اگر شما به تازگی پروژه‌ی جدیدی را به عهده گرفته اید و حجم کارتان زیاد شده و به سختی در تلاش هستید تا به موقع پروژه را به پایان برسانید، و به این فکر می‌افتید که عضو جدیدی برای گروهتان استخدام کنید لذا باید موارد بسیاری را بررسی کنید و اینجاست که تجزیه و تحلیل هزینه-فایده کلید حل مشکلات شما می شود.
CBA یا همان تحلیل هزینه-فایده روش سریع و ساده‌ای است که می‌توانید برای تصمیمات مالی غیرحساس به کار ببرید. زمانی که می‌خواهید درباره‌ی مأموریت‌های بحرانی تصمیم بگیرید یا پای مقدار زیادی پول در میان است، رویکردهای دیگری مانند استفاده از ارزش فعلی خالص و نرخ بازده داخلی، اغلب مناسب‌تر هستند.
در مورد ابزار CBA
مهندس و اقتصاددان فرانسوی، جولز دوپیوت (Jules Dupuit)، در دهه‌ی ۱۸۴۰ میلادی، مفاهیم CBA را معرفی کرد. این مفاهیم در دهه‌ی ۱۹۵۰ به عنوان روش ساده‌ای برای سنجش هزینه‌ها و فواید پروژه‌ها محبوبیت پیدا کرد و افراد از آن مفاهیم استفاده می‌کردند تا مشخص کنند آیا پروژه‌ی خاصی را ادامه بدهند یا نه.
همان‌طور که از نامش پیداست، تجزیه و تحلیل هزینه-فایده عبارت است از محاسبه‌ی فواید یک سری از فعالیت‌ها و بعد هم مقایسه‌ی اینها با هزینههای مربوطه.
نتایج این تجزیه و تحلیل اغلب به صورت دوره‌ی بازپرداخت بیان می‌شوند. یعنی زمانی که این فایده‌ها نیاز دارند تا هزینه‌هایشان را بازگردانند. بسیاری از افرادی که از این روش استفاده می‌کنند، به دنبال بازپرداخت در کمتر از یک دوره‌ی مشخص (مثلا سه سال) هستند.
شما می‌توانید در موقعیت‌های گوناگون بسیاری، از این روش استفاده کنید. برای مثال:
تصمیم گیری برای استخدام عضو جدید برای گروه؛
ارزیابی پروژه‌ای جدید با تغییر در اقدامات اولیه؛
امکان بازگشت سرمایه برای خرید تجهیزات جدید.
به خاطر داشته باشید که این روش برای تصمیم‌گیری‌های سریع و آسان مالی بسیار عالی است. رویکردهای گسترده‌تر معمولا برای تصمیمات پیچیده‌تر و بحرانی‌تر و پرهزینه‌تر استفاده می‌شوند.
چگونگی استفاده از این ابزار CBA
برای تجزیه و تحلیل هزینه-فایده، این مراحل را دنبال کنید:
مرحله‌ی اول: طوفان فکری درباره‌ی هزینه‌ها و فایده‌ها
در ابتدا وقت بگذارید تا همه‌ی هزینههای مرتبط با این پروژه را با طوفان فکری مشخص و فهرستی از آنها تهیه کنید. سپس همین کار را برای همه‌ی فواید پروژه انجام دهید. آیا می‌توانید هزینهی غیرمنتظره‌ای را هم پیش‌بینی کنید؟ آیا فوایدی وجود دارند که شاید در آغاز پیش‌بینی نکرده باشید؟
وقتی هزینه‌ها و فواید را پیدا کردید، در مورد طول دوره‌ی این پروژه فکر کنید. هزینه‌ها و فواید احتمالی طول کشیدن بیش از حد پروژه چه هستند؟
مرحله‌ی دوم: برای هزینه‌ها ارزش مالی در نظر بگیرید
منظورمان از هزینه‌ها، هزینههای منابع فیزیکی موردنیاز و همچنین هزینههای مربوط به منابع انسانی درگیر در همه‌ی مراحل پروژه است. هزینه‌ها (در مقایسه با درآمدها) اغلب به آسانی، به طور نسبی تخمین زده می‌شوند.
باید تا جایی که می‌توانید به هزینههای مربوطه فکر کنید. برای مثال، آموزش چقدر هزینه خواهد داشت؟ آیا وقتی افراد در حال یادگیری یک سیستم یا تکنولوژی جدید هستند، بازدهی کاهش خواهد یافت؟ این کاهش بازدهی چقدر هزینه دارد؟
در مورد هزینه‌هایی هم که پس از اتمام پروژه همچنان ادامه خواهند داشت فکر کنید. برای مثال بررسی کنید که اگر گروهتان به آموزش در حین خدمت نیاز پیدا کنند، یا اگر کارهایتان بیشتر شوند، آیا به پرسنل بیشتری نیاز خواهید داشت؟
مرحله‌ی سوم: به فواید هم یک ارزش مالی نسبت دهید
این مرحله نسبت به دو مرحله‌ی قبلی دارای ابهام بیشتری است. چون:
اغلب پیش‌بینی دقیق درآمدها به ویژه برای محصولات جدید بسیار مشکل است.
علاوه بر فواید مالی که پیش‌بینی می‌کنید، اغلب فواید نامشهود یا کمّی هم وجود دارند که از نتایج مهم پروژه هستند.
برای مثال تأثیر آن روی محیط و رضایت کارمندان و یا سلامت و امنیت آنها چیست؟ ارزش پولی آن تأثیر چقدر است؟
به عنوان مثال، آیا حفظ یک بنای باستانی ۵۰۰ میلیون تومان می‌ارزد یا به خاطر اهمیت تاریخی‌اش ۵ میلیارد تومان می‌ارزد؟ یا ارزش رفتن بدون خطر و استرس به سر کار در صبح چقدر است؟ در اینجا، مشاوره با سهامداران دیگر و تصمیم‌گیری در مورد چگونگی ارزش‌گذاری این موارد حساس بسیار مهم است.
مرحله‌ی چهارم: هزینه‌ها و فواید را مقایسه کنید
در نهایت ارزش هزینه‌هایتان را با ارزش فوایدتان مقایسه کنید و از این تجزیه و تحلیل برای تصمیم‌گیری در مورد مجموعه‌ی اقدامات‌تان استفاده کنید.
برای انجام این کار، هزینههای نهایی و فواید نهایی‌تان را محاسبه کنید و این دو ارزش را برای تعیین اینکه آیا فوایدتان از هزینه‌هایتان بیشتر هستند یا نه، مقایسه کنید. در این مرحله توجه به زمان بازپرداخت نیز مهم است تا بفهمید که چه مدت زمانی طول می‌کشد تا به موقعیت تساوی برسید. موقعیتی زمانی که در آن فایده‌ها، هزینه‌ها را بازپرداخت کرده‌اند.
برای نمونه‌های ساده‌ای که فوایدی یکسان در هر دوره دریافت می‌شوند، می‌توانید دوره‌ی بازپرداخت را از طریق تقسیم هزینهی نهایی پروژه با درآمدهای نهایی، محاسبه کنید:
هزینهی نهایی تقسیم بر درآمد نهایی (یا فواید) مساوی است با طول زمان (دوره‌ی بازپرداخت)
مثال
یک شرکت گرافیکی تقریبا یک سال است که شروع به کار کرده و در این مدت فروشش بیشتر از حد انتظار بوده است. در حال حاضر دو طراح به طور تمام وقت در این شرکت کار می‌کنند و مدیرعامل در حال بررسی است که ظرفیت را برای پاسخ‌گویی به تقاضا، افزایش دهد. (این افزایش ظرفیت، شامل اجاره‌ی فضای بزرگ‌تر و استخدام دو طراح جدید می‌شود.)
او تصمیم می‌گیرد برای بررسی انتخاب‌هایش، تجزیه و تحلیل هزینه-فایده انجام دهد.
فرضیات
در حال حاضر کارهای سپرده شده به شرکت بیشتر از ظرفیت آن است که بتواند توسط کارکنان آن انجام گیرد و مدیرعامل شرکت به ازای ۵۰,۰۰۰ تومان برای هر ساعت، بعضی از کارها را به شرکت‌های طراحی دیگر برون سپاری می‌کند. شرکت به طور متوسط ۱۰۰ ساعت کار در ماه را برون‌سپاری می‌کند.
او تخمین می‌زند که با افزایش ظرفیت، درآمد تا ۵۰ درصد افزایش خواهد یافت.
با فضای کاری بزرگ‌تر، تولید به ازای هر فرد تا ۱۰ درصد افزایش خواهد یافت.
افق این تجزیه و تحلیل یک ساله است، یعنی او انتظار دارد که در طی یک سال به سود برسد.
تخمین فایده‌ها، ناگزیر به صورت ذهنی هستند و مقداری عدم اطمینان درباره‌ی افزایش درآمد پیش‌بینی‌شده وجود دارد. با توجه به این قضیه که در سال اول فایده‌ها بیشتر از هزینه‌ها هستند، مالک شرکت گرافیکی تصمیم می‌گیرد شرکت را توسعه بدهد و افراد را استخدام کند.
معایب تجزیه و تحلیل هزینه-فایده
روش تجزیه و تحلیل هزینه-فایده اگرچه گاهی ابزار خوبی است اما معایبی هم دارد؛ به ویژه وقتی درآمدها از دوره‌ای به دوره‌ی دیگر متفاوت هستند. در این‌‌گونه موارد، باید به جای استفاده از تجزیه و تحلیل هزینه-فایده، از محاسبات ارزش خالص فعلی (NPV) و نرخ بازده داخلی (IRR) در کنار یکدیگر استفاده کنید تا پروژه را ارزیابی کنید. (این روش‌ها مزیت استفاده از ارزش زمانی پول در محاسبات را هم دارند.)
از طرفی هم پیش‌بینی درآمدی که از یک پروژه به دست می‌آید بسیار دشوار است و هم ارزشی که افراد برای مزایا و فواید نامحسوس پروژه متصور می‌شوند تا حد زیادی ذهنی و انتزاعی است. این مسئله ارزیابی درآمدهای ممکن را نامطمئن می‌سازد. (این نقص در بسیاری از رویکردهای ارزیابی مالی وجود دارد)