مدیریت دانش به عنوان مجموعه کارکردهای وابسته به هم و واحد تعریف می گردد که معطوف به شناخت دانش فردی و دانش سازمانی و از همه مهم تر تعامل بین آنها می باشد. مروری بر مدلهای مختلف نشان داد که فرآیند مدیریت دانش 10 مرحله اصلی دارد که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت.
مروری بر مدلهای مختلف نشان داد که فرایند مدیریت دانش را می توان در 10 مرحله اصلی: هدفگذاری دانش، شناسایی دانش، کسب دانش، خلق دانش، ارزیابی دانش، سازماندهی دانش، حفظ و نگهداری و روزآمدسازی دانش، اشتراک دانش، کاربرد دانش و ارزیابی اثربخشی کل فرایند مدیریت دانش توصیف نمود.
1. هدفگذاری دانش:
هدفگذاری دانش بر بینش دانشی سازمانی در جهت دهی فعالیتهای مدیریت دانش دلالت دارد. اهداف دانشی تعیین می کند که چه قابلیتهایی و در چه سطحی ایجاد شوند. بنابراین، سوال اساسی که در این مرحله از فرایند مدیریت دانش ذهن مدیران را به چالش می کشد این است که سازمان باید بر روی چه نوع دارایی های دانشی، به چه میزان و در چه سطحی متمرکز شود. برای این منظور تدوین برنامه استراتژیک دانشی سازمان این امکان را به مدیران می دهد تا با تعریف نیازهای دانشی و گنجاندن آنها در قالب اهداف استراتژیک سازمانی، برنامه های عملیاتی لازم را برای عملیاتی شدن و تحقق آن اهداف در عمل تنظیم کنند. بر این اساس، با به تصویر کشیدن آنچه سازمان انجام می دهد و باید انجام دهد و در عین حال آنچه را که می داند و باید بداند و نیز مشخص کردن اختلاف و خلأ بین هست ها و بایدها می توان نقاط استراتژیک دانشی را شناسایی و در هدفگذاری دانشی سازمان موردنظر قرار داد.
2. شناسایی دانش:
شناسایی دانش به شناخت و تحقق نیازهای دانشی درون یک سازمان اشاره دارد. شناسایی دانش را مستلزم تحلیل دانش موجود و مطلوب و شکاف بین آنهاست. شناسایی دانش موجود نیازمند ترسیم نقشه دانش است که بر اساس آن مشخص می شود که سازمان چه دانش و قابلیتهایی هایی دارد و چه کسانی برای تحقق اهداف دانش، دانش حیاتی دارند. ترسیم نقشه دانش، به معنی یافتن جایگاه ها و محل های دانش در سازمان و انتشار فهرست یا تصویری است که آنها را نشان می دهد. نقشه دانش، تصویری از آنچه در سازمان وجود دارد و راه دسترسی به آنها را نشان می دهد. سازمان در این مرحله از فرایند مدیریت دانش باید قابلیتهای اساسی را تعیین کند، قابلیتهای استراتژیک و حوزه¬های دانش منطبق با قابلیتهای اساسی را شناسایی نماید، سطح تخصص هر یک از حوزه های دانش را ارزیابی و در نهایت بر شکاف بین دانش موجود و دانش موردنیاز تمرکز کند. در این مرحله با تکیه بر اهداف دانشی تعیین شده، اقدامات مربوط به شناسایی دانش آغاز می شود. بنابراین، مدیران در این مرحله از فرایند مدیریت دانش باید به این سوال پاسخ بدهند که اساساً دانش موردنیاز را در کجا می توان یافت، چه کسی آن را در اختیار دارند و چگونه می توان بدان دست یافت؟
3. کسب دانش:
هیچ سازمانی به تنهایی قادر به تولید همه دانش موردنیاز خود نیست. از این رو دانش باید کسب شود. کسب دانش از طریق سازمانهای نوآور، استخدام متخصصان، خرید اسناد از منابع خارجی، استخدام مشاوران، خرید اختراعات و بازیابی وب با استفاده از موتورهای جستجوگر و غیره صورت می¬گیرد. ارتباط با مشتریان، عرضه کنندگان، رقبا و شرکا از منابع خارجی بالقوه برای کسب دانش به شمار می آیند. بنابراین، از مهم ترین اقدامات مدیران در این مرحله، تشخیص سازوکارهای مناسب جهت کسب دانش به نحو مطلوب می باشد. در این مرحله برخلاف مرحله شناسایی دانش از منابع داخلی سازمان، کسب دانش از منابع خارجی نیازمند ملاحظاتی اساسی در برقراری ارتباط با منابع می باشد.
4. خلق دانش:
برخی تولید دانش را معادل کشف دانش در خلال تحقیق و توسعه، آزمایش، درس های آموخته و تفکر خلاق و نوآوری تعریف می کنند. بعضی دیگر هم با تاکید بر جنبه آشکار دانش، خلق دانش را مبتنی بر پردازش دانش موجود تعریف می کند. در این مرحله از فرایند مدیریت دانش بر تولید مهارتهای جدید، محصولات جدید، ایده¬های بهتر و فرایندهای موثرتر تاکید می شود. بنابراین، درصورتی که دانش موردنیاز در منابع داخلی و خارجی سازمانی یافت نشد، سازمان با درنظر گرفتن قابلیتهای اساسی خود اقدامات مربوط به تحقیق و تولید دانش را فراهم می آورد. از این رو، این سوال مطرح می شود که اساساً دانش باید طی چه مراحلی و چگونه خلق/تولید شود.
5. سازماندهی دانش:
این مفهوم در ارتباط با مفاهیم دیگر نظیر ترکیب، رمزگذاری، نمایه سازی، رسمی سازی و پالایش دانش تعریف می شود. سازماندهی به مفهوم طبقه بندی دانش اشاره دارد؛ ایجاد روابط بین عناصر از طریق ترکیب، تولید، طبقه بندی و زمینه ای که دانش گردآوری شده در آن به آسانی برای افراد نیازمند قابل دسترسی و درک باشد.
6. ارزیابی دانش:
بعد از شناسایی و کسب دانش، ارزیابی ارزش دانش گردآوری شده و صورتبندی شده برای دستیابی به دانشی که مناسب ترین به نظر می رسد، ضروری است.دانش جدید تولید یا کسب شده باید ارزیابی شود تا از صحت و ارزشمند بودن آن پیش از آنکه به اشتراک گذاشته شود، اطمینان حاصل کرد.با این توضیح که آیا دانش سازماندهی شده طی مراحل مختلف شناسایی، کسب یا خلق دانش، با معیارهای تعیین شده براساس برنامه استراتژیک جهت تحقق اهداف سازمان مطابق دارند یا خیر.
7. حفظ و نگهداری و به روزرسانی دانش:
این مرحله از دانش به ذخیره سازی و جاسازی دانش کسب یا تولید شده در حافظه سازمانی و حفظ و نگهداری و در عین حال روزآمدسازی آن اشاره دارد. ذخیره سازی دانش وابسته به انتخاب، سازماندهی یا طبقه بندی و نیز روزآمدسازی دانش است. سازمانها باید این واقعیت را بپذیرند که دانش سازمانی بسیار آسیب پذیر است و هر لحظه ممکن است به معنای واقعی سازمان را ترک کند. چالش امروز سازمانها گردآوری و محافظت از این دانش است. این نگهداری دانش را می توانیم حافظه سازمانی بنامیم. نظام حافظه سازمانی نظامی است که دانش سازمان را گردآوری و در قالب مناسب ذخیره می کند به نحوی که سازمان بتواند در مواقع موردنیاز، دانش یاد شده را بازیابی نموده و مورد استفاده مجدد قرار دهد.
8. اشتراک دانش:
از دیدگاه نویسندگان مختلف اشتراک دانش ناظر بر توزیع، انتقال، نمایش، یکپارچه سازی و اجتماعی شدن دانش می¬باشد. هدف از اشتراک دانش را انتقال دانش به مکان مناسب در زمان مناسب و با کیفیت مناسب بیان می¬کند. نوناکا و همکاران (2000) با نظر به ضمنی یا آشکار بودن دانش برای اشتراک دانش دو وجه اساسی قایل می شوند؛ اجتماعی شدن ناظر بر اشتراک دانش ضمنی و ترکیب ناظر بر اشتراک دانش آشکار است. کارآموزی نزد افراد مجرب و یادگیری به شیوه استادکاری نه از طریق زبان، بلکه از راه مشاهده، تقلید و عمل و در محیط کاری، آموزش ضمن خدمت، فعالیت مشترک، تجارب مشترک، صرف زمان باهم، زندگی در یک محیط، جلسات غیررسمی خارج از محیط کاری، اعتماد متقابل، کسب دانش از طریق تعامل مستقیم با عرضه کنندگان و مشتریان و گردش شغلی، گفتگو با رقبا، تعامل با کارشناسان خارجی از مشخصه های اصلی این شیوه از مصادیق اجتماعی شدن دانش، به بیان دیگر، اشتراک دانش ضمنی به شمار می روند.
اشتراک دانش از مهم ترین فعالیتهای اصلی مدیریت دانش به شمار می رود. در این باره روایت ها و احادیث بسیاری نیز وجود دارد که بر اهمیت یادگیری از یکدیگر تاکید می کنند. به طور نمونه امام حسن علیه السلام در این خصوص چنین می فرمایند که: «دانش خود را به دیگران بیاموز و از دیگران دانش آن ها را یاد بگیر، زیرا با این کار هم دانش خود را محکم و استوار کرده ای (پرورش داده ای) و هم آنچه را نمی دانسته ای آموخته ای».
9. کاربست دانش:
در دسترس گذاشتن دانش نمی تواند تضمین کند که دانش حقیقتاً مورداستفاده قرارگرفته است. نمایش و عرضه دانش شرط لازم برای کاربست موفق دانش به شمار می رود. کاربست دانش یعنی مرتبط کردن داده، اطلاعات و دانش با وظایفی که برای سازمان ارزش می آفرینند.کاربست دانش عبارتست از بکارگیری دانش برای تصمیم گیری اثربخش، حل مساله و خدمت به مشتریان. دانش تنها زمانی می تواند ارزش بیافریند که در سازمان به کارگرفته شود.
10. ارزشیابی اثربخشی فرایند مدیریت دانش:
در این مرحله، تمامی فعالیتها و اقدامات مدیریت و کارکنان سازمان در راستای تحقق اهداف دانشی سازمان در مراحل شناسایی، کسب، خلق، سازماندهی، اعتباریابی، اشتراک، حفظ و نگهداری و بکارگیری دانش مورد ارزیابی قرار گرفته و اثربخشی و کارایی آن اندازه گیری می شود.به عبارت دیگر، در این مرحله اغلب شکست یا موفقیت سازمانها در تدوین و اجرای برنامه های مدیریت دانش اعلام رقم می خورد.بازخوردهای حاصل از این مرحله خواه مثبت خواه منفی مدیران را نسبت به چگونگی هدفگذاری دانشی و سایر فعالیتهای برنامه ریزی شده برای تحقق این اهداف آگاه و هوشیار خواهد ساخت.