رسیدن به این مقام مدیریت نیازبه تلاش زیادی داشته و علاوه بر مزایای فراوان، مسئولیت‌های سنگینی را به همراه دارد. حالا شما نه فقط مسئولیت کارهای خود، بلکه مسئولیت راهنمایی دیگران و نظارت بر کارشان را نیز بر عهده دارید. استفاده از نکات آموزنده در این زمینه می‌تواند راهگشا باشد. در این مقاله نکات کاربردی را برای مدیرانی بیان می‌کنیم که به‌تازگی به این سمت منصوب شده‌اند.
۱. خوب بشنوید
بیشتر ما فکر می‌کنیم مهارت خوب‌شنیدن فقط موقع گفت‌وگو کاربرد دارد، مثلا همه ما این مهارت‌ها را داریم:
نگاه‌کردن به شخص هنگام صحبت؛
یادداشت‌برداری؛
تکان‌دادن سر.
البته همه اینها جزو مهارت‌های ضروری هم‌شنوی هستند و باید تمرینشان کنیم، اما آنچه کمتر کسی می‌داند این است که مهارت خوب‌شنیدن پیش از شروع گفت‌وگو، در ذهن ما آغاز می‌شود.
وقتی قرار است در جایگاه مدیر با کارمند خود صحبت کنید:
تصور نکنید که همه پاسخ‌ها را می‌دانید؛
درباره آنچه قرار است گفته و شنیده شود پیش‌داوری نکنید؛
فکر نکنید که می‌دانید کارمندتان می‌خواهد چه چیزی بگوید یا چه فکرهایی در سرش دارد.
حتی اگر مسئله واضح به نظر برسد، مدیر خوب با پرسش و پاسخ آن را واکاوی می‌کند. اینها بخشی مهم از مهارت خوب‌شنیدن هستند.
۲. تفویض اختیار کنید
احتمالا برایتان وسوسه‌انگیز است که همه کارها را خودتان انجام دهید، به‌خصوص اگر در گذشته آن کارها را بارها و بارها انجام داده باشید. با این حال در جایگاه مدیر باید با تفویض اختیار کارها را تقسیم کنید و اجازه بدهید کارمندانتان آنها را انجام بدهند. این مسئله فقط ضرورتی مدیریتی نیست؛ شما با این کار نشان می‌دهید که به توانایی‌های آنها اعتماد دارید.
۳. جایگاهتان را درک کنید
اگر به‌تازگی مدیر شده‌اید، لازم است باید‌ها و نبایدهای جایگاه خود را درک کنید. شاید شما در یک سازمان رشده کرده و به این سمت رسیده باشید. این یعنی همکار و رفیق دیروز، حالا زیردست شماست. از این رو نمی‌توانید همان رابطه قبلی را ادامه بدهید، مثلا برخی داده‌ها محرمانه هستند و نباید در اختیار کارمندان قرار داده شوند.
همچنین درنظرگرفتن رفاقت‌های گذشته هنگام تصمیم‌گیری، اوضاع را به هم می‌ریزد. شما در جایگاه مدیر وظیفه دارید بهترین تصمیم را بگیرید، هرچند این تصمیم خلاف میل دوست شما باشد.
۴. ناامید و سرخورده نشوید
اگر در کار مدیریت مشکلاتی پیش آمد و اشتباهاتی از شما سر زد، سریع سرخورده نشوید. پذیرای انتقادهای سازنده باشید و اگر چیزی را بلد نیستید، آن را بیاموزید. از تجربیات درس بگیرید و به یاد داشته باشید شما مهارت‌هایی داشته‌اید که به این سمت منصوب شده‌اید.
۵. اعتماد متقابل ایجاد کنید
تحقیقات نشان داده‌اند وقتی کارمندان به مدیران خود اعتماد داشته باشند، بیشتر تلاش می‌کنند. پس اولین اقدام شما در جایگاه مدیر، باید ایجاد اعتماد متقابل باشد.
با هریک از کارمندان جلسه‌ای برگزار کنید و اجازه بدهید شما و اولویت‌های کاری‌تان را بهتر بشناسند. در مقابل، شما هم به آنها اجازه بدهید که خودشان را به شما بشناسانند. هرچه شناخت شما از آنها بیشتر شود، تصمیم‌های مناسب‌تری می‌گیرید که به نفع همه است.
۶. از مدیران باتجربه کمک بگیرید
احتمالا شما اولین کسی نیستید که در حوزه مدیریتش با مشکلی مواجه می‌شود و دقیقا نمی‌داند چگونه باید آن را حل کنید. در این وضعیت، آشنایی با مدیران باتجربه و بازنشسته و مشورت‌گرفتن از آنها روشی مؤثر برای یافتن راه‌حل است.
۷. مشکلات شخصی را از مسائل کاری جدا کنید
در محیط کار، اغلب می‌توان مشکلات را به دو دسته تقسیم کرد:
مشکلات شخصی کارکنان؛
مشکلات سازمانی.
وقتی با یک یا چند کارمند صحبت کنید، ممکن است نشانه‌های این دو نوع مشکل یکسان به نظر برسد، اما مهم است که متوجه تفاوت‌هایشان بشوید. درک‌نکردن صحیح مشکل منجر به راه‌حل‌های نامناسب خواهد شد. در ادامه تفاوت‌های این دو نوع مشکل را دقیق‌تر بررسی می‌کنیم:
مشکلات شخصی
حجم زیاد کار کارمند؛
مشکل کارمند در انجام وظایف شغلی؛
نارضایتی کارمند از سایر اعضای گروه یا عملکرد آنها؛
ناراضی‌بودن کارمند از کارش به این دلیل که قصد تغییر شغل یا موقعیتش را دارد.
وقتی این مشکلات برای یک یا تعداد اندکی از کارکنان رخ بدهد، به‌راحتی می‌توان آنها را با استفاده از مهارت‌های مدیریت افراد حل‌وفصل کرد.
مشکلات سازمانی
حجم کار کل گروه خیلی زیاد شده است؛
مشکلات مختلف در روند کارها باعث تأخیر مدام شده است؛
بی‌اعتمادی و تنش گسترده بین اعضای گروه ایجاد شده است؛
نظارت بر عملکرد کارکنان ضعیف است.
مشکلاتی مانند اینها را نمی‌توان با تغییر یک یا دو کارمند رفع کرد. چنین مشکلاتی ریشه در ساختار معیوب سازمان دارند و حل آنها نیاز به تغییر این ساختار دارد. اصلاح مشکلات ساختاری زمان‌بر است، پس مدیر موفق می‌کوشد کارکنان را در این شرایط دشوار به‌نحوی مدیریت کند که از کوران مشکلات به سلامت عبور کنند.
۸. اهداف کارمندان را درک کنید
یکی از وظایف بسیار مهم مدیر درک اهداف و نیازهای کارمندانش است. این امر ضرورتی سازمانی است و مدیران باید به وضع زیردستان خود آگاه باشند تا بتوانند بهترین تعامل و همدلی را با آنها داشته باشند و مناسب‌ترین تصمیمات را بگیرند. برای درک بهتر مسئله، به این مثال توجه کنید:
دو مهندس را در یک شرکت در نظر بگیرید. هر دوی آنها در پیشبرد پروژه خود دچار مشکل شده‌اند. یکی از آنها به کل پروژه علاقه‌ای ندارد و دل به کار نمی‌دهد، اما دیگری کاملا به پروژه خود علاقه‌مند است و فقط با یکی از اعضای گروهش دچار مشکل شده است. اگر شما در جایگاه مدیر تصور کنید که باید هر دو نفر را به پروژه دیگری منتقل کنید، یعنی مشکل آنها را درست درک نکرده‌اید، چون به‌خوبی متوجه نیازها و اهدافشان نشده‌اید. بهترین تصمیم این است که نفر اول را به پروژه‌ای دیگر منتقل کنید و برای نفر دوم هم‌گروهی جدیدی پیدا کنید که همراه و همدلش باشد.
پس برای درک بهتر مسئله و اتخاذ تصمیمی که هم برای فرد و هم برای سازمان مفید باشد، فهم هدف‌ها و انگیزه‌های کارکنان لازم است.
۹. بین تشویق و انتقاد تعادل ایجاد کنید
تشویق‌کردن از انتقادکردن راحت‌تر به نظر می‌رسد، اما پژوهشی نشان داد که ۴۰درصد مدیران هرگز کارمندان خود را تشویق نمی‌کنند.
کارکنان برای پیشرفت به ترکیب تشویق و انتقاد نیاز دارند. هنر مدیر است که بداند چه زمانی تشویق کند و چه زمانی انتقاد. اگر شما فقط از ابزارهای تشویقی استفاده کنید، شما را مدیری ساده‌لوح خواهند نامید که توانایی تشخیصش اندک است. اگر هم مدام در حال انتقادکردن باشید، کارکنان را از خود متنفر می‌کنید.
چه زمانی باید تشویق کنید؟ تشویق‌کردن به‌معنی دروغ‌گفتن به کارمندتان نیست. وقتی او با تلاش کاری را به‌خوبی انجام می‌دهد، شایسته تشویق است. پس زمانی تشویق کنید که عملکرد مثبتی می‌بینید و کارمندتان شایستگی‌اش را دارد.
چه زمانی باید انتقاد کنید؟ بدون شک کار هر کارمندی ممکن است ضعف‌هایی داشته باشد. هنر انتقادکردن درست یعنی به‌جای فهرست‌کردن خطاها و گوشزدکردنشان به کارمند، بازخورد مناسب بدهید و از او بخواهید با استفاده از توانایی‌هایش آن ضعف‌ها را جبران کند. به این می‌گویند انتقاد سازنده که منجر به پیشرفت کارمند و کار می‌شود.
۱۰. پرسش‌هایی با پاسخ باز مطرح کنید
گاه‌وبیگاه در پایان جلسات پرسش‌هایی مانند این بپرسید: «چیز دیگری نیست که بخواهید درباره‌اش صحبت کنیم؟» این پرسش‌ها به کارمند شما فرصت می‌دهد تا مشکلات و مسائلش را با شما در میان بگذارد. همچنین این امکان را به شما می‌دهد که از روند پیشرفت کار و وضع کارمندان خود مطلع شوید و زودتر بتوانید به آن رسیدگی کنید. صرف نظر از اینها، چنین پرسشی زمینه همدلی را فراهم می‌کند و کارمند شما احساس می‌کند کسی هست که به صحبت‌هایش گوش بدهد و اعتماد بینتان افزایش پیدا می‌کند.
۱۱. حتی وقتی همه‌چیز خوب است، جویای اوضاع شوید
فرض کنید شما کارمندی هستید که همیشه کارش را به‌خوبی انجام داده است. حال برای اولین بار مشکلی بزرگ و پیش‌بینی‌نشده پیش می‌‌آید. در چنین شرایطی ممکن است کارمندان دچار استرس زیادی بشوند و ندانند چگونه با شمای مدیر تماس برقرار کنند.
برای پیشگیری از این شرایط پر استرس، کافی است به‌طور متناوب و در بازه‌های زمانی مناسب از روند پیشرفت کارها اطلاع پیدا کنید. جلسات دوره‌ای فرصت مناسبی‌اند که از آخرین پیشرفت‌ها و مسائل مطلع شوید و داده‌های لازم را از کارمندان دریافت کنید.
۱۲. مهارت‌های رهبری را در خود تقویت کنید
واژه رهبر و مدیر معمولا به‌جای هم به کار می‌روند، اما این دو تفاوت‌هایی با هم دارند. مهارت سازمان‌دهی و توانایی تفویض اختیار از جمله مهارت‌های مدیریتی هستند که شما به‌خاطر کسب آنها به سمت مدیر منصوب شده‌اید. اما شاید لازم باشد مهارت‌های رهبری را نیز در خود ایجاد یا تقویت کنید، مهارت‌هایی مانند:
هوش هیجانی بالا؛
کوچینگ افراد؛
اراده قوی.
توصیه پایانی
در جایگاه مدیر تازه‌کار از شما انتظار نمی‌رود که همه فوت‌وفن‌های مدیریت را بدانید، بلکه انتظار می‌رود از فرصتی که در اختیار شما قرار داده شده است استفاده کنید و با استفاده از توانایی‌های خود، گروه و سازمان را به اهدافشان برسانید.
همیشه دنبال یادگیری مهارت‌های جدید مدیریتی یا تقویت آنها باشید.
منبع: chetor.com