کافه جهانی یا کافه دانش محیطی پذیرنده برای گفتگو و استخراج ایده‌های کارکنان و همکاران است که تأثیر پررنگی در شناسایی ایده‌های ارزنده و فرصت‌های ارزشمند دارد. در این مقاله به بررسی کافه دانش و چگونگی راه اندازی و مدیریت آن خواهیم پرداخت.
«خوبه لاله جان! حساب و کتاب با من. تو دیگه برو خونه.» به طور کلی، فریبا از شش ماه پیش که سالن زیبایی کمند را تحویل گرفته، از عملکرد گروهش راضی است. این سالن که یکی از سه سالن زنجیره‌ای در تهران است، افزایش فروش داشته و مشتریان هم راضی به نظر می‌رسند.
اما فریبا این را هم می‌داند که نباید زیادی از خودش راضی باشد. البته که او اهداف عملکردی مهمی برای خودش دارد، اما دیدن خرده‌فروشانی که هر ماه به فروشگاهِ او رفت‌وآمد داشته‌اند، شاهدی بر محیط بسیار رقابتی‌ای است که در آن کار می‌کند.
فریبا ایده‌هایی برای پیشرفت دارد، اما نمی‌خواهد آنها را صرفا به دیگران تحمیل کند. او می‌خواهد نظرات اعضای گروهش را بداند، نه فقط به این خاطرکه اجرای آنچه توافق می‌کنند بر عهده‌ی آنها خواهد بود. تصمیمی که او می‌گیرد، این است که اعضای گروهش را در کافه‌ی جهانی دور هم جمع کند، فرایندی که شرایط گفتگوی آزاد و صادقانه، ایده‌های خلاقانه و به اشتراک گذاشتن دانش را به روشی ساختاری و در عین حال آزاد فراهم می‌کند.
درک کافه‌های جهانی
ایده ایجاد فضاهایی کافه‌مانند که در آن دانش و آگاهی به اشتراک گذاشته می‌شود، توسط تعدادی از دانشگاهیان و مشاوران محل کار در دهه‌ی ۱۹۹۰ شکل گرفت. «کافه‌های دانش» کلی، شامل آن چیزی می شوند که دیوید گرتین (David Gurteen) «تسهیل‌گر مکالمه» ایجاد کرد.
در این مقاله، مشخصا به بررسی مفهوم کافه‌ی جهانی می‌پردازیم که دو دانشگاهی به نام‌های جوانیتا براون (Juanita Brown) و دیوید ایزاکز (David Isaacs) توسعه دادند.
مفهوم کافه دانش، بسیار ساده است. اصلا شما چرا به کافه می‌روید؟ برای دیدن دوستان، غیبت کردن و یا اینکه آنها را بهتر بشناسید. در اینجا عبارت «دوستان» را با «تیم» عوض کنید، سپس «غیبت» را با «اطلاعات» یا «دانش» عوض کنید. حالا تا حدی، چگونگی کارِ کافه‌ی جهانی را درک کرده‌اید.
حتما انتظار دارید که کافه‌ای معمولی، محیطی دوستانه و مبتنی بر رضایت طرفین داشته باشد که در آن احساس آرامش و راحتی کنید. این مسئله در مورد کافه‌ی جهانی هم صدق می‌کند.
کافه جهانی، محیطی کافه مانند در محل کار است که «هوش جمعی» را از طریق گفتگو، تولید ایده، خلاق بودن و انتقال دانش تقویت می‌کند. این دانش می‌تواند از طریق اعضای گروه به کار گرفته شود یا شما می‌توانید آن را به شکلی رسمی‌تر، در فرایندهای سازمانی‌تان بگنجانید.
منشاء ایده کافه جهانی
داستان از آنجا شروع شد که براون و ایزاکز، گروهی از دانشگاهیان و مدیران کسب‌وکار را در منزل‌شان در کالیفرنیا ملاقات کردند. باران برنامه‌ی اصلی آنها را برای کار خارج از محیط اداری در قالب گروهی بزرگ برهم زده بود. بنابراین، آنها به داخل رفتند و خود به خود، به صورت گروه‌های کوچک‌تری دور چند میز نشستند، در حالی که افراد از یک میز به میز دیگر می‌رفتند و نظراتشان را روی دستمال سفره‌هایی که روی میزها بودند، ثبت می‌کردند.
براون و ایزاکز متوجه شدند که این گفتگوهای دور میزی، الگوهای فکری را ایجاد می‌کنند که گفتگوهای بعدی را تقویت می‌کنند. این امر در قالب مجموعه‌ای متشکل از هفت اصل طراحی (در ادامه می‌بینید) و مفهوم مدیریت گفتگو توسعه یافت.
چگونه کافه‌ی جهانی راه‌اندازی کنیم؟
یکی از محاسن کافه جهانی، منعطف بودن آن است. هیچ راه «مشخصی» برای انجام آن وجود ندارد. شما می‌توانید آن را متناسب با نیازهای گروه یا سازمان‌تان، موضوعی که باید درباره‌اش بیشتر بیاموزید، یا مشکل خاصی که می‌خواهید حل کنید، تنظیم نمایید.
براون و ایزاکز، با استفاده از این هفت اصل طراحی، روش‌شناسی پنج نکته‌ای ساده‌ای برای میزبانی موثر رویداد کافه جهانی طراحی کردند. برای کمک به تشریح چگونگی انجام این کار، بیایید به داستان فریبا در تهران برگردیم و ببینیم کافه‌ی جهانی‌اش را چگونه راه‌اندازی می‌کند.
۱. میزها و صندلی‌های‌تان را بچینید
براون و ایزاکز، پیشنهاد می‌کنند که برای هر میز، چهار صندلی بگذارید، اگر نفرات زیاد است، تعداد صندلی‌ها بیشتر از پنج تا نشود.
گروه فریبا ۱۲ عضو دارد، بنابراین او سه میز می‌چیند. فریبا برای اینکه فضایی شاد و کافه مانند ایجاد کند، روی هر میز، رومیزی کاغذی شطرنجی پهن می‌کند و پارچی حاوی یک قاشق چوبی شماره‌گذاری‌شده و یک دفترچه یادداشت قرار داد.
۲. فرایند را بررسی کنید
نمی‌توانید انتظار داشته باشید فضا را ایجاد کنید و بعد یک راست بحث داغی شکل بگیرند. بنابراین در روزهای قبل از برگزاری رویداد کافه جهانی، زمانی بگذارید و به اعضای گروه توضیح دهید که چه اتفاقی قرار است بیفتد و تاکید کنید که این، همان چیزی است که همگی انتظار داشتند برگزار شود.
همین که همگی دور هم جمع شدند، روش کار کافه را به طور مختصر توضیح دهید، هدف از برگزاری این رویداد را مشخصی کنید و مشکلاتی که می‌خواهید همه درباره‌شان بحث کنند را مطرح کنید.
فریبا تصمیم گرفت سالن را یک ساعت زودتر تعطیل کند تا همه‌ی اعضای گروه بتوانند حضور یابند. او سه حوزه‌ای که می‌توانند باعث پیشرفت سالنش شوند را شناسایی کرده و پرسش‌هایش را در این زمینه‌ها مطرح کرد: چگونه می‌توان تجربه مشتری را بهبود بخشید، چگونه می‌توان فروش محصول را افزایش داد و چه خدمات دیگری می‌توان ارائه داد. فریبا تصمیم گرفت که هر میزی، روی یکی از این حوزه‌ها تمرکز کند.
وقتی رویداد کافه‌ی جهانی را میزبانی می‌کنید، می‌توانید از شرکت‌کنندگان بخواهید که در هر میزی، روی جنبه‌های متفاوت سوال یا موضوع خاص تمرکز کنند، یا می‌توانید از همه‌ی شرکت‌کنندگان بخواهید به یک پرسش اساسی بپردازند.
می‌توانید اجازه دهید تا گفتگو جریان خودش را داشته باشد و یا مثال فریبا را دنبال کنید: او قاشق چوبی را به عنوان «میکروفونی چوبی» درون پارچ قرار داد. اعضای گروه باید این قاشق را دور میز دست به دست کنند تا مطمئن شوند که همه فرصت صحبت کردن به دست می‌آورند.
۳. در قالب گروه‌های کوچک «دورهای» گفتگویی داشته باشید
براون و ایزاکز پیشنهاد می‌کنند که باید حداقل سه «دور» گفتگو وجود داشته باشد و هر کدام حدود ۲۰ دقیقه طول بکشد. در پایان هر دور، اعضای گروه به سراغ میز دیگری می‌روند.
فریبا زمان محدودی در اختیار دارد، بنابراین تصمیم می‌گیرد برای هر دور ۱۵ دقیقه کافی است و خودش هم نقش هماهنگ‌کننده و زمان نگه‌دار را ایفا می‌کند. این شیوه، ۴۵ دقیقه فرصت گفتگو به او می‌دهد که ۳۰ دقیقه هم تسهیل و بازخورد به دنبال خواهد داشت.
از آنجا که گروه او نسبتا کوچک است، تصمیم می‌گیرد برای هر میز «میزبان میز» تعیین نکند. میزبان میز کسی است که سر هر میز می‌ایستد، شرکت‌کنندگان را معرفی می‌کند و برخی از ایده‌ها یا مسائل مهمی که باید مورد بحث قرار بگیرند را عنوان می‌کند. این روش موجب می‌شود بحث سریع‌تر شروع شود و به هر گروهی کمک می‌کند تا با گفتگو ارتباط برقرار کرده و بحث را آغاز کند.
در عوض او از هر گروه خواست میزبانی معرفی کنند تا برای مدت کوتاهی سر میز بایستد و به تازه‌واردها توضیح دهد که درباره‌ی چه موضوعی بحث شده است، و سپس سریعا به گروه خودش ملحق شود.
۴. مطمئن شوید که اطلاعات ثبت می‌شوند
در طول مباحثه، اعضای گروه تشویق می‌شوند تا یادداشت برداشته، طراحی یا حتی نقاشی کنند. آنها وقتی میز را ترک می‌کنند، باید این نوشته‌ها یا نقاشی‌ها را روی میز بگذارند و بروند. افراد تازه‌وارد ایده‌ها یا نکاتی که درباره‌شان بحث شده را می‌بینند و می‌توانند آنها را دنبال کنند.
می‌توانید از گروه‌تان بخواهید که سر هر میز یک نفر را معرفی کنند تا گفتگوها را ثبت کند. هر چند این شخص دیگر نتواند به آسانی در مباحثه شرکت کند.
اگر چه دفترچه یادداشت‌هایی به اعضای گروه فریبا داده شده، اما آنها رومیزی‌های کاغذی بزرگی که روی میزها پهن شده را ترجیح می‌دهند و روی آنها نقشه‌های ذهنی درست می‌کنند که با مشارکت هر کدام از گروه‌ها مدام رشد بیشتری می‌کند.
۵. گفتگوها را جمع‌آوری کنید و از آنها بیاموزید
درک و به کار گیریِ آموخته‌ها، کلید موفقیت کافه است و براون و ایزاکز، این مسئله «برداشت محصول» توصیف کردند. در اینجا چند گزینه دارید.
می‌توانید این رویداد را با گرد هم آوردن دوباره‌ی کل گروه برای بحث پیرامون نظرات و ایده‌های مشترک به پایان برسانید. یا اصلا می‌توانید از همه تشکر کنید، همه‌ی ایده‌ها و مطالب را جمع کرده و از آنها برای اخذ تصمیم نهایی استفاده کنید.
قریبا اعضای گروهش را دوباره دور هم جمع کرد تا از ایده‌های موجود در نقشه‌های ذهنی‌شان برداشت کند. بعد هم برخی از این ایده‌ها را در قالب برنامه‌ای عملیاتی توسعه خواهد داد.
یکی از راه‌هایی که با استفاده از آن می‌توانید فراتر از رویداد کافه به گفتگو و تولید ایده ادامه دهید، زاه‌اندازی «انجمن کافه» آنلاین است. اما حتما باید توجه داشته باشید که چگونه بر این کار نظارت می‌شود، چه کسی نظارت می کند، انجام این کار برای چه اموری مناسب خواهد بود و ایده‌هایی که از این طریق تولید می‌شوند را چگونه به کار خواهید گرفت.
مزایای کافه جهانی
مزیت اصلی کافه‌ی جهانی این است که افراد را قادر می‌سازید تا دیدگاه‌های متفاوتی را به اشتراک بگذارند و چیزهایی جدیدی را در این فرایند کشف کنند.
برپایی و راه‌اندازیِ رویداد کافه‌ی جهانی می‌تواند بسیار ساده و کم‌هزینه باشد. می‌توانید کاری کنید که این رویداد مفرح و صمیمی بشود و به این ترتیب، همه سطوح سازمان با شما مشارکت کنند. همچنین فرصتی است برای بررسی مسائل، چالش‌ها یا مشکلات موجود و در عین حال، سازمان‌یافته.
در کافه‌ی جهانی می‌توانید محیط و فرهنگ سازمانی جمعی را توسعه دهید، خلاقانه به حل مشکلات بپردازید و مشارکت افراد در گروه‌تان را شناسایی کنید. این کار می‌تواند بخش مفیدی از برنامه‌ی وسیع‌تر نوآوری عملی نیز باشد.
۷ اصل طراحی براون و ایزاکز
با به کار گیریِ هفت اصل طراحی براون و ایزاکز، می‌توانید بسیاری از این مزایا را به دست بیاورید:
۱. زمینه را فراهم کنید. وقتی شرکت‌کنندگان، هدف و پارامترهای جلسه را بفهمند، می‌توانند روی مهم‌ترین نکات گفتگوها تمرکز کنند.
۲. فضای دوستانه‌ای ایجاد کنید. وقتی افراد احساس امنیت می‌کنند، می‌توانند بهتر فکر، صحبت و بهتر گوش کنند.
۳. پرسش‌هایی را مطرح کنید که مهم هستند. مبحثی را انتخاب کنید که با دغدغه‌های زندگی واقعی گروه مرتبط باشد. این، به افراد کمک می‌کند تا انرژی جمعی، بینش و اقدام مثبت تولید کنند.
۴. همه را تشویق به مشارکت کنید. این‌طوری ایده‌های بیشتری دریافت می‌کنید و دانش بیشتری را به اشتراک می‌گذارید که منجر به نتایج بهتری می‌شود.
۵. چشم‌اندازهای مختلف را به هم ارتباط دهید. ملاقات با افراد جدید و شنیدن ایده‌ها و تجربیات متفاوت، اعضای گروه را از الگوهای فکری همیشگی‌شان دور کرده و برای آنها قابل توجه خواهد بود. هر چه باشد این کافه‌ای «جهانی» است!
۶. برای یافتن الگوها و بینش‌ها به هم‌دیگر گوش کنید. براون و ایزاکز، چنین استدلال می‌کنند که شرکت‌کنندگانِ کافه، با توجه کردن به موضوعاتی که پیش می‌آید، «احساس می‌کنند با کل بزرگتری ارتباط برقرار کرده‌اند».
۷. یافته‌های جمعی‌تان را به اشتراک بگذارید. اگر اظهارات همه را ثبت کنید، آنها می‌توانند درباره‌ی چیزهایی که گفته شده، فکر کرده و ایده‌های بیشتری تولید کنند.
نقاط ضعف کافه‌ی جهانی
توجه به نقاط ضعف بالقوه‌ی این رویکرد نیز مهم است.
کافه‌ی جهانی برای تسهیلِ مشارکت، تعامل و به اشتراک گذاری دانش طراحی شده است، نه رسیدن به راه‌حل‌های سخت و سریع. یعنی همیشه این ریسک وجود دارد که بحث‌ها، نتیجه‌ای مفیدتر از حس دوستانه‌ای بین شرکت‌کنندگان نداشته باشد! بنابراین، تسهیل و پیگیریِ ماهرانه مهم است.
هم‌زمان، وسوسه نشوید که وارد فرایندی با مجموعه‌ای از نتیجه‌گیری‌های ذهنی شوید که انتظار «پاسخ‌هایی» را داشته باشند که شما می‌خواهید. اگر چنین کاری کنید، اعتماد اعضای گروه نسبت به خودتان و دیگران را از بین می‌برید. در ضمن باید انتظارات موجود درباره‌ی چیستی و چگونگی ایده‌هایی که از این رویداد منتج می‌شوند را مدیریت کنید.
اما کافه‌ی جهانی را نباید با عجله راه‌اندازی کرد. اگر زمان کمی در اختیار دارید، و مشکل پرفشار و پیچیده‌ای را باید حل کرده یا تصمیمی درباره‌اش بگیرید، احتمالا این فرایند مناسب شما نیست.. به همین شیوه، اگر گروهی قوی با عملکرد بالا دارید که اعضای آن ابتکار عمل فوق‌العاده‌ای دارند، خلاق هستند و دانش خود را به اشتراک می‌گذارند، نیازی به کافه‌ی جهانی نیست، ایده‌ها خودشان در هر صورت جریان می‌یابند.
چرا کافه‌ی جهانی را انتخاب کنیم؟
ابزارها و تکنیک‌های بسیاری وجود دارند که می‌توانند در حل مشکلات، گرفتن تصمیمات و تسهیل ارتباط و مشارکت گروهی به شما کمک کنند. پس چرا به سراغ کافه‌ی جهانی می‌رویم؟
در مثال فریبا، او می‌خواهد قبل از اینکه تصمیمی بگیرد که مستقیما در کسب‌وکار اعمال شود، از ترکیب دانش و تجربه‌ی اعضای گروهش استفاده کند. احتمالا آنها در کنار هم، بینش‌های جدید و خردی را ایجاد می‌کنند که به تنهایی نمی‌توانستند به آنها دست پیدا کنند؛ البته اگر فریبا فضای مناسبی ایجاد کند. او فکر می‌کند جلسه‌ای رسمی و بسیار سازمان‌یافته گفتگو را از بین خواهد برد، بنابراین وقت گذاشتن برای برگزاری رویدادی آرام‌تر و کافه مانند، ارزشش را دارد.
فریبا نشان می‌دهد که این فرایند وقتی در قالب تمرینی گروهی انجام می‌شود، تاثیر دو برابری دارد و همه را از آن قالب معمول روزمره‌شان خارج می‌کند. این فرصت بسیار خوبی برای او خواهد بود تا افرادش را بهتر بشناسد و نشان دهد که برای نظرات و ایده‌های آنها ارزش قائل است. اعتماد متقابل نیز بیشتر خواهد شد و هر تغییری هم که فریبا به وجود بیاورد، «مشارکت» قوی‌تری صورت خواهد گرفت.
بنابراین کافه‌ی جهانی را وقتی راه‌اندازی کنید که زمان و فضای کافی در اختیار دارید و می‌خواهید تشریفات را حذف کنید تا دانش را به اشتراک گذاشته و با هم‌دیگر بیاموزید.