امروزه به دلیل آنکه دانش مساوی با قدرت شده است، بسیاری از کارمندان احساس می‌کنند اگر دانش تخصصی‌شان را بروز ندهند، ارزششان بیشتر خواهد بود و تقاضا برای آن‌ها زیاد می‌شود. اما برای مقابله با این طرز فکر، سازمان‌ها باید فرهنگی را پرورش دهند که کارکنان این تفکر را کنار بگذارند. در این مطلب به بررسی مدیریت دانش می پردازیم و اینکه سازمان‌ها چگونه می‌توانند از مدیریت دانش بهره ببرند؟
اهمیت مدیریت دانش در سازمان چیست؟
به‌طور خلاصه، مدیریت دانش مجموعه‌ای از دارایی‌ها، فعالیت‌ها و ابزارهایی است که ترکیب آن‌ها، امکان مدیریت و به اشتراک‌گذاری دانش در یک سازمان را فراهم می‌کنند.
برای فرایند مدیریت دانش معمولاً سه مرحله در نظر گرفته می‌شود: جذب دانش، اشتراک‌گذاری دانش و بکارگیری دانش.
مرحله اول شامل ثبت و ضبط، تولید، یکپارچه‌سازی و ذخیره‌سازی دانش است. این ابتدایی‌ترین و اساسی‌ترین مرحله فرآیند مدیریت دانش است.
به اشتراک‌گذاری دانش نشان می‌دهد که دانش چگونه در سراسر سازمان به اشتراک گذاشته می‌شود.
فرآیندهای به اشتراک‌گذاری دانش تعدیل شده، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا دانش پنهان را در دسترس همگان قرار بدهند. استفاده مجدد از دانش و تخصص انباشته شده، به جلوگیری از تکرار اشتباهات سازمان‌ها و تیم‌ها منجر شده و به سرمایه‌گذاری بیشتر برای یافتن راه‌حل‌های قابل اجرا کمک خواهد کرد.
بکارگیری دانش، آخرین و حیاتی‌ترین مرحله فرآیند مدیریت دانش است، زیرا مزیت اصلی مدیریت دانش بکارگیری دانش در گرفتن تصمیم‌‌های بهتر به منظور بهبود کسب‌وکار است.
چرا مدیریت دانش بسیار مهم است؟
دانش، ضربان قلب همه تصمیماتی است که در سازمان شما گرفته می‌شود. توسعه محصول، بهبود خدمات، تعامل با مشتری و کل عملیات شرکت بدون دانشی که تیم شما دارد امکان‌پذیر نیست.
گام منطقی بعدی این است که باید اطمینان حاصل کنید که دانش موجود در سازمان به درستی توزیع می‌شود. اینجا همان جایی است که فرآیند مدیریت دانش وارد می‌شود!
برای سازماندهی فرآیندها به روشی مفید و موثر، به یک سیستم مدیریت دانش نیاز دارید که به نوبه خود به شما امکان می‌دهد:
دانش را به شکل مستند و ساختارمند درآورده و به موضوعی دست‌یافتنی تبدیل کنید
استاندارد کردن فرآیندها در سراسر سازمان
مواد آموزشی را برای کارکنان قابل دسترس و به خوبی سازماندهی کنید
باعث صرفه‌جویی در وقت کارمندان شوید، آن‌ها وقتشان را برای جستجوی اطلاعات و مدیران وقتشان را برای توضیح مکرر موارد مشابه صرف می‌کنند
وقتی کارکنانی که با حوزه‌های دانش خاصی سروکار دارند در حال گذراندن مرخصی یا مرخصی استعلاجی هستند، خطرات «عامل اتوبوسی» را کاهش دهید.
اهمیت مدیریت دانش در سازمان به همین جا ختم نمی‌شود. بیایید مزایای ملموس مدیریت دانش را بررسی کنیم.
مزایای مدیریت دانش
قبلاً اشاره کرده‌ایم که مدیریت دانش برای تصمیم‌گیری‌های مؤثر چقدر مهم است. در اینجا به موضوعات دیگری می‌پردازیم که مدیریت دانش می‌توانید آن‌ها را بهبود ببخشد:
یک منبع واحد از حقیقت بسازید
با پیاده کردن مدیریت دانش، یک منبع متمرکز برای اطلاعات ایجاد می‌کنید که با آمدن و رفتن کارمندان در دسترس باقی می‌ماند و به‌طور مداوم به‌روزرسانی می‌شود.
بنابراین شما شکاف اطلاعاتی را از بین می‌برید که ممکن است کارمندان شما به تنهایی نتوانند از پس آن برآیند. همچنین از خطر از دست رفتن اطلاعات، مصون می‌‌مانید.
نوآوری را رهبری کنید
وقتی مدیریت دانش را در اولویت قرار می‌دهید، شانس دستیابی به نوآوری‌های موفق به طور قابل‌توجهی افزایش پیدا می‌کند.
بخشی جدایی‌ناپذیر مدیریت دانش که نوآوری را تقویت می‌کند، دریافت دانش از منابع خارجی، یعنی بازار، رقبا و رهبران صنعت است. شما با تسلط بر بینش‌های بازار می‌توانید جلوتر از تغییرات حرکت کنید.
با کمک مدیریت دانش می‌توانید روش‌های تازه را در همان ابتدا شناسایی کرده و از آن‌ها استقبال کنید.
همچنین می‌توانید با اتخاذ تصمیمات عاقلانه‌ای که مطابق با پتانسیل سازمان شما است عملکرد تجاری سازمان خود را بهبود بخشید.
همکاری تیمی را تشویق کنید
در هر صورت، یک سیستم مدیریت دانش و فرآیند به کارمندان شما و به طور کلی به سازمان کمک می‌کند تا ذهنیت شفاف بهتری در مورد دانش موجود داشته باشند و به بهره‌وری بهتری دست یابند.
مدیریت دانش به خوبی سازماندهی شده همچنین به همسو ماندن با ارزش‌های شرکت، انتظارات مبتنی بر نتیجه و تکنیک‌های همکاری کمک می‌کند.
ساده کردن پذیرش افراد جدید
با مدیریت دانشی که به درستی انجام شود، فرایند جذب افراد جدید تسریع شده و به شکل موثرتری انجام خواهد شد. به طور خاص، کارکنان جدید شما به فرآیندها و خط مشی‌های سازمانی، مهم‌ترین جنبه‌های مربوط به محصولات، خدمات و بخش‌های مشتریان و اساساً به تمام اطلاعات و دانشی که ممکن است کارمندان جدید برای شروعی مؤثر و سازنده به آن نیاز داشته باشند، دسترسی پیدا می‌کنند.
برای تسریع و تسهیل ورود به سیستم، به یک سیستم مدیریت دانش قابل اعتماد و یک دانش جمعی به‌روز نیاز دارید که از دانش همه کارمندان و بنیانگذاران شرکت انباشته شده باشد.
بهبود رفاه کارکنان
مدیریت دانش برای همه امنیت روانی به ارمغان می‌آورد.
با وجود یک منبع واحد از حقیقت مستند که در اختیار همه قرار گرفته است، راحت‌تر می‌توان انتظارات، ارزش‌های تیم، قوانین و سایر اسناد را در دسترس اعضای تیم قرار داد و آن‌ها را با خود همراه کرد.
با توجه به اینکه در عصر دیجیتال که همه ما غرق در اطلاعات مختلف و پراکنده هستیم، این امر ضروری است.
با اولویت دادن به مدیریت دانش و مدیریت آن در سازمان، به کارکنان خود کمک می‌کنید تا روی چیزهای مهم‌‌تری تمرکز کنند، بار اطلاعاتی اضافی را حذف کنند، استرس را کاهش دهند و در ازای آن، بر روی بهبود کیفیت کسب‌وکار تمرکز کنند.