دورکاری از بهترین روش‌ها برای کسانی است که می‌خواهند در کار خود برنامه انعطاف‌پذیرتری داشته باشند. اما باید توجه داشت که این روش کاری مشکلات و چالش‌های خاص خود را نیز دارد. خوشبختانه متخصصان حوزه منابع انسانی و کار روش‌هایی برای بهبود روابط کاری هنگام دورکاری ارائه کرده‌اند که در این مقاله به بررسی آنها خواهیم پرداخت.
۱. برای در تماس بودن با همکاران برنامه‌ریزی کنید
یکی از مشکلات دورکاری فراموش‌کردن ارتباط با دیگران است. به همین سادگی ممکن است یادتان برود که عضوی از یک تیم هستید و باید با سایر اعضا در ارتباط باشید. این روزها با توسعه برنامه‌ها و ربات‌های خودکار، بسیاری از پروژه‌ها خودکار به شما واگذار می‌شوند. در این حالت ممکن است مدتی بگذرد و شما کارها را انجام دهید، اما هم شما و هم دیگران فراموش کنید که با یکدیگر ارتباط برقرار کنید.
برای جلوگیری از این مسئله، دست‌کم هفته‌ای یک بار برای گفت‌وگو و دیدار مجازی با همکاران برنامه‌ریزی کنید.
۲. مزیت‌ها و مشکلات چت‌کردن را بشناسید
دورکاران از پیام‌های نوشتاری و چت‌کردن بیش از هر روش دیگری برای ارتباط با همکاران استفاده میکنند. پس ضروری است که نکات مختلفی را در این باره بدانید. مثلا نوشته شما باید از نظر نگارشی صحیح و شفاف باشد، اما این شرط کافی برای نوشتن پیام مناسب نیست.
یکی از مهم‌ترین مشکلات نوشتار این است که نشانه‌های غیرکلامی در آن وجود ندارد. درنتیجه گیرنده پیام ممکن است برداشت متفاوتی از منظور شما کند. برای کاهش احتمال این سوءبرداشت‌ها می‌توانید از ایموجی و استیکرهای گوناگون استفاده کنید. این ایموجی‌ها در طرح‌ها و شکل‌های مختلف، بیانگر حالات غیرکلامی هستند که ما انسان‌ها در گفت‌وگوهای رودرو استفاده می‌کنیم.
روش دیگر تلطیف کلام است. فرض کنید می‌خواهید پیامی با این مضمون بفرستید که کاری باید تا زمانی مشخص انجام شده باشد. در این حالت، بهتر است پیام خود را محترمانه و تلطیف‌شده ارسال کنید. به ۲ مثال زیر و تفاوت آنها توجه کنید:
می‌خوام دادهها تا روز جمعه آماده شده باشن.
سلام، امیدوارم حالت خوب باشه. لطفا دادهها رو تا روز جمعه آماده کن، متشکرم.
هر دو پیام یک درخواست را منتقل میکنند، اما پیام دوم تلطیف شده است و مخاطب هنگام خواندن آن، احساس بهتری خواهد داشت. حتی می‌توان گفت که پیام دوم انگیزه و کیفیت کار فرد را نیز افزایش خواهد داد.
۳. محدودیت‌های پیام نوشتاری را در نظر بگیرید
یکی دیگر از مشکلات بالقوه پیام‌های نوشتاری نامتقارن‌بودن زمان دریافت و ارسال آنهاست. مثلا شما پیامی را به همکار خود می‌فرستید، اما او چند ساعت بعد آن را مشاهده می‌کند یا در حال چت‌کردن هستید و چند پیام هم‌زمان ارسال می‌شوند و گفت‌وگوی شما پیچیده و زمان‌بر می‌شود.
باید درک کنید که گاهی پیام‌های نوشتاری با وجود رعایت نکات گفته‌شده در بخش قبل، بی‌فایده‌اند و کار را راه نمی‌اندازند. در این حالت، باید سراغ روش‌های دیگر ارتباطی مانند تلفن‌زدن بروید.
۴. از تماس تصویری استفاده کنید
امروزه فناوری ما را قادر کرده است که به شیوه‌های گوناگون با هم ارتباط برقرار کنیم. تماس تصویری یکی از بهترین روش‌ها برای ارتباط برقرارکردن با همکاران است. اگر برای جلسه‌های تصویری برنامه‌ریزی و در زمان مناسب آنها را برگزار کنید، قطعا نقش مهمی در ایجاد همبستگی با سایر اعضای تیم خواهد داشت.
مهم‌ترین مزیت تماس تصویری امکان درک زبان بدن و نشانه‌های غیرکلامی در گفتار فرد است. بین دیدن یک پیام نوشتاری با دیدن چهره فرد هنگام بیان همان پیام تفاوت زیادی هست.
مزیت دیگر تماس تصویری دیدن نشانه‌هایی از شخصیت و منش همکاران است. مثلا شاید بتوانید حین یک تماس تصویری، گوشه‌هایی از محیط کار و زندگی همکارتان را نیز ببینید که این خود به شناخت عمیق‌تر شما از وی منجر می‌شود.
۵. دوره‌ای از همکاران دورکار احوالپرسی کنید
مستمر و دوره‌ای از همکاران دورکار درباره احوالشان و نحوه پیشرفت کار سؤال کنید. گاهی اوقات همکار دورکار شما غرق در کار می‌شود یا فراموش می‌کند که با شما ارتباط برقرار کند. پیام‌های دوره‌ای شما نشان می‌دهد که او را فراموش نکرده‌اید و به یادش هستید. همین عمل ارتباط کاری را شما را تقویت می‌کند.
۶. ارتباط خود را به پیام‌های کاری محدود نکنید
یکی از مزیت‌های کارکردن در کنار یکدیگر وجود فرصت‌های مختلف برای گپ‌زدن با همکاران است. هنگام دورکاری، این گفت‌وگوها بیشتر جنبه کاری پیدا میکنند و معمولا کمتر فرصتی برای ارسال پیام‌های غیرکاری پیش می‌آید.
برای پیشگیری از این مشکل (یعنی تمرکز کامل بر گفت‌وگوهای کاری) در هر جلسه کاری مجازی، زمانی را برای گپ‌زدن در نظر بگیرید. پرسش‌هایی که سر صحبت را باز میکنند بهترین روش برای شروع گفت‌وگو هستند. مثلا می‌توانید از همکاران بپرسید که چه برنامه‌ای برای تعطیلات پیش رو دارند. همچنین بهتر است که از پرسش‌های ساده با پاسخ بله یا خیر و پرسش‌های بسیار شخصی پرهیز کنید. در همین حد که کمی فضا از صحبت‌های رسمی فاصله بگیرد و زمینه برای شناخت و تفاهم بیشتر بین همکاران شکل بگیرد، کفایت می‌کند.
۷. از دستاوردهای دورکاران تقدیر کنید
اگر همکاران دورکار دستاوردی در حوزه کاری یا زندگی شخصی داشتند، آن را قدر دانسته و از آنها تقدیر کنید. این تقدیر می‌تواند به شکل ارسال یک پیام شخصی، مشوق‌های مالی یا حتی غافل‌گیرکردنشان در یک جلسه مجازی و تشویق آنها در جمع باشد.
۸. به کارهای دورکاران توجه و علاقه نشان دهید
همکاران دورکار ممکن است کارهای مختلفی انجام دهند. برای آنکه ارتباط بهتری با آنها برقرار کنید، درباره کارهایی که میکنند سؤال بپرسید. ارائه بازخورد نیز یکی از روش‌های نشان‌دادن توجه به دورکاران است. بازخورددادن خود آدابی دارد که یکی از آنها را در بحث تلطیف کلام مطرح کردیم. مثلا اگر از چیزی ناراضی هستید، نگویید من از این کار راضی نیستم! در عوض می‌توانید بگویید من از روشی که این کار را انجام دادی راضی نیستم. مهم است که پس از اعلام مشکل، درباره روش‌های بهبود آن نیز گفت‌وگو کنید.
علاوه بر اینها، می‌توانید فضایی ایجاد کنید که همکاران دورکار نیز بتوانند نظرات و ایده‌های خود را مطرح کنند. این کار حس ارزشمندی را در آنها تقویت می‌کند و آنها درمی‌یابند که جزوی از تیم و سازمان هستند.
۹. در صورت امکان دیدار حضوری داشته باشید
ایجاد یک رابطه خوب با همکاران دورکار نباید صرفا محدود به تماس‌های تصویری و مجازی باشد. در صورت امکان، می‌توانید با همکاران دورکار حضوری نیز دیدار کنید. نیازی نیست این دیدارها مستمر، به دفعات زیاد یا پرخرج باشند. بسته به شرایط می‌توان ماهی یا حتی سالی یکی‌دو بار دورهمی برگزار کرد.
اضافه‌کردن همکاران دورکار به دورهمی‌ها و دعوت از آنها نشان می‌دهد که شما ارزش کار آنها را درک کرده‌اید و ایشان را جزوی از تیم می‌دانید.
۱۰. با مشکلات همکاران دورکار کنار بیایید
همکاران دورکار نیز مانند سایرین ممکن است دچار مشکلات پیش‌بینی‌نشده شوند. در این زمان‌ها از خود انعطاف نشان دهید و ضمن درک شرایط آنها، برای برون‌رفت از مشکل و انجام کارها صحبت کنید. انعطاف‌پذیری شما نشان می‌دهد که به آنها اعتماد دارید و از آنها حمایت می‌کنید.