در عمق بیشتر فعالیت‌ها و برنامه‌های مدیریت منابع انسانی نیاز به اطلاعات کامل و دقیق در ارتباط با شغل، احساس می گردد. بنابراین تجزیه و تحلیل شغل به عنوان یک پیش‌نیاز و سنگ‌بنای اساسی فعالیت‌های مدیر منابع انسانی مطرح می باشد. تجزیه و تحلیل شغل یک فرایند جامع برای کسب اطلاعات شغلی معتبر برای کمک به تصمیم‌گیری مدیر بوده و هدف آن استخراج اطلاعات مربوط به جنبه‌های مختلف شغل است. تجزیه و تحلیل شغل برای نوشتن شرح شغل، بیان رسمی مسئولیت‌ها، وظایف شغلی و شایستگی‌های مورد نیاز برای موفقیت در انجام شغل، ضروری می باشد.
برای انجام تجزیه و تحلیل شغل گام هایی باید برداشته شود. مراحل اجرایی تجزیه و تحلیل شغل را می‌توان در غالب گام‌های زیر خلاصه کرد:
1- بررسی همسویی مشاغل با استراتژی سازمان: بررسی اینکه مشاغل موجود با استراتژی حال و آینده سازمان همسویی دارد یا خیر اولین گام از مراحل تحلیل شغل است.
2- برنامه‌ریزی تجزیه و تحلیل شغل: در ابتدا باید هدف از انجام تجزیه و تحلیل شغل مشخص گردد و سپس حمایت مدیر عالی برای انجام کار جلب شود.
3- مهیا شدن برای انجام تجزیه و تحلیل شغل: در این مرحله شغل مورد نظر تعیین و اسناد موجود در مورد شغل مورد بازبینی قرار میگیرد. سپس روابط بین شاغل و مدیر و روش انجام تجزیه و تحلیل شغل مشخص می‌شود.
4- انجام تجزیه و تحلیل شغل: در اینجا اطلاعات شغلی جمع‌آوری، بازبینی و ترکیب می‌شود. برای تجزیه و تحلیل شغل روش هایی وجود دارد که در ادامه به آن پرداخته می‌شود.
5- تهیه شرح شغل: فرمتی برای نوشتن اطلاعات جمع آوری شده تهیه کنید تا اطلاعات شرح شغل را در آن ثبت کنید.
6- تهیه شرایط احراز شغل: با توجه به اطلاعات شغل، شرایط تصدی شغل مورد نظر را تهیه کنید. اینکه چه کسی با چه مهارت، دانش و شرایط جمعیت شناختی می تواند متصدی شغل مورد نظر شود در اینجا یادداشت شود.
7- طراحی شغل: اگر شغل مورد نیاز به تغییراتی دارد، در طراحی شغل مورد نظر قرار می گیرد. طراحی شغل عبارت است از ایجاد شغل جدید یا طراحی مجدد یک شغل . به عبارت دیگر، طراحی شغل، شناسایی وظایف جمعی مورد نیاز برای ایجاد ستاده مشخصی از یک شغل است. طراحی مجدد شغل به دلایل مختلفی مثل افزایش کارایی یا انگیزه کارکنان، و یا دسترسی به ستاده‌‌های مختلف شغل به دلیل تغییرات در شرایط، صورت میگیرد.
8- به روز نگه داشتن شرح شغل و شرایط احراز شغل و طراحی مجدد شغل در صورت نیاز به اصلاح
در مرحله ۴ برای تجزیه و تحلیل شغل از روش‌های مختلفی استفاده می شود که ما در اینجا به عمده این روش‌ها اشاره می‌کنیم:
– خود گزارش‌دهی: یکی از منابع اطلاعاتی مهم در رابطه با شغل، خود فرد شاغل در آن کار است. یکی از مشکلاتی که این روش دارد این است که متصدی شغل اغلب تمایل به با اهمیت جلوه دادن شغل خود دارد و ممکن است در گزارش خود اغراق کند. برای رفع این مشکل یکی ار متخصصان منابع انسانی می‌تواند برای یک دوره کوتاه مدت متصدی آن شغل شده و تجربیات خود را حین کار گزارش کند. ولی این کار تنها برای کارهای ساده امکان پذیر است و برای شغل‌هایی که نیازمند مجموعه مهارت‌های ویژه است، قابل اجرا نیست.
– مشاهده مستقیم: برخی از مشاغل را می‌توان با مشاهده مستقیم متصدی شغل در حین انجام کار، مطالعه نمود. برای کاهش اثر مشاهده کننده و همچنین مطالعه در یک دوره بلندمدت، می‌توان از دوربین فیلم‌برداری استفاده کرد. این روش بیشتر برای مشاغلی که فعالیت‌های فیزیکی دارند، مناسب است و در مشاغلی که ماهیتا شناختی هستند کاربرد چندانی ندارد.
– مصاحبه: روش مصاحبه کاستی‌های دو روش مشاهده مستقیم و خود گزارش‌دهی را پوشش می‌دهد. این مصاحبه باید توسط فرد خبره و آموزش دیده صورت گیرد تا بتواند به خوبی اطلاعات مربوط به جنبه‌های مختلف شغل را استخراج کند. این مصاحبه می‌تواند به صورت فردی و یک به یک با متصدی شغل، سرپرست و متخصصان شغل مورد نظر (کسانی که دانش تحلیل شغل ورد نظر را دارند، مثل متصدیان قبلی شغل، متخصصان دانشگاهی، مدیرانی که بر آن شغل نظارت دارند)، باشد و یا اینکه با گروهی از افراد مانند متصدی، سرپرست، متخصص دانشگاهی، متصدی قبلی شغل به طور هم‌زمان صورت گیرد. بنابراین در این روش افرادی که برای مصاحبه دعوت می‌شوند و روش مصاحبه برای جمع‌آوری اطلاعات بسیار حیاتیست.
– بررسی اسناد: یکی دیگر از منابع مهم برای تجزیه و تحلیل شغلی استفاده از اسناد و مدارک شرکت است. اسنادی از قبیل نتایج ارزیابی عملکرد، گزارش‌های مربوط به ممیزان داخلی و مشاوران خارجی در ارتباط با شرایط کار و شرح شغل گذشته در صورت وجود، است. شکایات ثبت شده مشتریان نیز یکی از منابع مفید در ارتباط با اینکه مشتریان از متصدی شغل چه رفتار شغلی انتظار دارند، می‌باشد. یادداشت‌هایی که در ارتباط با حوادث شغلی، سختی‌هایی که برای انجام شغل بخصوصی وجود دارد یا دشواری‌های مربوط به استخدام متقاضیان در شغل خاص و از این دست موارد می‌تواند اطلاعات مفیدی در ارتباط با شغل فراهم آورد.
– پرسشنامه و پیمایش: استفاده از پرسشنامه می‌تواند کاهش قابل ملاحظه‌ای در هزینه جمع‌آوری اطلاعات شغلی از شاغل و متخصصان شغل داشته باشد. علاوه براین در مدت زمان کمتر می‌توان از افراد زیادی کسب اطلاعات کرد. در این روش هم می‌توان از پرسشنامه‌های خود ساخته(سفارشی) که در آن متخصصان منابع انسانی شرکت مسئول تهیه پرسشنامه می‌شوند و هم از پرسشنامه‌هایی که از قبل توسط متخصصان تجزیه تحلیل شغل تهیه شده استفاده نمود. در روش اول، پرسشنامه مخصوص شغل مورد نظر شرکت ولی با صرف زمان و هزینه زیاد تهیه می‌شود و کیفیت پرسشنامه تهیه شده مورد تردید است. در روش دوم، از پرسشنامه از قبل تهیه شده معتبر با هزینه و زمان کم ولی با این عیب که از یک پرسشنامه برای مشاعل مختلف، استفاده می‌گردد.
– داکیوم: این روش برای سطوح مختلف شغلی کاربرد دارد. این روش سه پیش‌فرض اساسی دارد: ۱٫ کارکنان متخصص بهتر از هر کس دیگری می‌توانند کارشان را شرح دهند. ۲٫ هر شغلی می‌تواند بر هر حسب وظایف و یا شایستگی‌ها توسط کارکنان موفق شرح داده شود. ۳٫ برای انجام درست کار دانش، مهارت‌ها، نگرش‌ها و ابزارهایی مورد نیاز است که قابل شرح دادن هستند. فرایند داکیوم مبتنی بر طوفان مغزی بر اساس یک فرایند مرحله به مرحله و خوب سازماندهی شده است. انجام روش نیازمند یک پانل از ۵ تا ۹ کارمند متخصص برجسته با دانش و مهارت بالا در رابطه با شغل مورد نظر، یک تسهیل کننده فرایند داکیوم و منشی است. متخصصان در رابطه با وظایف اصلی و ویژه شغل، مهارت‌ها، دانش، نگرش و ابزار مورد نیاز برای انجام شغل به بحث و گفتگو می‌پردازند. منشی عوامل ذکر شده را روی کاغذ نوشته و بر روی بورد میچسباند، سپس این عوامل با تبادل نظر اعضای پانل اصلاح، جایگزین و مرتب‌سازی می‌گردد. بعد از این جلسه برای تعیین اعتبار عوامل از سرپرستان و دیگر شاغلان نظرسنجی می‌شود. فریند داکیوم یکی از سریعترین روش‌های تجزیه و تحلیل شغل است که تنها ظرف دو تا سه روز صورت میگیرد.
– استفاده از منابع آنلاین
بنابراین فرایند تجزیه و تحلیل شغل شامل چهار قسمت اساسی است: ۱٫ شناسایی فعالیت‌های شغلی، ۲٫ شناسایی شایستگی‌های حیاتی برای انجام شغل(دانش، مهارت‌ها و توانایی‌ها)، ۳٫ مشخص کردن شرایط کاری ۴٫ تعیین سطوح مختلف عملکرد شغلی. با طی این گام‌ها می‌توانید برای مشاغل سازمان خود شرح شغل بنویسید و یا آنها را مورد بازبینی قرار دهید.