اکثر افراد و خصوصاً جوان ها همیشه پس از استخدام یا ورود به یک تیم کاری جدید، به زمانی برای سازگارشدن نیاز دارند. در این دوره است که آنها با همکاران‌شان آشنا می‌شوند و تجربه کسب می‌کنند؛ اما در این میان، اشتباهاتی هم رخ می‌دهد. خطر اصلی نه بروز اشتباه بلکه نحوه برخورد مدیران و رهبران تیم با عضو جوان است. این واکنش‌ها می‌تواند به نگرش‌های فردی که در ابتدای مسیر شغلی خود قرار دارد، آسیب بزند. در این مطلب چهار راهبرد شغلی جهت گفتگو با کارمندان تازه‌وارد و تقویت نگرش و عملکرد و هدایت شغلی آنها را به شما خواهیم گفت.
تحقیقات نشان داده است که سه سال اول کاریِ هرکس مهم‌ترین سال‌های کاری او محسوب می‌شود. نگرش افراد به شغل‌شان و عملکرد بلندمدت آنها، با تجربیات این سه سال رقم می‌خورد. مدیران و رهبرانی که راهبردهای مناسبی برای تربیت نیروهای جوان خود طراحی و اجرا کنند، ثمره مطلوب آن را در سال‌های بعدی دریافت می‌کنند.
جری کانر (مؤسس Coach in a Box) به همراه تیمش طی سال‌ها مطالعه، صدها هزار گفت‌وگوی شغلی را بررسی کرده‌اند. آنها به چهار مهارت اساسی در کوچینگ و هدایت شغلی افراد تازه‌کار دست یافته‌اند. این چهار مهارت براساس مسائلی طراحی شده‌اند که بیش از همه، افراد تازه‌کار را به چالش می‌کشند:
تقویت سازگاری و انعطاف‌پذیری؛
تقویت تأثیرگذاری بر دیگران؛
توانایی طراحی مسیر شغلی؛
تفکر خارج از چهارچوب و خلاقانه.
پرورش هرکدام از این مهارت‌های حیاتی، به راهبردهای خاص خود در گفت‌وگو با افراد تازه‌کار نیاز دارد. توجه کامل به این مهارت‌ها می‌تواند به موفقیت‌های کوتاه‌مدت و رضایت شغلی بلندمدت منجر شود. بیش از ۷۰ درصد تعهد کاری، به کیفیت روابط بین مدیران و کارمندان بستگی دارد. مدیرانی که روی تقویت این مهارت‌ها سرمایه‌گذاری می‌کنند، نه‌تنها در حفظ کارمندان خود موفق‌ترند بلکه شاهد عملکرد بهتری ازسوی کارکنان خود هستند.
۱. راهبرد اول، تقویت سازگاری و انعطاف‌پذیری
وقتی کارکنان تازه‌کار مرتکب اشتباهی می‌شوند، خود را بیش از حد سرزنش می‌کنند. این سرزنش‌ها روی اعتماد به نفس و علمکرد آنها تأثیر منفی می‌گذارد. اینجاست که مدیر و رهبر تیم، با مداخله خود، جلوی خودتخریبی کارمند را می‌گیرند. باید اجازه داد که فرد تازه‌کار خود را نقد کند، اما در این فرایند گیر نکند. با این مهارت، او تعادل ذهنی خود را حفظ می‌کند، از قضاوت خود پرهیز می‌کند و می‌تواند روی انتخاب‌هایی تمرکز کند که در فرایند آموختن و حرکت رو به جلو باید انجام دهد.
نقش کوچینگ مدیر در اینجا، گوش‌دادن و پرسیدن سؤالات کلیدی برای هدایت شغلی کارمند تازه‌کار است، سؤالاتی مانند:
چه احساسی داشتی وقتی همکارت آن حرف را زد؟
وقتی آن اشتباه را کردی، به خودت چه می‌گفتی و درباره خودت چه احساسی داشتی؟
فکر می‌کنی این اشتباه چه معنایی برای تو و شغلت دارد؟
پرسش‌هایی از این دست این امکان را به فرد تازه‌کار می‌دهد تا به‌جای غرق‌شدن در سرزنش ذهنی، پی به اصل ماجرا ببرد. به‌عنوان مدیر، فضایی را ایجاد کنید تا کارمندتان بتواند ماجرا را شرح دهد؛ سپس به او کمک کنید که بفهمد قصه آن‌قدرها هم تیره‌وتار نیست و دیگران قرار نیست بابت یک اشتباه، او را حدف کنند.
درنهایت، پس از روشن‌شدن ابعاد مسئله، به او کمک کنید تا بتواند درس‌های لازم را از اشتباهش بیاموزد و در شرایط مشابه آینده به کار ببندد. در این حالت، سعی کنید کلام شما فاقد قضاوت و احساسات مثبت و منفی باشد. هدف شما حل مشکلات کارمندتان یا ابراز همدردی و تشویق بیهوده او نیست، بلکه هدایت او به‌سمت یادگیری و کسب تجربه بیشتر و درنتیجه، تقویت سازگاری است.
۲. راهبرد دوم، تقویت تأثیرگذاری بر دیگران
وقتی کارمند تازه‌کار در برقراری ارتباط سازنده با دیگران دچار چالش می‌شود، یک مدیر و رهبر باتجربه به او کمک می‌کند تا از دید دیگر افراد نیز به مسئله نگاه کند و رویکردهای جدیدی برای تعامل با دیگران پیدا کند.
به‌عنوان نمونه، جری و تیمش، یک کارمند تازه‌کار را بررسی کردند که در ارتباط با یکی از مدیران اجرایی سطح بالا دچار مشکل شده بود. از دید فرد تازه‌کار، آن مدیر آدمی بی‌تفاوت و بی‌احساس بود. طی جریان هدایت شغلی، مربی فرد تازه‌کار، او را ترغیب کرد که خود را به‌جای آن مدیر بگذارد و مسائل را از دید او بنگرد. کارمند تازه‌کار با این زاویۀ دید جدید، متوجه شد چیزی که او آن را بی‌تفاوتی قلمداد می‌کرد، درواقع ناشی از حجم کاری زیاد آن مدیر بود. درنتیجه، رویکرد دفاعی او به رویکردی همدلانه ناشی از درک مسئولیت‌های سنگین شغل مدیر اجرایی تغییر کرد. با این تغییر نگرش، شکل رابطه او با مدیر اجرایی هم بهبود یافت و همان مدیر به یکی از مربیان شغلی او در زندگی شغلی‌اش تبدیل شد.
پس در این راهبرد، از فرد تازه‌کار بخواهید که خودش را جای دیگری بگذارد و مسائل مختلف را از دریچه چشم او ببیند. از او بپرسید که این نگرش جدید چه کمکی به بهبود روابطش با دیگران می‌کند. مواظب باشید تا از همدلی بی‌مورد و ارائه راه‌حل خودداری کنید. مهم است که خود فرد به روشی متفاوت برای تعامل دست یابد.
۳. راهبرد سوم، توانایی طراحی مسیر شغلی
هدف از این راهبرد، کمک به کارکنان تازه‌کار است تا مسیر شغلی خود را پیدا کنند. قطعا بدون هدف گذاری نمی‌توان یک مسیر شغلی طراحی کرد؛ اما گاهی افرادی که هدفی هم دارند، چنان در پیچ‌وخم‌های کار گرفتار می‌شوند که هدف خود را فراموش می‌کنند.
مثلا یک کارمند بلندپرواز ساعت‌ها و روزها وقت صرف یک پروژه کرده بود. نتیجه رضایت‌بخش بود اما وی به قدری خسته شده بود که اعلام کرد نمی‌خواهد در چنین کاری باقی بماند. مدیر او با مداخله مناسب، به آن کارمند یادآوری کرد که چرا او از ابتدا به آن پروژه پیوسته است. مدیر پروژه با پرسیدن سؤالات مناسب به او یاری رساند تا دوباره اهداف خود را به یاد آورد و انگیزه خود را بازیابد.
آن مدیر چنین سؤالاتی پرسید:
در چه وضعیتی قرار داری؟
دوست داشتی اوضاع چطور می‌بود؟
چه کاری می‌توانی انجام دهی تا به وضعیت مطلوب برسی؟
به فرد تازه‌کار نشان دهید که چگونه می‌تواند وضعیت موجود و وضعیت مطلوب را از یکدیگر تمیز دهد و به‌سمت وضعیت مطلوب حرکت کند. در این موقعیت، از بیان تجربیات شخصی خود و انتظارات دیگران پرهیز کنید.
اگر او هنوز هدف روشن و مشخصی ندارد، به او انگیزه لازم برای کسب تجربه در حوزه‌های مختلف جهت پیداکردن هدف و مسیرش را بدهید.
۴. راهبرد چهارم، تفکر خارج از چهارچوب و خلاقانه
گاهی اوقات افراد تازه‌کار از حل یک مسئله درمی‌مانند. آنها یک روش را امتحان می‌کنند. اگر جواب ندهد، یا مسئله را رها می‌کنند یا دوباره آن روش را تکرار می‌کنند، به این امید که شاید این بار نتیجه بهتری بگیرند. در این شرایط، ممکن است کارمند تازه‌کار پس از انجام چندباره یک روش، درمانده شود. وظیفه شما مدیران و رهبران این است که به هدایت شغلی چنین فردی کمک کنید که از زاویه جدیدی به مسئله نگاه کند و به‌سراغ راه‌حل‌های دیگری برود. گاهی اوقات حتی خود مسئله به‌درستی تعریف نشده است؛ پس باید ابعاد آن روشن شود.
رای مثال، یک برگزارکنندۀ جوانِ رویداد هرچه تلاش می‌کرد موفق نمی‌شد افراد زیادی را جذب رویدادهایش کند. او هر بار روش‌های مختلف تبلیغ و اطلاع‌رسانی را به کار می‌گرفت اما نتیجه همان بود. مربی شغلی با طرح پرسشهای مناسب به او کمک کرد تا مسئله را بازتعریف کند. معلوم شد که مشکل نه در راهبردهای تبلیغاتی بلکه در محتوای رویدادها است. رویدادهایی که او برگزار می‌کرد ارزش افزوده چندانی ایجاد نمی‌کرد و محتوای آنها در اینترنت به‌راحتی پیدا می‌شد. پس او تصمیم گرفت که اول به نیازسنجی مخاطبان توجه کند و بعد دست به طراحی رویداد بزند. نتیجه این بود که وی یکی از موفق‌ترین رویدادهای کاری را برگزار کرد.
با طرح پرسشهای زیر می‌توان به افراد تازه‌کار کمک کرد تا مسئله را بهتر درک کنند:
در حال حل‌کردن چه مشکلی هستی؟
چه احساساتی درباره‌اش داری؟
بیشترین نگرانی تو درباره کدام جنبه از مشکل است؟
مشاهدات تو از رفتار دیگران در قبال مشکل پیش‌آمده چگونه است؟
سخن آخر
با طرح پرسش‌هایی مانند موارد بالا، به فرد تازه‌کار کمک می‌کنید تا بفهمد در حال سروکله‌زدن با چه مشکلی است. پس از روشن‌شدن ابعاد مسئله، او متوجه اشکال روش خود می‌شود و آنگاه می‌تواند به‌سراع راه‌حل‌های متناسب‌تر برود. به یاد داشته باشید که همانند موارد قبلی، هدف شما ارائه راه‌حل‌ها نیست، بلکه شفاف‌کردن مسئله برای آنها است.
چهار راهبرد گفته‌شده در بهبود نگرش ذهنی کارکنان تازه‌کار نقش مهمی دارد و در بلندمدت، رضایت شغلی و پیشرفت آنها را تسهیل می‌کند. کوچینگ افراد تازه‌کار فرایندی تدریجی است. باید با درک نیازهای افراد، آنها را در مسیر شغلی مناسب‌شان هدایت کرد تا شاهد خودشکوفایی ایشان در این مسیر باشیم.