آموزش ضمن خدمت در حقیقت یکی از راه های اصولی و منطقی جهت هدایت تلاش های کارکنان در سازمان ها می باشد و سبب بکارگیری استعداد‌های نهفته ، به کاراندازی قدرت تخیل و به وجود آمدن حس انعطاف پذیری فکری لازم می گردد.
همانگونه كه جوامع بشري از سنتي بودن به صنعتي شدن و از صنعتي بودن به فراصنعتي شدن گام بر‌مي‌دارند ، علوم و فنون و تكنولوژي هم رو به تكامل ، دگرگوني و پيشرفت است.
به موازات اين تغييرات است كه اهميت ، لزوم و خواص آموزش بيش از پيش ملموس گشته تا حدي كه برخي از صاحبنظران در اهميت آموزش مي‌گويند : « آموزش در حقيقت خود مديريت است » بدين معني كه بدون آموزش كاركنان ، پايه‌هاي مديريت هم متزلزل مي‌شود و به مخاطره مي‌افتد .
آموزش كاركنان يك امر حياتي و اجتناب‌ناپذير است كه بايد بطور مستمر با مجموع فرآيندهاي مديريت مورد توجه قرار گيرد تا ساير فعاليتهاي مديريت بتواند مثمرثمر واقع گردد .
ویلیام جیمز[1] ازدانشگاه هاروارد در سال 1995در یک بررسی نتیجه گرفت کارکنان در سازمانها از20 تا 30 درصد توانایی خود برای فراگیری استفاده می کنند. تحقیق اونشان داد که اگر کارکنان آموزش ببینند وبطور شایسته برانگیخته شوند80 تا90 درصد از توانائی ها و قابلیتهای خود را بروز می دهند.
با توجه به اینکه مدیران خود یکی از کارکنان درون سازمان محسوب می شوند، ارقام فوق اهمیت و ضرورت آموزش آنان را آشکار می سازد.ازسوی دیگر مدیران می توانند با کسب آموزشهای مطلوب درایجاد انگیزه در کارکنان بسیار موثر باشند و از این نظر ضرورت آموزش آنان مضاعف می شود.
لذا شايد بتوان گفت يكي از مهم ترين عوامل پيروزي سازمانهاي كنوني براي مواجهه با چالش هاي متعدد به منظور بقا در عرصه رقابتي تجارت جهاني ، توانمندسازي نيروها و سرمايه هاي انساني سازمان است كه اين توانمندي جز به مدد آموزش هدفمند و جهت دار امكان پذير نمي باشد
آموزشهای ضمن خدمت یکی از مؤثرترین ابزارهای مدیران برای مقابله با تغییرات محیطی بوده و ضامن ارایه مناسب خدمات، به خصوص در سازمان‌های خدماتی و دولتی می‌باشد که چنانکه منظم و هدفمند و در راستای نیازهای واقعی کارکنان تدوین و اجرا شود، نه تنها عملکرد کارکنان و سازمان را بالا می‌برد، بلکه بهبود مهارت‌های مدیران و افزایش رضایت کارکنان و ارباب رجوع را نیز در پی خواهد داشت..
آموزش كاركنان، فرایندی است كه انطباق و سازگاری كاركنان را با محیط متحول سازمان و انطباق بهتر سازمان را با محیط بیرون فراهم می آورد.
بنابراین سازمان به منظور رسیدن به حد مطلوب اقتصادی و صنعتی، بایستی آموزش نیروی انسانی را درصدر اولویت های خود قرار داده و در زمینه تربیت مغزهای متفكر و مبتكر سرمایه گذاری كند.از این رو برنامه ریزی های بزرگ و فراگیر را باید بر پایه اندیشه های نو، آفریننده، پویا، پرتوان و نگرش های سازنده، دیدگاه های تازه و تعهد و دلبستگی ژرف منابع انسانی در سازمان ها بنا نهاد. برای تحقق منظور فوق می بایست همواره این نیروی پر توان را در پرتو آموزش های مناسب و سازگار قرار داد.
با توجه به اینکه آموزش صحیح رضایت شغلی پرسنل و مدیر را افزایش می دهد ، آموزش صحیح به پرسنل همانند ورود خون تازه به رگهای سازمان است. اثر بخشی دوره های آموزشی در بیان بسیار ساده یعنی استفاده مطلوب و حداکثر از خونهای وارده به سازمان است .
کارآیی و اثر بخشی به موارد زیر مرتبط می گردد :
- اجرای دوره در سازمان و مکان از قبل تعیین شده و با حضور تمامی شرکت کنندگان
- تناسب جزوات آموزشی با سر فصل تعیین شده
- حضور به موقع استاد و مخاطبین
- رعایت هزینه های آموزشی و تجزیه و تحلیل آنها
آموزش ضمن خدمت کارکنان مزایای زیر را در پی دارد :
1- ارتقای اطلاعات و دانش و مهارت های کارکنان
2- افزایش همبستگی کارکنان با اهداف سازمان
3- کاهش حوادث و ضایعات کاری و ایجاد اطلاعات بیشتر در سازمان
4- کمک به تغییرات سازمانی در مواقع ضروری
5- ایجاد علاقه و دلگرمی نسبت به سازمان از طریق آموزش های مستمر
6- افزایش کارآیی کلی سازمان