امنیت روانی در محیط کار موضوعی است که مانند امنیت کارمندان اهمیت زیادی دارد اما کمتر مدیری به آن توجه می‌کند. طبق بررسی های صورت گرفته احساس تعلق خاطر و امنیت روانی در محل کار بازدهی افراد را بیشتر می‌کند و احتمال جابه‌جایی کارکنان را به نصف می‌رساند. لازم بذکر است که امنیت روانی در محیط کار برای خانم‌ها اهمیت بیشتری دارد. در این مقاله بررسی می‌کنیم که منظور از امنیت روانی چیست، چرا اهمیت دارد و مدیران سازمان‌ها چطور می‌توانند محیطی امن برای کارکنانشان ایجاد کنند.
منظور از امنیت روانی چیست؟
شما زمانی امنیت روانی دارید که بتوانید ایده‌ها و نظرهایتان را بدون ترس از تحقیر در محیط کار، قضاوت دیگران یا شرمندگی مطرح کنید. امنیت (چه جسمی و چه روانی) جزو نیازهای اولیه انسان است، بنابراین تا وقتی امنیت نداشته باشید، نمی‌توانید برای رشد و شکوفایی بکوشید و از فرصت‌هایتان استفاده کنید.
پروفسور ادمنسون، استاد دانشکده بازرگانی هاروارد، برای اولین بار اصطلاح «امنیت روانی در محیط کار» را به کار برد و گفت که اعضای تیم با باور و رعایت این مفهوم می‌توانند ریسک‌های کار تیمی و تعارض‌های احتمالی را کاهش بدهند. وقتی اعضای تیم از نظر روانی امنیت داشته باشند، ایده‌هایشان را مطرح می‌کنند و از صحبت‌کردن نمی‌ترسند. پروفسور ادمنسون می‌گوید برای ایجاد امنیت روانی در سازمان‌ها و محیط‌های کاری، باید هنجار ایجاد کنید و از تمام افراد درخواست مشارکت داشته باشید. هنجار یعنی رفتارهایی که همچون قانون در نظر گرفته می‌شوند و رعایت‌نکردن آنها مجازات به دنبال دارد.
۸ دلیل اهمیت ایجاد امنیت روانی در محیط کار
امنیت روانی در محیط کار به‌اندازه امنیت فیزیکی اهمیت دارد. همان طور که مراقبید کارمندان از تجهیزات ایمنی استفاده کنند یا دستگاه‌ها عملکرد صحیحی داشته باشند، باید به امنیت روانی کارکنانتان هم اهمیت بدهید. دلایل ضرورت ایجاد محیط امن برای روان کارکنان و مزیت‌های آن عبارت‌اند از:
وقتی کارمندان از نظر روانی احساس امنیت دارند، در فعالیت‌ها مشارکت می‌کنند، با یکدیگر تعامل دارند و از قضاوت‌شدن نمی‌ترسند.
اعضای سازمان به‌خاطر جنسیت، قومیت یا حتی سلیقه‌هایشان تمسخر نمی‌شوند و سازمان یکپارچه و همدل خواهد شد.
وقتی اعضای تیم احساس امنیت دارند، نظرهایشان را ابراز می‌کنند و از دل همین نظرها ایده‌های خلاقانه و جدید بیرون می‌آیند. وقتی درباره موضوعی هم‌فکری می‌کنید، بسیاری از ایده‌ها تنها به این خاطر مطرح نمی‌شوند که صاحبشان احساس خوبی به بیان آنها نداشته است.
امنیت روانی در محیط کار رفاه بیشتری برای کارمندان فراهم می‌کند، بسیاری از دغدغه‌های ذهنی و عوامل استرس آنها کم می‌شود و درنتیجه عملکرد بهتری خواهند داشت.
وقتی اعضای تیم از نظر روانی احساس امنیت کنند و رضایت شغلی داشته باشند، به سفیر برند تبدیل می‌شوند و هر جایی که هستند درباره محیط کار ایده آل خود صحبت خواهند کرد.
کارمندان در محیط‌های امن می‌مانند و نیازی به تغییر شغل ندارند. درنتیجه میزان جابه‌جایی کارکنان کاهش می‌یابد و تا حد زیادی در منابع و زمان صرفه‌جویی می‌شود.
وقتی کارکنان از نظر روانی احساس امنیت دارند، ریسک می‌کنند و از اشتباه‌کردن نمی‌ترسند. ریسک پذیری هوشمندانه بیش از اینکه عواقب منفی داشته باشد، منجر به موفقیت می‌شود.
همه این مزایا منجر به بهبود عملکرد سازمانی و بازدهی بیشتر می‌شود.
چطور در محیط کار امنیت روانی ایجاد کنیم؟
عمل‌کردن همیشه بیشتر از حرف‌زدن تأثیر دارد. به یاد داشته باشید که فرهنگ سازمانی انعکاس رفتار شما یا سایر مدیران در سازمان است. پس اولین گام برای ایجاد امنیت روانی در محیط کار این است که خودتان در رفتارتان به این مفهوم پایبند باشید. به‌مرور زمان اعضای سازمان یکی پس از دیگری از شما الگوبرداری می‌کنند و امنیت روانی به یکی از شاخصه‌های فرهنگ سازمانی شما تبدیل می‌شود.
برای ایجاد امنیت روانی در محیط کار باید هنجار بسازید و خودتان به هنجارها عمل کنید تا به‌مرور زمان کارمندان هم هنجارها را رعایت کنند.
روش‌های ایجاد امنیت روانی در محیط کار
با برگزاری جلسات، نظرخواهی و گوش دادن فعالانه مهارت‌های ارتباطی کارمندانتان را ارتقا بدهید.
اگر کارمندی از صحبت‌کردن یا اشتراک نظرهایش خجالت می‌کشد، او را نادیده نگیرید. از او بخواهید صحبت کند و بگویید که با این رفتار نمی‌تواند ایده‌های خلاقانه‌اش را مطرح کند یا درباره دغدغه‌هایش حرف بزند.
دیگران را بابت ابراز نظرهایشان تشویق کنید؛ هیچ‌کس در سازمان نباید از ابراز نظر بترسد، حتی اگر بخواهد چیزی مخالف حرف شما بگوید.
اشتباهات‌تان را بپذیرید. حتی گاهی داستان اشتباه‌های کاری خود را برای کارمندانتان تعریف کنید تا متوجه شوند شما هم بی‌عیب نیستید.
اگر یکی از کارکنانتان اشتباهی کرد، بدون تخریب شخصیت یا ازبین‌بردن امنیت روانی او واکنش نشان بدهید.
با کارمندان همدلی کنید، به‌خصوص کارمندانی که کمتر صحبت می‌کنند. بدون قضاوت با دیگران تعامل داشته باشید و هر دیدگاهی را بپذیرید.
وقتی با کارمندان جلسه می‌گذارید، چند دقیقه را صرف احوالپرسی یا سؤالات متفرقه کنید تا به آنها نشان بدهید فارغ از نقشی که در سازمان دارند هم برای شما مهم هستند.
مهمانی اضطراب برگزار کنید! در این مهمانی هرکدام از کارکنان می‌توانند ۱۰ دقیقه درباره دغدغه‌ها و نگرانی‌هایی که در محیط کار دارند، حرف بزنند. با این کار روحیه همدلی، گوش‌دادن فعالانه و قضاوت‌نکردن را در سازمان تقویت می‌کنید.
قبل از برگزاری جلسه یا ایده‌پردازی، موضوع را به اعضای تیم اعلام کنید تا فرصت کافی برای فکرکردن داشته باشند. در این صورت اعضا در جلسه حرف‌های بیشتری برای گفتن خواهند داشت و می‌توانند بیشتر مشارکت کنند.
ایجاد امنیت روانی در محیط کار مجازی
فعالیت بعضی از سازمان‌ها دورکاری است و در محیط‌های مجازی با هم ارتباط برقرار می‌کنند. ممکن است کارکنان سازمان تاکنون یکدیگر را از نزدیک ندیده باشند، اما در روز چند ساعت برای کار با هم تعامل داشته باشند. تعامل بین اعضای تیم یعنی نیاز به امنیت روانی، پس حتی اگر محیط کار شما مجازی است باز هم باید به فکر تأمین امنیت روانی کارکنان خود باشید.
این نکات را برای بهبود امنیت روانی در محیط کار مجازی در نظر بگیرید:
با اعضای تیم خود منظم جلسه برگزار کنید و از آنها بخواهید دغدغه‌هایشان را با شما در میان بگذارند. در این جلسات، فعالانه گوش بدهید.
مطمئن شوید که هیچ مانعی برای ابراز نظر کارکنان وجود ندارد و آنها می‌توانند هرچه را لازم است با شما در میان بگذارند.
در جلسات، درباره موضوع‌های غیرکاری صحبت کنید. ارتباط‌سازی در محیط مجازی سخت‌تر از فضای فیزیکی است، اما ارزش وقت‌گذاشتن را دارد.
درباره اشتباهات و ضعف‌های خودتان با کارکنان صحبت کنید. اجازه بدهید کارکنان متوجه شوند شما هم اشتباه می‌کنید و ممکن است قضاوت شوید.
قدردانی از کارمندان و تشویق آنان را فراموش نکنید. کم‌کم اعضای تیم هم این رفتار را از شما یاد می‌گیرند و انجام می‌دهند.
آیا کارمندان من از نظر روانی احساس امنیت می‌کنند؟
معدودی از مدیران به مسئله امنیت روانی در محیط کار توجه می‌کنند. در محیط‌های ناامن (از نظر روانی) مدیران معمولا متوجه نمی‌شوند که کارکنان چه دغدغه‌هایی دارند و چرا اثربخشی تیم‌های سازمان کم است.
احساس فقدان امنیت روانی در محیط کار ۲ دلیل دارد:
در سازمان چالش‌هایی هست که امنیت روانی همه کارکنان را از بین می‌برد.
بعضی از اعضای سازمان به‌خاطر تفاوت‌هایی که با دیگران دارند، احساس می‌کنند در محیط کارشان امنیت روانی ندارند.
در حالت اول، شما باید با فرهنگ‌سازی و اجرای گام‌هایی که در قسمت‌های قبل گفتیم امنیت روانی را به بخشی از فرهنگ سازمانتان تبدیل کنید. در حالت دوم هم باید به کارکنان یاد بدهید که تمام افراد با هر عقیده و طرز فکری ارزشمندند و باید محترم شمرده شوند. امنیت روانی مفهومی است که همه اعضای سازمانتان به آن نیاز دارند.
اگر در سازمان شما جنبه‌های مختلفی از پنهان‌کاری وجود دارد، باید برای فرهنگ‌سازی و ایجاد امنیت روانی در محیط کار برنامه‌ریزی کنید.
نشانه‌های نداشتن امنیت روانی در سازمان
اگر انتظار دارید کارمندانی که از نظر روانی احساس امنیت نمی‌کنند نزد شما بیایند و این مسئله را مطرح کنند، هیچ‌وقت انتظارتان برآورده نمی‌شود. شما باید توانایی تشخیص اینکه آیا محیط کاری امنیت روانی دارد یا خیر را داشته باشید. پاسخ به سؤالاتی که در ادامه مطرح کرده‌ایم، میزان امنیت روانی در سازمان شما را مشخص می‌کند.
آیا کارکنان، حتی وقتی با مدیران یا سایر اعضای تیم مخالف‌اند، به‌راحتی نظراتشان را بیان می‌کنند؟
وقتی جلسه‌ای برگزار می‌کنید، شما تنها سخنگوی جلسه‌اید یا دیگران هم در بحث مشارکت می‌کنند؟
آیا اعضای تیم منظورشان را صریح و بی‌پرده بیان می‌کنند یا مدام دنبال این هستند که حرف‌هایشان را در لفافه بگویند؟
وقتی از آنها بازخوردهای مؤثر می‌خواهید، آیا بازخوردهای منفی هم می‌دهند یا فقط تعریف و تمجید می‌کنند؟
آیا کارکنان به‌راحتی می‌توانند انتقاد سازنده خود را به شما یا سایر همکارانشان ارائه کنند؟
آیا در جلسات، اعضای تیم به‌راحتی می‌توانند درباره بخش‌هایی از پروژه که طبق انتظار نیستند و مشکلی دارند، صحبت کنند و راهکارهایشان را پیشنهاد بدهند؟
آیا اعضای تیم‌های مختلف در سازمان برای پیش بردن کارها به‌اندازه کافی تعامل دارند؟
روحیه تیم‌های سازمان چگونه است؟ آیا اعضای تیم‌ها با انرژی کار می‌کنند یا فقط به دنبال پرکردن ساعت کاری هستند؟
کارکنان به کدام‌یک بیشتر اهمیت می‌دهند؟ رقابت و تخریب رقبا یا همکاری برای پیش‌بردن کارها به بهترین شیوه ممکن؟
وقتی اعضای سازمان به کمک نیاز دارند، آیا به‌راحتی این درخواست را مطرح می‌کنند یا ترجیح می‌دهند تحت فشار قرار بگیرند و هرطور شده خودشان مشکلشان را حل کنند؟
آیا کسی در سازمانتان هست که احساس کند از بقیه جداست و نمی‌تواند با دیگران ارتباط برقرار کند؟ به دنبال دلیل این جدایی‌ها باشید.
کلام آخر؛ امنیت روانی در محیط کار حیاتی است
بعضی از عناصر برای محیط کاری ضروری‌اند و بعضی دیگر برای بیشترشدن رفاه محیط کارند. بسیاری از افراد تأمین امنیت روانی در محیط کار را در دسته دوم قرار می‌دهند، اما واقعیت این است که این مفهوم جزو ضرورت‌های محیط کار است و مدیران باید آن را در اولویت قرار بدهند.
ایجاد امنیت روانی در محیط کار هم به نفع کارکنان است و هم به نفع سازمان. وقتی کارکنان امنیت روانی دارند، از شغلشان راضی هستند و وقتی کارکنان از شغلشان راضی هستند، بهترین نسخه از خودشان را در کار نشان می‌دهند و باعث پیشرفت سازمان می‌شوند.