در دوران سخت همه‌گیری ویروس کووید بسیاری از صاحبان مشاغل و انواع کسب‌وکار مجبور به دورکاری کارکنان خود شدند. این رویداد باعث تحول در حوزه منابع انسانی و رفتار سازمانی برای ارزیابی هزینه‌ها و فایده‌های این شیوه نوین کاری شد. امروزه بسیاری از کارکنان دیگر حاضر به پذیرش مشاغل حضوری نیستند و ترجیح می‌دهند در خانه مشغول به کار باشند. با رونق دورکاری، پدیده فضای کار اشتراکی هم بار دیگر در کانون توجه شاغلان قرار گرفت. در این مطلب نحوه مدیریت فضاهای کار اشتراکی را به شما آموزش خواهیم داد.
فضای کار اشتراکی چیست؟
همان طور که از نام فضای کار اشتراکی پیداست، مکانی است که افراد مختلف فردی یا گروهی در آن گرد هم می‌آیند تا مشغول انجام پروژه‌های مشترک یا مجزا شوند. جو حاکم بر فضای کار اشتراکی با جو فضای کاری متعارف متفاوت است، زیرا همه برای یک هدف و یک کسب‌وکار مشغول فعالیت نیستند و هرکس کار و دغدغه خاص خود را دارد.
هرآنچه از امکانات و زیرساخت در دفاتر کاری سنتی وجود دارد، در فضای کار اشتراکی نیز یافت می‌شود. علاوه بر این، برای استقرار در فضای کار اشتراکی نیازی به انعقاد قراردادهای بلندمدت یک یا چندساله نیست و می‌توان از یک هفته تا چند ماه بخشی از فضای کار را اجاره کرد.
بسیاری از گردانندگان فضاهای کار اشتراکی تلاش می‌کنند با ارائه امکاناتی متنوع برای خود مشتری دست‌وپا کنند، از اینترنت پرسرعت گرفته تا ملزومات اداری، اتاق کنفرانس، آشپزخانه، سالن غذاخوری و دستگاه قهوه‌ساز.
افزون بر این، برخی از مالکان فضاهای کار اشتراکی زمینه ارتباط مشتریان خود با مشاوران و کهنه‌کاران حوزه کسب‌وکار را فراهم می‌کنند. حتی در سطح جهانی، برخی از آنها ممکن است امکاناتی همچون چاپگرهای سه‌بعدی را در اختیار مشتریان خود بگذارند.
انواع فضای کار اشتراکی
فضای کار اشتراکی انواع و اقسام مختلفی دارد و هر فرد یا گروهی بسته به نیازها، اولویت‌ها و ترجیحات خود باید سراغ فضای اشتراکی مناسب خود برود. امکانات، زیرساخت‌ها، دسترسی به مشاوران حوزه کسب‌وکار و موقعیت مکانی از جمله شاخص‌های مناسب برای دسته‌بندی فضاهای کار اشتراکی هستند. بااین‌حال، در طبقه‌بندی شسته‌رفته‌ای می‌توان این فضاها را به این ۴ دسته تقسیم کرد:
فضای کاری باز؛
فضای کاری خصوصی؛
فضای کاری با محوریت فعالیت‌های صنعتی؛
فضای کاری با محوریت سرمایه‌گذاری جسورانه.
۱. فضای کاری باز
فضاهای کاری باز نخستین نوع از فضاهای کاری اشتراکی بودند و چراغ ترویج فرهنگ کار اشتراکی را روشن کردند. در این نوع فضای کاری، افراد یا گروه‌های مستقل یا مرتبط می‌توانند در کنار هم به فعالیت مشغول شوند و از میزهای اختصاصی برای استقرار ملزومات اداری خود استفاده کنند.
۲. فضای کاری خصوصی
فضاهای کاری خصوصی در مقایسه با فضاهای کاری باز، معماری متفاوتی دارند. در این فضاهای کاری، هر گروه به‌جای یک میز اختصاصی می‌تواند در یک دفتر یا سوئیت ویژه مستقر شود که از دیگر دفاتر جداست. البته گروه‌های مختلف در عین بهره‌مندی از دفتر اختصاصی، می‌توانند از امکانات عمومی فضای کاری همچون کافی‌شاپ یا اتاق کنفرانس مشترک با دیگران استفاده کنند.
۳. فضای کاری با محوریت فعالیت‌های صنعتی
بسیاری از مشتریان فضاهای کاری میانه خوبی با فضاهای باز و خصوصی ندارند و از به‌اشتراک‌گذاری تجربه‌ها و دانش خود هم گریزان‌اند. به همین دلیل، گونه دیگری از فضاهای کاری با محوریت فعالیت‌های صنعتی پدید آمده‌اند تا پاسخگوی نیاز این دسته از افراد باشند. معماری این فضاها به‌گونه‌ای است که ارتباط میان گروه‌های کاری مجزا به حداقل برسد. بنابراین گروه‌های کاری مختلف می‌توانند بدون هیچ دغدغه‌ای بابت افشای اسرار کاری خود در این فضاها مستقر شوند. هنرمندان، فیلم‌برداران و طراحان گرافیک از جمله مشتریان پروپاقرص این فضاهای کاری هستند.
۴. فضای کاری با محوریت سرمایه‌گذاری جسورانه
شتاب‌دهنده‌ها، انکوباتورها یا فضاهای کاری ویژه سرمایه‌گذاری جسورانه از دیگر فضاهای کاری اشتراکی هستند. هدف از ابداع این فضاهای کاری زمینه‌سازی برای استقرار، رشد و تأمین مالی شرکت‌های نوپا یا همان استارت‌آپ‌هاست.
گردانندگان این فضاها معمولا از مشتریان خود اجاره نمی‌گیرند و در عوض با آنها دست به شراکت می‌زنند. ناگفته نماند که فضاهای کاری ویژه سرمایه‌گذاری جسورانه خود انواع و اقسام مختلفی دارند و هریک بسته به فرهنگ کاری بنیان‌گذارانشان شکل و شمایل و قواعد متفاوتی دارند.
مزیت‌های فضای کار اشتراکی
۱. انگیزه‌سازی
وقتی به‌جای اتاقی مجزا، در فضای کاری پرشوری حضور پیدا می‌کنید، کمتر دچار رخوت و بی‌انگیزگی می‌شوید و با انرژی بیشتری کارهای خود را پیش می‌برید. بنابراین می‌توان انتظار داشت که بهره‌وری افراد در محیط‌های کاری اشتراکی افزایش یابد.
۲. حضور در جمع افرادی که اهداف مشترکی دارند
با استقرار در فضای کار اشتراکی می‌توان روزانه در جمع گرم و صمیمانه افرادی حضور یافت که همگی به‌دنبال اهداف مشترکی هستند و از هیچ کمکی برای رشد و موفقیت یکدیگر دریغ نمی‌کنند.
۳. انعطاف‌پذیری
دیگر مزیت فضای کار اشتراکی این است که نیازی به انعقاد قراردادهای اجاره بلندمدت ندارید و می‌توانید فقط به‌اندازه نیاز خود در فضای کاری حضور پیدا کنید. بنابراین گردانندگان شرکت‌های نوپا یا افراد فریلنسر مستقل که بودجه چندانی برای اجاره بلندمدت ندارند، می‌توانند از این امتیاز بزرگ بهره‌مند شوند.
۴. بیرون‌زدن از خانه
گرچه برخی از افراد ترجیح می‌دهند در خانه کار کنند، به‌ناچار باید درد دوری از اجتماع و منزوی‌شدن را به جان بخرند. حضور در کنار دیگران در فضای کار اشتراکی علاوه بر حفظ شادابی افراد، ممکن است زمینه‌ساز رشد خلاقیتشان شود.
۵. شبکه‌سازی
وقتی در جمع افرادی حضور دارید که همگی اهداف یا حوزه کاری مشابهی دارند، خواه‌ناخواه شبکه کاری شما گسترش می‌یابد و همین باعث می‌شود فرصت‌های تازه‌ای پیش رویتان قرار بگیرد.
نکات مهم برای انتخاب فضای کار اشتراکی مناسب
با رونق فضاهای کار اشتراکی و ترویج فرهنگ دورکاری، روزبه‌روز بر تعداد فضاهای کاری مشترک افزوده می‌شود. بنابراین باید بدانیم که چگونه مناسب‌ترین فضای کار اشتراکی را پیدا کنیم. در ادامه، مهم‌ترین معیارها برای یافتن فضای کار اشتراکی مناسب را با هم مرور می‌کنیم.
۱. موقعیت مکانی
اولین و مهم‌ترین نکته برای انتخاب فضای کار اشتراکی مناسب موقعیت مکانی آن است. جایی را برای استقرار انتخاب کنید که زیاد از محل سکونت شما دور نباشد، به امکانات رفاهی همچون رستوران، پارکینگ و فروشگاه‌ها نزدیک باشد و دسترسی مناسبی به سامانه حمل‌ونقل عمومی داشته باشد.
۲. هزینه
بعد از موقعیت مکانی فضای کاری، باید نیم‌نگاهی هم به جیب خود بیندازید. برای پیداکردن فضای کار اشتراکی ارزان و اقتصادی، به‌دنبال جایی باشید که هزینه‌اش متناسب با بودجه شما باشد. همچنین اگر گرداننده شرکت نوپایی هستید که در مرحله رشد و توسعه قرار دارد، جایی را انتخاب کنید که هزینه گزافی برای اجاره صندلی‌های بیشتر بر شما تحمیل نکند. بنابراین ابتدا برآورد اولیه‌ای از هزینه اجاره فضای کار اشتراکی دلخواه خود تهیه کنید و بعد تصمیم بگیرید.
۳. محیط کاری
هنگام انتخاب فضای کاری، باید مطمئن شوید که نیازهای پایه کسب‌وکارتان را برطرف می‌کند. محیط فضای کار اشتراکی مدنظر را بررسی کنید و ببینید که آیا طبق قرارداد می‌توانید از کافی‌شاپ یا اتاق کنفرانس و جلسات آن استفاده کنید یا آنکه استفاده از این امکانات مستلزم پرداخت هزینه مجزاست.
۴. جو حاکم بر فضای کاری
پس از انتخاب موقعیت مکانی، تخمین بودجه و وارسی محیط کاری، نوبت به بررسی جنبه‌های غیرکاری می‌رسد. بهتر است بدانید که در فضای کاری انتخاب‌شده چه کسانی آمدوشد دارند و در چه حوزه‌هایی مشغول به کارند. مثلا اگر طراح گرافیک هستید، شاید بهتر باشد به‌دنبال فضاهای کاری هنری بگردید و دور فضاهای مرتبط با توسعه نرم‌افزار را خط بکشید.
۵. مدت‌زمان استقرار در فضای کاری
باید بدانید که قرار است چند ماه یا حتی چند سال در فضای کاری اشتراکی مستقر شوید. برنامه‌تان پس از اتمام قرارداد اجاره چیست؟ آیا می‌خواهید به فضای کار اشتراکی دیگری کوچ کنید یا آنکه دفتر خود را راه بیندازید؟ باید پیش از نهایی‌سازی قرارداد اجاره، پاسخی برای این پرسش‌ها داشته باشید.
۶. امکانات رفاهی
شاید در نگاه اول برخورداری فضای کار اشتراکی از امکانات رفاهی و تفریحی بی‌اهمیت به‌نظر برسد، اما وقتی قرار باشد ساعت‌ها مشغول کاری سخت و طاقت‌فرسا شوید، آنگاه می‌فهمید که امکانات رفاهی تا چه اندازه در افزایش بهره‌وری شما نقش دارند. از دستگاه قهوه‌ساز و چاپگر و ملزومات اداری گرفته تا وسایل بازی و سرگرمی، همگی امکاناتی هستند که باید در فضای کاری مناسب در دسترس افراد باشند.
سخن پایانی
بسیاری از جوانان تازه‌کار یا کسانی که «نسل زد» یا «دهه‌هشتادی‌ها» نامیده می‌شوند، به‌سختی به شیوه‌های سنتی کار تن می‌دهند و می‌خواهند مسیرهای جدیدی را تجربه کنند. رشد فزاینده تعداد فریلنسرها و کارآفرینان مستقل هم خیال توقف ندارد. در این میان، فرهنگ کار جمعی و فضاهای کار اشتراکی هنجار تازه‌ای است که زیست‌بوم اشتغال را دستخوش تحول خواهد کرد و دور از انتظار نیست که ساختمان‌های اداری با تغییر ماهیت به فضاهای کار اشتراکی تبدیل شوند تا بتوانند پاسخگوی تقاضای روزافزون برای کار جمعی باشند.