بهره‌گیری از اشیای فیزیکی و تصاویر متحرک موجب می‌شود که عناصر کلامی و بصری سخنرانی را یکی کنیم و آنها را به‌صورت پیامی یکپارچه و به‌یادماندنی درآوریم. در دنیای مدرن امروز که توسط رسانه‌ها هدایت می‌شود، کمک‌های بصری فراوانی وجود دارد و سخنرانان می‌توانند با بهره‌گیری از آنها، سخنرانی کامل‌تری ارائه دهند.
کمک‌های بصری، از نمایشگرهای اِل‌سی‌دی گرفته تا فلیپ‌چارت (Flip Chart؛ دفترچه‌ی كاغذی بزرگی كه روی پایه‌ای قرار می‌گیرد و برای نمایش اطلاعات درطول سخنرانی به‌کار می‌رود)، در اطلاع‌رسانی به مخاطبان، متقاعدکردن آنها و یا کمک به درک بهترِ مخاطبان نقش مهمی دارند.
بهره‌گیری از اشیا به‌عنوان کمک بصری
هنگام بهره‌گیری از کمک‌های حسی، استفاده از اشیا باید به بهبود ارائه‌ی مطالب بینجامد؛ نه اینکه کیفیت سخنرانی و بیان مطالب را کاهش دهد. وقتی از اشیا به‌عنوان کمک‌های بصری بهره می‌گیریم، به این معناست که با بهره‌برداری از اشیای واقعی، محتوای موردنظر را به‌صورتی زنده برای مخاطبان نمایش می‌دهیم. برای نمونه، وقتی در سخنرانی می‌خواهیم نحوه‌ی گره‌زدن را آموزش دهیم، بهتر است از طناب استفاده کنیم.
معمولا وقتی اشیای فیزیکی را به‌کارگیر می‌گیریم که می‌خواهیم چگونگی انجام کاری را به مخاطبان نشان دهیم؛ به‌‌گونه‌ای که آنها بتوانند روش یا فرایند انجام کار را به‌خوبی درک کنند.
برای افزایش کارایی اشیا، باید آنها را در جایی بگذاریم که به‌سرعت و به‌راحتی از سوی مخاطبان قابل‌تشخیص و قابل‌درک باشند. یکی از اشتباهات رایج، قراردادن شیء موردنظر در جایی است که مانعی جلوی آن قرار دارد، از دید مخاطبان پنهان است یا جلوی شیء جالب‌تری جای گرفته است. سخنران همچنین باید از اشیای بیش‌ازحد بزرگ یا اشیایی که به‌کارگیری آنها روی صحنه آسان نیست، بپرهیزد.
گزینش اشیای موردنظر برای سخنرانی
از اشیای فیزیکی و تصاویر متحرکِ فراوانی در سخنرانی می‌توان بهره گرفت. گزینش کمک‌های بصریِ مناسب به نظر و ترجیح سخنران و نیز محتوا و شرایط سخنرانی بستگی دارد. گاهی اشیای مورداستفاده در سخنرانی مفید هستند و گاهی نیز موجب حواس‌پرتی مخاطبان می‌شوند. بنابراین، سخنران باید با برنامه‌ریزی و آمادگی قبلی برای سخنرانی، اطمینان یابد که اشیای مورداستفاده برای مخاطبان و محتوایی که باید ارائه شود، مناسب است.
تخته‌ی گچی، فلیپ‌چارت و اسلاید دیواری
کمک‌های بصری مانند تخته‌ی گچی، فلیپ‌چارت و اسلاید دیواری (Transparency) به سخنران کمک می‌کنند تا واژه‌ها و تصاویر را با هم ترکیب کند و به‌صورت پیامی منسجم و یکپارچه درآورد. بهره‌برداری مؤثر از ابزار بصری، سخنران را فردی آماده، حرفه‌ای، مشتاق و معتبر جلوه می‌دهد و به افزایش اعتبار سخنرانی می‌انجامد. ابزار نوشتاری و تصاویر نیز به مخاطبان کمک می‌کنند تا با تمرکز بر نکات اصلی سخنرانی و به‌خاطرسپردن آنها، استدلال سخنران را بهتر درک کنند.
تختههای گچی: از مدرسه تا محل‌کار
شاید وقتی نام تختههای گچی را می‌شنویم، ناخودآگاه به یاد محیط‌های دانشگاهی و آموزشی بیفتیم؛ ولی تختههای گچی (یا ماژیکی) در محیط‌های کاری نیز کاربرد دارند.
در سازمان‌ها تختههای ماژیکی معمولا پرکاربرترند. از تختههای ماژیکی می‌توان در سخنرانی‌ها و نیز برای تبلیغات یا ثبت اطلاعات بهره گرفت. با بهره‌برداری از تختههای گچی و ماژیکی در سخنرانی، به‌راحتی می‌توان پاسخ‌های مخاطبان را ثبت کرد و با نگارش نکات و رسم شکل‌های مرتبط، به بحث و تعامل با مخاطبان پرداخت. سرعت و سهولتِ کار با این تخته‌ها، سخنرانی را برای افرادی که با ابزار و نرم‌افزارهای ارائه آشنایی ندارند یا در به‌کارگیری آنها راحت نیستند، امکان‌پذیر می‌کند.
البته این تخته‌ها معایبی نیز دارند:
گاهی نوشتن مطالب روی تخته موجب تأخیر در سخنرانی می‌شود؛
ممکن است سخنران بیشتر رو به تخته صحبت کند و از ارتباط چشمی با مخاطبان غافل شود؛
در جمع‌های بزرگ، اندازه‌ی تخته مشکل‌ساز می‌شود زیرا همه نمی‌توانند مطالبِ روی تخته را ببینند؛
اگر سخنران املایی ضعیف یا دست‌خطی ناخوانا داشته باشد، ضمن خدشه‌دارکردن اعتبار خود، در انتقال پیام به مخاطبان نیز دچار مشکل خواهد شد.
بهره‌گیری از فلیپ‌چارت در سخنرانی
بهره‌گیری از فلیپ‌چارت نیز مانند تخته آسان است. هر کسی که از توانایی نوشتن یا انتقال اطلاعات به مخاطبان برخوردار باشد، می‌تواند از آنها استفاده کند. فلیپ‌چارت‌ها معمولا دسته‌ای از ورقه‌های کاغذی بزرگ هستند که در لبه بالایی تخته سفیدرنگی ثابت شده‌اند. این برگه‌ها اغلب روی یک سه‌پایه یا چهارپایه قرار می‌گیرند. فلیپ‌چارت به شکل‌های گوناگونی وجود دارد؛ ازجمله:
فلیپ‌چارت خوداتکا یا بی‌پایه (Stand-alone Flip Chart)؛
فلیپ‌چارت با سه‌پایه‌ی فلزی ثابت؛
فلیپ‌چارت با پایه‌های فلزی چرخ‌دار.
به‌تازگی دانشمندان یک نوع فلیپ‌چارتِ خودکار دیجیتالی اختراع کرده‌اند که کلمه‌به‌کلمه‌ی هرچیزی را که به آن دستور بدهند، می‌نویسد. فلیپ‌چارت‌های خودبالارو (Self-Heightening) نیز به‌شکل عمومی رایج شده‌اند. البته فلیپ‌چارت‌های قدیمی که در آنها متن با دست و توسط ماژیک نوشته می‌شود، هنوز هم به‌طور گسترده در سازمان‌ها به‌کار می‌روند.
بهره‌گیری از اسلاید دیواری در محیط‌های کسبوکار و آموزشی
در عصر اطلاعات، نمایش دیجیتالی مطالب و اسلایدشو از رایج‌ترین ابزارهای پشتیبان و کمک‌های بصری مورداستفاده در سخنرانی به‌شمار می‌رود؛ ولی اسلاید دیواری نیز همچنان در سازمان‌های فراوانی به‌کار می‌رود. اسلاید دیواری که در محیط‌های صنعتی به آن «Viewfoil» یا «Foil» نیز می‌گویند، برگه‌ای نازک از ماده‌ای شفاف و انعطاف‌پذیر (معمولا استات سلولز) است که می‌توان شکل‌هایی را روی آن رسم کرد. سپس این برگه‌ها را روی پروژکتور آموزشی (Overhead Projector) قرار می‌دهند تا به مخاطبان نمایش دهند.
بسیاری از شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک از سیستمی از پروژکتورها و اسلایدهای دیواری در نشست‌ها و سایر گردهمایی‌های خود استفاده می‌کنند. البته امروزه پروژکتورهای اِل‌سی‌دی و تخته‌سفیدهای تعاملی (Interactive Whiteboards) به‌شکلی گسترده رواج یافته‌اند و رفته‌رفته جای این سیستم را می‌گیرند.
هرچند بهره‌گیری از اسلاید دیواری به سخنران امکان می‌دهد تا ارتباط چشمی خود را با مخاطبان حفظ کند، این اسلایدها اغلب ساده، بدون حرکت و بی‌صدا هستند. به‌علاوه، اسلاید دیواری باید در نورِ کم نمایش داده شود که ممکن است موجب اختلال در بینایی بینندگان شود. درنتیجه، پروژکتورهای آموزشی به‌سرعت درحال منسوخ‌شدن و جایگزینی با ابزار نمایشی رایانه‌ای هستند.
کمک‌های بصری ایستا: عکس، طراحی و نمودار
سخنران با بهره‌گیری از عناصر فیزیکی مانند عکس، می‌تواند پیام خود را به‌شکل بهتری ارائه دهد. ارتباطات بصری، ایده‌ها و اطلاعات را به‌شکلی منتقل می‌کند که قابل خواندن و دیدن باشند. وقتی مخاطبان برای دریافت پیام سخنران از عناصر فیزیکی همچون علائم، حروف‌نگاری، طرح‌های گرافیکی، تصاویر، رنگ‌ها و منابع الکترونیکی بهره می‌گیرند، تاحدی بر بینایی خود متکی هستند. سخنرانان معمولا برای اطلاع‌رسانی، آموزش یا متقاعدسازی یک شخص یا گروهی از مخاطبان، انواع گوناگونی از ابزار ارائه، مانند طراحی، نقاشی و نمودار را به‌کار می‌گیرند. بهره‌گیری از تصاویر غیرالکترونیکی ایستا و ثابت، به‌عنوان کمک‌های بصری در سخنرانی، مزایا و معایبی دارد.
کاربردهای فراوان تصاویر در سخنرانی
تصاویر شامل هر عنصر دوبعدی مانند نقشه، گراف، نمودار دایره‌ای یا یک نقاشی انتزاعی است. با این تعریف گسترده، تصاویر را می‌توان به‌صورت دستی (طراحی، نقاشی و حکاکی) یا به‌صورت اتوماتیک (چاپ‌شده روی کاغذ یا نمایش گرافیکی رایانه‌ای) ارائه کرد. تصاویر ایستا مانند عکس، نقاشی و طراحی، ابزار بصری مفیدی برای تأکید بر نکات سخنران و اثبات آن هستند؛ ولی اگر تصویرِ نمایش‌داده‌شده، غیرواقعی، بیش‌ازحد کوچک یا گیج‌کننده به‌نظر برسد، در سخنرانی مشکل ایجاد کرده و هدف سخنرانی را کم‌رنگ می‌کند.
نمونه‌هایی از تصاویر مورداستفاده در سخنرانی:
عکس: عکس ابزاری مفید برای بیان یا تأکید بر نکته‌ای یا توضیح موضوعی در شرایطی است که نمی‌توان شیء واقعی را نمایش داد. برای نمونه، بهره‌گیری از عکس برای نمایش مکان‌ها و محل‌های تاریخی که دیگر وجود ندارند، بسیار مفید است.
نقشه: نقشه نواحی جغرافیایی موردنظر را نشان می‌دهد. معمولا نقشه زمانی به‌کار می‌رود که درباره‌ی تفاوت‌های موجود میان مناطق جغرافیایی صحبت می‌کنیم یا موقعیت چیزی را نشان می‌دهیم.
جزوه: می‌توان نمودارها، تصاویر، نگاره‌ها و مطالب دیگری را در جزوه‌ها چاپ کرد و آنها را پیش از سخنرانی، در طول سخنرانی یا پس از آن، میان مخاطبان توزیع کرد. ویژگی مهم استفاده از جزوه این است که فرد می‌تواند آن را برای مدتی طولانی پس از سخنرانی نیز پیش خود نگاه دارد و مطالب و مباحث سخنرانی را بهتر به‌خاطر بسپارد.
نمودارها و داده‌ها
در ارائه‌های حضوری و ارائه‌های الکترونیکی، از نمودار برای تجسم روابط میان مقادیر گوناگون استفاده می‌شود. سخنرانان از انواع گوناگونی از نمودارها به‌عنوان کمک بصری بهره می‌گیرند؛ ازجمله نمودار میله‌ای، نمودار خطی، نمودار دایره‌ای و نمودار پراکندگی. بهره‌گیری از نمودار برای تجسم اطلاعات آماری بسیار سودمند است. گاهی برای بهره‌گیری از شواهد و اطلاعات آماری اگر آنها را به‌صورت متن ارائه دهیم، کارایی زیادی ندارد و توجه چندانی به آن نمی‌شود. البته باید توجه داشت که پیچیدگی نمودار، محاسبات دقیق، داده‌های زیاد و شکل‌های بزرگ نیز موجب پیچیدگی و دشواری در فهم نمودار در زمان ارائه خواهد شد. اگر در نمودار جزئیات زیادی ارائه دهیم، نمودار ما گیج‌کننده و ناکارآمد خواهد شد.
بهره‌گیری از طراحی در سخنرانی
طراحی زمانی به‌کار می‌آید که عکس، نکته‌ی موردنظر سخنران را دقیقا نشان نمی‌دهد یا دارای جزئیات پیچیده و زیادی است. برای نمونه، ارائه‌ی طرح یا شکلی از سیستم گردش خون در سراسر بدن بسیار مؤثرتر از عکسی واقعی از بدن انسان است که در آن سیستم گردش خون نشان داده شده است.
البته برای خلق طراحی‌های حرفه‌ای باید استعداد و مهارت داشته باشیم تا بتوانیم جزئیات مهم را نشان دهیم و تصویری واقع‌گرایانه ایجاد کنیم. اگر طراحی را درست انجام ندهیم، طرحی درهم و بی‌نظم خواهیم داشت که کارایی لازم را ندارد و غیرحرفه‌ای به‌نظر می‌رسد.
ابزار نمایشی پویا: ویدئو و ابزار چندرسانه‌ای
ابزار چندرسانه‌ای به سخنران امکان می‌دهد تا ارائه‌ی خود را به‌شکلی پویا و سفارشی‌شده انجام دهد و میزان تعامل خود را با مخاطبان افزایش دهد. سخنران می‌تواند برای جابه‌جایی میان بخش‌ها و فایل‌ها از روش‌های متفاوتی بهره بگیرد. مثلا می‌توان از لینک‌های متنی، تصاویر بندانگشتی (تامبنِیل) یا اسکرین‌شات‌های (عکس‌های) مینیاتوری برای جابه‌جاشدن در میان مجموعه‌های بزرگی از مطالب پیوسته و مرتبط به یکدیگر استفاده کرد. این تکنیک‌های ارائه ارتباطی به سخنران امکان می‌دهد تا با مخاطبان خود تعامل داشته باشد و صرفا رو به آنها صحبت نکند.
پذیرش محتوای پویا از سوی مخاطبان
پژوهش‌ها نشان داده است که مخاطبان به سخنرانی‌هایی که در آنها از عناصر پویا استفاده می‌شود، توجه و علاقه‌ی بیشتری دارند. صرف‌نظر از نوع محتوای ایستا یا پویا، در تمام سخنرانی‌ها باید اطلاعاتی یکپارچه و قانع‌کننده در چارچوب زمانی محدودی ارائه شود. انواع گوناگون فناوری‌های چندرسانه‌ای موجود، به بهبود تجربه‌ی کاربران، انتقال سریع و آسان اطلاعات و ایجاد تجربیاتی فراتر و بهتر از تجربیات روزمره می‌شود.
درباره‌ی این مسئله که آیا بهره‌گیری از ابزار چندرسانه‌ای، یادگیری و به‌خاطرسپاری مطالبِ ارائه‌شده را بهبود می‌دهد یا خیر، هیچ بررسی‌ای انجام نشده است.
برنامه‌های نرم‌افزاری سخنرانی
برنامه‌های نرم‌افزاری مورداستفاده در سخنرانی‌ها به سخنرانان امکان می‌دهد که ویدئو، عکس و سایر محتوای پویا را به‌صورت اسلایدشو برای گروه‌های کوچک و بزرگ مخاطبان نمایش دهند. برای نمونه، با بهره‌گیری از برنامه‌ی آی‌فوتوی اَپل (iPhoto) می‌توان مجموعه‌هایی از عکس‌های دیجیتالی را در یک اسلایدشو به نمایش گذاشت. برنامه‌هایی مانند پِرِزی (Prezi) که قابلیت بزرگنمایی (Zooming) دارند، محتوا را روی یک صفحه‌ی بزرگ سفید (Canvas) نمایش می‌دهند. از این طریق، می‌توان مطالب را به‌صورت غیرخطی نمایش داد و با ارائه‌ی جزئیات بیشتر، امکان مرور و درک بهترِ پیام‌ها و روابط بصری پیچیده را فراهم نمود.
ابزارهای چندرسانه‌ای در نرم‌افزارهای سخنرانی
بسیاری از برنامه‌های مورداستفاده در سخنرانی، دارای تصاویرِ ازپیش طراحی‌شده (کلیپ‌آرت) هستند یا از توانایی واردکردن تصاویر گرافیکی برخوردارند. برخی از این ابزارها نیز توانایی جست‌وجو و واردکردن تصاویر از فلیکر یا گوگل را دارند. طرح‌های گرافیکی سفارشی را نیز می‌توان در برنامه‌های دیگری مانند Adobe Photoshop یا Adobe Illustrator ایجاد کرد و سپس به این برنامه‌ها انتقال داد.
مثلا، می‌توان یک پاورپوینت ارائه را به‌صورت یک سند پی‌دی‌اِف خارج کرد. این کار ارائه‌ی آن را از طریق به‌اشتراک‌گذاری روی اینترنت آسان‌تر می‌کند. فایل‌های پی‌دی‌اِف را می‌توان در هر پلت‌فرمی به‌اشتراک گذاشت. بنابراین استفاده از این فرمت موجب می‌شود که مطالب به شکلی گسترده‌تر در دسترس قرار بگیرد.
در برخی از برنامه‌ها نیز یک عنصر سخت‌افزاری یکپارچه و تعاملی وجود دارد که برای ایجاد تعامل با کاربر (مثلا سیستم‌های پاسخ‌گویی مخاطبان) یا تسهیل سخنرانی و ارائه‌ی مطالب در مکان‌های جغرافیایی گوناگون (مانند وب‌کنفرانس) طراحی شده است. بهره‌گیری از دستگاه‌های سخت‌افزاری یکپارچه مانند اشاره‌گرهای لیزری و تخته‌سفیدهای هوشمندِ تعاملی نیز با جلب توجه مخاطبان و افزایش تأکید بر نکات ویژه، کار ارائه‌دهنده را آسان‌تر می‌کند.
اسلایدشو
اسلایدشو نمایش اطلاعات یا ایده‌ها روی صفحه‌نمایش به‌کمک نرم‌افزارهای ارائه و پروژکتورهای آموزشی است. از اواخر دهه‌ی ۱۹۶۰ هنرمندان تجسمی در موزه‌ها و گالری‌ها از اسلایدشو به‌عنوان ابزاری برای نمایش اطلاعات خاصی درباره‌ی یک اقدام یا به‌عنوان یک فرم پدیدارشناختی بهره می‌گرفتند. پیش از پیدایش تصاویر متحرک، اسلایدها روی پرده‌ی تئاتر و توسط دستگاه‌های قدیمی نمایش اسلاید (که به آنها فانوس جادویی (Magic Lantern) می‌گفتند) نمایش داده می‌شدند. این شیوه بعدها به‌صورت نمایش تصاویر متحرک تکامل یافت.
پس از مدتی، اسلایدها با بهره‌گیری از دستگاه‌هایی مانند گردونه‌ی اسلاید (Carousel Slide) یا پروژکتورهای آموزشی نمایش داده می‌شد. به‌تازگی اسلایدشوهای مدرن با نرم‌افزارهایی مانند Microsoft PowerPoint یا Prezi ساخته می‌شود.
کاربردهای شخصی و تجاری
معمولا از نرم‌افزارهای ارائه در سخنرانی آموزشی یا برای ایجاد ارائه‌ای پویا و دیداری-شنیداری استفاده می‌شود. تمام نکات و تصاویر مرتبط با سخنرانی در اسلایدها قرار می‌گیرد؛سخنران هم همراه با نمایش آنها درباره‌شان توضیح می‌دهد.برای ارائه‌ی اسلایدشوی موفق به میزان مشخصی از استعداد، تجربه و تمرین سخنرانی نیاز داریم.
اسلایدشوها کاربردهای هنری نیز دارند. معمولا از آن برای ارائه‌ی تصاویر پویا در برنامه‌ها و سخنرانی‌ها در موزه‌ها و هنر چیدمان (Installation Art) استفاده می‌شود.
افراد عادی نیز از اسلایدشو استفاده می‌کنند. برای نمونه، می‌توان از اسلایدشو در اسکرین‌سیور (Screensaver) رایانه یا برای نمایش عکس‌های دیجیتالی بهره گرفت. فروشندگان یا مصرف‌کنندگان می‌توانند با بهره‌گیری از عکس‌های خود و افزودن موسیقی به آنها، اسلایدشوهای خاص و شخصی بسازند. اسلایدشوها معمولا به فرمت ویدئوی اِچ‌دی تبدیل یا برای مشاهده در رایانه روی یک فایل اجرایی ذخیره می‌شوند. این‌روزها نرم‌افزارهای اسلایدشوی عکس و دوربین‌های دیجیتال و فناوری‌های رایانه‌ای، ایجاد اسلایدشوی عکس‌ها را آسان‌تر کرده‌اند.
ویژگی‌های معمول اسلایدشو
نرم‌افزارهای ساخت اسلاید عکس، طیف وسیعی از قابلیت‌های ویرایش را در اختیار ما قرار می‌دهند. برای نمونه، کاربران می‌توانند جلوه‌های گذار (Transition)، قاب‌بندی و بزرگنمایی (Pan and Zoom)، کلیپ‌های ویدئویی، موسیقی پس‌زمینه و توضیحات گفتاری یا نوشتاری را به اسلایدشوی خود بیفزایند.
در محیط‌های کسبوکار، فایلِ به‌دست‌آمده از اسلایدشوهای ایجادشده توسط نرم‌افزارهای ارائه، فایل ارائه‌ی کسبوکار (Slide Deck) نامیده می‌شود. برخی از ویژگی‌های کلیدی و مفیدِ موجود در نرم‌افزارهای ارائه‌ی دسکتاپ یا ابری عبارت‌اند از:
عکس‌برداری از صفحه‌نمایش (Screen Capturing)؛
ویرایش تصاویر؛
ابزار حاشیه‌نویسی؛
حالت‌های گذار اسلاید؛ و
جلوه‌های متنی.
اسلایدشوهای مبتنی بر وب را می‌توان با استفاده از مرورگر وب مشاهده کرد یا نمایش داد. بعضی از اسلایدشوهای مبتنی بر وب در نرم‌افزارهای ارائه تولید می‌شوند و ممکن است که تغییردادن آنها دشوار باشد. سایر نرم‌افزارها قالب‌هایی را ارائه می‌دهند که در آنها به‌راحتی می‌توان اسلایدشو را ویرایش کرد و تغییر داد. اسلایدشوهای مبتنی بر وب معمولا با استفاده از کدهای (فایل‌های) HTML، جاوااسکریپت و CSS تولید یا نوشته می‌شوند. البته اسلایدشوهای مبتنی بر وب، در مقایسه با برنامه‌های ارائه‌ی دسکتاپ، ویژگی‌ها و قابلیت‌های محدودتری دارند.