در دوران اخیر و به دلیل شرایط کرونایی تقریبا تمامی جلسات و مذاکرات به‌صورت مجازی برگزار می‌شود؛ اما حتی قبل از ماجرای همه‌گیری ویروس کرونا نیز مذاکره مجازی و جلسات غیرحضوری به‌دلایل متعدد از جمله سهولت و بهره وری بالا رو به افزایش بود. اما آیا این جلسات مجازی از نظر ارزش افزوده برای طرفین کارآمدتر از جلسات حضوری‌اند یا نه؟
معایب مذاکره مجازی
اول با معایب مذاکره مجازی و برگزاری غیرحضوری جلسات شروع می‌کنیم:
مذاکره مجازی باعث می‌شود طرفین، علاوه بر احساس اعتماد کمتر نسبت به دیگری، نتایج عینی ضعیف‌تری به دست آورند. همچنین، تحلیلی که در سال ۲۰۰۲ انجام شده نشان می‌دهد تصمیم گیری گروهی در شرایطی که گروه‌های درگیر ارتباط رودررو ندارند کارایی و رضایت‌بخشی کمتری داشته و بیشتر طول می‌کشد.
وقتی از ایمیل ـ که ابزار موردعلاقه درون‌گراها در مواقع بروز اختلاف است ـ برای ارتباط کاری استفاده می‌کنیم، سطح همکاری کاهش می‌یابد. شاید دلیل این امر محدودیت کمتری باشد که ما در بیان نارضایتی و نظرات منفی در ایمیل احساس می‌کنیم. این روش احتمال بروز سوءتفاهم را نیز افزایش می‌دهد. تحقیقات انجام‌شده نشان می‌دهد ما اصولا تمایل داریم تصور کنیم مخاطب پیام ما را به‌درستی و به‌صورت کامل درک می‌کند، ولی در واقعیت این‌طور نیست. تحقیق دیگری که در سال ۲۰۱۹ انجام شده نشان داده ما در درک احساسات دیگران در محیط ایمیل هم چندان توانا نیستیم.
این نکته نیز جالب است که بررسی ۴۳ تحقیق در این حوزه نشان داده خانم‌ها در یک جلسه یا مذاکره مجازی به نسبت یک دیدار رودررو همکاری کمتری نشان می‌دهند، در حالی که رویه کاری مردان تغییر چندانی نشان نمی‌دهد. دلیل این امر شاید احساس نیاز کمتر خانم‌ها به نمایش وابستگی یا حفظ ادب در چنین شرایطی باشد؛ اما این به‌معنی عدم‌کارایی یا توجیه‌پذیرنبودن مذاکره مجازی نیست، چراکه تحقیقات نشان می‌دهند می‌توانیم با رعایت برخی نکات، سطح کیفیت و موفقیت جلسات غیرحضوری را افزایش دهیم.
برنامه‌ریزی برای مذاکره مجازی موفق
هنگام آماده‌سازی مذاکره‌ی مجازی، با درنظرگرفتن این نکات می‌توانید نتایج بهتری بگیرید:
۱. برای اعضای گروه نقش‌های مشخص در نظر بگیرید
جلسات تصویری‌ای که چهار نفر یا بیشتر در آن حضور دارند ممکن است به‌سرعت از مسیر خارج شوند. این سؤال‌ها را بپرسید: چه کسی جلسه را شروع می‌کند؟ چه کسی پروپوزال را ارائه می‌دهد؟ چه کسی به سؤال‌ها پاسخ می‌دهد؟ چه کسی قدم‌های بعدی را توضیح می‌دهد؟ چطور به‌صورت آفلاین با یکدیگر در ارتباط خواهیم بود؟
۲. روش‌های ارتباطی آفلاین را مشخص و تمرین کنید
همه ما داستان‌های ناگواری از پیام‌های «خصوصی» که به‌اشتباه برای تمامی اعضای جلسه ارسال شده‌اند شنیده‌ایم. برای پیشگیری از این اتفاق، بهتر است از سخت‌افزارها یا نرم‌افزارهای مجزا برای پیام‌رسانی استفاده کنید؛ مثلا اگر از کامپیوتر برای حضور در مذاکره مجازی استفاده می‌کنید، برای ارتباط با هم‌گروهی‌ها از یک پیام‌رسان روی گوشی هوشمندتان استفاده کنید.
۳. پیام‌ها را کوتاه نگه دارید
ردوبدل‌کردن پیام با هم‌گروهی‌ها در طول یک مذاکره مجازی اهمیت بسیاری دارد؛ اما نتایج یک تحقیق نشان داد انجام چند کار به‌صورت هم‌زمان روی گوشی در حین مذاکره مجازی باعث کاهش کارایی می‌شود و همچنین فرد را غیرحرفه‌ای و غیرقابل‌اعتماد جلوه می‌دهد. خلاصه‌گویی در ارتباط با همکاران در طول مذاکره مجازی یک ارزش محسوب می‌شود.
۴. تماس ویدئویی بهتر است، هرقدر تصویر بزرگ‌تر بهتر
محققان دریافته‌اند مذاکره مجازی ویدئویی به نسبت ایمیل یا پیام‌های متنی عملکرد بهتری دارد. همچنین افرادی که از یک نمایشگر بزرگ کامپیوتری استفاده می‌کنند به نسبت کسانی که با استفاده از نمایشگرهای کوچک در جلسه شرکت می‌کنند نتایج بهتری می‌گیرند. هرچه دیدن طرف مقابل برای شما آسان‌تر باشد، مغزتان بیشتر به امور مهم خواهد پرداخت.
۵. کوتاه و شیرین
نشست‌های ویدئویی یا تلفنی علاوه‌بر اینکه به نسبت ایمیل یا پیام‌های متنی محیط «غنی‌تری» دارند، ذهن شما را هم بیشتر درگیر می‌کنند. مغزهای ما ماشین‌های پیش‌بینی هستند و به همین دلیل باید توان بسیاری را صرف درک جاهای خالی، مشکلات فنی، فاصله زمانی و سایر دشواری‌های تماس‌های ویدیویی کنند. مذاکره مجازی ویدیویی کوتاه و منظم می‌تواند حداکثر توجه طرفین را درگیر جلسه نگه دارد.
برای اجرای مذاکره مجازی موفق
این نکات می‌توانند به شما در اجرای بهتر یک جلسه مذاکره مجازی کمک کنند:
۱. یخ‌ها را همان اول کار بشکنید
صرف چند دقیقه اول جلسه برای گرم‌گرفتن با حضار و کمی آشنایی بیشتر فضا را برای تعامل مؤثر آماده‌تر می‌کند. تحقیق مایکل موریس و همکاران نشان داده حتی در مذاکره مجازی از طریق ایمیل، صرف زمان برای گرم‌گرفتن با طرف مقابل باعث دستیابی به نتایج اقتصادی و اجتماعی بهتر می‌شود. تحقیق دیگری به این نتیجه رسید که شروع مذاکره مجازی با شوخی، در کنار نتیجه اقتصادی بهتر، احساس خوشایندتری در طرفین جلسه ایجاد می‌کند. برقراری ارتباط شخصی با حاضران جلسه، به‌خصوص در دوران پرتنش کرونا و قرنطینه، تأثیر قابل‌توجهی بر نتیجه نهایی دارد.
۲. فرضیات و محدودیت‌ها را روشن کنید
جلسات مذاکره مجازی معمولا نقطه شروع مشخصی ندارند، چراکه ممکن است افراد در زمان‌های متفاوتی وارد جلسه شوند. یادتان باشد پس از کمی بگوبخند و گپ دوستانه اولیه، زمان کلی و اهداف جلسه را برای تمامی حضار توضیح دهید. با این روش اگر قرار باشد یکی از اعضای کلیدی جلسه زودتر جمع را ترک کند، می‌توانید صورت‌جلسه را بر این اساس مجددا تنظیم کنید.
۳. خودتان را نبینید!
بسیاری از افراد با دیدن تصویر خود در حین تماس تصویری دچار حواس پرتی یا افکار مزاحم و منفی درباره خود می‌شوند. بستن نمای خودتان در جلسه می‌تواند به رفع این مشکل کمک کند.