالاتی را در چه بازه زمانی می‌نوشتید.
طبعا برای چنین کاری، شما باید دادههای مربوط به پروژه‌های پیشین را در اختیار داشته باشید. اگر تنها کار می‌کنید، نرمافزارهای مدیریتی متنوعی در اختیار شماست که می‌تواند سوابق مربوط به پروژه‌های شما و نیز امور روزانه زندگی را ثبت و ضبط کند. اگر هم یک تیم و شرکت هستید، می‌توانید از نرمافزارهای اختصاصی که برای مدیریت پروژه و مدیریت زمان توسعه یافته‌اند استفاده کنید.
۲. تخمین‌زدن را به دیگری بسپارید
در سال ۱۹۹۴، انجمن روان‌شناسی آمریکا، نتایج ۵ تحقیق درباره این موضوع را در مجله شخصیت و روان‌شناسی اجتماعی (Journal of Personality and Social Psychology) چاپ کرد. این تحقیقات نه‌تنها بر نظریه کانمن و تورسکی مبنی بر تمایل افراد برای تخمین اشتباه صحه گذاشت، بلکه نکته جدیدی را هم نشان داد. اینکه ما در تخمین‌زدن پروژه‌های دیگران خیلی بهتر از تخمین‌زدن پروژه‌های خودمان عمل می‌کنیم!
وقتی از شرکت‌کنندگان خواسته شد پروژه‌های دیگران را تخمین بزنند، آنها خیلی بیشتر به‌سراغ دادههای پیشین رفتند تا مبنایی برای تخمین زمان بیابند. حتی زمانی‌که چنین داده‌هایی وجود نداشت یا تخمین‌زنندگان همه داده‌ها را از انجام‌دهندگان آن پروژه‌ها دریافت نکردند، بازهم تخمین آنها بهتر از خود آن افراد بود.
پس به‌جای آنکه صرفا خودتان تخمین بزنید، آن را به دوست یا همکارتان واگذار کنید یا دست‌کم نظر آنها را هم جویا شوید.
۳. برای تخمین‌زدن، بازه تعریف کنید و زمان‌هایی را برای تأخیر در نظر بگیرید
وقتی می‌خواهید زمان پروژه‌ای را تخمین بزنید، همواره باید عواملی را در نظر بگیرید. این عوامل شامل موارد زیر است:
چیزهایی که می‌دانید رخ می‌دهند؛
چیزهایی که ممکن است رخ بدهند؛
چیزهایی که فکرش را هم نمی‌کنید اما ممکن است رخ بدهند.
برای درنظرگرفتن همه این ابهام‌ها، مدیران پروژه گاهی از مخروط عدم‌قطعیت (Cone of Uncertainty) استفاده می‌کنند. این مخروط برای تعیین بازه زمان پروژه بر اساس موقعی که شما تخمین را انجام می‌دهید به کار می‌رود؛ برای مثال، وقتی شما در شروع کار (که داده کمی در اختیار دارید) تخمین می‌زنید، برآورد شما از زمان پروژه ممکن است بین یک‌چهارم تا ۴ برابر برآورد اولیه باشد؛ پس اگر شما برای پروژه‌ای ۲ روز در نظر گرفته باشید، مخروط عدم‌قطعیت بازه زمانی را بین نصف روز تا ۸ روز تعیین می‌کند. هم‌زمان با شروع کار، دادههای شما درباره چم‌و‌خم کار بیشتر می‌شود و این بازه کوتاه‌تر می‌گردد. با این حال، تا زمانی‌که کار را به اتمام نرسانید، نمی‌توانید با قطعیت درباره زمان انجام آن اظهارنظر کنید.
مخروط عدم‌قطعیت گزینه‌های بیشتری برای برآورد زمان انجام پروژه در اختیار شما می‌گذارد. این ابزار به شما امکان می‌دهد برای تخمین خود یک بازه تعریف کنید؛ برای مثال، اگر شما دادههای اندکی در اختیار دارید، با تقسیم تخمین خود به ۴ و ضرب آن در ۴، به‌ترتیب به کمترین و بیشترین بازه زمانی پروژه دست می‌یابید. اگر ارائه بازه زمانی مطلوب شما یا کارفرمایان نیست و آنها از شما یک زمان مشخص طلب می‌کنند، می‌توانید حداکثر زمانِ لازمِ به‌دست‌آمده در مخروط را به‌عنوان برآورد انتخاب کنید.
۴. از روش تخمین ۳حالته استفاده کنید
این روش، با کمک ۳ نوع تخمین، وادارتان می‌کند با خوش‌بینی‌تان روبه‌رو شوید و آن را زیر سؤال ببرید:
تخمین خوش‌بینانه؛
تخمین بدبینانه؛
تخمین واقع‌گرایانه.
نظر به خوش‌بینی اغلب ما هنگام تخمین‌زدن، موارد ۲ و ۳ در این روش، وادارمان می‌کنند بدترین وضع را نیز تصور کنیم و آن را در محاسبات خود در نظر بگیریم. تخمین بدبینانه شامل وضعیتی است که بدترین حالت‌ها هنگام کار روی پروژه پیش بیاید. حالت سوم نیز بر مبنای دادههای پیشین محاسبه می‌شود. وقتی هر سه را به دست آوردید، با محاسبه میانگین این سه عدد، به تخمین نهایی می‌رسید.
۵. نسبت خطای تخمین خود را محاسبه کنید
یکی از روش‌هایی که می‌توانید با کمک آن به خطای تخمین خود پی ببرید استفاده از روشی به‌نام Fudge Ratio است. این روش را استیو پاولینا (Steve Pavlina) پیشنهاد کرد. او نویسنده کتاب «توسعه فردی برای افراد باهوش» (Personal Development for Smart People) است.
ابتدا به‌شکل حدسی، مدت‌زمان لازم برای انجام چند کار را تخمین بزنید و آنها را یادداشت کنید. پس از انجام کارها، مدت‌زمان واقعی صرف‌شده را نیز محاسبه و ثبت کنید. حال، همه تخمین‌ها را باهم و همه زمان‌های واقعی صرف‌شده را نیز باهم جمع کنید. سپس جمع کل زمان‌های واقعی را بر جمع کل زمان‌های تخمین‌زده‌شده تقسیم کنید. حاصل آن عددی است که میزان خطای تخمین شما را نشان می‌دهد. چون این عدد حاصل یک نسبت است، بهتر است آن را به درصد تبدیل کنید. حال می‌توانید در تخمین‌های آینده این درصد را ضربدر تخمین‌های آتی خود کنید تا دقت آنها بهتر شود.
۶. وقتی سرحال نیستید، تخمین بزنید!
زمان‌هایی در طول روز هست که ما چندان سرحال و پرانرژی نیستیم. شاید تعجب کنید، اما این زمان‌ها برای تخمین‌زدن بهترند. دنیل پینک، نویسنده کتاب کی: ترفندهای علمی زمان‌سنجی عالی، نگاهی عمیق به همه تحقیقات صورت‌گرفته در این زمینه انداخته است. او نشان داده که در بدن ما ساعتی زیستی وجود دارد که روی حس‌وحال ما در طول روز تأثیر می‌گذارد. این تأثیرات فقط به خلق‌و‌خو محدود نیست و روی عملکرد، خلاقیت و نگرش‌های ما مانند خوش‌بینی نیز اثرگذار است.
او به یکی از تحقیقات صورت‌گرفتۀ دو پژوهشگر با نام‌های اسکات گولدر و مایکل ماسی اشاره می‌کند. این دو، با بررسی میلیون‌ها توییت، به این نتیجه رسیدند که اغلب افراد در ساعت‌های پس از ناهار احساس کسالت می‌کنند. این یعنی در این ساعت‌ها نگرش‌های منفی در آنها بیشتر است. این نگرش همان چیزی است که شما برای تخمین واقع‌گرایانه‌تر به آن نیاز دارید.
پس سعی کنید در ساعت‌هایی تخمین بزنید که چندان احساس سرحال‌بودن نمی‌کنید. بهره‌گیری از احساسات منفی خوش‌بینی فریبنده را کاهش می‌دهد و برآوردهای شما را دقیق‌تر می‌کند.