مطمئناً یکی از مباحث تخصصی و بسیار مهم در کانون ارزیابی، طراحی و توسعه تمرین‌های شبیه‌سازی‌شده (Simulation Exercises Design and Development) است. این مرحله قلب فرآیند کانون ارزیابی را تشکیل می‌دهد و کیفیت و اثربخشی کل فرآیند به طراحی مناسب این تمرین‌ها بستگی دارد.
طراحی و توسعه تمرین‌های شبیه‌سازی‌شده
طراحی تمرین‌های شبیه‌سازی‌شده (Simulation Exercises Design and Development) یک فرآیند دقیق و تخصصی است که نیازمند درک عمیق از شایستگی‌های هدف، ماهیت نقش‌های مدیریتی مورد ارزیابی و اصول طراحی آموزشی و ارزیابی است. هدف اصلی از طراحی این تمرین‌ها، ایجاد موقعیت‌هایی واقع‌گرایانه است که شرکت‌کنندگان در آن‌ها رفتارهایی را از خود بروز دهند که مستقیماً با شایستگی‌های تعریف‌شده مرتبط باشند و ارزیابان بتوانند این رفتارها را مشاهده و ارزیابی کنند.
مراحل کلیدی در طراحی و توسعه تمرین‌های شبیه‌سازی‌شده
تحلیل شغل و شناسایی شایستگی‌ها
اولین و مهم‌ترین گام، تحلیل دقیق نقش‌های مدیریتی مورد نظر و شناسایی شایستگی‌های کلیدی است که برای موفقیت در آن نقش‌ها ضروری هستند. این شایستگی‌ها باید به صورت رفتاری و قابل مشاهده تعریف شوند. به عنوان مثال، به جای تعریف کلی "رهبری"، شایستگی می‌تواند به صورت "توانایی ایجاد انگیزه در دیگران برای دستیابی به اهداف مشترک" تعریف شود و رفتارهای قابل مشاهده مرتبط با آن مشخص گردند.
تعیین نوع تمرین
بر اساس شایستگی‌های هدف و ماهیت نقش‌های مدیریتی، نوع تمرین شبیه‌سازی‌شده مناسب انتخاب می‌شود. همانطور که قبلاً اشاره شد، انواع مختلفی از تمرین‌ها مانند بحث‌های گروهی بدون رهبر، مطالعات موردی، ایفای نقش، تمرین‌های ارائه و تمرین‌های مدیریت نامه وجود دارند و هر کدام برای ارزیابی مجموعه‌ای خاص از شایستگی‌ها مناسب‌تر هستند. برای مثال، برای ارزیابی مهارت‌های ارتباطی و نفوذ، ایفای نقش می‌تواند بسیار مؤثر باشد، در حالی که برای ارزیابی توانایی‌های تحلیلی و حل مسئله، مطالعه موردی مناسب‌تر است.
تعریف سناریو و محتوا
پس از انتخاب نوع تمرین، سناریو و محتوای آن طراحی می‌شود. سناریو باید:
واقع‌گرایانه و مرتبط با محیط کار سازمان باشد تا شرکت‌کنندگان بتوانند به راحتی با آن ارتباط برقرار کنند.
چالش‌برانگیز باشد و فرصت بروز رفتارهای مرتبط با شایستگی‌های هدف را فراهم کند.
دارای ابهام و پیچیدگی کافی باشد تا شرکت‌کنندگان مجبور به تصمیم‌گیری و حل مسئله شوند.
دارای اطلاعات کافی باشد تا شرکت‌کنندگان بتوانند بر اساس آن عمل کنند، اما نباید آنقدر زیاد باشد که باعث سردرگمی شود.
بی‌طرفانه طراحی شود و هیچ پاسخ "درست" یا "غلط" مشخصی نداشته باشد، بلکه بر نحوه رویکرد و رفتارهای شرکت‌کنندگان تمرکز کند.
تدوین دستورالعمل‌ها و نقش‌ها
دستورالعمل‌های واضح و دقیقی برای شرکت‌کنندگان تهیه می‌شود که هدف از تمرین، زمان تخصیص داده شده، اطلاعات ارائه شده و نحوه ارزیابی را شرح می‌دهد. در تمرین‌های ایفای نقش، نقش‌های مشخص با جزئیات کافی برای هر شرکت‌کننده (یا ارزیاب نقش‌آفرین) تعریف می‌شود.
تعریف معیارهای رفتاری (Behavioral Anchored Rating Scales - BARS)
برای هر شایستگی هدف در هر تمرین، معیارهای رفتاری مشخص و قابل مشاهده تعریف می‌شوند. این معیارها سطوح مختلف عملکرد (از ضعیف تا عالی) را با مثال‌های رفتاری عینی توصیف می‌کنند. BARS به ارزیابان کمک می‌کند تا رفتارهای شرکت‌کنندگان را به طور یکنواخت و عینی ارزیابی کنند و از قضاوت‌های ذهنی اجتناب کنند. برای مثال، برای شایستگی "تصمیم‌گیری"، BARS می‌تواند شامل رفتارهایی مانند "نادیده گرفتن اطلاعات کلیدی در تصمیم‌گیری"، "در نظر گرفتن تمام اطلاعات مرتبط قبل از تصمیم‌گیری" و "ارزیابی ریسک‌ها و مزایای هر گزینه قبل از اتخاذ تصمیم" باشد.
تهیه مواد و منابع
تمام مواد مورد نیاز برای اجرای تمرین (مانند مطالعات موردی، نامه‌ها، فرم‌های ارزیابی، برگه‌های ثبت اطلاعات) تهیه و سازماندهی می‌شوند.
آزمایش و بازبینی (Pilot Testing and Review)
قبل از استفاده نهایی، تمرین‌ها باید به صورت آزمایشی با گروه کوچکی از افراد مشابه شرکت‌کنندگان اجرا شوند. بازخورد شرکت‌کنندگان و ارزیابان در این مرحله جمع‌آوری شده و از آن برای شناسایی نقاط ضعف و بهبود تمرین‌ها استفاده می‌شود. ممکن است لازم باشد سناریو، دستورالعمل‌ها یا معیارهای رفتاری بر اساس نتایج آزمایش بازبینی و اصلاح شوند.
آموزش ارزیابان
ارزیابان باید به طور کامل با اهداف کانون ارزیابی، شایستگی‌های هدف، دستورالعمل‌های هر تمرین، معیارهای رفتاری و نحوه ثبت و ارزیابی رفتارها آشنا شوند. جلسات آموزشی و تمرینی برای کالیبراسیون ارزیابان و اطمینان از ارزیابی یکنواخت ضروری است.
اهمیت طراحی دقیق تمرین‌ها
طراحی دقیق تمرین‌های شبیه‌سازی‌شده برای موفقیت کانون ارزیابی حیاتی است زیرا:
روایی (Validity): تمرین‌های خوب طراحی‌شده، رفتارهای مرتبط با شایستگی‌های هدف را به طور مؤثرتری برانگیخته و ارزیابی می‌کنند، که منجر به نتایج معتبرتری می‌شود.
پایایی (Reliability): استفاده از سناریوهای استاندارد، دستورالعمل‌های واضح و معیارهای رفتاری مشخص، به افزایش پایایی و ثبات نتایج ارزیابی کمک می‌کند.
تجربه شرکت‌کننده: تمرین‌های واقع‌گرایانه و چالش‌برانگیز، تجربه ارزشمندتری را برای شرکت‌کنندگان فراهم می‌کنند و باعث افزایش تعامل و مشارکت آن‌ها می‌شوند.
قابلیت اعتماد به نتایج: سازمان‌ها می‌توانند با اطمینان بیشتری بر اساس نتایج کانون ارزیابی که از تمرین‌های با کیفیت نشأت گرفته‌اند، تصمیم‌گیری کنند.
در نتیجه، طراحی و توسعه تمرین‌های شبیه‌سازی‌شده یک هنر و علم است که نیازمند تخصص، تجربه و توجه به جزئیات است. طراحان باید با درک عمیق از نیازهای سازمان و اصول ارزیابی، تمرین‌هایی را خلق کنند که بتوانند به طور مؤثر شایستگی‌های مدیریتی را ارزیابی کرده و اطلاعات ارزشمندی را برای تصمیم‌گیری‌های مربوط به مدیریت استعداد در اختیار سازمان قرار دهند.