آیا شما هم هر روز ساعت‌ها کار می‌کنید و بازهم از فهرست کارهایتان عقب هستید؟ پس باید بدانید که شما فرد پرمشغله‌ای هستید و احتیاج به مدیریت زمان دارید. برای افراد پرمشغله ۲۴ ساعت شبانه‌روز هم کافی نیست! اما نگران نباشید، امروز قرار است ده نکته درباره بهره‌وری و مدیریت زمان را به شما آموزش دهیم.
۱۰نکته بهره وری برای افراد بسیار پرمشغله
اینکه بخواهید کسب‌وکاری را بچرخانید یا زندگی حرفه‌ای شلوغتان را مدیریت کنید، غالباً به این معناست که وظایف و مسئولیت‌های فراوانی بر دوش شما است و گاهی لازم است برخی از آن‌ها را به‌طور همزمان پیش ببرید. هرچند ممکن است این کارها به نظر دشوار و گیج‌کننده بیایند، افراد موفق روش‌هایی مؤثر برای افزایش بهره‌وری پیدا کرده‌اند. در اینجا چند نکته برای افزایش بهره‌وری در محیط کار آورده شده است.
۱. تمرکز بر یک کار مشخص
ممکن است انجام همزمان چند کار مفید به نظر برسد، اما معمولاً به کاهش بهره‌وری و افزایش استرس شما منجر می‌شود. تحقیقات نشان می‌دهد که انجام همزمان چند کار می‌تواند بهره‌وری و سلامت مغز را تحت تأثیر منفی قرار دهد. به جای این کار سعی کنید در یک کار غرق شوید. با تمرکز بر یک کار می‌توانید کیفیت کار خود را بهبود بخشید.
۲. جلوگیری از حواسپرتی
عوامل حواسپرتی همه جا هستند؛ از رسانه‌های اجتماعی گرفته تا همکاران پرحرف، همیشه چیزی برای منحرف کردن ذهن شما وجود دارد. جلوگیری از عوامل منحرف‌کننده ذهن آسان‌تر از متمرکز شدن بعد از حواسپرتی است.
با این کارها از حواسپرتی جلوگیری کنید:
استراحت‌های منظم داشته باشید تا سرحال بمانید.
چت غیرضروری را ببندید.
تلفن خود را بی‌صدا کنید.
از هدفون استفاده کنید یا به مکانی آرام‌تر بروید.
۳. زمان بندی
وقتی با کارهای فراوانی روبه‌رو هستید، اختصاص دادن بازه‌های زمانی خاص برای هر کدام می‌تواند مفید باشد. تکنیک پومودورو یک روش مؤثر است که شامل بازه‌های کاری ۲۵ دقیقه‌ای با استراحت‌های کوتاه است. از این تکنیک یا چیزهایی شبیه آن برای مدیریت زمان بهره ببرید.
۴. ایجاد عادت بهره‌وری
عادت‌های بهره‌وری روتین‌های انعطاف‌پذیری هستند که به افزایش بهره‌وری شما کمک می‌کنند. این عادت‌ها می‌توانند بر اساس نیازهای شما تنظیم شوند.
معمول‌ترین عادت‌های بهروری:
صبحانه مقوی.
نوشتن مهم‌ترین وظایف روز.
مدیتیشن به‌عنوان استراحت.
پیاده‌رو روزانه
نوشیدنی انرژی‌بخش و گوارا.
کتابخوانی منظم و متمرکز.
۵. زود بیدار شدن
زود بیدار شدن می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی بهره‌وری شما را بهبود دهد. هر چه زودتر بیدار شوید، زمان مفید بیشتری در اختیار دارید. از این زمان برای انجام فعالیت‌هایی که به سلامت شما کمک می‌کنند، مانند ورزش، مدیتیشن یا خوردن یک صبحانه سالم، به جای انجام مستقیم وظایف کاری استفاده کنید.
۶. اولویت بندی
مدیریت اولویت‌ها به صورت گروهی می‌تواند به حفظ تمرکز کمک کند. کارهای خود را مشخص کنید، زمان‌های مشخصی را در روز به چک کردن تلفن، ایمیل و درخواست‌های کاری اختصاص دهید. این استراتژی به شما امکان می‌دهد که وظایف غیر کاری را به طور موثر مدیریت کنید.
۷. برون سپاری وظایف
تفویض کارهای می‌تواند برای افراد پرمشغله یک تغییر بزرگ باشد. واگذاری وظایف محدود به شرکت‌های بزرگ نیست؛ حتی کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند از این روش استفاده کنند. در نظر بگیرید که نیروهای دورکار برای کارهایی مانند طراحی و تحقیق و کارهای گرافیکی بسیار مناسب هستند. با برون‌سپاری یا تفویض کارها به دیگران، وقت خودتان آزاد می‌شود و می‌توانید وقت خود را به کارهایی که مهم‌تر هستند اختصاص دهید.
۸. تنظیم قانون برای ایمیل و پیام‌ها
ایمیل یا پیام‌های تلگرامی می‌تواند زمان زیادی از شما بگیرند. تنظیم قوانین برای مطالعه این پیام‌ها می‌تواند به مدیریت بهتر کارهای شما کمک کند.
زمان‌های مشخصی برای چک کردن ایمیل و پیام‌های خود تعیین کنید.
در ساعت‌های مشخص تمام اعلان‌های پیام را خاموش کنید.
جواب‌های آماده‌ای برای پاسخ به پیام‌های مرسوم داشته باشید.
۹. یادگیری از دیگران
یادگیری مستمر از تجربیات دیگران، شما را با دیدگاه‌های ارزشمندی درباره افزایش بهره‌وری آشنا می‌کند. کتاب‌ها، مقالات یا منابع آنلاین را بگردید تا استراتژی‌های جدیدی را یاد بگیرید که برای دیگران مؤثر بوده است. در گام بعد، کافی است این استراتژی‌ها را بر اساس نیازهای خود تنظیم کنید تا شاهد افزایش چشمگیر بهره‌وری باشید.
۱۰. گیمفیکیشن (بازی‌وارسازی) و بهره‌وری
گیمفیکیشن یا بازی‌وارسازی در کار می‌تواند انجام آن را لذت‌بخش‌تر و جذاب‌تر کند. منظور از بازی‌واره‌سازی ایجاد محیطی است که در آن کارکنان بازخورد و پاداش‌های فوری برای تلاش‌های خود دریافت می‌کنند. برنامه‌های مختلفی وجود دارند که از بازی‌سازی برای افزایش بهره‌وری استفاده می‌کنند. این کار، فضای کاری مفرح و تعاملی ایجاد می‌کند و عملکرد را بهبود می‌بخشد.
بایدها و نبایدهای بهره‌وری برای افراد پر مشغله
کارهایی که باید انجام داد
اولویت‌بندی وظایف: روی کارهایی تمرکز کنید که تأثیر زیادی دارند و با اهداف شما همسو هستند. از روش‌هایی مانند ماتریس آیزنهاور برای تفکیک کارهای فوری و مهم استفاده کنید.
زمان‌بندی کردن: برای فعالیت‌های مختلف زمان‌های مشخصی اختصاص دهید. این کار به مدیریت بهتر روز کمک می‌کند و احتمال چندکارگی را کاهش می‌دهد.
هدف‌گذاری شفاف: اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت قابل دسترسی و واضح تعیین کنید. آن‌ها را به وظایف قابل مدیریت تقسیم کنید.
تفویض اختیار: هر جا ممکن است کارها را به دیگران واگذار کنید. به تیم یا همکاران خود اعتماد کنید تا مسئولیت‌ها را انجام دهند.
استفاده از ابزارهای بهره‌وری: از اپلیکیشن‌ها و ابزارهای مناسب برای پیگیری کارها استفاده کنید. ابزارهایی مانند ترلو، آسانا یا تودولیست.
استراحت‌های کوتاه: در طول روز استراحت‌های کوتاه داشته باشید تا ذهن شما تازه شود و سطح بهره‌وری بالا بماند. از تکنیک‌هایی مانند پومودورو استفاده کنید.
نه گفتن را یاد بگیرید: با احترام به وظایف یا جلساتی که به اهداف یا اولویت‌های اصلی شما کمک نمی‌کنند، نه بگویید.
خودکارسازی کارهای تکراری: از ابزارهای خودکارسازی برای کارهایی مانند مرتب‌سازی ایمیل، زمان‌بندی قرارها و پست‌های شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید.
حفظ سبک زندگی سالم: ورزش منظم، رژیم غذایی متعادل و خواب کافی برای بهره‌وری پایدار بسیار مهم هستند.
بازتاب و تنظیم مجدد: در پایان هر هفته بررسی کنید که چه کارهایی انجام داده‌اید و کجا می‌توانید بهبود یابید. استراتژی‌های خود را بر این اساس تنظیم کنید.
کارهایی که نباید انجام داد
چندوظیفه بدون را کنار بگذارید: چندوظیفگی معمولاً منجر به اشتباهات و کاهش کیفیت کار می‌شود. بر روی یک کار در یک زمان تمرکز کنید تا نتایج بهتری بگیرید.
زیاده‌روی نکنید: واقعی باشید و بیش از ظرفیت خود تعهد نپذیرید.
حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید: اعلان‌های غیرضروری را خاموش کنید و محیط کاری مناسبی برای تمرکز ایجاد کنید.
تعلل نکنید: کارهای دشوار یا کمتر جذاب را در اوایل روز انجام دهید تا وسوسه تعلل را کاهش دهید.
بدون برنامه‌ریزی کار نکنید: شروع کار بدون برنامه می‌تواند منجر به اتلاف وقت و تلاش شود. چند دقیقه در هر روز برای برنامه‌ریزی کارها صرف کنید.
خودمراقبتی را نادیده نگیرید: نادیده گرفتن سلامت جسمی و روانی می‌تواند منجر به فرسودگی شود. برای فعالیت‌هایی که به شما کمک می‌کنند استراحت کنید و انرژی بگیرید، وقت بگذارید.
مدیریت ذره‌بینی نکنید: به تیم خود اعتماد کنید تا کارهایشان را انجام دهند. مدیریت خرد می‌تواند وقت شما را تلف کند و روحیه تیم را کاهش دهد.
جلسات طولانی برگزار نکنید: جلسات را کوتاه و مختصر نگه دارید. دستور کار واضحی داشته باشید و به آن پایبند باشید.
اهمیت تفویض اختیار را نادیده نگیرید: تلاش برای انجام همه کارها توسط خودتان می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد. به‌طور مؤثر تفویض کنید تا زمان خود را برای کارهای مهم‌تر آزاد کنید.
یادگیری و توسعه را نادیده نگیرید: یادگیری مداوم ضروری است. حتی زمانی که مشغول هستید، وقت برای توسعه حرفه‌ای اختصاص دهید.