در تعریف دانش می توان بر اساس یک ساختار سلسله مراتبی از داده و اطلاعات چنین گفت که با درنظر گرفتن دو معیار وابستگی به زمینه و فهم ، این پیوستار نشان می دهد که دانش از اطلاعات و اطلاعات از داده ها ریشه می گیرند و بر مبنای آن تعریف می شوند. دانش، نه داده است و نه اطلاعات.
با توجه به دسته بندی هایی که از تعریف دانش در کتابهای مختلف ارائه شده است، سه معنی اصلی از آن استنباط شده است:
1) دانش به مفهوم آشناییناظر بر دانش مستقیم نسبت به امور یا افرادی خاص به خاطر تجارب قبلی با آنهاست.
2) دانش به معنی کاردانی و مهارت، در مواردی است که شخصی می داند چگونه کاری را انجام دهد. دانش به عنوان «مهارت یا کاردانی» متضمن توانایی فرد برای انجام انواع فعالیتهای خاص، از فعالیتهای فیزیکی گرفته تا فعالیتهای شناختی پیچیده¬تر است.
3) دانش به معنی تصدیق و پذیرش، این اصطلاح در مواردی به کار می رود که انسان به مفاد گزاره ای صحه می گذارد و آن را تصدیق می کند. دانش به مفهوم اطلاعات (صحیح) اشاره دارد به احتمال تصدیق اطلاعات درست. وقتی صحبت از اطلاعات می شود، مقصود نوع سوم دانش در این طبقه بندی است.
نوع سوم مفهوم دانش یعنی دانش گزاره ای مورد نظر فیلسوفان غربی است یکی از دلایل اصلی تاکید فلسفه غرب بر این نوع دانش (دانش گزاره¬ای) این است که برتری و تفوق شناختی انسان بر حیوانات بر پایه این نوع دانش بنا نهاده شده است. از این حیث که ذاتاً با زبان مرتبط است و کاملاً آشکار و رمزگذاری شده است. به رغم اینکه دانش حیوانات از نوع دانش به مفهوم آشنایی یا توانایی است، دانش گزاره¬ای ویژگی شاخص انسانی است.
در تعریفی عملیاتی تر از دانش، دانش را می توان بر اساس یک ساختار سلسله مراتبی از داده و اطلاعات تعریف کرد که با درنظر گرفتن دو معیار وابستگی به زمینهو فهم تعریف کرد. این پیوستار نشان می دهد که دانش از اطلاعات و اطلاعات از داده ها ریشه می گیرند و بر مبنای آن تعریف می شوند. دانش، نه داده است و نه اطلاعات. هرچند که به هر دو مربوط بوده و تفاوت انها لزوماً از حیث ماهیت نیست و صرفاً از نظر مراتب با هم متفاوتند. درک این سه واژه و چگونگی رسیدن از یکی به دیگری در حوزه مدیریت دانش بسیار مهم است.
دادهبه مجموعه نمادها، کمیت های عددی و غیرعددی و رشته واقعیتهای عینی و مجرد در مورد رویدادها گفته می شود. به عبارت دیگر، داده ها را می توان مواد خام عناصر مورد نیاز برای تصمیم گیری تعریف کرد. چراکه نمی توانند عمل لازم را تجویز کنند. درعین حال، برای بسیاری از سازمانها از قبیل بانکها، شرکتهای بیمه، شرکتهای آب و برق و گاز و...اهمیت زیادی دارند. چون مواد اولیه ضروری برای خلق اطلاعات محسوب می شوند. نمرات یک درس، اسامی شهرها، منوی غذا از جمله داده ها هستند. این واقعیتها هرگز به خودی خود نشان نمی دهند که وضعیت درس یک دانش آموز چگونه است یا غذای موجود در منو خوشمزه است یا خیر. اما وقتی این داده ها تفسیر شوند، معنادار می شوند. بنابراین، داده(یک نوع اطلاعات) الگوهای ساده اما فاقد معنا هستند. مگراینکه ارگانیسم این الگوها را سازماندهی و تفسیر کند. از این رو، دانش در ذهن انسان به شکل الگوهای عصبی ذخیره شده یا بیان شده وجود دارد که ممکن است از طریق تفکر خودآگاه فعال شده و منعکس شود.
در واقع، اطلاعات، همان داده های مربوط و هدف دار هستند. نوعی پیام هستند. داشتن ارتباط و هدف، ویژگی اطلاعات است. برای هدف خاصی سازماندهی می شود. با ارزش دادن به داده ها می توان انها را به اطلاعات تبدیل کرد. بنابراین، اگر هدف از گردآوری داده ها را بدانیم؛ بخش های کلیدی و تعیین کننده آن را بشناسیم؛ داده هایی که به صورت کمی و عددی هستند را با استفاده از محاسبات ریاضی و آماری تجزیه و تحلیل کنیم؛ داده های موجود را غلط گیری کنیم و آنها را در حجم کمتری خلاصه کنیم، آنگاه تبدیل به اطلاعات می شوند.
به عبارت خلاصه تر، می توان گفت که دانش عبارتست از اطلاعات اما اطلاعات همراه با تجربه، مهارت و بینش. به طور مثال اگر از شما سوال شود که دانشمند به چه کسی گفته می شود شما قطعا به یک کتاب یا یک پایگاه اطلاعاتی اشاره نخواهید کرد. بلکه شما تصویر کسی را ارائه خواهید کرد که در زمینه ای خاص دارای اطلاعات زیادف عمیق و قابل اعتماد باشد و فردی هوشمند و تحصیل کرده باشد. به واقع، دانش با گذشت زمان از راه تجربیات کسب شده از دوره های آموزشی، مطالعه کتبها و آموزش غیررسمی گسترش می باید. تجربه به کارها و رویدادهای گذشته برمی گیرد. دونپورت (1954) دانش سازمانی را چنین تعریف می کند: «مجموعه سيالي از تجربيات، ارزشها، اطلاعات موجود و نگرشهاي كارشناسي نظام يافته كه چارچوبي براي ارزشيابي و بهره گيري از تجربيات و اطلاعات جديد بدست مي دهد، تعريف مي كند.»
دسته بندی های متعددی از انواع دانش ارائه شده است. لذا، در این مبحث به رایج ترین این دسته بندی ها اشاره خواهیم کرد. از نظر معرفت شناختي، دانش به چهار نوع خاص تقسيم شده است كه عبارتنداز: دانش چيستي؛دانش چرائي؛ دانش چگونگي؛ دانش چه كسي. دانستن چیستی به دانش مربوط به وقایع اشاره دارد؛ دانستن چرایی معطوف به دانش مربوط به قوانین طبیعت می شود؛ دانستن چگونگی به مهارتها اشاره دارد و دانستن چه کسی نیز بر اطلاعات مربوط به کسی که چیزی را می داند وکسی که می داند چه چیز انجام دهد، دلالت دارد.گاهي اوقات چنين استدلال مي‌شود كه تمايز ميان دانش ضمني و دانش آشكار دقيقاً مربوط به تفاوت بين دانش نظريknow- that knowledge و دانش‌عملي know-how knowledgeمي‌باشد. دانـش نظري دانشي است كه فرمول‌بندي شده، به‌آســاني قابـل انتـقال و قابـل دسـترسي است.
به‌بيان ديـگر، دانـش نظــري، دانـش فـراينـد شـناخـت اصـول اساسي اسـت. چنين دانشي را مي‌توان با بازنمايي صريح و روشن آن در قالب قوانين، ايده‌‌ها و مفاهيم بنيادي شناخت. درحالیکه، دانش عملی، ساخته و پرداخته تجربه مستقيم فرد از دنياي پيرامون بوده و به فرد امكان مي‌دهد تا ماهرانه و بدون تأمل دست به كاري بزند. اين همان صورت عملي دانش است كه ما را در عمل، داوري و انجام امور بدون توجه به اصول و قوانين موجود راهنمايي مي‌كند. باتوجه به اينكه، دانش نظري حقايقي را براي ما آشكار مي‌كند، دانش عملي ما را قادر مي‌سازد تا از طريق تجربه، دانش را كسب و با كاربست آن به شيوه‌هايي نو و خلاق آن را بياموزيم.
علاوه بر این، تقسیم بندی دیگری از دانش ارائه شده است که مبنای این دسته بندی، معیار قدرت انتقال و مبادله است. بر این اساس دانش به دو نوع دانش آشکار و ضمنی تقسیم می شود. آنچه در قالب اسناد رسمي نظير؛ آيين نامه ها، رويه هاي كاري، گزارشات، پايگاههاي اطلاعاتي، كتابهاي كتابخانه ها، اسناد بايگاني شده، نامه ها، سياستها و بيانه هاي سازماني قابل ملاحظه است، دانش آشكار ناميده مي شود. به عبارت دیگر، دانش آشکار ناظر بر داده ها و اطلاعاتی است که ملموس و آشکار است.
بر خلاف دانش آشكار، دانش ضمني ذهني، شخصي و موقعيتي است، غير قابل بيان و از راه تجربه حاصل مي شود. اصطلاح دانش ضمني بر اهميت بعد ذهني و شخصي دانش تاكيد دارد و در رابطه با حدسيات، بينش ها، درون يافت ها، احساسات و عواطف مطرح مي شود. در حقيقت، دانش ضمني ، دانش فردي و اجتماعي است . از اين حيث كه عميقا ًريشه در بينش و تجربه فردي دارد و از عقايد، تجارب، فرهنگ و ارزشهاي فردي سرچشمه مي گيرد و بندرت شكل رسمي به خود مي گيرد. پولاني (1966) در این باره معتقد است: «ما بيش از آنكه بتوانيم بگوئيم، مي دانيم». اساساً اشکار کردن دانش ضمنی و مدیریت آن از چالش های اساسی مدیریت دانش است. برای روشن شدن تمایز بین دانش اشکار و دانش ضمنی می توانیم ان را به یک کوه یخی تشبیه کنیم که تنها بخشی از آن قابل رویت است. درحالیکه بخش اعظم آن در آب نهان و از دیده ها پنهان است. بنابراین، آن بخش از دانش که برای همگان قابل رویت، ملموس و مشهود است، دانش آشکار اطلاق می شود و آن بخش از دانش که در ضمیر و اذهان انسان وجود دارد و برای دیگران قابل رویت نیست و همگان از آن مطلع نیستند، دانش ضمنی است. از این رو، دیدن باورها، افکار، نگرش و الگوهای ذهنی یک فرد برای دیگری قابل رویت و ملموس نیست مگر آنکه مکتوب شود و به زبان اورده شود. در این صورت نیز شما قادر به دستیابی و کسب همه آن دانش فرد نخواهید بود.
چنانکه اشاره شد، دانش در مفهوم کلی خود به دو نوع دانش اشکار و دانش ضمنی تقسیم بندی شد. در ادامه این تقسیم بندی می توان با توجه به سطوح سازمانی، دانش را به دو نوع فردی و سازمانی یا گروهی تقسیم بندی نمود. لازم به ذکر است که هر دو نوع دانش ضمنی هم می تواند به شکل آشکار و به شکل ضمنی باشد. اما مقصود اصلی از تعریف دانش و انواع آن، شناخت دانش سازمانی و ابعاد آن است تا با حصول این شناخت، سازوکارهای مناسبی را برای مدیریت ان اندیشید.