شاید برخی بر این عقیده باشند که مهارت های سازمانی چندان مهم نیست. اما در دنیای کاری پیچیده امروز، شما ناچارید چیزهای زیادی را مدیریت کنید؛ از مدیریت پوشه‌های رایانه‌ای گرفته تا به یاد سپردن زمان انواع جلسات وکارها. قطعا در این حالت نیاز به مجموعه‌ای از مهارت‌ها برای صرفه جویی در زمان، پیدا کردن ابزار مناسب برای پیشبرد کارها و تعامل با سایرین دارید. همه اینها در مجموعه‌ای به نام مهارت های سازمانی دسته بندی می‌شوند.
مهارت سازمانی چیست؟
مهارت سازمانی بخشی از مهارت های نرم است که به شما کمک می‌کند کارها و پروژه‌های خود را سامان داده و انتظارات را در زمان مناسب برآورده کنید. به فرض قرار است ۴ پروژه را در یک ماه انجام دهید و برای انجام هرکدام از آنها با ۴ نفر در ارتباط هستید. مهارت های سازمانی به شما کمک می‌کنند تا کارها را اولویت بندی و تقسیم کنید، همکاری با افراد را هماهنگ و به آن چهار پروژه در زمان مناسب رسیدگی کنید.
ضرورت استفاده از مهارت های سازمانی
می خواهید بدانید مهارت سازمانی چه فایده‌ای برای شما دارد؟
کاهش هزینه‌های شما و سازمان: زمان کمتری برای کسب منابع و ابزار کارتان صرف می‌کنید چون از قبل می‌دانید آنها را از کجا پیدا کنید.
افزایش کیفیت کار: وقتی زمان و برنامه شما سازمان دهی شده باشد، وقت بیشتری برای رسیدگی به کارهای مهم‌تر و پرسود‌تر دارید.
ارتقای جایگاه شما نزد سازمان یا کارفرما: وقتی کاری به موقع و باکیفیت مناسب تحویل دهید، به عنوان فردی که توانایی بالایی در انجام پروژه‌ها دارد شناخته می‌شوید. این موضوع شانش شما برای ارتقای جایگاه یا دریافت پیشنهادهای بهتر در آینده را افزایش میدهد.
افزایش توانایی‌های ذهنی شما: مدیریت یک پروژه علاوه بر دستاوردهای مالی، ذهن شما را نیز پرورش میدهد. شما در حین کار، با چالش‌های مختلفی روبه‌رو می‌شوید. حل این چالش‌ها می‌تواند به پرورش ذهن شما و افزایش توانایی‌های شناختی شما کمک کند. در نهایت شما به انسان قوی‌تری از نظر ذهنی تبدیل می‌شوید.
انواع مهارت های سازمانی
مهارت های سازمانی به دو گونه داخلی و بیرونی تقسیم بندی می‌شوند.
مهارت های سازمانی درونی
مهارت های درونی ذهنی هستند؛ به این معنا که به شما کمک می‌کنند مسائل پیچیده را تحلیل و راه حل آنها را بیابید. این مهارتهای درونی به شما امکان میدهد هنگام مواجهه با فشار و استرس، آرام بمانید.
تفکر خلاق، تفکر استراتژیک و اولویت بندی کارها در ذهن از جمله مهارت های سازمانی درونی هستند.
مهارت های سازمانی بیرونی
این مهارت‌ها بیشتر درباره همکاری شما با دیگران است. این مهارت‌ها به شما کمک می‌کنند تا ارتباطی موثر و کارآمد برای پیشبرد پروژه با دیگران برقرار کنید. برای مثال تقسیم بندی کردن کارها، مستند سازی، مرتب سازی میز کار و کار تیمی از جمله این مهارت‌هاست.
۱۰ مهارت سازمانی ضروری برای موفقیت
برای موفقیت در پروژه خود، به دست کم ۱۰ مهارت سازمانی مهم نیاز دارید. در ادامه این موارد را فهرست وار معرفی می‌کنیم:
۱. سامان دهی اسناد و پوشه‌ها
آیا اسناد و پوشه‌های خود را، چه کاغذی و چه رایانه‌ای، به درستی دسته بندی می‌کنید؟ اگر پاسخ مثبت است شما این مهارت را دارید. این کار به شما کمک می‌کند زمان کمتری صرف پیدا کردن چیزهای مختلف کنید.
۲. تعیین هدف
تعیین هدف به معنای مشخص کردن یک یا چند هدف، تعیین نقشه راه و تقسیم اهداف به واحد‌های کوچک‌تر با زمان بندی مشخص است.
۳. اولویت بندی
فرض کنید شما ۳ کار را باید در طول هفته انجام دهید. از کجا می‌فهمید کدام یک مهم‌تر است؟ فهم اولویت‌ها و تنظیم کارها براساس آن مهارت اولویت بندی است.
۴. تصمیم گیری
آیا اغلب نتایج مختلف را براساس واقعیت‌های موجود پیش بینی می‌کنید و سپس مسیر مناسب‌تر برای رسیدن به اهداف را انتخاب می‌کنید؟ اگر چنین است پس از مهارت تصمیم گیری بهره‌ای دارید. هرچه مهارت شما در تصمیم گیری درست بیشتر شود، احتمال شکست و ضرر کمتر می‌شود.
۵. تفکر استراتژیک
تفکر استراتژیک شما را از فردی که صرفا کارش را انجام میدهد به فردی که روابط بین کارها و پروژه‌ها را درک کرده تبدیل می‌کند. این تفکر توانایی دیدن تصویر بزرگ‌تر و تحلیل مسئله در ابعاد بزرگ را به شما میدهد.
۶. کار تیمی
همکاری یعنی شما چقدر خوب و موثر با دیگران کار می‌کنید. از نحوه تعامل شما تا حل تعارضات همگی همکاری شما را با دیگران شکل میدهد. بدیهی است برای تقویت همکاری خود با دیگران به مجموعه‌ای از مهارتهای ارتباطی نیاز دارید.
۷. تعامل موثر
تعامل موثر یعنی به اشتراک گذاشتن افکار، ایده‌ها و دانش خود با دیگران به گونه‌ای که آنها چیزی که می‌گویید را درک کنند. شفاف صحبت کردن و نوشتن یکی از نشانه‌های داشتن تعامل موثر است. وقتی به درستی تعامل نکنید، دیگران به طور ناقص منظور شما را درک می‌کنند. در نتیجه احتمال بروز خطا و تعارض بیشتر می‌شود.
۸. مدیریت زمان
اینکه چطور زمان خود را بین پروژه‌ها و کارهای مختلف تقسیم می‌کنید چیزهای زیادی درباره مهارت زمان بندی شما می‌گوید. مدیریت زمانی یعنی فهم اینکه چقدر زمان در اختیار دارید و تخمین بزنید هرکار چقدر زمان می‌برد تا انجام شود.
۹. خود انگیزشی
انگیزه درونی همان نیرویی است که شما را در مواجهه با چالش‌ها به پیش می‌ّبرد. این همان میلی درونی برای تمام کردن کار با وجود سختی‌ها و مشکلات پیش آمده است. در واقع این مهارت به شما کمک می‌کند تا جا نزنید.
۱۰. خود مدیریتی
اگر مدیر بالادستی کنارتان نبود، آیا همچنان به کار ادامه می‌دهید؟ خود مدیریتی یعنی توانایی تسلط و تمرکز بر کار هنگامی که هیچ ناظری بیرونی ما را رصد نکند. با وجود این دو مهارت آخری، شما می‌توانید به صورت فعال پروژه را پیش ببرید بی‌آنکه دیگران بخواهند مرتب شما را به جلو برانند.
چطور مهارت های سازمانی خود را تقویت کنیم؟
برای حفظ و تقویت این مهارت‌ها می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:
۱. در کارهای داوطلبانه شرکت کنید
افزایش مسئولیت‌ها به خودی خود باعث بیشتر شدن احساس مسئولیت پذیری در شما می‌شود. پس در کنار کارهای روزمره، مسئولیت یک پروژه را داوطلبانه به عهده بگیرید. با این اقدام، هم توانایی‌های خود را محک می‌زنید و هم به دیگران نشان می‌دهید که پذیرای چالش‌ها و پروژه‌های جدید هستید.
۲. میز کار خود را مرتب نگه دارید
نحوه سامان دهی، از میز کار گرفته تا پوشه‌های رایانه‌تان، نشان میدهد که آمادگی پذیرش مسئولیت‌های بزرگ‌تر را دارید. تصویری که با میز کارتان از شما به دیگران، خواه مشتری و خواه همکاران و مدیران، نشان می‌دهید نقش مهمی در این راستا دارد. تعهد شما به سامان دهی امور، بخشی از فرآیند تقویت مهارت های سازمانی است.
۳. تقویم خود را به روز نگه دارید
دانستن اینکه در چه زمانی باید کجا باشید، بخشی از سامان دهی کاری شماست. وقتی حساب زمان در دستان شما باشد، در برابر رویدادهای پیش بینی نشده آمادگی بهتری دارید. از سوی دیگر می‌توانید زمان کافی برای رسیدگی به زندگی شخصی و یا مسئولیت‌های جدید را فراهم کنید.
۴. در دوره‌های آموزشی شرکت کنید
برخی از سازمان‌ها یا کسب‌وکارها برای تربیت نیروهای خود یا جذب نیروهای جدید با استعداد، دوره‌های آموزشی کارگاهی برگزار می‌کند. در این دوره‌ها بسته به نوع آن، بخشی از یک پروژه شبیه سازی می‌شود. با شرکت در این دوره‌ها مهارت سازمان دهی خود را محک می‌زنید و آن را تقویت می‌کنید.
۵. از برنامه‌های مدیریت پروژه استفاذه کنید
امروزه برنامه‌های مختلفی برای مدیریت پروژه ساخته شده‌اند. این برنامه‌ها با ابزارهای مختلف به شما امکان می‌دهند تا کارهایی مانند مستند سازی، دسته بندی اسناد و پوشه‌ها، مدیریت تیم‌ها و نظارت بر کار هرکدام را راحت‌تر انجام دهید. این برنامه‌ها کار سازمان دهی را تسهیل و آسان می‌کنند. یادگیری کار کردن با این برنامه‌ها می‌تواند بخشی از تجربه شما برای تقویت مهارت های سازمانی باشد.