خیلی از کسبوکارهای کوچک استخدام مدیران منابع انسانی را لازم نمی‌دانند. آنها کارهای مربوط به این حوزه تخصصی را خودشان انجام می‌دهند و فکر می‌کنند وجود بخش جداگانه منابع انسانی وقت‌گیر است. اما بالاخره در جایی از مسیر متوقف می‌شوند و می‌فهمند که مدیریت منابع انسانی کاری تخصصی است و نباید اهمیت منابع انسانی در کسب و کارهای کوچک را دست‌کم گرفت. در این مقاله، راهنمایی برایتان آماده کرده‌ایم که از ارزش و اهمیت بخش منابع انسانی در سازمان‌های نه‌چندان بزرگ می‌گوید.
مدیریت منابع انسانی چیست؟
مدیریت منابع انسانی (HRM) سیستمی رسمی است که کسب‌وکارها برای مدیریت افراد خود از آن استفاده می‌کنند. این نظام سه وظیفه اصلی دارد:
گزینش نیروی کار؛
مدیریت حقوق و مزایای کارکنان؛
تعریف موقعیت‌های شغلی.
در نهایت، نقش مدیر منابع انسانی بیشینه‌کردن بهره‌وری با بهینه‌کردن اثربخشی کارکنان است، یعنی باید میزان بهره‌وری سازمان را با واداشتن نیروهای کار به ارائه اثربخش‌ترین حالت خود به بالاترین حد ممکن برساند.
مدیران منابع انسانی در کسب و کارهای کوچک باید به کارهای دیگری هم رسیدگی کنند:
جذب نیرو و استخدام؛
مدیریت عملکرد کارکنان و بازبینی؛
مدیریت نگهداشت نیروهای کار در سازمان؛
اجرای برنامه‌های آموزشی و توسعه کارکنان؛
رسیدگی به مقوله ایمنی و تندرستی؛
رسیدگی به دستمزد و مزایا؛
مدیریت ارتباطات و تعاملات.
منابع انسانی تأثیر مستقیمی بر فرهنگ سازمان و محیط کاری دارد و باعث می‌شود لحن ارتباطات داخلی میان اعضای هر کسب‌وکار مشخص و اختلافات احتمالی‌شان رفع شود.
چرا منابع انسانی برای کسبوکارهای کوچک مهم است؟
بدون وجود منابع انسانی، کسب‌وکارتان در تنگنای مدیریت عملکرد و نگهداشت کارکنان وفادار و متعهدکردن آنها به شغلشان قرار خواهد گرفت. در واقع کسب‌وکار کوچکتان در رسیدن به اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت خود ناتوان می‌ماند. هنوز درباره اهمیت منابع انسانی در کسب و کارهای کوچک قانع نشده‌اید؟
آمارهای مختلفی وجود دارد که نشان می‌دهد مدیریت منابع انسانی برای کسبوکارهای نه‌چندان بزرگ چقدر اهمیت دارد. این آمارها برای شناخت کسب‌وکار و نیروهای کاری بسیار مهم‌اند. به آمارهای زیر دقت کنید. این اطلاعات و آمارها از دستاوردهای منابع انسانی‌اند.
کسب‌وکارهایی که تجربه خوبی برای مصاحبه‌شوندگان در فرایند مصاحبه شغلی رقم می‌زنند، کیفیت جذب نیرو را تا ۷۰درصد افزایش می‌دهند.
تقریبا ۸۰درصد از کارکنان می‌گویند که مزایای تازه یا اضافی را به افزایش دستمزد ترجیح می‌دهند.
۷۵درصد کارکنان مایل‌اند در سازمانی به فعالیت خود ادامه بدهند که واقعا به حرف‌هایشان گوش می‌دهد و به دغدغه‌ها و مشکلاتشان توجه دارد.
کارکنانی که در مسیر کاری‌شان با کسب‌وکار تعامل ندارند، دو برابر بیشتر از کارکنان دیگر از سیستم جدا می‌شوند و دنبال شغلی تازه می‌گردند.
۷۱درصد از جوانان نسل هزاره (جوانان دهه ۶۰ تا ۸۰ میلادی) تمایل دارند کارفرمایشان را ترک کنند، چون از روند توسعه مهارت‌های رهبری در خود راضی نیستند.
۷۹درصد از کارکنان معتقدند که فرهنگ سازمانی عامل مهمی در رضایت شغلی است.
۲۵درصد کارکنانی که شغلشان را ترک کرده‌اند پول را مهم‌ترین عامل این تصمیم دانسته‌اند.
کارکنان معتقدند اگر در محل کارشان فرصت‌های برابر وجود داشته باشد، ۴ برابر حالت عادی به آن شرکت افتخار می‌کنند.
این آمارها و موارد متعدد دیگر نشان می‌دهد که مدیریت منابع انسانی برای کسب و کارهای کوچک ضروری است. با وجود منابع انسانی است که می‌توان به این اطلاعات درباره نظر و رفتارهای سازمانی نیروهای کار رسید.
اصول منابع انسانی در کسب و کارهای کوچک چیست؟
برای دوری از اشتباهات فاحش در مدیریت منابع انسانی باید با اصول آن آشنا باشید. در ادامه تعدادی از اصول مهم را ذکر کرده‌ایم.
۱. استخدام آدم‌های مناسب
گاهی‌اوقات، دوست دارید که موقعیت شغلی خالی موجود در شرکت را سریع پُر کنید، اما عجول نباشید. اگر کسی را استخدام کنید که به‌اندازه کافی مناسب نیست یا با فرهنگ محل کارتان همخوانی ندارد، مشکلات زیادی گریبانتان را خواهد گرفت.
شاید در جایگاه کسب‌وکاری کوچک دست‌تان برای تحقیقات گسترده درباره متقاضیان شغل بسته باشد، اما باز هم برای این کار زمان بگذارید. بی‌گدار به آب نزنید و برای جذب نیروهای مناسب نهایت تلاشتان را بکنید، مثلا سعی کنید با مطرح‌کردن پرسش‌هایی که رفتار فرد را مشخص می‌کنند در مصاحبه شغلی به شناخت بهتری از او برسید.
از ارائه شرح شغلی کامل و دقیق هم غافل نشوید. زمانی که شرح شغل‌ها و وظایف افراد در هر موقعیت شغلی واضح باشد، انتخاب فردی متناسب با آنها هم مقدورتر خواهد بود.
۲. تدوین شرح شغل‌ها
همان‌طور که پیش‌تر هم گفته شد، یکی از بهترین راه‌ها برای مدیریت منابع انسانی کسب و کارهای کوچک تدوین دقیق شرح شغل‌‌هاست. اگر وظایف و مسئولیت‌های افراد در مشاغل مختلف کسب‌وکارتان واضح نباشد، در جذب فرد مناسب ناتوان خواهید ماند.
باید بدانید که هرکس قرار است دقیقا چه کارهایی را پیش ببرد و چه وظایفی را به عهده بگیرد. گُنگ و کلی‌بودن شرح شغل‌ها باعث می‌شود نیروی درستی را برای هر موقعیت شغلی انتخاب نکنید.
۳. اهمیت‌دادن به پذیرش سازمانی و معارفه نیروهای جدید
اگر نیروهای تازه‌جذب‌شده را به‌خوبی با محیط و فرهنگ سازمانی‌تان آشنا نکنید، سردرگم می‌شوند و احتمال اینکه مجموعه‌تان را ترک کنند هم بسیار زیاد می‌شود. پس بهتر است که پس از جذب نیروهای تازه کاری کنید که با قرارگرفتن در محیط کاری، هم وظایف تخصصی‌شان را سریع‌تر یاد بگیرند و هم با فرهنگ محل کارتان آشنا شوند و خو بگیرند.
همیشه هدفتان را از جلسات معارفه و آشناکردن نیروهای کاری جدید با افراد دیگر و محیط کار مشخص کنید و بدانید که معارفه و آشنایی هر نیروی جدید با کسب‌وکارتان در چه مسیری پیش خواهد رفت.
۴. مستندسازی عملکردها
مدیران منابع انسانی باید عملکرد کارکنان خود را مرور و همه‌چیز از جمله عملکردها، جلسات و مشکلات مختلف کارکنان را مستند کنند. با داشتن مدارک و مستندات درباره عملکردها و مشکلات در محیط کار، راحت‌تر می‌توانید به مشکلات مختلف رسیدگی کنید.
مستندسازی عملکردها فقط مخصوص بررسی اوضاع نابسامان نیست؛ اگر روند عملکرد افراد را بدانید، امکان ترفیع و اعطای امتیاز و مزایای بیشتر به آنها هم وجود خواهد داشت. مستنداتی که می‌توانید درباره کارکنان خود تهیه کنید عبارت‌اند از:
سوابق کاری و نداشتن سوءپیشینه؛
اطلاعاتی دقیق درباره رزومه و عملکرد آنها؛
پرونده پزشکی کارکنان که حاوی اطلاعاتی درباره وضعیت سلامت یا معلولیت‌های احتمالی آنهاست.
۵. ارزش‌قائل‌شدن برای کتاب راهنمای سازمان
کتاب راهنمای سازمان برای مدیریت منابع انسانی کسب و کارهای کوچک ضروری است. این کتاب می‌تواند درباره سیاست‌ها و اقدامات هر شرکت اطلاعاتی ارائه بدهد. در این راهنما قوانین سازمان درباره مسائلی مانند تبعیض‌های مختلف، مرخصی‌ها و تعطیلات بیان می‌شوند.
همه کارکنان باید به این راهنما دسترسی داشته باشند. وجود راهنمایی جامع درباره کسب‌وکار که در آن تمام پروتکل‌ها، قوانین و الزامات کاری مطرح شده باشند در سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک هم ضروری است. موضوعات زیر از جمله مطالبی هستند که در کتابچه راهنمای هر سازمانی وجود دارند:
جبران خدمات نیروها و پرداخت حقوق، دستمزد و مزایا به آنها؛
نکاتی درباره مالیات؛
مطالبی درباره مرخصی‌ها و قوانین محیط کار؛
موضوع بازنشستگی و شرایط آن؛
اطلاعاتی درباره قوانین اتحادیه و صنف کسب‌وکار؛
شرح وضعیت بیمه و بازنشستگی؛
استانداردها و قوانین مختلف درباره پوشش و استفاده از امکانات و تجهیزات.
۶. توجه به قوانین استخدام
حواستان باشد که قوانین استخدامی را زیر پا نگذارید. در چارچوب قوانین تعریف‌شده برای صنف و کسب‌وکارتان عمل کنید. اگر چنین نباشد، امکان دارد در مواجهه با برخی از مشکلات شرایط به ضررتان تمام شود، مثلا شاید در فرایند کار با نیروهای مختلف اختلاف یا مشکلی برایتان پیش بیاید و چون در راستای قانون عمل نکرده‌اید، مراجع قانونی نتوانند از شما حمایت و پشتیبانی کنند.
۷. رده‌بندی درست کارکنان
رده‌بندی کارکنان هم در مدیریت منابع انسانی کسب و کارهای کوچک اهمیت دارد، رده‌بندی‌هایی مانند:
کارکنان دائمی/موقت
تمام‌وقت/پاره‌وقت
کارکنانی که اضافه‌کاری می‌کنند/کارکنانی که اضافه‌کاری نمی‌کنند.
ممکن است برخی از کارکنانتان را هم قراردادی جذب کنید. به هر حال، رده‌بندی‌های مختلفی وجود دارند که باید به آنها توجه داشته باشید.
۸. مدیریت حقوق، دستمزد و مزایا
مدیر منابع انسانی وظایفی هم در حوزه رسیدگی به حقوق و دستمزد و البته مزایای کارکنان دارد. برای همین لازم است این مسئله را تخصصی بررسی کنید. مدیران منابع انسانی دانش و مهارت خوبی درباره نظام حقوق و دستمزد دارند. اگر هم مدیری برای منابع انسانی کسب‌وکار کوچکتان ندارید، حتما از برنامه‌ها و اپلیکیشن‌های تخصصی این حوزه استفاده کنید.
۹. ارزیابی عملکرد کارکنان
ارزیابی عملکرد کارکنان در مسیر مدیریت منابع انسانی ضروری است. ارزیابی وظایف و فعالیت‌های نیروهای کار به شما کمک می‌کند کسب‌وکار را در راستای رسیدن به اهداف هدایت کنید. رسیدگی به حوزه‌های زیر از جمله اقداماتی است که باید در ارزیابی عملکرد لحاظ شود:
بررسی سیر رشد و بهبود عملکرد کارکنان؛
اعلام نتایج ارزیابی‌های عملکرد به کارکنان؛
نظارت بر اجرای قوانین و نظم کار؛
اخراج کارکنان در صورت لزوم؛
ایجاد محیط کاری ایمن و سالم؛
برقراری ارتباط با کارکنان و ایجاد ارتباط میان آنها.
۱۰. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی
شاید فکر کنید که مدیریت منابع انسانی کار زیادی می‌برد و شما وقت کافی برای رسیدگی به آن ندارید. ضمن اینکه شاید معتقد باشید لزومی ندارد برای پیگیری امور منابع انسانی نیرویی استخدام کنید. این دیدگاه است که باعث شده این روزها بسیاری از صاحبان کسبوکارهای کوچک ترجیح بدهند از اپلیکیشن‌های مدیریت منابع انسانی کمک بگیرند.
بهره‌بردن از برنامه‌ای مناسب امکانات فراوانی را فراهم خواهد کرد، از جمله:
پرورش مهارت‌های حرفه‌ای؛
ارتقای تعاملات و اصول اخلاقی؛
فراهم‌کردن خدمات مشتریان استثنایی؛
به جریان‌انداختن اطلاعات در بخش‌های مختلف کسب‌وکار.
نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت منابع انسانی می‌توانند با خودکارسازی فرایندهای مختلف، مدیریت امور و کارکنان را برایتان ساده‌تر کنند. منظور از اپلیکیشن‌ها و برنامه‌ها چیزی فراتر از برنامه‌هایی نظیر اکسل است. این روزها، نرم‌افزارهایی وجود دارند که واقعا به‌طور تخصصی مدیریت منابع انسانی را انجام می‌دهند. خدمات جذاب این اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارها بسیار متنوع است:
بررسی ساعت ورود و خروج افراد؛
ارائه فرم‌ها و برنامه‌های خودکار درباره وظایف و اقدامات روزانه؛
امکان برقرارکردن ارتباط میان کارکنان مختلف در بسترهای دیجیتالی؛
امکان تبادل اطلاعات در قالب‌های مختلف؛
رسیدگی به امور سلامت کارکنان؛
ارائه خدمات کاربردی و آموزنده به کارکنان مانند دسترسی‌دادن به کتابخانه‌ها.